Participer à un salon d’exposition professionnel est un excellent moyen de présenter ses produits, de développer sa clientèle et d’établir de nouveaux partenariats d’affaires. Mais encore faut-il bien se préparer pour en retirer tous les bénéfices.

Vous prévoyez participer à un salon professionnel prochainement? Ce petit guide vous permettra de bien planifier votre exposition.

12 mois avant le salon professionnel

La planification de votre exposition doit débuter bien avant la tenue du salon professionnel.

Environ 12 mois avant le grand jour, vous devez d’abord identifier les salons qui correspondent à votre secteur d’activité. Vous devez ensuite choisir le bon salon professionnel, celui qui cadre avec votre stratégie d’affaires globale.

Il vous faudra ensuite parler au personnel chargé de l’organisation afin qu’il vous transmette les statistiques du salon : le nombre d’exposants, le profil du public, les retombées possibles et d’autres renseignements pertinents.

Une fois votre salon choisi, procédez sans plus tarder à la réservation de votre emplacement, soit l’endroit où votre stand sera situé lors de l’événement. Étudiez le plan attentivement afin de faire le bon choix, car il peut faire toute la différence.

6 mois avant le salon professionnel

Vient ensuite le temps de rédiger votre cahier des charges. Ce précieux document vous permettra de débuter le processus d’appel d’offres auprès des différents fournisseurs dont vous aurez besoin. Il vous permettra en outre de définir vos exigences. Si celles-ci sont bien précises, il est conseillé de demander la conception d’un stand d’exposition sur mesure.

Votre stand d’exposition sera en quelque sorte la pièce maîtresse de l’exposition, car il sera votre principale vitrine commerciale durant l’événement. Et il est très important de réfléchir au type de kiosque qu’il vous faut. Pour vous faire aider, vous pouvez passer par des experts des stands d’exposition qui proposent leur expertise.

En général, un concepteur de stands d’exposition offre un service de gestion de projet. Celui-ci vous aidera à bien préparer le salon.

4 mois avant le salon professionnel

Près de 4 mois avant le salon professionnel, il vous faudra concevoir votre matériel de vente et vos articles promotionnels.

L’intervention d’un graphiste sera probablement nécessaire pour développer vos brochures, vos catalogues et vos cartes d’affaires si vous n’en avez pas déjà.

Certains créateurs et fabricants de stands d’exposition offrent aussi un service de design de stands d’exposition. Vous pourrez donc facilement leur confier la production de vos affiches, de vos bannières et le reste des éléments de branding dont vous aurez besoin.

Certains offrent aussi un service de location de mobilier d’exposition: chaises, tabourets, tables, éclairage, cafetières, etc.

3 mois avant le salon professionnel

Le grand jour approche. À cette étape, il est important de déterminer vos besoins en personnel. Qui vous accompagnera au salon? Combien de vendeurs? Quels représentants?

Établir vos besoins en personnel vous permettra aussi de former ces gens et de prévoir la logistique de transport et l’hébergement.

1 mois avant le salon professionnel

Il ne reste plus qu’un mois avant la tenue du salon.

Ici, il est recommandé de tester le bon fonctionnement du matériel audiovisuel dont vous vous servirez. Rien de plus dommage qu’un appareil électronique non fonctionnel.

Bien que la formation du personnel soit déjà entamée, n’hésitez pas à effectuer des simulations entre vous. Cela vous permettra de tester votre message de vente et votre offre de produits ou de services.

Sinon, assurez-vous de préparer tous les autres petits éléments ou fournitures essentiels : crayons, papiers, câbles connecteurs, nettoyants, voir même une petite trousse de premiers soins.

N’hésitez pas non plus à contacter votre fournisseur de stand d’exposition. Cela vous permettra de jeter un œil sur l’évolution du projet et de lui apporter des modifications, le cas échéant.

Quelques jours avant le salon professionnel

Le grand jour est à votre porte.

À cette étape, votre stand d’exposition devrait être prêt et sur le point de vous être acheminé sur place. Il ne restera plus qu’à le monter et à vous installer convenablement en vue de recevoir la clientèle d’affaires qui viendra vous visiter lors du salon.

Profitez de ce moment pour inspecter votre environnement d’accueil et effectuer les deniers petits ajustements nécessaires.

Planifier sa prochaine exposition dans un salon professionnel pour atteindre de nouveaux sommets d’affaires

Planifier son exposition dans un salon professionnel demande du temps et de la préparation. Mais vous verrez, s’il est fait correctement et progressivement, vous en sortirez gagnant.

Puis si vous avez besoin d’aide pour concevoir et fabriquer votre stand d’exposition, contactez-nous. Nous sommes toujours là pour vous aider.

Bon succès!

Vous allez investir beaucoup d’énergie dans la participation de votre prochaine foire commerciale. À défaut de vous préparer adéquatement, vous pourriez bien rater d’importantes opportunités de vente ou de partenariat.

Chez totm exposition, nous avons votre succès à cœur.

Dans cet article, notre équipe spécialisée en conception de kiosques d’exposition vous donne quelques conseils pour réussir votre foire commerciale.

Élaborer un plan de match et des objectifs

Plus vous êtes préparé, plus vous augmentez vos chances de réussir votre foire commerciale. Une organisation déficiente sera mal perçue par les participants et pourra même déstabiliser votre équipe.

Pour assurer le succès de votre participation, vous devez notamment établir :

• le rôle et l’horaire de chacun des employés durant la foire commerciale;
• comment sera géré le kiosque, par quelles personnes et qui sera responsable de quoi.

Ne laissez rien au hasard. Vous devez aussi définir ce que vous espérez récolter de votre participation. Désirez-vous :

• bâtir votre notoriété,
• présenter un nouveau produit ou service,
• faire de nouvelles ventes,
• établir de nouveaux partenariats d’affaires,
• élucider les meilleures pratiques de vos concurrents?

La réponse à cette question vous permettra de vous fixer des objectifs qui guideront votre réussite. Elle vous permettra aussi de mesurer une partie de votre succès une fois la foire commerciale terminée.

Se doter du bon kiosque d’exposition

Pour réussir votre foire commerciale, vous devez également pouvoir compter sur un kiosque d’exposition fonctionnel et attirant.

La présentation de vos produits et services compte pour beaucoup. L’outil qui vous sert à les mettre de l’avant durant une foire commerciale, c’est votre kiosque.

3 types de kiosques s’offrent principalement à vous : stand sur mesure, stand modulaire et kiosque portable. Les 3 types ont leurs avantages.

Plus les éléments graphiques et la conception de votre kiosque d’exposition sont de qualité, et plus ils ont de l’impact et vous démarquent de la foule, plus vous augmentez vos chances de réussir votre foire commerciale.

Envisager les problèmes potentiels

Il est normal que des problèmes se produisent lors d’une foire commerciale. Coupure d’Internet, manque de fournitures, employé malade ou en retard, etc.

Lorsque ces aléas de la vie se présentent, l’important est de pouvoir compter sur un plan B efficace. Vous établir un plan de contingence et de gestion des risques avant l’événement vous aidera à réussir votre foire commerciale, car vous serez prêt à faire face aux imprévus.

Former les employés

Avant chaque match de sport, l’entraineur regroupe son équipe et lui indique comment va se dérouler la partie.

Vous devez faire de même avec vos employés. Plus ils sont prêts et formés, plus ils génèreront de succès.

Vous devez donc les former. Indiquez-leur les produits ou services les plus importants à promouvoir et les messages de vente clés. Faites des simulations de vente ou des jeux de rôle avec eux de manière à prévoir et contrecarrer les objections.

Plus votre équipe est heureuse et prête, plus vos prospects ont de chance de vouloir faire affaire avec vous.

Recueillir de l’information sur les clients potentiels

De nombreux prospects se présenteront à vous durant la foire commerciale. Toutes ces personnes ne sont pas nécessairement rendues à la même place dans leur parcours d’achat. Certaines seront encore à la prise d’information, d’autres à l’étape de la comparaison et certaines autres seront prêtes à acheter on-the-spot.

Écoutez ces gens et notez ce qu’ils vous disent. Cela vous permettra de mieux comprendre les besoins de vos clients et d’ajuster vos messages de vente en conséquence.

Toute cette information vous sera également utile lorsque vous serez rendu à faire un suivi avec eux. Les détails de la discussion vous permettront de personnaliser votre discours au moment de les recontacter une fois la foire commerciale terminée, ce qui risque de fortement les charmer.

Réussir sa foire commerciale et développer son entreprise

Alors, voilà comment vous réussirez votre prochaine foire commerciale. Nous espérons que vous prendrez plaisir à vous préparer et à mettre nos conseils en pratique.

Si vous envisagez participer à une foire commerciale, mais que vous n’êtes pas encore certain, nous vous invitions à lire notre article qui s’intitule 5 raisons pour lesquelles votre entreprise devrait participer à un salon professionnel. Nous sommes convaincus qu’il vous sera utile.

Dans un paysage hautement concurrentiel où les organisateurs d’événements doivent faire en sorte que leurs événements se démarquent, la conception de l’espace événementiel joue un rôle crucial dans la création d’une expérience mémorable pour les participants. 

Un espace événementiel bien conçu peut captiver et engager les participants, laissant une impression durable.

La tâche peut sembler ardue au premier abord, mais nous sommes là pour vous y aider !

Dans cet article, nous explorons quelques éléments clés et stratégies qui vous permettront de concevoir des espaces événementiels engageants qui auront un impact durable sur les participants à vos événements.

Ayez toujours en tête le but de l’événement

Avant de plonger dans le processus de conception, il est essentiel de comprendre le but et le public cible de l’événement.

S’agit-il d’une conférence professionnelle où le réseautage et le partage des connaissances sont primordiaux, ou d’un lancement de produit pour lequel la présentation de l’innovation est essentielle ?

 

Soyez clair sur le but et les objectifs de votre événement ; cela vous permettra de mettre en phase les différents éléments de design pour créer un environnement qui résonne avec vos participants.

Prenez en compte l’agencement du lieu et les flux de personnes

L’aménagement et la gestion des flux au sein de l’espace événementiel ont un impact significatif sur l’expérience des participants. Un aménagement bien conçu tient compte du mouvement des personnes, assurant une navigation facile et minimisant les goulets d’étranglement. Il n’y a rien de pire pour vos participants que de ne pas trouver facilement les toilettes ou de devoir faire la queue pendant 30 minutes pour pouvoir s’inscrire ou obtenir leurs badges.

L’analyse du comportement des participants et de leurs préférences peut vous aider à déterminer le meilleur agencement pour les zones d’inscription, les stands des exposants, les espaces de discussion et les zones de présentation. La création de cheminements clairs, l’utilisation de panneaux de signalisation et la mise en place de larges zones de repos peuvent améliorer les flux de personnes et l’expérience globale des participants.

Mêlez signalétique stratégique et image de marque

La signalisation et l’image de marque sont des outils puissants pour donner le ton et l’atmosphère d’un événement. Une signalétique bien pensée aide non seulement les participants à naviguer dans l’espace, mais renforce également l’identité de marque de l’événement.

Des éléments de signalisation et de marque personnalisés, tels que des bannières, des décalcomanies au sol et des affichages numériques, peuvent être stratégiquement placés pour créer un effet visuel particulier et transmettre des informations importantes. Une image de marque cohérente et visuellement attrayante dans tout l’espace événementiel contribue à créer une expérience harmonieuse et mémorable.

Misez sur l’éclairage et l’ambiance

L’éclairage joue un rôle essentiel dans la création de l’ambiance d’un événement. Des éléments d’éclairage soigneusement choisis peuvent créer un effet dramatique, mettre en évidence des zones clés ou encore évoquer des émotions spécifiques. 

 

Crédit photo : Pe Seth—Unsplash

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Utilisez une combinaison d’éclairage ambiant, d’accentuation et d’éclairage focalisé pour personnaliser différentes zones de l’espace événementiel. Par exemple, un éclairage tamisé peut créer une atmosphère intime dans un salon de réseautage, tandis qu’un éclairage lumineux et ciblé peut être utilisé pour mettre en valeur les présentations de produits. Expérimentez avec la couleur, l’intensité et les effets d’éclairage pour transformer votre espace événementiel en un environnement captivant.

Privilégiez les expériences audiovisuelles inédites

L’intégration d’éléments audiovisuels peut considérablement améliorer l’engagement des participants. Des systèmes audio de haute qualité assurent une communication claire pendant les présentations, tandis que de grands écrans LED ou des murs vidéo offrent un impact visuel.

Envisagez d’intégrer des écrans interactifs, des expériences de réalité augmentée ou de réalité virtuelle pour rendre l’espace événementiel plus interactif et inoubliable. Des éléments audiovisuels bien pensés vont capter l’attention des participants et créer des opportunités d’apprentissage immersif et d’expériences de réseautage.

Intégrez des éléments uniques et interactifs

Pour créer un espace événementiel digne d’intérêt, pensez à incorporer des fonctionnalités uniques et interactives qui suscitent la curiosité et encouragent la participation de vos invités. Les installations interactives, telles que les kiosques à écran tactile, les démonstrations en réalité virtuelle ou les zones de gamification, peuvent créer des expériences inoubliables et favoriser l’engagement.

 

Crédit photo : XR Expo — Unsplash

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Envisagez d’incorporer des photomatons ou des murs de médias sociaux pour encourager les participants à partager leurs expériences et à générer du buzz autour de l’événement.

Privilégiez confort et commodités

Les participants sont plus susceptibles d’être engagés et de rester plus longtemps dans un espace événementiel offrant confort et commodités.

Prêtez une attention particulière aux espaces dans lesquels les participants peuvent s’asseoir, en assurant un mélange de zones confortables pour le réseautage, la détente et les séances en petits groupes. Des bornes de recharge accessibles et une connexion Wi-Fi fiable sont des commodités essentielles pour les participants qui comptent plus que jamais sur leurs appareils électroniques. En outre, n’oubliez pas de mettre à disposition des stations d’eau potable, des zones de collations et des toilettes dans tout l’espace événementiel pour améliorer l’expérience globale des participants.

Enfin, pensez personnalisation et flexibilité

La personnalisation est essentielle pour créer un espace événementiel engageant. Pour rendre l’expérience des participants plus personnelle, offrez agendas personnalisés, horaires personnalisables ou encore badges nominatifs interactifs.

Des espaces flexibles qui peuvent être facilement reconfigurés pour accueillir différents types d’activités permettent aux organisateurs de s’adapter à l’évolution des besoins et des préférences des participants. Les espaces événementiels peuvent créer un sentiment d’appartenance et d’implication parmi les participants en offrant des options de personnalisation et d’adaptabilité.

En conclusion

Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un séminaire, d’un salon professionnel ou d’un rassemblement social, les événements sont des plateformes indispensables pour rassembler les gens. La conception d’un espace événementiel attrayant nécessite un examen attentif de l’objectif de l’événement, des préférences des participants et de l’expérience souhaitée.

De la disposition du lieu à la signalétique, ou encore l’éclairage créatif et les éléments interactifs, chaque aspect de la conception contribue à créer un environnement mémorable pour les participants. Les organisateurs d’événements peuvent améliorer l’expérience globale de l’événement et laisser une impression durable en se concentrant sur le confort des participants, la personnalisation du lieu et l’intégration de technologies innovantes.

C’est alors que l’espace événementiel devient plus qu’un simple lieu ; il se transforme en catalyseur d’inspiration, de connexion et d’engagement significatif.

 

Autheur: Véronique