Effectuer le suivi des données après un évènement

Pourquoi et comment faire un suivi des données liées à votre événement ?

Il n’a jamais été aussi facile de collecter des données sur l’expérience vécue par les participants à un événement. Mais créer des rapports qui permettent de comprendre comment améliorer les choses est une tout autre histoire. En effet, la plupart des organisateurs d’événements n’utilisent pas le potentiel complet des données disponibles, et n’évaluent le succès de leur événement qu’en prenant en compte le nombre de participants. Mais un événement réussi se définit par d’autres paramètres que ce chiffre.

Ainsi, les données collectées peuvent donner un aperçu des attentes et besoins des participants, aider à identifier ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré, et au final peuvent aider les organisateurs à améliorer leurs événements en temps réel et sur la durée, créant ainsi une expérience de meilleure qualité.

Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi vous devriez collecter des données et comment les méthodes de collecte passive et active peuvent être utilisées de concert pour vous aider à améliorer vos événements, tout en fournissant la preuve de leur importance stratégique pour tous vos partenaires.

Le B.A. — BA de la collecte de données pour un événement

Les données que vous pouvez collecter lors de vos événements vous permettront en général de répondre aux questions suivantes : qui sont vos participants (données démographiques), ce qu’ils font et quand (engagement), et pourquoi ils le font (sentiment/opinions).

Une des premières choses à faire est de décider quels sont vos objectifs en ce qui concerne la collecte et l’analyse de données. En gros, qu’est-ce que vous avez besoin de savoir sur vos événements ?

Ensuite, vous allez devoir trouver quelles données vous avez besoin de collecter pour atteindre ces objectifs (s’agit-il de données démographiques, opinions, etc. ?), et enfin les outils qui vont vous permettre de collecter ces données.

Quand faire la collecte de données

Il est possible de collecter et analyser des données à chaque phase d’un événement :

  • Avant, à travers les données démographiques et les intérêts que vous pouvez récupérer lors de l’enregistrement.
  • Pendant, avec des informations telles que les taux de participation aux différentes sessions, les notes données aux intervenants et conférenciers, l’attrait d’une zone ou d’un stand spécifique, avec qui les participants discutent, etc.
  • Et après, quand vous récupérez les impressions sur l’expérience dans son ensemble.

Pourquoi vous devriez faire une collecte de données sur une (longue) période

Il serait également bénéfique de faire un suivi des données sur la durée, car cela vous permettra de prendre des décisions basées sur des faits et non sur une intuition (cette session a-t-elle été un succès ? Faut-il la renouveler lors d’un prochain événement ?). Faire un suivi sur le long terme vous aidera également à mettre à jour des tendances (comment les participants réagissent-ils à des activations spécifiques au fil du temps ? Comment interagissent-ils avec d’autres participants ?) et vous permettra de mieux évaluer les conséquences de chaque changement (changer la place de la zone de repos était-elle une bonne idée ?).

Cela vous aidera à obtenir une image plus complète du parcours de vos participants (une fois qu’ils sont sur site, où vont-ils, que font-ils, qui rencontrent-ils ?), vous permettant ainsi de prouver la valeur de vos événements à vos partenaires (quelle est la performance des stands ? Combien de gens ont été en contact avec votre marque ? Combien de leads qualifiés ont-ils été générés ? Cela s’améliore-t-il au fil du temps ?).

En fin de compte, en faisant le suivi des données sur une période étendue, les organisateurs vont pouvoir améliorer leurs événements et offrir une meilleure expérience à leurs participants (est-ce que plus de gens participent à mes événements ? Le retour des participants est-il positif ?).

En fonction de vos objectifs et du type de données que vous souhaitez collecter, vous devrez peut-être vous concentrer sur de la collecte active ou passive, ou même utiliser un mélange des deux. Penchons-nous donc plus avant sur ces deux types de collecte de données.

La collecte passive de données

Le but principal des différents outils permettant une collecte passive est de récupérer des données sans que les participants aient à entrer l’information sur un appareil. Cela facilite le suivi des actions et des localisations des participants de façon passive et non intrusive. Cela permet une surveillance en temps réel durant l’événement et est souvent la source principale des fameuses « cartes de chaleur ».

Analyse des données d'un évènement

Crédit photo : Myriam JessierUnsplash

Types d’outils pour la collecte passive

Voici quelques-uns des outils les plus fréquemment utilisés pour la collecte passive de données.

  • Tapis de comptage : ce sont des tapis équipés de capteurs et placés à l’entrée du lieu événementiel et à d’autres endroits à fort trafic. Ils enregistrent la pression des pas de façon anonyme et fournissent des statistiques de trafic sur le champ.
  • Les objets connectés portatifs : ces dispositifs contiennent des puces RFID, Bluetooth ou NFC qui pinguent des relais disséminés dans l’espace événementiel. On les trouve désormais sous toutes les formes (badges, tours de cou, smartwatch, etc.) et ils enregistrent des données d’engagement.
  • Outils de gestion des réseaux sociaux : des outils comme Hootsuite peuvent vous dire quelles plates-formes sont les plus efficaces, quel est le contenu qui est le plus partagé, etc. Ces outils sont ainsi utilisés pour mesurer l’engagement. Ils enregistrent également des opinions à travers l’analyse de sentiment lorsqu’ils sont associés avec l’intelligence artificielle.
  • Google Analytics : en analysant les données issues de votre site web, cet outil peut produire des rapports sur les visiteurs et leurs données démographiques. Vous pouvez également récupérer des données d’engagement grâce au rapport sur le contenu le plus vu.

Les bénéfices à utiliser des outils de collecte passive

Les bénéfices à utiliser ces outils incluent :

De l’information en temps réel sur le trafic et l’engagement

Ces outils vous aideront à analyser le trafic ainsi que le temps passé dans chaque zone de l’espace événementiel, mais aussi à suivre le taux de présence aux différentes sessions, et la durée. Ils peuvent aussi vous aider à surveiller les visites sur les stands. Enfin, ces outils peuvent vous permettre d’enregistrer la réponse émotionnelle à un stimulus (par exemple, un pouls plus rapide peut montrer un intérêt accru pour une activation particulière).

Un meilleur éclairage sur la performance

L’organisateur d’événements sera capable d’identifier les zones ou le contenu qui attirent le plus ou le moins, et pourra recevoir des alertes en temps réel concernant des zones à problème, telles que des engorgements ou des stands n’atteignant pas leurs objectifs. Il pourra alors prendre les mesures nécessaires pour améliorer la situation sans délai.

Une information sans parti-pris

Un des plus gros avantages à utiliser des outils de collecte passive est qu’ils fournissent une preuve factuelle de retour sur investissement pour les exposants et les sponsors (combien de personnes se sont rendues sur leur stand, ou ont été exposées à leur marque, etc.). Il n’y a aucun risque de mauvaise estimation ou d’inexactitude pour cause de mauvaise mémoire ; les données sont fiables et précises.

La collecte active de données

D’un autre côté, les outils de collecte active de données vont récupérer le feedback des participants. Ces outils nécessitent un effort conscient de la part des participants qui doivent réfléchir à leur expérience. Ils collectent des opinions et des données de sentiment.

Types d’outils pour la collecte active

Les principaux outils utilisés pour la collecte active de données sont les suivants.

  • Enquêtes : elles peuvent être utilisées tout au long du processus événementiel. Avant le démarrage de l’événement, les enquêtes peuvent aider à découvrir les attentes et domaines d’intérêts des participants. Au cours de l’événement, des enquêtes courtes sur les sessions ou les intervenants peuvent permettre de découvrir ce qui génère le plus fort taux d’engagement. Enfin, après l’événement, une enquête plus longue envoyée via email, ou proposée sur l’application événementielle ou une plate-forme d’enquête va permettre de recueillir le ressenti des participants sur l’ensemble de l’événement.
  • Sondages : on les utilise en général tout de suite après une session via l’application événementielle ou un assistant virtuel. Ils offrent des réponses de type binaire (cette session a-t-elle répondu à vos attentes, oui/non ?).

Les bénéfices à utiliser des outils de collecte active

Bannieres lors d'un évènement

Crédit photo : Jon TysonUnsplash

En donnant une voix aux participants, ces outils peuvent aider les organisateurs d’événements à :

En découvrir plus sur leurs participants

Au travers des enquêtes réalisées avant l’événement, l’organisateur peut apprendre à mieux connaître les participants à son événement, qui ils sont, quelles sont leurs attentes, leurs centres d’intérêt, etc. Cette information peut permettre de modeler l’événement lui-même.

Surveiller le taux de satisfaction des participants

Les enquêtes réalisées en cours d’événement peuvent aider à évaluer des sessions spécifiques ainsi que les intervenants. Les enquêtes réalisées après l’événement, quant à elles, vont permettre une évaluation de l’événement dans son ensemble et du taux de satisfaction globale des participants.

Améliorer leurs événements sur le long terme

En comparant les résultats des enquêtes faites avant et après l’événement, vous allez pouvoir déterminer s’il y a des divergences entre les attentes et l’expérience vécue par les participants. Enquêtes et sondages peuvent révéler des zones qui auraient besoin d’être améliorées à l’avenir, et vous aider à discerner des tendances concernant le comportement des participants, leurs intérêts ou attentes.

En conclusion

La collecte de données sur l’expérience vécue par les participants aux événements n’a jamais été aussi facile. Malgré tout, les organisateurs doivent encore s’améliorer lorsqu’il s’agit d’obtenir un éclairage sur leurs événements à partir de ces données.

Les organisateurs d’événements ont plusieurs méthodes à leur disposition pour collecter les données. Les outils de collecte passive vont fournir un éclairage en temps réel sur les améliorations à apporter de façon immédiate. En parallèle, les outils de collecte active sont plus adaptés pour des réflexions sur le long terme, la mise en lumière de tendances et permettent d’améliorer l’événement au fil des ans.

Utiliser plusieurs méthodes de collecte pourrait se révéler la meilleure façon d’obtenir l’éclairage le plus complet sur votre événement, en vous fournissant des informations de grande valeur sur tous ses aspects.

Assurez-vous que votre stand d’exposition génère le plus d’engagement possible, et cela se verra dans votre reporting ! N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter.