Il n’a jamais été aussi facile de collecter des données sur l’expérience vécue par les participants à un événement. Mais créer des rapports qui permettent de comprendre comment améliorer les choses est une tout autre histoire. En effet, la plupart des organisateurs d’événements n’utilisent pas le potentiel complet des données disponibles, et n’évaluent le succès de leur événement qu’en prenant en compte le nombre de participants. Mais un événement réussi se définit par d’autres paramètres que ce chiffre.

Ainsi, les données collectées peuvent donner un aperçu des attentes et besoins des participants, aider à identifier ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré, et au final peuvent aider les organisateurs à améliorer leurs événements en temps réel et sur la durée, créant ainsi une expérience de meilleure qualité.

Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi vous devriez collecter des données et comment les méthodes de collecte passive et active peuvent être utilisées de concert pour vous aider à améliorer vos événements, tout en fournissant la preuve de leur importance stratégique pour tous vos partenaires.

Le B.A. — BA de la collecte de données pour un événement

Les données que vous pouvez collecter lors de vos événements vous permettront en général de répondre aux questions suivantes : qui sont vos participants (données démographiques), ce qu’ils font et quand (engagement), et pourquoi ils le font (sentiment/opinions).

Une des premières choses à faire est de décider quels sont vos objectifs en ce qui concerne la collecte et l’analyse de données. En gros, qu’est-ce que vous avez besoin de savoir sur vos événements ?

Ensuite, vous allez devoir trouver quelles données vous avez besoin de collecter pour atteindre ces objectifs (s’agit-il de données démographiques, opinions, etc. ?), et enfin les outils qui vont vous permettre de collecter ces données.

Quand faire la collecte de données

Il est possible de collecter et analyser des données à chaque phase d’un événement :

• Avant, à travers les données démographiques et les intérêts que vous pouvez récupérer lors de l’enregistrement.
• Pendant, avec des informations telles que les taux de participation aux différentes sessions, les notes données aux intervenants et conférenciers, l’attrait d’une zone ou d’un stand spécifique, avec qui les participants discutent, etc.
• Et après, quand vous récupérez les impressions sur l’expérience dans son ensemble.

Pourquoi devriez-vous faire une collecte de données sur une (longue) période

Il serait également bénéfique de faire un suivi des données sur la durée, car cela vous permettra de prendre des décisions basées sur des faits et non sur une intuition (cette session a-t-elle été un succès ? Faut-il la renouveler lors d’un prochain événement ?). Faire un suivi sur le long terme vous aidera également à mettre à jour des tendances (comment les participants réagissent-ils à des activations spécifiques au fil du temps ? Comment interagissent-ils avec d’autres participants ?) et vous permettra de mieux évaluer les conséquences de chaque changement (changer la place de la zone de repos était-elle une bonne idée ?).

Cela vous aidera à obtenir une image plus complète du parcours de vos participants (une fois qu’ils sont sur site, où vont-ils, que font-ils, qui rencontrent-ils ?), vous permettant ainsi de prouver la valeur de vos événements à vos partenaires (quelle est la performance des stands ? Combien de gens ont été en contact avec votre marque ? Combien de leads qualifiés ont-ils été générés ? Cela s’améliore-t-il au fil du temps ?).

En fin de compte, en faisant le suivi des données sur une période étendue, les organisateurs vont pouvoir améliorer leurs événements et offrir une meilleure expérience à leurs participants (est-ce que plus de gens participent à mes événements ? Le retour des participants est-il positif ?).

En fonction de vos objectifs et du type de données que vous souhaitez collecter, vous devrez peut-être vous concentrer sur de la collecte active ou passive, ou même utiliser un mélange des deux. Penchons-nous donc plus avant sur ces deux types de collecte de données.

La collecte passive de données

Le but principal des différents outils permettant une collecte passive est de récupérer des données sans que les participants aient à entrer l’information sur un appareil. Cela facilite le suivi des actions et des localisations des participants de façon passive et non intrusive. Cela permet une surveillance en temps réel durant l’événement et est souvent la source principale des fameuses « cartes de chaleur ».

Crédit photo : Myriam Jessier — Unsplash

Types d’outils pour la collecte passive

Voici quelques-uns des outils les plus fréquemment utilisés pour la collecte passive de données.

• Tapis de comptage : ce sont des tapis équipés de capteurs et placés à l’entrée du lieu événementiel et à d’autres endroits à fort trafic. Ils enregistrent la pression des pas de façon anonyme et fournissent des statistiques de trafic sur le champ.

• Les objets connectés portatifs : ces dispositifs contiennent des puces RFID, Bluetooth ou NFC qui pinguent des relais disséminés dans l’espace événementiel. On les trouve désormais sous toutes les formes (badges, tours de cou, smartwatch, etc.) et ils enregistrent des données d’engagement.

• Caméras : connectées à un logiciel de reconnaissance faciale fonctionnant grâce à l’intelligence artificielle, elles fournissent des données d’engagement, mais aussi de sentiment (« happy maps » ou cartes du bonheur).

• Outils de gestion des réseaux sociaux : des outils comme Hootsuite peuvent vous dire quelles plates-formes sont les plus efficaces, quel est le contenu qui est le plus partagé, etc. Ces outils sont ainsi utilisés pour mesurer l’engagement. Ils enregistrent également des opinions à travers l’analyse de sentiment lorsqu’ils sont associés avec l’intelligence artificielle.

• Google Analytics : en analysant les données issues de votre site web, cet outil peut produire des rapports sur les visiteurs et leurs données démographiques. Vous pouvez également récupérer des données d’engagement grâce au rapport sur le contenu le plus vu.

Les bénéfices à utiliser des outils de collecte passive

Les bénéfices à utiliser ces outils incluent :

De l’information en temps réel sur le trafic et l’engagement

Ces outils vous aideront à analyser le trafic ainsi que le temps passé dans chaque zone de l’espace événementiel, mais aussi à suivre le taux de présence aux différentes sessions, et la durée. Ils peuvent aussi vous aider à surveiller les visites sur les stands. Enfin, ces outils peuvent vous permettre d’enregistrer la réponse émotionnelle à un stimulus (par exemple, un pouls plus rapide peut montrer un intérêt accru pour une activation particulière).

Un meilleur éclairage sur la performance

L’organisateur d’événements sera capable d’identifier les zones ou le contenu qui attirent le plus ou le moins, et pourra recevoir des alertes en temps réel concernant des zones à problème, telles que des engorgements ou des stands n’atteignant pas leurs objectifs. Il pourra alors prendre les mesures nécessaires pour améliorer la situation sans délai.

Une information sans parti-pris

Un des plus gros avantages à utiliser des outils de collecte passive est qu’ils fournissent une preuve factuelle de retour sur investissement pour les exposants et les sponsors (combien de personnes se sont rendues sur leur stand, ou ont été exposées à leur marque, etc.). Il n’y a aucun risque de mauvaise estimation ou d’inexactitude pour cause de mauvaise mémoire ; les données sont fiables et précises.

La collecte active de données

D’un autre côté, les outils de collecte active de données vont récupérer le feedback des participants. Ces outils nécessitent un effort conscient de la part des participants qui doivent réfléchir à leur expérience. Ils collectent des opinions et des données de sentiment.

Types d’outils pour la collecte active

Les principaux outils utilisés pour la collecte active de données sont les suivants.

• Enquêtes : elles peuvent être utilisées tout au long du processus événementiel. Avant le démarrage de l’événement, les enquêtes peuvent aider à découvrir les attentes et domaines d’intérêts des participants. Au cours de l’événement, des enquêtes courtes sur les sessions ou les intervenants peuvent permettre de découvrir ce qui génère le plus fort taux d’engagement. Enfin, après l’événement, une enquête plus longue envoyée via email, ou proposée sur l’application événementielle ou une plate-forme d’enquête va permettre de recueillir le ressenti des participants sur l’ensemble de l’événement.

• Sondages : on les utilise en général tout de suite après une session via l’application événementielle ou un assistant virtuel. Ils offrent des réponses de type binaire (cette session a-t-elle répondu à vos attentes, oui/non ?).

Les bénéfices à utiliser des outils de collecte active

Crédit photo : Jon Tyson — Unsplash

En donnant une voix aux participants, ces outils peuvent aider les organisateurs d’événements à :

En découvrir plus sur leurs participants

Au travers des enquêtes réalisées avant l’événement, l’organisateur peut apprendre à mieux connaître les participants à son événement, qui ils sont, quelles sont leurs attentes, leurs centres d’intérêt, etc. Cette information peut permettre de modeler l’événement lui-même.

Surveiller le taux de satisfaction des participants

Les enquêtes réalisées en cours d’événement peuvent aider à évaluer des sessions spécifiques ainsi que les intervenants. Les enquêtes réalisées après l’événement, quant à elles, vont permettre une évaluation de l’événement dans son ensemble et du taux de satisfaction globale des participants.

Améliorer leurs événements sur le long terme

En comparant les résultats des enquêtes faites avant et après l’événement, vous allez pouvoir déterminer s’il y a des divergences entre les attentes et l’expérience vécue par les participants. Enquêtes et sondages peuvent révéler des zones qui auraient besoin d’être améliorées à l’avenir, et vous aider à discerner des tendances concernant le comportement des participants, leurs intérêts ou attentes.

En conclusion

La collecte de données sur l’expérience vécue par les participants aux événements n’a jamais été aussi facile. Malgré tout, les organisateurs doivent encore s’améliorer lorsqu’il s’agit d’obtenir un éclairage sur leurs événements à partir de ces données.

Les organisateurs d’événements ont plusieurs méthodes à leur disposition pour collecter les données. Les outils de collecte passive vont fournir un éclairage en temps réel sur les améliorations à apporter de façon immédiate. En parallèle, les outils de collecte active sont plus adaptés pour des réflexions sur le long terme, la mise en lumière de tendances et permettent d’améliorer l’événement au fil des ans.

Utiliser plusieurs méthodes de collecte pourrait se révéler la meilleure façon d’obtenir l’éclairage le plus complet sur votre événement, en vous fournissant des informations de grande valeur sur tous ses aspects.

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La technologie fait partie intégrante du monde de l’événementiel depuis des dizaines d’années, et ce sous diverses formes. Les applications événementielles, les bornes numériques, et même les hologrammes sont désormais couramment utilisés par les organisateurs d’événements pour enrichir l’expérience de leurs invités. En même temps, certains de ces outils peuvent également collecter des données d’une richesse inégalée, aussi bien sur le plan quantitatif que qualitatif.

Et s’il y a bien un outil technologique qui peut aider à obtenir une meilleure connaissance du comportement des participants, ce sont les objets connectés portatifs.

Dans cet article, nous allons nous pencher sur cette technologie un peu particulière, comment ces objets peuvent aider les organisateurs d’événements à obtenir des données pratiques sur le comportement des participants, mais également comment ils peuvent aider les exposants à obtenir de meilleurs résultats lorsqu’ils participent à des salons professionnels.

Les objets connectés portatifs, de quoi s’agit-il ? 

Pour faire simple, les objets connectés portatifs sont des outils technologiques portés sur soi. On peut désormais les trouver sous toutes les formes : moniteurs d’activité physique (e.g., Fitbit), montres intelligentes, vêtements, lunettes, équipements auditifs, et même des tatouages !

Crédit photo : Quang Tri NGUYEN — Unsplash

Le marché des objets connectés portatifs a connu une croissance constante ces dernières années, et les données les plus récentes fournies par IDC montrent que les livraisons d’objets connectés portatifs ont augmenté de 9,9 % au cours du troisième trimestre de 2021, atteignant 138,4 millions d’unités. En tête figurent les équipements auditifs, qui représentent à eux seuls près de 65 % des livraisons, suivis par les équipements portés au poignet.

Les bracelets, montres intelligentes et badges intelligents sont déjà utilisés fréquemment dans l’industrie événementielle. À l’avenir, il est probable que nous rencontrions de plus en plus d’objets connectés, sous la forme de dispositifs auditifs (permettant la traduction simultanée), de lunettes intelligentes (facilitant la reconnaissance faciale), ou encore de vêtements (permettant par exemple de recharger votre téléphone).

Pourquoi les professionnels de l’événementiel devraient-ils s’intéresser aux objets connectés portatifs ?

De nos jours, les gens sont habitués aux moniteurs d’activité physique et autres montres intelligentes. Ces équipements sont des outils particulièrement puissants par leur capacité à collecter, de façon passive, des données sur l’activité physique de la personne qui porte l’équipement. Les données sont produites à travers la participation à l’activité elle-même. Pas besoin de s’arrêter pour fournir des informations à l’équipement en question.

Cela rend ce type d’équipements particulièrement bien adapté au monde de l’événement. En effet, les objets connectés portatifs permettent :

• Une génération de données automatique, en temps réel et de façon passive. Nul besoin d’attendre que les gens utilisent ces équipements (au contraire des applications événementielles). En parallèle, les données sont collectées en temps réel, ce qui permet de prendre des actions correctives très rapidement (à l’inverse des enquêtes par exemple). Les données ne sont également pas biaisées comme cela est fréquemment le cas lors des questionnaires et sondages post-événements.
• Un meilleur engagement de la part des participants sans crainte de distractions. Les objets connectés portatifs permettent d’obtenir une assistance de type smartphone sans renoncer aux interactions d’humain à humain. Ces outils peuvent fournir aux participants toutes les informations nécessaires pour tirer le meilleur parti de l’événement auquel ils assistent sans les distractions inhérentes à l’utilisation d’un smartphone (ce qui peut se produire avec les applications événementielles par exemple).
• De nouvelles opportunités, plus économiques et moins encombrantes, pour obtenir un meilleur éclairage sur le comportement des participants. Il y a de nombreux éléments dans un événement qui consomment beaucoup de main-d’œuvre ou sont très lourds en termes de logistique sur site. En même temps, ils produisent peu de bénéfices (les enquêtes post-événement en sont un bon exemple). Les objets connectés portatifs peuvent vous aider à résoudre ce type de problèmes.

Regardons donc de plus près le type d’avantages que les organisateurs d’événements et les exposants peuvent retirer de l’utilisation de cette technologie et des données qu’elle permet de collecter.

Pourquoi utiliser les objets connectés portatifs si vous êtes un organisateur d’événements ?

Que recherchent les organisateurs d’événements ?

Le principal but des organisateurs est de fournir à leurs invités une expérience de qualité tout en aidant exposants et sponsors à récolter le plus de publicité et de clients potentiels possible. Pour y parvenir, ils doivent être capables de récupérer des données fiables et précises sur le comportement des participants à l’événement, si possible en temps réel afin de pouvoir résoudre les problèmes dès qu’ils apparaissent.

Pourquoi collecter des données à travers les objets connectés portatifs ?

Comme nous l’avons souligné précédemment, le principal avantage des objets connectés portatifs par rapport aux autres outils de collecte de données (applications événementielles, enquêtes, enregistrement, etc.), c’est qu’ils ne nécessitent pas d’effort de la part du participant. Son attention peut rester concentrée sur l’événement plutôt que sur son smartphone. Et l’organisateur peut récupérer des données en temps réel sans délai ou préjugés de la part du participant.

Les applications des données collectées par les objets connectés portatifs

Ces données peuvent alors être utilisées pour de nombreuses applications, telles que : 

• Le suivi des invités. Ces données permettent de générer des cartes de chaleur qui montrent le parcours des visiteurs, soulignent où l’activité est la plus forte à un instant donné, ainsi que les diverses interactions des participants. Ainsi, les organisateurs peuvent arriver à une meilleure compréhension de la façon dont leurs invités se déplacent au sein de l’espace événementiel et quel est leur comportement à tout moment. Cela peut permettre de résoudre les problèmes sans délai, mais aussi de faciliter la prise de décisions concernant de futurs événements.
• Le suivi de la participation aux conférences, sessions, ou stands d’exposition. Les organisateurs peuvent déterminer ce qui fonctionne ou pas, quelle partie de l’événement a le plus ou le moins de succès. 
• L’augmentation du niveau d’engagement. Créer une expérience mémorable est cruciale pour s’assurer que le retour des participants est positif et qu’ils sont prêts à participer de nouveau à l’événement.

Pourquoi utiliser les objets connectés portatifs si vous êtes un exposant ?

Que recherchent les exposants à un salon ?

Lorsqu’ils décident de participer à un salon professionnel, le but principal des exposants est de s’assurer que leur stand est visible par leur cible, afin d’obtenir le plus de clients potentiels possible et ainsi optimiser leur retour sur investissement (ce qui est souvent difficile à juger, mais pas impossible).

Pourquoi collecter des données à travers les objets connectés portatifs ?

Exposer à un salon professionnel est un exercice onéreux, et qui requiert beaucoup de temps et d’engagement de la part d’une entreprise.

C’est pourquoi toute information que l’exposant peut récupérer concernant l’engagement généré par son stand, la performance de ses employés sur le salon, le temps passé par les participants sur le stand, etc., est cruciale pour l’aider à décider si le salon en vaut la peine.

Au contraire des autres méthodes de collecte de données, la technologie des objets connectés portatifs peut aider les exposants à obtenir des données précises, en temps réel, ce qui peut permettre de générer de meilleurs leads.

Les applications des données collectées par les objets connectés portatifs

Cette technologie peut aider les exposants de plusieurs façons :

• En fournissant des données sur le stand et le trafic tout autour. Cela peut aider à régler des problèmes de façon immédiate ou fournir un aperçu intéressant sur la performance de l’emplacement du stand. 
• En mettant en valeur la performance du stand. Avoir des données précises sur la façon dont le stand d’un exposant performe par rapport à ceux de ses concurrents peut faciliter les prises de décisions futures.
• En montrant le temps passé dans le stand ou sur des activités spécifiques (telles qu’une démo produit). Il s’agit d’une donnée extrêmement importante lorsque vous essayez de faire en sorte que votre stand sorte du lot et attire plus de gens. 
• En permettant à l’exposant d’obtenir plus de clients potentiels. Le stand peut être suggéré à des participants potentiellement intéressés (et intéressants). Les équipes de l’exposant peuvent être notifiées lorsque des clients potentiels sont sur le stand ou proches, et ainsi concentrer leurs efforts sur ces personnes plutôt que sur d’autres qui ne font pas partie de leur cible (concurrents, étudiants, etc.).
• En aidant à créer des activités enthousiasmantes qui attirent plus de gens et augmentent l’engagement. C’est ce que le constructeur automobile Infiniti a fait lors de la Pebble Beach Automotive Week en 2016.

En résumé, si vous êtes exposant et que l’organisateur du salon propose l’utilisation d’objets connectés portatifs, ne laissez pas passer cette opportunité !

En conclusion

Le but principal de tout organisateur est de créer une expérience incomparable pour les participants à son événement. En parallèle, il doit fournir des données précises et fiables qui vont prouver aux exposants et sponsors qu’ils doivent participer à cet événement. Les exposants ont besoin de ces données pour calculer leur retour sur investissement et justifier le coût de la participation au salon en montrant qu’ils ont pu y trouver des clients potentiels.

Comme nous l’avons vu, la technologie des objets connectés portatifs est un outil puissant pour atteindre ces objectifs.

Cette technologie fait désormais partie de notre quotidien. Pourquoi ne pas en faire bon usage pour devenir plus efficace tout en fournissant à vos clients les meilleurs événements expérientiels auxquels ils aient jamais participé ?

Nous pouvons vous assister pour choisir les meilleurs éléments pour composer votre futur stand et en faire un succès. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter !

La majorité des entreprises sont conscientes qu’il est vital pour elles d’avoir une image de marque forte, dans la mesure où cela leur permet de se différencier de leurs concurrents. Une marque doit mettre en valeur le caractère unique de l’offre de l’entreprise, c’est-à-dire la façon dont elle résout les problèmes de sa clientèle cible.

Vous avez peut-être déjà passé d’innombrables heures à chercher le parfait logo, la palette de couleurs la plus adaptée, ou le slogan qui vous représente le mieux. Saviez-vous que vos événements peuvent également vous aider à améliorer la reconnaissance de votre marque ? Mais seulement si vous parvenez à faire sortir votre événement du lot dans un monde où de nouvelles manifestations semblent apparaître tous les jours, et où les gens sont submergés par un flot d’informations au quotidien.

En effet, vous n’organisez pas des événements pour remplir un carnet de rendez-vous. Vous vous êtes donné bien assez de mal pour identifier une lacune dans le marché et pour vous construire une niche. Mais il y a un risque que d’autres aient également identifié le même besoin. Dans ce cas, quelle est la meilleure façon de communiquer sur le caractère unique de votre offre auprès d’un public qui dispose de nombreuses options ? Comment être sûr que votre événement sort du lot ?

En d’autres termes, comment faire pour augmenter la reconnaissance de marque pour un événement précis, et au final pour votre entreprise ?

Il y a plusieurs façons de mettre en valeur la personnalité de votre événement. Dans cet article, nous allons discuter de 5 tactiques pour faire en sorte que votre événement se démarque.

Qu’est-ce que la reconnaissance de marque et pourquoi est-elle essentielle pour votre entreprise ?

Commençons par définir ce que nous entendons par marque et reconnaissance de marque.

Une marque, c’est ce qui rend l’image de votre entreprise, produit ou service, unique, significative, cohérente et authentique. Une marque, lorsqu’elle est bien pensée, crée une connexion mentale et émotionnelle entre votre entreprise et votre cible. En général, elle se compose d’éléments tels que logo, palette de couleurs, polices de caractère, voix, valeurs, nom, slogan, etc. Tous ces éléments travaillent de concert pour rendre votre marque unique et facilement reconnaissable. En résumé, votre marque raconte l’histoire de votre entreprise.

Pour ce qui est de la reconnaissance de marque, l’agence marketing TrackMaven la définit comme le niveau de conscience de la marque chez le consommateur. Elle mesure la capacité du consommateur potentiel à identifier l’image de la marque, mais également à associer cette image avec le produit ou le service d’une entreprise. La reconnaissance de marque est donc la perception de votre marque par votre cible. De ce fait, augmenter cette reconnaissance permet à votre cible de savoir que vous existez et quelle est votre offre, ainsi que de rendre cette offre désirable à leurs yeux.

Avec la quantité de produits et services qui sont disponibles aujourd’hui, différencier votre offre est d’une importance capitale.

Comment vos événements peuvent-ils vous aider à construire cette reconnaissance de marque ?

Vos événements sont partie intégrante de votre stratégie marketing globale. De ce fait, une marque forte pour votre événement est un moyen parfait pour mettre en avant le caractère unique de votre offre.

En donnant à votre événement sa propre « personnalité » facilement identifiable et en ligne avec votre image de marque globale, vous attirerez le type de public que vous souhaitez et rendrez votre manifestation mémorable. Ce que vous voulez, c’est que vos participants parlent de façon positive de vous et de votre événement, et qu’ils reviennent s’il s’agit d’une manifestation récurrente. Si vous parvenez à construire une marque efficace, vous devriez pouvoir atteindre le point où votre événement devient incontournable.

Voici quelques idées qui devraient vous aider à bâtir cette marque et à augmenter sa reconnaissance auprès de votre cible.

5 tactiques pour augmenter votre reconnaissance de marque grâce à vos événements

Utilisez les réseaux sociaux de manière optimale

Une étude publiée sur EventMB montre qu’en 2018, 74 % des organisateurs d’événements pensaient que les médias sociaux étaient l’outil le plus efficace pour le marketing événementiel, suivi par le marketing par courriel (66 %), le site Internet (60 %), et le site d’inscription à l’événement (26 %). Par ailleurs, il semble que Facebook soit la plateforme la plus efficace en termes de promotion d’événements, suivie par LinkedIn.

Les gens sont désormais constamment scotchés à leur portable, donc si vous créez du contenu particulièrement divertissant et facile à partager sur les réseaux sociaux, vos participants vous aideront sans aucun doute à augmenter la visibilité de votre événement. N’oubliez pas, néanmoins, que votre stratégie événementielle sur les réseaux sociaux doit être globalement cohérente avec votre marque. Si vous construisez une présence solide sur les réseaux sociaux pour votre événement, cela mettra en valeur votre marque d’entreprise.

Toutes les étapes d’un événement peuvent être mises en avant sur les réseaux sociaux, vous permettant d’augmenter la reconnaissance de votre marque tout au long du processus. Avant l’événement, des pages dédiées sur Facebook et LinkedIn sur lesquelles vous allez publier de façon régulière permettront de générer et entretenir l’intérêt (assurez-vous de créer un hashtag facile à retenir). Durant la manifestation, un compte Twitter vous permettra de partager les moments les plus enthousiasmants en direct.

Après l’événement, postez des photos et des vidéos sur Twitter, Facebook ou Instagram pour que votre cible garde le contact avec votre marque.

Profitez au maximum de la messagerie électronique pour créer des attentes

Comme nous l’avons vu plus haut, 66 % des organisateurs d’événements pensent que le marketing par courriel est efficace pour promouvoir les événements, juste derrière les réseaux sociaux.

Si vous souhaitez augmenter la reconnaissance de marque pour votre événement, une lettre d’information électronique envoyée à votre liste de distribution peut se révéler un outil puissant permettant de tenir votre cible au courant de tout ce qui concerne votre manifestation : les préparations en cours, quels conférenciers vous avez déjà retenus, quelles sessions et conférences sont d’ores et déjà planifiées, etc.

Créez un site Internet dédié à votre événement

De nombreuses entreprises ne créent qu’une simple page pour leurs événements. Ici, nous parlons d’un site Internet complet. Gardez à l’esprit que le site Internet sera bien souvent un des premiers points de contact de votre cible avec votre événement. De ce fait, il doit être prêt au tout début du processus, des semaines voire des mois avant le jour J.

Ce site Internet va être un des premiers éléments à communiquer votre marque, et vous devez vous assurer que tout s’imbrique parfaitement et crée une impression cohérente (polices, graphismes, logo, palette, etc.). Faites de votre site lui-même une expérience authentique qui a sa place dans votre narration.

Publiez du contenu qui encourage votre cible à interagir avec votre marque

Créer du contenu de valeur est un outil puissant pour construire une relation à long terme avec votre cible. Le seul problème, c’est que cela prend du temps et des ressources. Il s’agit également d’un processus continu, et pas d’une stratégie menée une seule fois. Vous devez informer et éduquer vos lecteurs sur des sujets qui ont de l’intérêt pour eux si vous souhaitez construire une relation de confiance entre eux et votre marque au fil du temps.

Vous pouvez certainement appliquer votre stratégie de contenu à des événements spécifiques : vous pouvez par exemple écrire quelques articles de blog pour une revue spécialisée en rapport avec votre manifestation.

Encourager les participants à prendre et partager des photos durant votre événement vous aidera à créer du contenu produit par les utilisateurs eux-mêmes après la fin de votre manifestation, vous permettant de continuer à construire votre image publique. De plus, si vous engagez le dialogue avec votre cible et leur donnez la parole, la perception qu’ils ont de votre marque en sera grandement améliorée.

Créez une expérience authentique à travers le design sur site

Le jour même de l’événement, tous les éléments de décor doivent s’intégrer parfaitement avec votre image de marque et être cohérents avec ce que vous avez montré jusque là. La conception sur site doit porter l’histoire que vous avez créée depuis le tout début du processus, dans la mesure où c’est cette histoire qui a attiré les participants en premier lieu. Cela concerne tous les éléments de votre événement, depuis le lieu jusqu’au programme.

Par exemple, si vous organisez une conférence sur la durabilité, le lieu que vous allez choisir doit mettre en valeur ses propres efforts en matière de développement durable (voir notre article précédent pour des exemples de centres de congrès aux États-Unis qui tiennent leurs promesses écologiques).

Il en va de même de votre programmation. Elle doit être cohérente avec votre narration : vous ne pourrez pas avoir uniquement des intervenants de sexe masculin à un événement dédié à la promotion de l’entrepreneuriat féminin. Le décor dans son ensemble devra être cohérent avec votre image de marque. Vous pouvez, par exemple, essayer d’utiliser votre logo de façon créative avec des effets gobos ou des projections 3D.

Vous pouvez également intégrer votre marque dans des objets publicitaires à partir du moment où ils s’intègrent à votre narration : ainsi, il peut faire sens de mettre votre marque sur un tapis de yoga ou un sac de sport si vous organisez une conférence sur le bien-être.

En conclusion

De nos jours, les gens sont bombardés de stimuli si nombreux qu’il devient de plus en plus difficile pour les entreprises de faire passer leur message. En parallèle, il est crucial pour les entreprises de parvenir à se démarquer des marques concurrentes.

Si vous diversifiez les moyens dont vos clients potentiels disposent pour découvrir votre marque, vous augmenterez vos chances d’attirer leur attention, de faire en sorte que votre marque soit reconnue, et que votre cible s’y intéresse. Cela devrait vous aider grandement à les convertir en clients.

Nous avons mis en avant dans cet article quelques façons pour vous de construire une base solide pour vos efforts de marketing de marque. Mais, la chose la plus importante reste de faire en sorte que votre marque soit montrée de façon cohérente à travers toute votre communication, quel que soit le support choisi.

Et si vous êtes exposant à un salon professionnel, nous aimerions beaucoup discuter avec vous de toutes les façons dont totm exposition peut vous aider à faire en sorte que votre stand d’exposition reflète votre marque le plus parfaitement possible. Contactez-nous aujourd’hui !

Dans notre précédent article, nous avons découvert que, d’après une étude menée par MeetGreen et Event Manager Blog, le transport représentait de loin le plus gros problème en matière d’empreinte carbone pour un événement de taille nationale aux États-Unis (84 %). De ce fait, il devrait être votre première cible quand il s’agit d’améliorer la durabilité de vos événements.

Mais, même si leur poids est moindre, les parties énergie (12 %) et restauration (3 %) sont dignes d’intérêt, notamment, parce qu’il est en général plus facile d’effectuer des changements pour ces deux catégories.

Dans cet article, nous allons explorer quelques tactiques qui devraient vous aider à réduire en partie leurs effets négatifs.

L’impact de l’énergie et de la restauration sur la durabilité dans l’industrie événementielle

De façon globale, le poste énergie représente 12 % de l’empreinte carbone d’un participant typique, avec 8 % dédiés à l’énergie consommée pour la partie hôtelière et 4 % pour le lieu de l’événement.

Le poste restauration, quant à lui, prend la troisième place avec 3 % des déchets et de l’empreinte carbone de l’événement. Un participant à une conférence produit ainsi chaque jour, en moyenne, 1,89 kg de déchets, dont plus de 60 % se retrouvent à la décharge. Dans certains cas, les déchets liés à la nourriture représentent plus de 40 % du total.

Même si ces chiffres paraissent insignifiants si on les compare à l’impact de la partie transport, apporter des changements sur ces deux postes peut se révéler plus facile. En effet, avoir une influence sur la façon dont les participants se déplacent peut paraître difficile à accomplir par moments, alors que mettre en place des pratiques écoresponsables pour les parties énergie et restauration est partiellement du ressort de l’organisateur.

Voici donc ce que vous pouvez faire pour mettre votre événement sur la voie de l’écoresponsabilité.

Rendez votre événement hybride

Nous avions déjà évoqué ce sujet dans notre article précédent. Une étude de cas récente a comparé 5 modèles d’événements (site unique, réseau en étoile, groupes régionaux, groupes locaux, et à distance). Les résultats montrent que les expériences intégrant du streaming peuvent réduire la pollution climatique totale générée par les événements de 60 % dans le cas des groupes régionaux et jusqu’à 98 % quand l’événement se tient uniquement à distance.

Crédit photo : Chris Montgomery – Unsplash

Nous n’avons pas l’intention de vous recommander de n’organiser que des événements virtuels. En effet, l’expérience de 2020 a montré que les gens préfèrent les rencontres face à face plutôt qu’à travers un écran. Néanmoins, organiser un événement hybride peut vous aider à diminuer votre empreinte écologique en réduisant le nombre de personnes qui devront se déplacer. Mais cela sera également bénéfique en ce qui concerne la consommation d’énergie et, bien entendu, cela réduira les besoins en nourriture et boissons.

Sélectionnez votre destination avec soin

De plus en plus de destinations essaient désormais d’attirer les clients qui se soucient de l’environnement. Vous devriez donc avoir un certain choix en ce qui concerne des destinations qui ont choisi d’utiliser des ressources renouvelables pour leur production d’électricité, ou qui ont mis en place d’autres initiatives écologiques.

Deux pays ont déjà atteint leurs objectifs en ce qui concerne la neutralité carbone, il s’agit du Bhoutan et du Surinam. Bien entendu, tout le monde ne peut pas aller organiser leurs événements dans ces deux pays. D’autres pays travaillent sur le sujet et certains l’ont même inscrit dans la loi (Danemark, France, Hongrie, Nouvelle-Zélande, Suède, et Royaume-Uni). Le Costa Rica est un autre exemple de bon élève, s’étant fixé des objectifs très ambitieux, comme parvenir à baser tout leur réseau électrique sur des énergies renouvelables avant 2030, et avoir un réseau de transport sans émissions d’ici 2025.

En dehors des pays, certaines métropoles prennent le même chemin, comme le montre l’exemple de Chicago. 

Choisissez des lieux et hôtels écoresponsables 

Parfois, vous n’aurez pas le choix en ce qui concerne le pays ou la ville destination dans la mesure où certains événements ont toujours lieu au même endroit. Mais cela ne doit pas vous empêcher de choisir un lieu ou un hôtel qui a mis en place des politiques écoresponsables. Certains de ces lieux publient des rapports sur leurs efforts en matière de développement durable, ce qui devrait vous permettre de voir lesquels se sont réellement investis dans ces actions. Et pourquoi ne pas inclure l’écoresponsabilité dans votre appel d’offres en attribuant des points spécifiquement pour les actions de développement durable ?

Des certifications de type LEED (bâtiment vert), ISO 20121 (spécifique à l’événementiel), ou encore 14001 (gestion écologique pour tout type de structure) sont également une excellente manière de vous assurer que ces lieux ont mis en place des objectifs en ce qui concerne la réduction de leurs déchets et de leur empreinte carbone, et leur gestion des ressources en eau. 

La bonne nouvelle c’est que les hôtels ont fait des progrès en la matière. En effet, selon l’indice  

Cornell Hotel Sustainability Benchmarking (CHSB), les émissions carbone par m2 des hôtels dans le monde ont diminué de 10 % depuis 2015. 

Les hôtels ont un certain nombre d’options lorsqu’il s’agit de faire des choix écologiques, à commencer par la conception du bâtiment lui-même. Mettez-vous en quête de lieux/hôtels qui ont installé des toits verts ou réfléchissants, des panneaux solaires, des équipements à faible débit dans les salles de bains, l’éclairage par LED, ou encore qui collectent les eaux de pluie.

Selon une étude réalisée par Greenview, 21 % des hôtels ont déjà mis en place des systèmes d’énergie renouvelable sur site, et 55 % ont installé des systèmes d’irrigation intelligente.

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Un certain nombre de lieux événementiels ont également choisi de mettre le développement durable au centre de leurs préoccupations, comme le Moscone Center à San Francisco, ou encore le Centre de Congrès de Vancouver.

En dehors des améliorations sur le bâtiment lui-même qui peuvent être difficiles d’implémentation sur les bâtiments les plus anciens, il est possible de prendre des initiatives écologiques un peu partout. En tant qu’organisateur d’événements, n’oubliez pas de les prendre en compte.

En effet, au lieu de proposer des contenants individuels pour le savon, shampooing, et autres lotions, les lieux et hôtels peuvent installer des distributeurs rechargeables.

Des détecteurs de présence qui désactivent lumière et climatisation quand la pièce est vide sont aussi très efficaces.

L’adoption du recyclage aide hôtels et lieux à gérer leurs déchets de façon plus efficace. Essayez donc de trouver des lieux qui ont banni les plastiques à usage unique (c’est déjà le cas pour 31 % des hôtels), qui ont placé des bacs de recyclage un peu partout, y compris dans les chambres, qui encouragent leurs clients à réutiliser leurs serviettes ou leurs draps de lit s’ils restent sur plusieurs jours, ou encore qui fournissent du papier toilette et des mouchoirs jetables faits à partir de fibres recyclées.

Mettez en place un plan zéro déchet pour votre événement 

La meilleure façon de vous assurer que vous allez réduire la quantité de déchets qui vont finir à la décharge est de diminuer ce que vous apportez sur le site à l’occasion de votre événement.

Vos fournisseurs et exposants peuvent vous y aider en prenant des mesures pour réduire leurs propres déchets. Les exposants peuvent, par exemple, éliminer les petits « cadeaux » qui, bien souvent, finissent à la poubelle. Vous pouvez également les encourager à abandonner les brochures papier et tout autre document imprimé en fournissant une application dédiée sur laquelle les participants pourront retrouver toutes les informations qui leur seraient nécessaires.

Puisque nous parlons technologie, vous pouvez faciliter le passage au zéro papier en envoyant des invitations par email ou en utilisant des tickets numériques. Finis les invitations et tickets papier ! Toutes les informations nécessaires peuvent être disponibles en ligne à travers le site Internet de l’événement (programme, liste des exposants, information sur les conférences, etc.) et ultérieurement sur l’application dédiée à votre événement.

Une grande partie des déchets liés à la nourriture est due à un mauvais calcul du nombre de participants ou au fait que de nombreux organisateurs ont peur que leurs invités manquent de nourriture. Il est donc primordial que vous réexaminiez votre historique en termes de présence et que vous mettiez à jour vos commandes de façon appropriée. Gardez à l’esprit que tout excès finira inévitablement à la décharge, donc n’ayez pas peur de réduire les marges de surplus !

Une autre piste à explorer est de vous mettre en relation avec des associations à but non lucratif ou autres œuvres de bienfaisance qui ont la capacité de transporter et de donner vos surplus. Encore une fois, vous pouvez organiser cela en collaboration avec votre traiteur ou votre lieu, qui ont peut-être déjà mis en place des programmes spécifiques, ou qui travaillent avec des associations de façon régulière.

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Votre lieu ou votre hôtel a peut-être également un programme de recyclage des déchets ou composte son propre surplus de nourriture. Pensez à vérifier ce point avec eux durant la phase de sélection.

Pour éliminer les emballages le plus possible, commander en gros est une option à considérer.

Utilisez des bonbonnes d’eau plutôt que des bouteilles individuelles, ou des pichets avec des verres dans les salles de réunion.

Essayez autant que faire se peut d’éviter tout matériau jetable, et choisissez plutôt des matériaux recyclables, des gobelets, pailles, etc. réutilisables ou biodégradables.

Enfin, rendez le recyclage facile pour vos participants ou il est probable qu’ils ne s’en donnent pas la peine. Par exemple, les poubelles et les bacs de recyclage doivent être clairement identifiables et faciles à distinguer. Ne laissez pas à vos invités le soin de deviner !

Chez Totm exposition, nous concevons et construisons des stands d’exposition, et nous sommes conscients de l’impact de notre industrie sur l’environnement. C’est pourquoi nous réduisons notre impact environnemental en adoptant des mesures tangibles pour recycler au maximum nos matériaux.

Privilégiez l’offre locale, biologique et de saison

Pour vos menus, mettez-vous en relation avec votre traiteur pour choisir ensemble des ingrédients produits localement, de saison, et biologiques, à chaque fois que cela est possible.

Peut-être votre lieu fait-il pousser une partie de la nourriture sur place : le Green Lodging Trends Report a montré qu’en 2018, c’était le cas pour 43 % des hôtels de leur panel. Demandez-leur s’ils peuvent vous mettre en relation avec des marchands locaux qui pourront vous aider dans cette voie.

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Vous pouvez aussi tirer profit de l’engouement récent pour les régimes spéciaux et offrir plus de menus à base de plantes pour vos participants végétariens ou végétaliens. Cela aidera à réduire la prédominance de la viande de bœuf dans vos menus, ce qui est une bonne chose pour l’environnement puisque des études ont montré que produire une livre de bœuf nécessite plus de 8 000 litres d’eau et produit environ 10 kg de carbone.

En conclusion

Choisir les bons partenaires vous aidera à atteindre vos buts plus facilement, en particulier en ce qui concerne l’amélioration de la durabilité de vos événements. Demandez-leur dès le début du processus de sélection quelles sont leurs procédures et pratiques en ce qui concerne leur écoresponsabilité. Souvenez-vous également que la perfection n’est pas de ce monde, donc n’essayez pas de vous attaquer à tous les problèmes à la fois. Allez-y pas à pas et surtout gardez une trace de vos actions. Vous constaterez bientôt un progrès !

Comme nous l’avons vu, il y a de nombreux choix que vous pouvez faire durant la vie de vos événements qui vous aideront à réduire leur impact sur l’environnement. Mais gardez également à l’esprit que la pandémie de Covid-19 a rendu le recyclage et la réduction des déchets beaucoup plus compliqués. Les organisateurs d’événements doivent faire face à une augmentation des déchets sous la forme de masques, lingettes désinfectantes, et autres emballages jetables pour la nourriture et les couverts. Ainsi, il paraît important de vous consacrer plus à la réduction des surplus à la source qu’au recyclage.

Dans son Global Meetings and Events Forecast, American Express prévoit une réduction de 6 % des dépenses dans l’événementiel pour 2021 par rapport à 2020 en Amérique du Nord. Cela est principalement dû à la pandémie mondiale de Covid-19, qui a eu un impact particulièrement fort sur l’industrie dans son ensemble. De ce fait, la plupart des organisateurs d’événements vont devoir travailler avec des budgets restreints.

En cas de récession économique, les budgets marketing sont toujours parmi les premiers à être diminués. Cela est tout particulièrement vrai pour la partie de ces budgets dédiée aux événements. L’épidémie de Covid-19 a complètement stoppé la tenue d’événements physiques dans le monde entier depuis plus d’un an, et ce n’est pas encore fini.

Au cours des 18 derniers mois, les entreprises ont pu se rabattre sur les événements virtuels, mais la plupart des gens avouent être impatients de se retrouver face à face.

Des restrictions sont toujours en vigueur pour les voyages et les grands rassemblements, mais la plupart des professionnels du secteur semblent enfin discerner le bout du tunnel. Néanmoins, ils se retrouvent face à une redistribution de leur budget vers d’autres secteurs de l’entreprise, ou à une sévère réduction due aux difficultés économiques nées de la pandémie.

Ainsi, MarketingWeek rapporte que 80 % des professionnels du marketing au Royaume-Uni prévoient une réduction des dépenses pour le marketing lié à l’événementiel, qui est la catégorie la plus sévèrement atteinte.

Alors, en tant que professionnel de l’événementiel, quelles sont vos options ?

Nous avons compilé 4 pistes à suivre pour travailler avec un budget réduit sans pour autant sacrifier la qualité de l’expérience vécue par les participants.

Nous allons les détailler ci-après.

Réduisez la voilure

Diminuez la taille de vos événements, mais assurez-vous qu’ils vaillent le déplacement

Organiser un événement de taille plus restreinte signifie en général que vos coûts liés à la partie restauration vont se trouver diminués.

Par contre, ne pensez pas pour autant que vous allez pouvoir vous rabattre sur un espace plus petit qui, normalement, devrait être moins cher à louer. En effet, du fait des contraintes de distanciation sociale et autres restrictions de remplissage au m2 créées par la pandémie de Covid-19, vous allez probablement avoir besoin d’un plus grand espace pour accommoder moins de participants.

Dans tous les cas, si vous organisez un événement de taille réduite et voulez le rendre incontournable, essayez de jouer sur le syndrome FoMo (la peur de rater quelque chose), en mettant en avant qu’il s’agit d’une opportunité unique, réservée à une élite. Faites-en l’événement à ne manquer sous aucun prétexte.

Vous pouvez également vendre des tickets virtuels aux non-locaux, dans la mesure où de nombreuses personnes pourraient être intéressées par votre événement sans avoir la possibilité ou l’envie de voyager, tout particulièrement ces derniers temps avec les divers variants de la pandémie. Cela vous permettra de faire des économies considérables sur la partie restauration tout en conservant du revenu et en réduisant le nombre de personnes dans votre salle pour pouvoir appliquer les mesures de distanciation sociale nécessaires.

Attention cependant, vous allez devoir consacrer une part non négligeable de votre budget aux équipements et technologies permettant d’assurer un streaming de grande qualité, ou à l’envoi de cadeaux promotionnels aux participants qui ne seront pas présents sur site. Cela vous permettra de garantir que ces participants auront une expérience à distance presque équivalente à celle qu’ils auraient eue sur place.

La production des événements virtuels (ou du moins de la partie virtuelle de vos événements hybrides) doit être de grande qualité pour avoir du succès auprès de vos invités. Vous ne vous en sortirez pas avec un simple streaming en direct. Les gens sont fatigués des conférences de type Zoom, et s’attendent à beaucoup plus en termes d’expérience.

Optez pour un stand portable ou modulaire pour vos salons professionnels

Pour vos expositions et salons, oubliez le stand sur mesure, plus cher et qui ne sert qu’une fois. Tournez-vous plutôt vers un kiosque portable, ou un stand modulaire que vous allez pouvoir réutiliser. En plus, c’est meilleur pour la planète !

Néanmoins, si vous insistez pour avoir un modèle sur mesure, demandez-vous si vous avez vraiment besoin d’un stand à étage sur 200 m2. Il est probable que vous puissiez avoir un stand plus petit qui attire l’attention de vos clients potentiels grâce à un design inédit qui mettra réellement vos produits en valeur.

Améliorez votre Marketing

Selon une étude publiée par Eventbrite, les parties Marketing et Promotion représentent la plus grosse dépense dans un budget événementiel. Essayer de diminuer leur impact semble donc une bonne piste à suivre. Voici quelques tactiques pour y parvenir.

Soignez votre clientèle existante

Il est, en général, moins onéreux de convaincre quelqu’un de participer de nouveau à un de vos événements qu’il ne l’est de les convaincre la première fois. De ce fait, dédiez une partie conséquente de votre budget promotion à cette cible.

Tirez le meilleur parti des réseaux sociaux

Les plateformes de réseaux sociaux sont gratuites d’utilisation, et les utiliser pour faire la promotion de votre événement sera toujours beaucoup moins onéreux que les plateformes dites traditionnelles. Si vous connaissez les plateformes que votre cible fréquente le plus, utilisez-les pour faire la publicité de votre événement, et demandez à vos experts et artistes de faire de même sur leurs propres comptes.

Élargissez le champ des possibles en termes de sponsoring

Le sponsoring est une des façons les plus efficaces pour augmenter votre revenu, dans la mesure où presque tout peut être sponsorisé : la salle, la restauration, vos cadeaux promotionnels, la technologie propre à l’événement, etc. Vous pouvez également essayer de vous rapprocher des entreprises locales pour leur démontrer qu’une participation financière de leur part leur garantit une excellente opportunité de faire parler d’eux grâce à votre événement.

Optimisez vos impressions

Investissez dans des impressions de grande qualité que vous pourrez réutiliser pour plusieurs événements. Faites en sorte que ces impressions restent génériques, en ne précisant ni la date ni le lieu. Pour ce type d’information éphémère, publiez-les sur des écrans.

De façon plus radicale, oubliez tout ce qui est imprimé sur tissu ou papier et optez pour le tout numérique ! Cela signifie que le seul choix pour vos invités sera de s’enregistrer en ligne (pas d’envoi de tickets, badges, ou autres documents par courrier). Vous pouvez également envoyer vos invitations par e-mail, utiliser des codes QR, et partager les documentations et présentations en ligne une fois votre événement terminé.

Prenez le virage local

Donnez leur chance aux talents locaux et offrez des sessions VIP avec vos experts

Choisir des artistes et experts locaux vous permettra de faire d’importantes économies en termes de transport et d’hébergement. Le deuxième bénéfice que vous pourrez retirer d’une représentation locale est que les participants locaux sont en général très intéressés pour voir des talents qui proviennent de leur communauté. Et si certains de vos experts acceptent de jouer le jeu, le fait de proposer des sessions VIP privées avec eux est susceptible d’augmenter l’intérêt généré par votre événement (tout en vous aidant à financer les honoraires dudit expert…).

De façon annexe, la pandémie de Covid-19 a réduit la capacité et la volonté de nombreuses personnes à voyager, notamment à l’international. De ce fait, si vos orateurs ne sont pas locaux, pourquoi ne pas leur demander de faire leur présentation de façon virtuelle via une diffusion vidéo ? Cela leur fera gagner du temps et vous fera économiser de l’argent. Attention cependant, la qualité de la diffusion doit être exemplaire si vous voulez que vos invités prennent autant de plaisir à regarder la performance de votre orateur que s’il était présent sur site.

Travaillez avec les OGD

Les Organismes de Gestion de Destination, terme se rapportant aux offices de tourisme et autres organismes départementaux, régionaux ou nationaux, ont pour mission de développer le caractère touristique de leur zone. De ce fait, tout ce qui peut attirer une attention positive sur leur région est bienvenu. Ils ont une connaissance approfondie de l’environnement local, et bien souvent entretiennent d’excellentes relations avec le tissu local d’entreprises. Ils pourront ainsi vous aider à trouver la salle idéale, ainsi que des fournisseurs de qualité à des tarifs compétitifs.

L’art subtil de la négociation

Démarrez le processus de planification dès que possible et soyez souple

Pour obtenir les meilleurs tarifs, il est vital de démarrer les négociations le plus tôt possible. Plus vous donnez à vos fournisseurs une vision à long terme, plus il est facile pour eux de vous faire bénéficier de leurs meilleurs prix. Si vous vous décidez à la dernière minute, rien n’est moins sûr…

De même, si votre événement ne doit pas absolument se tenir à une date précise, demandez-leur quelles sont les périodes pour lesquelles ils ont le plus de disponibilité pour vous offrir des tarifs réduits.

Essayez les formules tout compris

De plus en plus de salles offrent désormais des formules tout compris, qui incluent la restauration, le mobilier, le linge, les prestations audiovisuelles, etc. Il peut être intéressant de vous pencher sur cette option, qui peut se révéler moins chère qu’avoir à choisir différents prestataires. Vous n’aurez à négocier qu’avec un seul interlocuteur ce qui devrait vous faire gagner beaucoup de temps.

En conclusion

Les événements permettent de créer de nouvelles relations professionnelles, et de renforcer les relations existantes. La pandémie de Covid-19 a réduit de façon substantielle la capacité des entreprises à organiser des événements physiques durant plusieurs mois, et a, dans le même temps, généré de nouveaux coûts, tout spécialement en ce qui concerne les mesures de sécurité à mettre en place pour garantir la santé des participants. De plus, il apparaît de plus en plus probable qu’une inflation est à considérer, et tout va devenir plus cher, depuis le bois utilisé pour les constructions de stands jusqu’à la glace pour garder vos boissons au frais.

Tout cela implique que votre budget habituel ne sera peut-être plus disponible pour organiser vos événements, ou qu’il sera, a minima, fortement réduit.

Devoir travailler avec un budget restreint, alors même que les participants aux événements gardent des attentes identiques, voire supérieures, représente un véritable numéro d’équilibrisme pour de nombreux organisateurs. Mais comme nous l’avons vu, avec un peu de créativité, il est possible de générer de l’engagement et divertir vos invités, tout en gardant les coûts à un niveau plus bas.