Comment choisir l’équipe à envoyer à un salon professionnel ?

Lorsque vous vous préparez à exposer dans un salon professionnel, il y a un million de choses auxquelles vous devez penser : réserver l’emplacement pour votre stand, payer tous les frais administratifs, la conception même de votre stand, les accès Internet dont vous allez avoir besoin, le nombre de prises électriques, le mobilier, les écrans et les présentations qui vont y être montrées, les goodies, etc.

Un élément très souvent oublié ou traité à la dernière minute est l’équipe que vous allez envoyer pour représenter l’entreprise. C’est une erreur, car les membres de votre équipe, plus que tout autre chose, peuvent faire passer le bon (ou le mauvais) message ! Ils sont vos ambassadeurs de marque les plus importants, et vous devez donc prêter grande attention à qui vous envoyez !

Dans cet article, nous allons partager quelques conseils pour vous aider à envoyer la meilleure équipe possible à votre prochain salon.

Conseil #1 : Choisissez les profils les plus adaptés

L’équipe que vous allez envoyer va représenter l’image de la société au cours du salon professionnel. Il est donc crucial de choisir les meilleurs profils.

Tout d’abord, vous devez décider de la taille de l’équipe. Cela dépend grandement de la taille de votre stand, dans la mesure où vous ne voulez pas que celui-ci apparaisse surpeuplé de vendeurs en chasse ou, au contraire, vide et en sous-effectif.

Une autre considération à prendre en compte est le nombre de visiteurs que vous espérez sur votre stand. Si vous envoyez un effectif trop réduit, les membres de votre équipe risquent de se retrouver épuisés et ne seront pas au sommet de leur forme, car ils devront courir dans tous les sens pour s’occuper de tout. Comme vous le savez, jamais rien ne se passe comme prévu lors d’une exposition, et votre équipe va devoir s’occuper d’un million de choses. Et vous ne voulez certainement pas que la fatigue les pousse à parler un peu sèchement à des clients potentiels ou à manquer de précieuses opportunités.

D’un autre côté, vous ne voulez pas envoyer toute une armée de collaborateurs, car certains seront inévitablement inutiles et contribueront à augmenter vos coûts pour zéro résultat (cet excellent article de Christophe Depernet vous expliquera comment calculer le retour sur investissement de votre salon et pourquoi la taille de votre équipe est un paramètre important).

Crédit photo : Randy Fath—Unsplash

Puis, vous allez devoir choisir les profils les plus appropriés. Par exemple, si vous présentez des produits techniques/technologiques, vous allez avoir besoin de gens qui connaissent toutes les spécificités desdits produits, et qui peuvent donner les bonnes explications en utilisant des termes simples. Mais ces experts ne sont pas toujours très à l’aise lorsqu’il s’agit d’interagir avec des personnes qu’ils ne connaissent pas. C’est donc pour cela que vous allez avoir besoin de vos meilleurs vendeurs sur place. Cela vous permettra de vous assurer que les prospects reçoivent l’accueil et l’attention nécessaires et qu’ils pourront être présentés au personnel technique compétent.

En fonction de la taille de votre stand (et aussi de votre budget), vous aurez peut-être également besoin d’hôtes/hôtesses dont la fonction sera d’accueillir les visiteurs sur votre stand et de leur offrir un rafraîchissement pendant qu’ils attendent qu’un vendeur soit disponible (cela, bien entendu, si votre stand est pris d’assaut, ce que nous vous souhaitons de tout cœur !).

Conseil #2 : Formez votre équipe

Peut-être pensez-vous qu’il n’est pas utile de former plus avant vos équipes pour qu’ils puissent représenter votre entreprise de la meilleure façon possible. Après tout, ils travaillent avec vous depuis ce qui semble être une éternité.

Malheureusement, dans le feu de l’action, il est très facile d’oublier des choses que vous avez apprises il y a des années et que vous pensez maîtriser !

Du coup, n’oubliez pas de créer des documentations de support pour leur donner tous les détails possibles sur l’événement qui se profile : à quel salon professionnel vous les envoyez, où il se tient, le but de votre présence à ce salon, les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe, ainsi que toute documentation pertinente sur l’entreprise et sur les produits/services qu’ils vont être en charge de présenter aux prospects.

Crédit photo : Jason Goodman—Unsplash

Créez une mini-présentation (le fameux « elevator pitch ») que votre équipe pourra utiliser pour attirer rapidement l’attention des visiteurs. N’oubliez pas que le discours de vente lors d’un salon se déroule de façon fondamentalement différente d’un dîner d’affaires ou d’une visite dans les locaux du prospect. Vos vendeurs doivent pouvoir attirer les visiteurs sur votre stand et les retenir pour leur présenter votre offre de produits/services de façon plus élaborée.

Il est également primordial de démarrer la phase de formation au moins 3 mois avant l’événement pour que votre équipe ait le temps de digérer toutes les informations que vous allez leur fournir. De surcroît, cela leur permettra de vous faire part de problèmes potentiels que vous pourrez alors résoudre avant le jour J.

Conseil #3 : Offrez le support nécessaire avant et pendant le salon

En dehors des présentations de l’entreprise et des produits/services, vous devez fournir à votre équipe toutes les informations concernant leur déplacement. Cela inclut toutes les informations pertinentes sur le voyage (numéro du vol, carte d’embarquement, numéros des sièges, location de véhicule, etc.), sur leur hébergement sur place (nom et adresse de l’hôtel, distance par rapport au centre de congrès, etc.), indemnité de repas, etc.

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Une fois sur place, assurez-vous qu’ils peuvent rentrer en contact avec une personne de l’entreprise qui pourra leur venir en aide s’ils rencontrent un (gros) problème. Ils doivent être suffisamment autonomes pour que vous n’ayez pas à leur tenir la main en permanence, mais ils n’auront pas toujours le pouvoir ou les moyens nécessaires pour résoudre certains problèmes.

Donc, fournissez-leur toutes les informations nécessaires pour qu’ils puissent contacter les personnes qui pourront les aider en cas de besoin.

Conseil #4 : Débriefez !

Un élément souvent omis par les organisateurs est de récupérer les remarques et les impressions de l’équipe concernant le salon. Vos collaborateurs doivent être capables de vous dire ce qui s’est bien passé, et ce qui peut être amélioré. Pour donner un exemple, vous avez peut-être choisi ce qui vous paraissait l’emplacement idéal d’après les plans fournis par l’organisateur du salon. Mais vous n’avez pas vu que votre stand sera en partie bloqué par un pilier énorme qui empêche une circulation fluide tout autour.

Ou peut-être avez-vous pensé que c’était une bonne idée de choisir un emplacement le plus proche possible d’une des salles de conférence ? Mais, du coup, vous ne vous êtes pas rendu compte que les allées étaient quelque peu étroites et que les personnes se rendant aux conférences ne seraient pas capables de bien voir votre stand à cause du flot de personnes bloquant les allées à cet endroit.

Vous pouvez également envoyer à votre équipe une enquête afin qu’ils puissent partager leur retour d’expérience. Cela devrait vous permettre de déterminer s’ils ont eu l’impression d’avoir reçu une formation suffisante pour les aider à être performants lors du salon, ou ce qui aurait pu être fait de façon différente ou plus efficace.

Crédit photo : Jason Goodman—Unsplash

Enfin, il est primordial de faire un suivi avec les équipes commerciales pour vous assurer qu’ils s’occupent bien des leads collectés durant le salon. Bien trop souvent, ces leads sont oubliés par les équipes qui retournent à leurs occupations habituelles dès leur retour du salon et n’assurent pas le suivi des prospects qu’ils ont rencontrés.

En conclusion

De nombreux paramètres doivent être pris en compte lorsque vous construisez l’équipe qui va représenter votre entreprise lors de votre prochain salon professionnel.

N’oubliez pas que votre équipe est l’image de votre entreprise ! Vous devez leur donner tous les outils nécessaires pour qu’ils puissent gérer les problèmes qui peuvent (et vont) arriver lors d’un salon. Ils doivent également se sentir valorisés et soutenus.

Mais si vous choisissez les bonnes personnes et leur fournissez les outils et l’aide appropriés, votre salon ne peut être qu’un succès !

Pour aider vos équipes à attirer plus facilement les visiteurs, totm exposition peut rendre votre stand unique pour capter l’attention des prospects. Contactez-nous si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter !