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Comment rédiger un mail d’invitation à un salon professionnel?

Toutes les raisons pour participer à un salon professionnel sont bonnes : gagner en visibilité, présenter ses produits et services, et même conquérir de nouveaux clients.

Mais encore faut-il que la foule soit au rendez-vous.

Aujourd’hui, nous vous proposons une façon de convaincre vos clients de venir vous voir lors de votre prochain événement d’affaires : le courriel d’invitation. Dans cet article, vous apprendrez pourquoi et comment rédiger un mail d’invitation à un salon professionnel.

Pourquoi envoyer un mail d’invitation pour un événement ?

La probabilité de vendre à un client existant est de 60 à 70 %. Or, la probabilité de vendre à un nouveau client est de « seulement » 5 à 20 %.

Simplement dit, inviter vos clients actuels à venir vous voir lors de votre prochain salon professionnel peut vous aider à attirer plus de trafic à votre stand d’exposition et à générer plus de ventes. Ces clients peuvent en parler autour d’eux, et l’opinion d’un client convaincu vaut toujours double pour un prospect.

C’est aussi une bonne façon de les fidéliser davantage et de développer une relation plus authentique et privilégiée avec eux. En contactant un client pour ce genre d’événement, vous lui rappelez votre existence et lui montrez que sa présence compte pour vous.

Même chose pour d’anciens clients : les contacter peut vous permettre de renouer avec eux et de les inciter à vous reconsidérer. Et s’ils ne se présentent pas le jour J, vous créez toujours une occasion de converser à nouveau grâce à ce mail d’invitation.

Puisqu’un salon professionnel demande un certain coût, il est donc important de solliciter le plus de monde possible pour le rentabiliser.

Mail d’invitation à un salon professionnel : conseils de rédaction

Rédiger un mail d’invitation à un salon professionnel demande quelques impératifs. Il faut soigner son message, bien le penser, et inclure tous les éléments essentiels à la bonne compréhension de l’événement.

Pour améliorer le taux d’ouverture de votre mail et maximiser autant que possible le nombre d’invitations, nous vous donnons 3 astuces.

Soyez concis

L’important est de répondre aux questions fondamentales : qui, quand, où, pourquoi.

  • Qui

Rappelez le nom de votre entreprise, insérez votre logo ainsi que vos informations de contact.

  • Quand

Précisez la date du salon et les horaires.

Incluez bien sûr le lieu où se tiendra l’événement et l’emplacement de votre stand d’exposition au sein du salon, son numéro, toute indication susceptible d’aider au maximum vos visiteurs.

  • Pourquoi

Au lieu de simplement faire part de votre présence, expliquez à votre interlocuteur en quoi sa présence sera bénéfique. Donnez des raisons pertinentes et précisez également la spécificité du salon.

Ces éléments clés constituent la base de ce qui doit être donné à votre public.

Accrochez l’intérêt

Une fois les informations de base posées dans votre courriel, il est temps de les étoffer. Un mail d’invitation à un salon professionnel ne peut pas se contenter d’être purement factuel : vous devez susciter l’intérêt de vos clients pour qu’ils s’y intéressent.

Un professionnel reçoit en moyenne 50 courriels par jour. Si vous n’êtes pas intéressant, vous ne serez tout simplement pas lu.

La première chose à faire, suivant cette logique, est de soigner l’objet du courriel. Rédigez un objet accrocheur et utilisez des mots clés et des images qui permettront à votre client de se reconnaître dès l’ouverture du mail d’invitation. Vous devez capter son attention dès le début.

Appuyez votre proximité avec votre client en mentionnant son prénom et son nom dès les premières lignes, ainsi que le nom de son entreprise. De la sorte, il se sentira concerné directement et sera plus susceptible de vous répondre s’il voit qu’il ne s’agit pas d’un courriel générique.

Donnez-lui envie de venir vous rencontrer au salon professionnel en lui mentionnant tout cadeau, offre promotionnelle ou jeu-concours que vous organisez et qui pourrait l’intéresser. Et tenez-vous-y !

Faites-le participer

Incluez un élément d’urgence pour l’inciter à confirmer rapidement sa présence. Une date butoir, un nombre de places limitées, par exemple.

Vous voudrez peut-être rediriger votre client vers votre site internet, où vous détaillerez un peu mieux l’événement. Ainsi, vous évitez d’écrire un courriel trop long, mais vous laissez une porte ouverte à plus d’informations, de quoi éveiller l’intérêt de votre lecteur. Un bouton d’appel à l’action (Call To Action) peut être une bonne idée, directement intégré au corps du mail.

Modèle d’invitation à un salon professionnel

Pour vous aider, voici un modèle d’invitation à un salon. Celui-ci s’adresse particulièrement aux clients de longue date, mais vous pouvez l’adapter en fonction des conseils ci-dessus pour tout type de prospect ou de client.

 

« Cher [nom du client].

Nous nous sentons privilégiés de vous compter parmi nos fidèles clients depuis [nombres d’années].

Prochainement, notre entreprise participera au [nom du salon professionnel], qui se déroulera le [date] à [ville].

C’est avec grand plaisir que nous aimerions vous inviter à venir nous visiter au stand d’exposition [numéro du stand d’exposition].

Vous serez intéressés, car [raison personnelle].

À titre de remerciement, l’équipe et moi vous remettrons sur place un cadeau de participation que vous apprécierez grandement. /À cet effet, nous organiserons un jeu-concours avec pour récompense un essai gratuit de [votre produit]. Nous serions ravis de vous compter parmi nous.

Les places étant limitées, nous vous remercions de confirmer rapidement votre présence avant le [date] afin que nous puissions vous envoyer votre carte d’accès gratuite.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec [nom du responsable] au [numéro de téléphone] ou par courriel via l’adresse [courriel].

Vous trouverez également sur notre site internet de plus amples renseignements, notamment à cette adresse : www.votresite.com/informations-sur-le-salon-professionnel

Au plaisir de vous voir

[Signature]

[Fonction/titre professionnel] ».

 

Quand expédier le mail d’invitation ?

Nous vous suggérons d’expédier votre mail d’invitation suffisamment à l’avance. Généralement, il convient de contacter votre audience environ 6 semaines à l’avance pour les clients locaux et jusqu’à 2 mois avant l’événement pour le public international, de sorte qu’ils puissent s’organiser pour l’événement de leur côté.

Bien planifier l’utilisation de ses outils de communication événementielle — comme le mail d’invitation — est d’ailleurs l’une des façons de réussir votre foire commerciale.

Relancer ou ne pas relancer après l’envoi du mail d’invitation ?

Si vous êtes toujours sans réponse 1 semaine après l’envoi de votre mail d’invitation, vous pouvez relancer votre client.

Comment relancer le client ?

Vous pouvez autant le faire par mail que par téléphone. Lorsque vous relancerez votre client, soyez chaleureux et ne tenez pas un discours trop vendeur. Ce n’est pas le but.

Cherchez plutôt à établir une relation qui dépasse le cadre prestataire/client.

En bref, soyez humain et parlez-lui en toute franchise et simplement. Parlez-lui comme si vous parliez à un ami tout en restant professionnel. Vous cherchez simplement à confirmer sa présence, pas à lui vendre votre produit ou votre service. Réservez plutôt ce travail pour le jour du salon professionnel.

Réussir votre salon professionnel à l’aide du mail d’invitation

Planifier efficacement votre prochaine exposition dans un salon professionnel ne doit pas être laissé au hasard. Pour attirer la foule et développer votre entreprise, nous vous invitons à utiliser le mail d’invitation pour convier vos clients actuels à venir vous voir lors de votre prochain événement d’affaires.

Si vous vous y prenez à temps et de la bonne façon, fort est à parier que vous génèrerez un bon taux de réponse.

Nous vous souhaitons donc bon succès… et bonne rédaction !