Profesionnels préparant un salon d'exposition

Comment bien préparer un salon professionnel : notre checklist pour un salon réussi

Participer à un salon professionnel est un excellent moyen de présenter ses produits, de développer sa clientèle et d’établir de nouveaux partenariats d’affaires. Mais encore faut-il bien se préparer pour en tirer tous les bénéfices.

Vous prévoyez de participer à un salon professionnel prochainement ? Notre checklist vous permettra de bien planifier votre exposition avant, pendant et après votre événement.

Bien préparer un salon professionnel : checklist d’avant événement

La planification de votre exposition doit débuter bien avant le jour de l’événement. Pour assurer le succès de vos actions, nous vous conseillons de commencer les préparatifs 12 mois avant le grand jour. Voici notre guide de ce que vous devez prévoir avant de vous rendre à votre salon professionnel.

Élaborez un plan de match et définissez des objectifs

Plus vous êtes préparé, plus vous augmentez vos chances de réussir votre foire commerciale. Une bonne organisation implique de définir au préalable des objectifs clairs et facilement quantifiables.

En procédant ainsi, vous vous assurez de pouvoir faire un suivi des données liées à votre événement afin de vous en servir pour évaluer la portée de vos efforts.

Voici quelques exemples d’objectifs que vous pouvez utiliser comme indicateurs de performance pour votre salon professionnel :

  • Bâtir votre notoriété ;
  • Présenter un nouveau produit ou service ;
  • Générer X nouvelles ventes ;
  • Récolter le numéro de X prospects qualifiés ;
  • Établir X nouveaux partenariats d’affaires ;
  • Faire remplir un questionnaire à X visiteurs pour une étude de marché ;
  • Faire de la veille concurrentielle.

Préparez votre message

En règle générale, vous ne disposez que de quelques secondes pour capter l’attention des visiteurs et ainsi attirer plus de trafic vers votre stand d’exposition. Par conséquent, pensez à potasser en amont un message court et engageant que vous délivrerez facilement aux visiteurs.

Réservez votre emplacement bien à l’avance

L’emplacement de votre stand peut avoir un impact majeur sur le nombre de visiteurs que vous attirerez. Comme les espaces d’exposition de premier choix ont tendance à s’écouler rapidement, nous vous conseillons vivement de vous inscrire et de réserver votre place dès que possible.

En outre, lorsque vous choisissez votre emplacement, pensez à cibler les espaces situés vers l’entrée principale ou proche du centre du salon. Ce sont des points chauds où le trafic y est animé.

Dotez-vous du bon stand d’exposition

Votre stand sera en quelque sorte la pièce maitresse de l’exposition, car il constituera votre principale vitrine commerciale durant l’événement. Il est donc très important de réfléchir à son design.

3 types de stands s’offrent principalement à vous : les stands sur mesure, les stands modulaires et les kiosques portables.

Lorsque vous engagez un concepteur ou un designer, veillez à inclure dans votre cahier des charges tous les éléments nécessaires ; de la disposition générale à l’éclairage du stand d’exposition.

Préparez vos outils d’aide à la vente et vos articles promotionnels

En plus du design de votre stand d’exposition, il est aussi fondamental de prévoir les outils d’aide à la vente et les articles promotionnels que vous souhaitez exploiter.

L’intervention d’un graphiste sera probablement nécessaire pour développer vos brochures, vos catalogues et vos cartes de visite si vous n’en avez pas déjà.

Certains fabricants spécialisés dans la conception de stands d’exposition offrent aussi un service de design graphique. Vous pourrez donc facilement leur confier la production de vos affiches, de vos bannières et le reste des éléments de branding dont vous aurez besoin.

Formez vos employés

Une équipe formée et motivée lors d’un salon peut être un véritable moteur du succès de votre stand. Il est donc important de vous assurer de choisir les bonnes personnes.

Nous vous conseillons d’avoir au minimum trois confrères sur votre stand en tout temps afin que celui-ci soit toujours occupé. Il est aussi recommandé de désigner clairement les rôles et responsabilités de chacun.

Établir vos besoins en personnel à l’avance vous permettra aussi de former ces gens et de prévoir la logistique de transport et d’hébergement en toute quiétude.

Planifiez tôt la logistique et l’hébergement

L’un des éléments les plus importants de la préparation d’un salon professionnel est l’organisation du transport à l’aller et au retour de l’événement. Veillez à réserver tous les vols, les logements et les véhicules de location dès que possible afin d’éviter les imprévus et les coûts cachés.

Un autre aspect tout aussi important de la planification est la logistique. Prenez toujours le soin de vérifier la bonne expédition et réception de votre matériel ou de votre stand sur le lieu de l’événement.

Soignez votre communication avant l’événement

Créer un effet d’engouement autour de votre entreprise avant l’événement est un excellent moyen d’attirer plus de visiteurs sur votre stand lors du grand jour.

Prenez le temps d’adresser quelques messages via différents outils de communication événementielle afin d’indiquer votre venue au salon professionnel.

Bien préparer un salon professionnel : checklist pendant l’événement

En complément des préparatifs que vous devez entreprendre avant votre événement, voici une checklist à garder en tête tout au long du salon professionnel.

Pensez à tout vérifier

À votre arrivée sur le salon, prenez le temps de bien vérifier que tout soit bien installé et prêt à fonctionner. Profitez des quelques heures de battement avant le début de l’événement pour inspecter votre environnement et effectuer les deniers ajustements nécessaires.

Mettez en valeur vos produits ou services

Pensez à toujours illustrer ce que votre entreprise fait lors d’un salon professionnel. Cela peut passer par des dégustations, par la démonstration de vos produits ou la présentation de vos services.

Si vous souhaitez projeter vos présentations, étudiez la possibilité de troquer vos écrans d’ordinateurs portables ou de tablettes contre des moniteurs plus larges. Enfin, après avoir accueilli les visiteurs sur votre stand, n’hésitez pas à les inviter à tester vos produits.

Aventurez-vous au-delà des limites de votre stand

Si vous restez cloitré dans votre stand pendant toute la durée de l’événement, vous serez contraint d’attendre que les visiteurs viennent à vous. N’hésitez pas à demander à un ou deux membres de votre équipe de s’aventurer dans les allées pour interagir avec les chalands. Cela vous permettra de faire croître le nombre de prospects avec lesquels vous interagissez.

Suivez vos progrès

Comme mentionné au début de cet article, le suivi et l’analyse de données lors de votre événement est cruciaux pour estimer le succès de vos opérations. Ainsi, prenez le soin de suivre l’avancement de l’ensemble des objectifs que vous vous êtes fixés au préalable.

Restez actifs sur les réseaux sociaux

Il y a de fortes chances que les visiteurs qui se rendent sur votre stand aient envie de consulter votre page sur les réseaux sociaux. Veillez à maintenir une présence sociale active tout au long de la foire commerciale, en publiant du contenu régulièrement via les hashtags du salon.

Bien préparer un salon professionnel : checklist d’après événement

Même après que le grand événementsoit clôturé, il reste un certain nombre d’items à rayer de votre checklist de salon professionnel.

Relancez vos prospects et développez votre réseau

L’un des leviers post-événement les plus importants à actionner est la relance des nouveaux contacts que vous avez acquis lors du salon. N’oubliez pas de réaliser cette tâche au plus tard une semaine après la fin de événement.

Évaluez le succès de vos actions

Une fois que vous avez assuré le suivi de vos prospects, prenez le temps de mesurer le succès de votre présence au salon professionnel. Pensez à la fois à sonder votre équipe, mais aussi à évaluer les indicateurs clés de performance que vous avez définis au préalable.

Appliquez ce que vous avez appris

La dernière ligne de cette checklist de salon professionnel est l’une des plus importantes. Tirez des leçons de votre expérience et servez-vous-en pour votre prochain événement.

Les salons professionnels représentent une mine d’or d’informations provenant des prospects, des concurrents, des participants et des acteurs du secteur. Exploitez ces informations à bon escient pour améliorer vos produits ou services et adaptez votre checklist pour le prochain événement.

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Chez totm exposition, nos experts en salons professionnels sont prêts à vous aider pour toute demande : de la conception et la fabrication du stand à la logistique et au stockage de votre matériel.

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