Participer à un salon d’exposition professionnel est un excellent moyen de présenter ses produits, de développer sa clientèle et d’établir de nouveaux partenariats d’affaires. Mais encore faut-il bien se préparer pour en retirer tous les bénéfices.
Vous prévoyez participer à un salon professionnel prochainement? Ce petit guide vous permettra de bien planifier votre exposition.
12 mois avant le salon professionnel
La planification de votre exposition doit débuter bien avant la tenue du salon professionnel.
Environ 12 mois avant le grand jour, vous devez d’abord identifier les salons qui correspondent à votre secteur d’activité. Vous devez ensuite choisir le bon salon professionnel, celui qui cadre avec votre stratégie d’affaires globale.
Il vous faudra ensuite parler au personnel chargé de l’organisation afin qu’il vous transmette les statistiques du salon : le nombre d’exposants, le profil du public, les retombées possibles et d’autres renseignements pertinents.
Une fois votre salon choisi, procédez sans plus tarder à la réservation de votre emplacement, soit l’endroit où votre stand sera situé lors de l’événement. Étudiez le plan attentivement afin de faire le bon choix, car il peut faire toute la différence.
6 mois avant le salon professionnel
Vient ensuite le temps de rédiger votre cahier des charges. Ce précieux document vous permettra de débuter le processus d’appel d’offres auprès des différents fournisseurs dont vous aurez besoin. Il vous permettra en outre de définir vos exigences. Si celles-ci sont bien précises, il est conseillé de demander la conception d’un stand d’exposition sur mesure.
Votre stand d’exposition sera en quelque sorte la pièce maîtresse de l’exposition, car il sera votre principale vitrine commerciale durant l’événement. Et il est très important de réfléchir au type de kiosque qu’il vous faut. Pour vous faire aider, vous pouvez passer par des experts des stands d’exposition qui proposent leur expertise.
En général, un concepteur de stands d’exposition offre un service de gestion de projet. Celui-ci vous aidera à bien préparer le salon.
4 mois avant le salon professionnel
Près de 4 mois avant le salon professionnel, il vous faudra concevoir votre matériel de vente et vos articles promotionnels.
L’intervention d’un graphiste sera probablement nécessaire pour développer vos brochures, vos catalogues et vos cartes d’affaires si vous n’en avez pas déjà.
Certains créateurs et fabricants de stands d’exposition offrent aussi un service de design de stands d’exposition. Vous pourrez donc facilement leur confier la production de vos affiches, de vos bannières et le reste des éléments de branding dont vous aurez besoin.
Certains offrent aussi un service de location de mobilier d’exposition: chaises, tabourets, tables, éclairage, cafetières, etc.
3 mois avant le salon professionnel
Le grand jour approche. À cette étape, il est important de déterminer vos besoins en personnel. Qui vous accompagnera au salon? Combien de vendeurs? Quels représentants?
Établir vos besoins en personnel vous permettra aussi de former ces gens et de prévoir la logistique de transport et l’hébergement.
1 mois avant le salon professionnel
Il ne reste plus qu’un mois avant la tenue du salon.
Ici, il est recommandé de tester le bon fonctionnement du matériel audiovisuel dont vous vous servirez. Rien de plus dommage qu’un appareil électronique non fonctionnel.
Bien que la formation du personnel soit déjà entamée, n’hésitez pas à effectuer des simulations entre vous. Cela vous permettra de tester votre message de vente et votre offre de produits ou de services.
Sinon, assurez-vous de préparer tous les autres petits éléments ou fournitures essentiels : crayons, papiers, câbles connecteurs, nettoyants, voir même une petite trousse de premiers soins.
N’hésitez pas non plus à contacter votre fournisseur de stand d’exposition. Cela vous permettra de jeter un œil sur l’évolution du projet et de lui apporter des modifications, le cas échéant.
Quelques jours avant le salon professionnel
Le grand jour est à votre porte.
À cette étape, votre stand d’exposition devrait être prêt et sur le point de vous être acheminé sur place. Il ne restera plus qu’à le monter et à vous installer convenablement en vue de recevoir la clientèle d’affaires qui viendra vous visiter lors du salon.
Profitez de ce moment pour inspecter votre environnement d’accueil et effectuer les deniers petits ajustements nécessaires.
Planifier sa prochaine exposition dans un salon professionnel pour atteindre de nouveaux sommets d’affaires
Planifier son exposition dans un salon professionnel demande du temps et de la préparation. Mais vous verrez, s’il est fait correctement et progressivement, vous en sortirez gagnant.
Puis si vous avez besoin d’aide pour concevoir et fabriquer votre stand d’exposition, contactez-nous. Nous sommes toujours là pour vous aider.
Bon succès!