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Comment rédiger un mail d’invitation à un salon professionnel?

Toutes les raisons pour participer à un salon professionnel sont bonnes : gagner en visibilité, présenter ses produits et services et même conquérir de nouveaux clients.

Mais encore faut-il que la foule soit au rendez-vous.

Aujourd’hui, nous vous proposons une façon de convaincre vos clients de venir vous voir lors de votre prochain événement d’affaires : le mail d’invitation. Dans cet article, vous apprendrez pourquoi et comment rédiger un mail d’invitation à un salon professionnel.

Pourquoi envoyer un mail d’invitation pour un événement?

La probabilité de vendre à un client existant est de 60 à 70 %. Or, la probabilité de vendre à un nouveau client est de « seulement » 5 à 20 %.

Simplement dit, inviter vos clients actuels à venir vous voir lors de votre prochain salon professionnel peut vous aider à attirer plus de trafic à votre stand d’exposition et à générer plus de ventes. C’est aussi une bonne façon de les fidéliser davantage et de développer une relation plus authentique et privilégiée avec eux.

Modèle d’invitation à un salon professionnel

Rédiger un mail d’invitation à un salon professionnel n’est pas très compliqué. Il suffit de soigner son message, sa présentation et d’inclure certains éléments clés, dont les suivants :

  • la date de tenue du salon professionnel;
  • la ville dans laquelle le salon professionnel se déroulera;
  • le numéro de votre stand d’exposition;
  • et quelques autres petits points.

Sans plus tarder, voici donc un modèle d’invitation à un salon professionnel :

 

Cher [nom du client].

 

Nous nous sentons privilégiés de vous compter parmi nos fidèles clients depuis [nombres d’années].

Prochainement, notre entreprise participera au [nom du salon professionnel], qui se déroulera le [date] à [ville].

C’est avec grand plaisir que nous aimerions vous inviter à venir nous visiter au stand d’exposition [numéro du stand d’exposition].

À titre de remerciement, l’équipe et moi vous remettrons sur place un cadeau de participation que vous apprécierez grandement.

Les places étant limitées, nous vous remercions de confirmer rapidement votre présence avant le [date] afin que nous puissions vous envoyer votre carte d’accès gratuite.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec [nom du responsable] au [numéro de téléphone] ou par courriel via l’adresse [courriel].

Au plaisir de vous voir,

 

[Signature]

[Fonction/titre professionnel]

 

Mail d’invitation à un salon professionnel : conseils de rédaction

Pour améliorer le taux d’ouverture de votre mail et maximiser autant que possible le nombre d’invitations, nous vous donnons 4 astuces :

  1. rédigez un objet accrocheur et utilisez des mots-clés et des images qui permettront à votre client de se reconnaitre dès l’ouverture du mail d’invitation;
  2. suscitez l’intérêt de votre client en mentionnant son prénom et son nom dès les premières lignes;
  3. donnez-lui envie de venir vous rencontrer au salon professionnel en lui mentionnant tout cadeau, offre promotionnelle ou jeu-concours spécifique à vous qui pourrait l’intéresser;
  4. incluez un élément d’urgence pour l’inciter à confirmer rapidement sa présence.

Quand expédier le mail d’invitation?

Nous vous suggérons d’expédier votre mail d’invitation suffisamment d’avance. Généralement, il convient d’expédier le mail environ 6 semaines d’avance pour les clients locaux et jusqu’à 2 mois d’avance pour le public international.

Bien planifier l’utilisation de ses outils de communication événementielle — comme le mail d’invitation — est d’ailleurs l’une des façons de réussir votre foire commerciale.

Relancer ou ne pas relancer après l’envoi du mail d’invitation?

Si vous êtes toujours sans réponse 1 semaine après l’envoi de votre mail d’invitation, vous pouvez relancer votre client.

Comment relancer le client?

Vous pouvez autant le faire par mail ou par téléphone. Lorsque vous relancerez votre client, soyez chaleureux et ne tenez pas un discours trop vendeur. Cherchez plutôt à établir une relation qui dépasse le cadre prestataire/client.

En bref, soyez humain et parlez-lui en toute franchise et simplement. Parlez-lui comme si vous parliez à un ami tout en restant professionnel.

Réussir votre salon professionnel à l’aide du mail d’invitation

Planifier efficacement votre prochaine exposition dans un salon professionnel ne doit pas être laissé au hasard. Pour attirer la foule et développer votre entreprise, nous vous invitons à utiliser le mail d’invitation pour convier vos clients actuels à venir vous voir lors de votre prochain événement d’affaires.

Si vous vous y prenez à temps et de la bonne façon, fort est à parier que vous génèrerez un bon taux de réponse.

Nous vous souhaitons donc bon succès… et bonne rédaction!