logistique d’un évènement

Comment gérer la logistique d’un événement? Les points essentiels à maîtriser

La logistique est l’un des aspects les plus importants de la participation à un salon professionnel. C’est aussi l’un des plus difficiles, en particulier pour les nouvelles entreprises qui participent pour la première fois à un salon professionnel ou à un autre événement commercial.

Qu’il s’agisse de comparer les tarifs d’expédition ou de s’assurer que vous êtes en conformité avec les directives de l’événement, le processus de préparation d’un salon professionnel comporte de nombreuses étapes.

Heureusement, avec la bonne approche, la logistique des salons professionnels n’est pas aussi difficile qu’elle en a l’air. Nous vous proposons ci-dessous trois conseils que vous pouvez mettre en œuvre pour faciliter le processus logistique, le rendre moins stressant et assurer une présence plus fluide et plus efficace à tout salon professionnel.

Contactez l’organisateur de l’événement pour connaitre les modalités logistiques

Les organisateurs de salons professionnels fournissent des instructions spécifiques aux exposants, allant de l’endroit où stocker le stand modulaire à la façon d’emballer l’équipement.

Lorsque vous choisissez un salon professionnel, il est toujours recommandé de contacter les organisateurs le plus tôt possible pour connaître les modalités logistiques. L’organisateur de l’événement devrait pouvoir vous envoyer un guide expliquant où expédier votre stand et comment le préparer pour l’événement.

La plupart du temps, vous devrez expédier votre stand plusieurs semaines avant le salon. L’organisateur doit vous fournir des informations complètes sur l’expédition, y compris l’horaire de l’entrepôt où sont stockés les stands et les autres équipements de l’événement.

Plus tôt vous obtiendrez ces informations, plus il vous sera facile de planifier votre logistique de manière à réussir votre foire commerciale.

Étiquetez tout votre matériel

Avant l’événement, votre stand et votre équipement seront probablement stockés dans un entrepôt avec des centaines d’autres stands expédiés et étiquetés par d’autres entreprises et organisations.

En étiquetant soigneusement votre matériel, vous réduisez le risque de le mélanger aux autres articles stockés à proximité. Si vous oubliez d’étiqueter ne serait-ce que le plus petit élément, votre matériel pourrait se perdre en chemin.

Avant de stocker votre matériel d’exposition, étiquetez et numérotez chaque article afin que votre processus de montage soit simple et direct. Cela rendra également l’inventaire plus facile et moins stressant.

N’étiquetez pas seulement votre stand d’exposition et son matériel. Il est également important d’étiqueter vos conteneurs d’expédition avec le nom de votre entreprise et le salon auquel vous participez.

Adressez-vous à un courtier en logistique

Gérer l’aspect logistique d’un salon professionnel qui se déroule à l’étranger est un vrai défi, mais un défi gérable. De l’assurance aux documents vitaux, la planification d’une exposition dans un salon professionnel devient plus difficile lorsque des frontières sont impliquées.

Pour cette raison, il est préférable de travailler avec un courtier en logistique expérimenté si vous participez à un salon professionnel dans un autre pays ou province.

Un courtier en logistique sera en mesure de vous tenir informé des formalités administratives essentielles à respecter avant votre événement. Il sera également en mesure d’effectuer la majeure partie du processus logistique pour vous, ce qui vous fera gagner un temps considérable et vous permettra de vous concentrer sur la préparation de l’événement lui-même.

Réussir la logistique de son événement en toute confiance

La préparation qui entoure la logistique d’un événement peut être un processus extrêmement difficile, surtout si vous en êtes à votre première expérience. Bien souvent, il est préférable de confier l’aspect logistique de l’exposition à des experts.

Chez totm exposition, nous proposons un service de transport et de logistique et d’entreposage. Avec notre aide, vous pourrez concentrer tous vos efforts sur la préparation de l’événement et en assurer son succès.

Contactez-nous pour en savoir plus.