4 façons d’optimiser votre budget pour vos événements

Dans son Global Meetings and Events Forecast, American Express prévoit une réduction de 6 % des dépenses dans l’événementiel pour 2021 par rapport à 2020 en Amérique du Nord. Cela est principalement dû à la pandémie mondiale de Covid-19, qui a eu un impact particulièrement fort sur l’industrie dans son ensemble. De ce fait, la plupart des organisateurs d’événements vont devoir travailler avec des budgets restreints.

En cas de récession économique, les budgets marketing sont toujours parmi les premiers à être diminués. Cela est tout particulièrement vrai pour la partie de ces budgets dédiée aux événements. L’épidémie de Covid-19 a complètement stoppé la tenue d’événements physiques dans le monde entier depuis plus d’un an, et ce n’est pas encore fini.

Au cours des 18 derniers mois, les entreprises ont pu se rabattre sur les événements virtuels, mais la plupart des gens avouent être impatients de se retrouver face à face.

Des restrictions sont toujours en vigueur pour les voyages et les grands rassemblements, mais la plupart des professionnels du secteur semblent enfin discerner le bout du tunnel. Néanmoins, ils se retrouvent face à une redistribution de leur budget vers d’autres secteurs de l’entreprise, ou à une sévère réduction due aux difficultés économiques nées de la pandémie.

Ainsi, MarketingWeek rapporte que 80 % des professionnels du marketing au Royaume-Uni prévoient une réduction des dépenses pour le marketing lié à l’événementiel, qui est la catégorie la plus sévèrement atteinte.

Alors, en tant que professionnel de l’événementiel, quelles sont vos options ?

Nous avons compilé 4 pistes à suivre pour travailler avec un budget réduit sans pour autant sacrifier la qualité de l’expérience vécue par les participants.

Nous allons les détailler ci-après.

Réduisez la voilure

Diminuez la taille de vos événements mais assurez-vous qu’ils vaillent le déplacement

Organiser un événement de taille plus restreinte signifie en général que vos coûts liés à la partie restauration vont se trouver diminués.

Par contre, ne pensez pas pour autant que vous allez pouvoir vous rabattre sur un espace plus petit qui, normalement, devrait être moins cher à louer. En effet, du fait des contraintes de distanciation sociale et autres restrictions de remplissage au m2 créées par la pandémie de Covid-19, vous allez probablement avoir besoin d’un plus grand espace pour accommoder moins de participants.

Dans tous les cas, si vous organisez un événement de taille réduite et voulez le rendre incontournable, essayez de jouer sur le syndrome FoMo (la peur de rater quelque chose), en mettant en avant qu’il s’agit d’une opportunité unique, réservée à une élite. Faites-en l’événement à ne manquer sous aucun prétexte.

Vous pouvez également vendre des tickets virtuels aux non-locaux, dans la mesure où de nombreuses personnes pourraient être intéressées par votre événement sans avoir la possibilité ou l’envie de voyager, tout particulièrement ces derniers temps avec les divers variants de la pandémie. Cela vous permettra de faire des économies considérables sur la partie restauration tout en conservant du revenu et en réduisant le nombre de personnes dans votre salle pour pouvoir appliquer les mesures de distanciation sociale nécessaires.

Attention cependant, vous allez devoir consacrer une part non négligeable de votre budget aux équipements et technologies permettant d’assurer un streaming de grande qualité, ou à l’envoi de cadeaux promotionnels aux participants qui ne seront pas présents sur site. Cela vous permettra de garantir que ces participants auront une expérience à distance presque équivalente à celle qu’ils auraient eue sur place.

La production des événements virtuels (ou du moins de la partie virtuelle de vos événements hybrides) doit être de grande qualité pour avoir du succès auprès de vos invités. Vous ne vous en sortirez pas avec un simple streaming en direct. Les gens sont fatigués des conférences de type Zoom, et s’attendent à beaucoup plus en termes d’expérience.

Optez pour un stand portable ou modulaire pour vos salons professionnels

Pour vos expositions et salons, oubliez le stand sur mesure, plus cher et qui ne sert qu’une fois. Tournez-vous plutôt vers un kiosque portable, ou un stand modulaire que vous allez pouvoir réutiliser. En plus, c’est meilleur pour la planète !

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Néanmoins, si vous insistez pour avoir un modèle sur mesure, demandez-vous si vous avez vraiment besoin d’un stand à étage sur 200 m2. Il est probable que vous puissiez avoir un stand plus petit qui attire l’attention de vos clients potentiels grâce à un design inédit qui mettra réellement vos produits en valeur.

Améliorez votre Marketing

Selon une étude publiée par Eventbrite, les parties Marketing et Promotion représentent la plus grosse dépense dans un budget événementiel. Essayer de diminuer leur impact semble donc une bonne piste à suivre. Voici quelques tactiques pour y parvenir.

Soignez votre clientèle existante

Il est, en général, moins onéreux de convaincre quelqu’un de participer de nouveau à un de vos événements qu’il ne l’est de les convaincre la première fois. De ce fait, dédiez une partie conséquente de votre budget promotion à cette cible.

Tirez le meilleur parti des réseaux sociaux

Les plateformes de réseaux sociaux sont gratuites d’utilisation, et les utiliser pour faire la promotion de votre événement sera toujours beaucoup moins onéreux que les plateformes dites traditionnelles. Si vous connaissez les plateformes que votre cible fréquente le plus, utilisez-les pour faire la publicité de votre événement, et demandez à vos experts et artistes de faire de même sur leurs propres comptes.

Élargissez le champ des possibles en termes de sponsoring

Le sponsoring est une des façons les plus efficaces pour augmenter votre revenu, dans la mesure où presque tout peut être sponsorisé : la salle, la restauration, vos cadeaux promotionnels, la technologie propre à l’événement, etc. Vous pouvez également essayer de vous rapprocher des entreprises locales pour leur démontrer qu’une participation financière de leur part leur garantit une excellente opportunité de faire parler d’eux grâce à votre événement.

Optimisez vos impressions

Investissez dans des impressions de grande qualité que vous pourrez réutiliser pour plusieurs événements. Faites en sorte que ces impressions restent génériques, en ne précisant ni la date ni le lieu. Pour ce type d’information éphémère, publiez-les sur des écrans.

De façon plus radicale, oubliez tout ce qui est imprimé sur tissu ou papier et optez pour le tout numérique ! Cela signifie que le seul choix pour vos invités sera de s’enregistrer en ligne (pas d’envoi de tickets, badges, ou autres documents par courrier). Vous pouvez également envoyer vos invitations par e-mail, utiliser des codes QR, et partager les documentations et présentations en ligne une fois votre événement terminé.

Prenez le virage local

Donnez leur chance aux talents locaux et offrez des sessions VIP avec vos experts

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Choisir des artistes et experts locaux vous permettra de faire d’importantes économies en termes de transport et d’hébergement. Le deuxième bénéfice que vous pourrez retirer d’une représentation locale est que les participants locaux sont en général très intéressés pour voir des talents qui proviennent de leur communauté. Et si certains de vos experts acceptent de jouer le jeu, le fait de proposer des sessions VIP privées avec eux est susceptible d’augmenter l’intérêt généré par votre événement (tout en vous aidant à financer les honoraires dudit expert…).

De façon annexe, la pandémie de Covid-19 a réduit la capacité et la volonté de nombreuses personnes à voyager, notamment à l’international. De ce fait, si vos orateurs ne sont pas locaux, pourquoi ne pas leur demander de faire leur présentation de façon virtuelle via une diffusion vidéo ? Cela leur fera gagner du temps et vous fera économiser de l’argent. Attention cependant, la qualité de la diffusion doit être exemplaire si vous voulez que vos invités prennent autant de plaisir à regarder la performance de votre orateur que s’il était présent sur site.

Travaillez avec les OGD

Les Organismes de Gestion de Destination, terme se rapportant aux offices de tourisme et autres organismes départementaux, régionaux ou nationaux, ont pour mission de développer le caractère touristique de leur zone. De ce fait, tout ce qui peut attirer une attention positive sur leur région est bienvenu. Ils ont une connaissance approfondie de l’environnement local, et bien souvent entretiennent d’excellentes relations avec le tissu local d’entreprises. Ils pourront ainsi vous aider à trouver la salle idéale, ainsi que des fournisseurs de qualité à des tarifs compétitifs.

L’art subtil de la négociation

Démarrez le processus de planification dès que possible et soyez souple

Pour obtenir les meilleurs tarifs, il est vital de démarrer les négociations le plus tôt possible. Plus vous donnez à vos fournisseurs une vision à long terme, plus il est facile pour eux de vous faire bénéficier de leurs meilleurs prix. Si vous vous décidez à la dernière minute, rien n’est moins sûr…

De même, si votre événement ne doit pas absolument se tenir à une date précise, demandez-leur quelles sont les périodes pour lesquelles ils ont le plus de disponibilité pour vous offrir des tarifs réduits.

Essayez les formules tout compris

De plus en plus de salles offrent désormais des formules tout compris, qui incluent la restauration, le mobilier, le linge, les prestations audiovisuelles, etc. Il peut être intéressant de vous pencher sur cette option, qui peut se révéler moins chère qu’avoir à choisir différents prestataires. Vous n’aurez à négocier qu’avec un seul interlocuteur ce qui devrait vous faire gagner beaucoup de temps.

En conclusion

Les événements permettent de créer de nouvelles relations professionnelles, et de renforcer les relations existantes. La pandémie de Covid-19 a réduit de façon substantielle la capacité des entreprises à organiser des événements physiques durant plusieurs mois, et a, dans le même temps, généré de nouveaux coûts, tout spécialement en ce qui concerne les mesures de sécurité à mettre en place pour garantir la santé des participants. De plus, il apparaît de plus en plus probable qu’une inflation est à considérer, et tout va devenir plus cher, depuis le bois utilisé pour les constructions de stands jusqu’à la glace pour garder vos boissons au frais.

Tout cela implique que votre budget habituel ne sera peut-être plus disponible pour organiser vos événements, ou qu’il sera, a minima, fortement réduit.

Devoir travailler avec un budget restreint, alors même que les participants aux événements gardent des attentes identiques, voire supérieures, représente un véritable numéro d’équilibrisme pour de nombreux organisateurs. Mais comme nous l’avons vu, avec un peu de créativité, il est possible de générer de l’engagement et divertir vos invités, tout en gardant les coûts à un niveau plus bas.