Comment rédiger une lettre d’invitation à un événement ou salon professionnel?
Vous êtes sur le point de rédiger une lettre d’invitation pour votre événement professionnel? Toutes les raisons pour participer à un salon professionnel sont bonnes : gagner en visibilité, présenter ses produits et services, et même conquérir de nouveaux clients. Mais encore faut-il que la foule soit au rendez-vous.
Aujourd’hui, nous vous proposons une façon de convaincre vos clients de venir vous voir lors de votre prochain événement d’affaires grâce à un courriel d’invitation bien rédigé. Dans cet article, vous apprendrez pourquoi et comment rédiger une invitation à un salon professionnel. Et pour couronner le tout, nous vous donnons un modèle gratuit de texte qui vous aidera à maximiser votre taux de réponse !
Pourquoi envoyer une lettre d’invitation pour un événement ?
La probabilité de vendre à un client existant est de 60 à 70 %. Or, la probabilité de vendre à un nouveau client est de « seulement » 5 à 20 %.
Simplement dit, inviter vos clients actuels à venir vous voir lors de votre prochain salon professionnel peut vous aider à attirer plus de trafic à votre stand d’exposition et à générer plus de ventes. Ces clients peuvent en parler autour d’eux, et l’opinion d’un client convaincu vaut toujours double pour un prospect.
C’est aussi une bonne façon de les fidéliser davantage et de développer une relation plus authentique et privilégiée avec eux. En contactant un client pour ce genre d’événement, vous lui rappelez votre existence et lui montrez que sa présence compte pour vous.
Même chose pour d’anciens clients : les contacter peut vous permettre de renouer avec eux et de les inciter à vous reconsidérer. Et s’ils ne se présentent pas le jour J, vous créez toujours une occasion de converser à nouveau grâce à ce mail d’invitation.
Puisqu’un salon professionnel demande un certain coût, il est donc important de solliciter le plus de monde possible pour le rentabiliser.
Rédiger un texte d’invitation à un salon professionnel : conseils de rédaction
Rédiger une lettre d’invitation à un salon professionnel demande quelques impératifs. Il faut soigner son message, bien le penser, et inclure tous les éléments essentiels à la bonne compréhension de l’événement.
Pour améliorer le taux d’ouverture de votre courriel et maximiser autant que possible le nombre d’invitations, nous vous donnons 6 astuces.
1. Soyez clair et concis
L’important est de répondre aux questions fondamentales : qui, quand, où, pourquoi.
- Qui: Rappelez le nom de votre entreprise, insérez votre logo ainsi que vos informations de contact.
- Quand: Précisez la date du salon et les horaires.
- Où: Incluez bien sûr le lieu où se tiendra l’événement et l’emplacement de votre stand d’exposition au sein du salon, son numéro, toute indication susceptible d’aider au maximum vos visiteurs.
- Pourquoi: Au lieu de simplement faire part de votre présence, expliquez à votre interlocuteur en quoi sa présence sera bénéfique. Donnez des raisons pertinentes et précisez également la spécificité du salon.
Ces éléments clés constituent la base de ce qui doit être donné à votre public.
2. Accrochez l’intérêt grâce à l’objet et le paragraphe d’ouverture
Une fois les informations de base posées dans votre courriel, il est temps de les étoffer. Un courriel d’invitation à un salon professionnel ne peut pas se contenter d’être purement factuel : vous devez susciter la curiosité de vos clients. En effet, un professionnel reçoit en moyenne 50 courriels par jour. Si vous n’êtes pas intéressant, vous ne serez tout simplement pas lu.
La première chose à faire, suivant cette logique, est de soigner l’objet du courriel. Rédigez un objet accrocheur et utilisez des mots clés et des images qui permettront à votre client de se reconnaître dès l’ouverture de la lettre d’invitation. Vous devez capter son attention dès le début.
3. Personnalisez votre invitation
Appuyez votre proximité avec votre client en mentionnant son prénom et son nom dès les premières lignes, ainsi que le nom de son entreprise. De la sorte, il se sentira concerné directement et sera plus susceptible de vous répondre s’il voit qu’il ne s’agit pas d’un courriel générique.
4. Mettez en avant les avantages pour les participants invités à l’événement
Un texte d’invitation réussi met en avant les avantages et les bénéfices de votre événement pour attiser la curiosité et la motivation des participants potentiels.
En tant qu’organisateur, il est essentiel de présenter clairement:
- Le programme: les sujets abordés, les intervenants et leur expertise, le format de l’événement (conférence, séminaire ou webinar).
- Les bénéfices pour les participants: les connaissances et compétences qu’ils pourront acquérir, les opportunités de networking, les avantages exclusifs comme par exemple l’accès à des produits en avant-première, contenu premium,…
L’idée est de donner envie aux participants de découvrir plus en détail votre événement. Soyez clair, concis et précis, sans trop en dévoiler. Laissez planer le mystère pour susciter l’intérêt et la curiosité.
Donnez-lui envie de venir vous rencontrer au salon professionnel en lui mentionnant tout cadeau, offre promotionnelle ou jeu-concours que vous organisez et qui pourrait l’intéresser. Et tenez-vous-y !
5. Faites-le participer grâce à des appels à l’action percutants
Incluez un élément d’urgence pour l’inciter à confirmer rapidement sa présence. Une date butoir, un nombre de places limitées, par exemple.
Vous voudrez peut-être rediriger votre client vers votre site internet, où vous détaillerez un peu mieux l’événement. Ainsi, vous évitez d’écrire un courriel trop long, mais vous laissez une porte ouverte à plus d’informations, de quoi éveiller l’intérêt de votre lecteur. Un bouton d’appel à l’action (Call To Action) peut être une bonne idée, directement intégré au corps du courriel.
6. Rendez votre lettre d’invitation par courriel visuellement attrayante
Pour encourager vos destinataires à lire votre invitation, créez un contenu visuellement attractif. Une présentation soignée rehausse l’image de marque et donne envie de découvrir le message.
Concevez un design épuré et cohérent avec votre charte graphique pour un résultat élégant et professionnel. Positionnez stratégiquement le bouton d’appel à l’action afin d’optimiser les inscriptions et inciter vos lecteurs à passer à l’étape suivante.
Modèle de lettre d’invitation à un salon professionnel gratuit
Pour vous aider, voici un exemple d’invitation à un salon. Celui-ci s’adresse particulièrement aux clients de longue date, mais vous pouvez l’adapter en fonction des conseils ci-dessus pour tout type de prospect ou de client.
« Cher [nom du client].
Nous nous sentons privilégiés de vous compter parmi nos fidèles clients depuis [nombres d’années].
Prochainement, notre entreprise participera au [nom du salon professionnel], qui se déroulera le [date] à [ville].
C’est avec grand plaisir que nous aimerions vous inviter à venir nous visiter au stand d’exposition [numéro du stand d’exposition].
Vous serez intéressés, car [raison personnelle].
À titre de remerciement, l’équipe et moi vous remettrons sur place un cadeau de participation que vous apprécierez grandement. /À cet effet, nous organiserons un jeu-concours avec pour récompense un essai gratuit de [votre produit]. Nous serions ravis de vous compter parmi nous.
Les places étant limitées, nous vous remercions de confirmer rapidement votre présence avant le [date] afin que nous puissions vous envoyer votre carte d’accès gratuite.
Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec [nom du responsable] au [numéro de téléphone] ou par courriel via l’adresse [courriel].
Vous trouverez également sur notre site internet de plus amples renseignements, notamment à cette adresse : www.votresite.com/informations-sur-le-salon-professionnel
Au plaisir de vous voir
[Signature]
[Fonction/titre professionnel] ».
Quand expédier le courriel d’invitation ?
Nous vous suggérons d’expédier votre mail d’invitation suffisamment à l’avance. Généralement, il convient de contacter votre audience environ 6 semaines à l’avance pour les clients locaux et jusqu’à 2 mois avant l’événement pour le public international, de sorte qu’ils puissent s’organiser pour l’événement de leur côté.
Bien planifier l’utilisation de ses outils de communication événementielle — comme le courriel d’invitation — est d’ailleurs l’une des façons de réussir votre foire commerciale.
Relancer ou ne pas relancer après l’envoi de la lettre d’invitation professionnelle ?
Si vous êtes toujours sans réponse 1 semaine après l’envoi de votre mail d’invitation, vous pouvez relancer votre client.
Comment relancer le client ?
Vous pouvez autant le faire par courriel que par téléphone. Lorsque vous relancerez votre client, soyez chaleureux et ne tenez pas un discours trop vendeur. Ce n’est pas le but.
Cherchez plutôt à établir une relation qui dépasse le cadre prestataire/client.
En bref, soyez humain et parlez-lui en toute franchise et simplement. Parlez-lui comme si vous parliez à un ami tout en restant professionnel. Vous cherchez simplement à confirmer sa présence, pas à lui vendre votre produit ou votre service. Réservez plutôt ce travail pour le jour du salon professionnel.
Grâce à l’automatisation du marketing, vous pourrez surveiller les inscrits à votre événement et envoyer des courriels de relance à ceux qui ne se sont pas encore inscrits. Cela vous libérera pour vous concentrer sur l’organisation et la gestion de votre événement. Vous pouvez envoyer un autre courriel de rappel dans les deux semaines précédant l’événement, puis un ou deux jours avant la date limite d’inscription, pour encourager les destinataires à participer. Cependant, évitez de saturer leur boîte de réception, car cela pourrait les décourager.
Exemple de relance à une invitation professionnelle
“Cher [Prénom],
Nous avons remarqué que vous ne vous êtes pas encore inscrit(e) à [Nom de l’événement], qui aura lieu le [date] à [lieu]. Cet événement sera une occasion unique d'[énoncer l’intérêt ou l’objectif de l’événement].
Ne manquez pas cette opportunité de [participer à une conférence, réseauter avec des professionnels, découvrir les dernières tendances, etc.]. Nous avons prévu des interventions inspirantes, des ateliers interactifs et de nombreuses occasions de rencontres.
Pour vous inscrire et sécuriser votre place, cliquez sur le lien ci-dessous :
[Insérez le lien d’inscription]
Si vous avez des questions ou besoin d’aide, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serions ravis de vous accueillir à [Nom de l’événement] !
À bientôt,
[Signature]
[Fonction/titre professionnel]”
Envoyer un mail de confirmation d’inscription et de rappel
Pour les personnes qui se sont inscrites à l’événement, envoyez-leur une confirmation d’inscription. Vous pouvez aussi leur envoyer un rappel par courriel ou par SMS 24 heures avant le début de votre événement, surtout s’ils se sont inscrits longtemps à l’avance. Il arrive que les invités oublient la date et vous voulez éviter qu’ils ne ratent votre événement. Avec le marketing automation, vous pouvez utiliser des filtres avancés pour envoyer des emails supplémentaires de manière ciblée uniquement aux personnes inscrites.
Exemple de courriel de confirmation d’inscription à un événement
“Cher [Prénom],
Nous sommes ravis de vous confirmer votre inscription à [Nom de l’événement], qui aura lieu le [date] à [lieu]. Nous vous remercions de votre intérêt et de votre participation.
Voici quelques détails importants pour vous préparer à l’événement :
Programme : [Brève description du programme ou lien vers le programme complet].
Lieu : [Adresse complète du lieu].
Horaires : [Heure de début et de fin de l’événement].
Si vous avez des questions ou besoin de précisions supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter à [adresse e-mail ou numéro de téléphone].
Nous vous enverrons un rappel avec les détails pratiques 24 heures avant l’événement. En attendant, vous pouvez également consulter notre site web [insérez le lien] pour plus d’informations.
Encore une fois, merci de vous joindre à nous. Nous nous réjouissons de vous accueillir à [Nom de l’événement] !
À très bientôt,
[Signature]
[Fonction/titre professionnel]”
Exemple de rappel à envoyer à vos invités à l’approche de l’événement
“Cher [Prénom],
Nous tenons à vous rappeler que [Nom de l’événement] aura lieu dans [nombre de jours] jours, le [date] à [lieu]. Nous sommes ravis que vous fassiez partie de cet événement et nous espérons que vous êtes aussi impatient(e) que nous.
Voici quelques détails pour vous aider à vous préparer :
Lieu : [Adresse complète du lieu].
Heure de début : [Heure de début de l’événement].
Programme : [Brève description du programme ou lien vers le programme complet].
Consignes : [Par exemple, des consignes de sécurité, des conseils pratiques, des exigences spécifiques, etc.].
N’oubliez pas d’apporter [par exemple, votre billet électronique, une pièce d’identité, des cartes de visite, etc.].
Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à nous contacter à [adresse e-mail ou numéro de téléphone].
Nous sommes impatients de vous accueillir à [Nom de l’événement] !
À très bientôt,
[Signature]
[Fonction/titre professionnel]”
Comment répondre à un refus d’invitation professionnelle
Si vous recevez un refus à l’invitation professionnelle que vous avez envoyée, il est important d’y répondre de manière respectueuse et professionnelle. Voici 4 conseils pour formuler votre réponse :
- Commencez par remercier la personne pour sa réponse et le temps qu’elle a pris pour considérer votre invitation.
- Indiquez que vous comprenez les raisons du refus, qu’il s’agisse de contraintes d’emploi du temps ou autres.
- Mentionnez que vous seriez ravi de collaborer ou d’interagir avec la personne à l’avenir si une autre opportunité se présente.
- Clôturez votre message sur une note optimiste ou cordiale, souhaitant bonne chance ou succès à la personne dans ses projets.
Modèle de réponse à un refus d’invitation professionnelle
“Cher [Nom],
Merci pour votre réponse. Je comprends parfaitement que vous ne puissiez pas accepter mon invitation pour le moment. Je reste à votre disposition si une autre occasion de collaboration se présente à l’avenir.
Je vous souhaite beaucoup de succès dans vos projets.
Cordialement,
[Signature]
[Fonction/titre professionnel]”
En suivant ces conseils, vous montrez que vous respectez la décision de l’autre personne tout en maintenant une relation professionnelle positive.
Réussir votre salon professionnel à l’aide de la lettre d’invitation
Planifier efficacement votre prochaine exposition dans un salon professionnel ne doit pas être laissé au hasard. Pour attirer la foule et développer votre entreprise, nous vous invitons à utiliser la lettre d’invitation pour convier vos clients actuels à venir vous voir lors de votre prochain événement d’affaires.
Si vous vous y prenez à temps et de la bonne façon, fort est à parier que vous génèrerez un bon taux de réponse.
Nous vous souhaitons donc bon succès… et bonne rédaction !
