La gestion événementielle est un art à manier avec minutie si vous souhaitez faire de vos projets d’événements une réussite. Que ce soient des conférences inspirantes qui stimulent la croissance des entreprises, des salons professionnels qui favorisent les opportunités d’affaires, des événements de networking qui tissent des liens solides entre professionnels… Tout cela est rendu possible grâce à une gestion de projet rigoureuse et efficace.

Vous rêvez de créer des expériences marquantes qui laisseront une empreinte durable dans l’esprit des participants ? Totm exposition, votre spécialiste en fabrication de stand d’exposition à Montréal vous dévoile les coulisses de la gestion de projet événementiel.

Qu’est-ce que la gestion de projet événementiel ?

La gestion de projet événementiel est une discipline qui consiste à planifier, organiser, coordonner et exécuter des événements spécifiques, tels que des conférences, des concerts, des festivals, des mariages, des expositions, des foires commerciales ou des cérémonies officielles.

Le projet événementiel, qu’il soit organisé par des entreprises ou des particuliers, vise à promouvoir des produits et services ou à rassembler un public autour d’un objectif spécifique.

Le but principal de la gestion de projet événementiel est de garantir que l’événement se déroule sans heurts, en respectant les objectifs fixés et en satisfaisant les attentes des parties prenantes, qu’il s’agisse des organisateurs, des participants, des sponsors ou du public.

Le principal défi de la gestion de projet événementiel réside dans le respect absolu :

Des coûts de participation et d’organisation,
De la qualité,
Et surtout des délais, car il fonctionne selon un rétroplanning précis.

Pour cette même raison, lors des réunions de lancement d’un projet événementiel, il est crucial de se poser les bonnes questions.

Les responsabilités typiques de la gestion de projet événementiel incluent ces différents aspects:

La définition des objectifs de l’événement
La budgétisation,
La planification logistique,
La réservation de lieux,
La coordination des fournisseurs,
La gestion des ressources humaines,
La promotion et la commercialisation,
La gestion des inscriptions et des participants,
La sécurité et la gestion des risques,
L’évaluation post-événementielle.

Les gestionnaires de projet événementiel doivent souvent jongler avec de multiples tâches et maintenir une communication efficace avec toutes les parties impliquées pour assurer le succès de l’événement.

Pourquoi la gestion événementielle est indispensable?

La gestion événementielle est indispensable pour plusieurs raisons :

Réalisation des objectifs : une gestion efficace garantit que tous les objectifs, quels qu’ils soient, sont atteints de manière efficace et efficiente.
Gestion des ressources : une gestion appropriée du temps, du budget, du personnel, des installations et des équipements permet d’obtenir les meilleurs résultats possibles.
Coordination complexe : la gestion événementielle assure une coordination harmonieuse et efficace des différentes parties prenantes comme les responsables de la logistique, la sécurité, la technologie, le divertissement, la restauration,…
Gestion des risques : une gestion compétente permet d’identifier, d’évaluer et de gérer ces risques comme les problèmes de sécurité, les problèmes techniques ou les conditions météorologiques défavorables de manière proactive.
Satisfaction des parties prenantes : une gestion efficace garantit que les besoins et les attentes de toutes les parties prenantes comme les organisateurs, les participants, les sponsors, les fournisseurs et le public sont pris en compte et satisfaits.

Les étapes de la gestion de projet événementiel

Nous allons les voir plus en détail, mais voici un aperçu des étapes importantes pour une gestion événementielle rondement menée.

Définition des objectifs et des besoins de l’événement;
Choix du lieu et de la date de l’événement;
Établissement du planning;
Budgétisation de l’événement;
Sélection des fournisseurs et prestataires de services;
Coordination logistique et suivi avec les prestataires;
Communication et promotion de l’événement auprès de la cible;
Organisation et programmation de l’événement;
Déroulement du jour J de l’événement;
Bilan et leçons à tirer de l’événement.

Examinons chacune de ces étapes une par une.

Étape 1 : Définition des objectifs et des besoins de l’événement

La première étape cruciale de la gestion de projet événementiel est de définir les objectifs spécifiques de l’événement. Clarifiez vos intentions pour orienter vos actions et décisions futures. Cela étant valable que ce soit pour promouvoir un produit, renforcer la notoriété de votre marque ou offrir une expérience enrichissante aux participants.

Une fois les objectifs définis, vous devrez faire de plus amples recherches pour gagner en compréhension :

Analyser attentivement les besoins des participants et des parties prenantes. Qu’attendent-ils de l’événement ? Quelles sont leurs préférences et attentes spécifiques ? Quel thème veulent-ils?
Tenir compte de critères tels que le sexe, l’âge, la situation géographique et professionnelle, le pouvoir d’achat, les centres d’intérêt et les préférences.
Établir des critères de succès pour évaluer votre événement, tel que le nombre de participants, le taux de satisfaction et les opportunités commerciales générées.

Gardez à l’esprit qu’une bonne gestion de projet événementiel doit être ciblée vers un public approprié, c’est-à-dire les personnes concernées par votre événement.

Étape 2 : Choix du lieu et de la date de l’événement

Une fois les objectifs de l’événement définis, il sera nécessaire de trouver la date et le lieu adéquat. Ces critères influencent la réussite du projet. Assurez-vous de tenir compte de votre public cible, de leur calendrier et des objectifs.

Choisissez un lieu correspondant à l’image de votre projet et capable d’accueillir les participants de manière adéquate. En fonction des objectifs et de la cible, vous pourriez vous tourner vers une salle de théâtre, un grand jardin, un parc, un cabaret,… Mais surtout ne choisissez pas au hasard. Par exemple, pour un événement professionnel, vous pouvez opter pour une salle de réunion ou de conférence. Pensez bien à la capacité du lieu lors du choix de salle.

Avant de choisir la date, établissez une programmation des tâches à faire. Un événement implique de nombreuses parties prenantes et prend du temps à organiser. Ne soyez donc pas trop optimiste sur la date. Il faut entre 3 et 6 mois pour tout planifier. Renseignez-vous également sur les événements concurrents et quand ils ont lieu afin de choisir un moment assez éloigné de ceux-ci!

Pensez aussi à la saison à laquelle vous organisez l’événement et couplez cela avec le lieu. Et ne négligez pas le fait que le prix d’un lieu peut fortement varier d’une saison à l’autre.

Étape 3 : Établissement du planning

Avant d’établir un budget, il est crucial d’élaborer un plan détaillé comprenant toutes les activités nécessaires, en définissant les étapes, les responsabilités, les délais et les jalons importants. Ce plan doit être clair, organisé et compréhensible par tous les acteurs impliqués. Il définit le cadre, détaille les activités et permet d’allouer les ressources et de gérer les risques potentiels. Commencez par établir une liste de toutes les tâches, placez-les dans l’ordre chronologique, estimez le temps nécessaire pour chacune et assignez-les. Établissez le calendrier précis et prévoyez une marge de temps en cas de contretemps.

Étape 4 : Budgétisation de l’événement

La planification et le budget sont des éléments essentiels dans la gestion d’un projet événementiel. Ils permettent d’assurer le succès de l’événement.

Le budget de votre événement doit être évalué en prenant en compte les dépenses prévues, telles que la location du lieu, la logistique, les intervenants, le marketing, la conception et l’impression des supports promotionnels. Ainsi, pour établir le budget, vous devrez établir toutes les ressources nécessaires à l’événement mais aussi penser aux potentiels imprévus qui pourraient engendrer des dépenses supplémentaires.

Allocation des ressources nécessaires (budget, personnel, matériel, etc.).

Après la planification détaillée de l’événement, l’étape suivante est d’allouer les ressources nécessaires à sa réalisation. Cela comprend le personnel, les équipements et les matériaux.

Déterminer le personnel requis : les organisateurs, les responsables de la logistique, les animateurs, les techniciens et les hôtes. Les rôles et les responsabilités de chaque membre doivent être clairement définis, en veillant à ce qu’ils possèdent les compétences nécessaires.
Les équipements et les matériaux nécessaires: tels que le matériel audiovisuel, les décors, les stands d’exposition sur mesure et les fournitures de bureau, doivent être répertoriés et leur disponibilité assurée.

Enfin, tous les aspects logistiques tels que le transport, l’hébergement, la restauration, la sécurité et les autorisations légales doivent être pris en compte. En effet, tout doit être planifié de manière à permettre la réalisation des activités dans les délais prévus et avec les moyens appropriés.

L’identification et la gestion des risques

Enfin, la planification d’un projet événementiel doit inclure la gestion des risques. Anticipez les obstacles potentiels liés à la logistique, aux fournisseurs, aux conditions météorologiques, à la sécurité, etc. Identifiez les risques et mettez en place des mesures préventives pour assurer le bon déroulement de l’événement.

Étape 5 : Sélection des fournisseurs et prestataires de services

Une fois que les ressources nécessaires sont identifiées, il est temps de rechercher et de sélectionner les fournisseurs et prestataires de services appropriés pour l’événement. Cela peut inclure des traiteurs, des techniciens audiovisuels, des décorateurs et d’autres professionnels nécessaires à la réalisation de l’événement.

Lorsque vous engagez un spécialiste pour l’installation des équipements audio, par exemple, il est important de prévoir le coût de cette prestation dans le budget de l’organisation du projet. Il s’agit d’un partenariat établi spécifiquement pour l’événement, où les fournisseurs et prestataires de services sont rémunérés pour leurs services.

Étape 6 : Coordination logistique et suivi avec les prestataires

La coordination logistique est une étape très importante de la gestion de projet événementiel. Elle implique la gestion de divers aspects logistiques pour assurer le bon déroulement de l’événement. Voici les différentes tâches associées à cette étape :

Gestion des aspects logistiques

Elle comprend la réservation d’un lieu adapté en fonction des besoins spécifiques de l’événement. On tient ainsi compte de la capacité, des équipements et de la localisation, ainsi que de la gestion logistique du transport pour faciliter l’arrivée des participants et la circulation pendant l’événement.

Planification de l’aménagement de l’espace et mise en place des équipements nécessaires

Une fois le lieu réservé, il est nécessaire de planifier l’aménagement de l’espace en fonction des activités prévues. Cela comprend la disposition des stands, des équipements audiovisuels, des décors, des tables et chaises, etc. Il est important de s’assurer que l’espace est optimisé pour offrir une expérience fluide et agréable aux participants.

Gestion des inscriptions et de la communication avec les participants

La gestion des inscriptions comprend la collecte d’informations, l’enregistrement et la gestion des paiements des participants. Établissez un système efficace pour suivre les inscriptions et maintenir une communication claire avec les participants pour assurer leur engagement et satisfaction.

Étape 7 : Communication et promotion l’événement auprès de la cible

Une stratégie de communication efficace est essentielle pour attirer les participants à votre événement. Choisissez les bons canaux et créez des messages pertinents pour votre public cible. Mettez en avant les avantages et les valeurs de l’événement, suscitez l’enthousiasme et collaborez avec des partenaires et des influenceurs. Ayez par exemple recours à différents canaux comme un site web dédié, les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter) et des courriels personnalisés.

Mesurez ensuite les indicateurs de performance tels que le nombre de visiteurs, le taux de conversion, l’engagement sur les réseaux sociaux et les taux d’ouverture et de clics des courriels. Ces mesures vous permettront d’évaluer l’efficacité de votre stratégie et d’optimiser la participation à votre événement.

Quand faut-il envoyer l’invitation ?

Il est recommandé d’envoyer votre invitation avec suffisamment d’avance. En général, il est conseillé de contacter votre public environ 6 semaines avant l’événement pour les clients locaux, et jusqu’à 2 mois à l’avance pour le public international, afin qu’ils puissent s’organiser de leur côté.

Une planification minutieuse de l’utilisation de vos outils de communication événementielle, tels que l’envoi d’invitations par courrier électronique, est d’ailleurs l’un des moyens de réussir votre salon professionnel.

Étape 8 : Organisation et programmation de l’événement

Pour que votre événement soit une réussite, il est indispensable d’établir les responsabilités de chacun que ce soit avant ou pendant l’événement. Il est également très important d’établir un programme clair et précis de ce qu’il se passera le jour J tant pour les parties prenantes que pour les participants. De cette manière, tout le monde saura quand ce sera son tour d’intervenir.

Étape 9 : Déroulement du jour J de l’événement

La gestion de projet événementiel ne s’arrête pas là. En effet, le jour de l’événement, la gestion de projet événementiel requiert une supervision minutieuse de l’installation et de la mise en place pour en assurer le bon déroulement. Il est crucial de coordonner les équipes et de gérer les activités conformément au plan établi.

En cas de problèmes imprévus, une réaction rapide et efficace est nécessaire pour trouver des solutions et minimiser leur impact sur l’événement, ce qui peut impliquer des décisions rapides, des ressources supplémentaires et une adaptation des plans prévus. La communication avec le client est indispensable.

Il est aussi du rôle du gestionnaire de l’événement de s’occuper des interactions avec le public et les médias qui pourraient être présents.

Étape 10 : Bilan et leçons à tirer de l’événement

À la fin d’un projet événementiel, il est important d’analyser les résultats pour identifier les points forts, les points faibles et évaluer la satisfaction des participants. Cette évaluation, réalisée avec les responsables chargés de la gestion du projet événementiel, offre une vue précise des résultats obtenus et le retour sur investissement de votre salon. Parfois, il peut y avoir un écart entre les attentes et les résultats réels. Si cet écart est important, cela signifie que les objectifs n’ont pas été atteints.

Pour cela, il est indispensable d’envoyer un message de remerciement ainsi qu’un sondage à chaque participant dans les 48 heures suivant l’événement. De cette façon, vous vous assurez d’optimiser le nombre de réponses et d’informations récoltées pour faire vos analyses de satisfactions.

Totm exposition : un partenaire de confiance pour votre gestion de projet événementiel

Vous l’aurez compris, la gestion de projet événementiel repose sur des étapes clés qui permettent d’assurer le succès de l’événement. De la planification minutieuse à la coordination logistique, en passant par la communication efficace et la gestion du jour de l’événement, chaque étape joue un rôle essentiel dans la réalisation d’un événement mémorable.

Pour un événement professionnel réussi avec des stands d’exposition modulaires et sur mesure, n’hésitez pas à contacter Totm exposition.

Guide de la gestion de projet événementiel : 10 étapes clés