Chaises de bureaux dans un open-space

Comment faire face au manque actuel de ressources dans l’industrie événementielle ?

Dans notre article de janvier, nous évoquions 5 tendances pour l’industrie de l’événementiel en 2022. Une de ces tendances était que diverses pénuries allaient avoir un impact sur la conception même des événements. Tout ce qui se passe sur la scène internationale concoure à augmenter les tensions sur les chaînes d’approvisionnement et nous constatons de plus en plus de pénuries de produits, ainsi qu’une plus grande difficulté pour les entreprises à recruter. Bien entendu, l’industrie événementielle n’est pas épargnée.

Tout au début, tout le monde espérait que ces problèmes allaient se résoudre relativement vite. Mais voilà, nous sommes déjà en juillet, et l’impact des pénuries se fait toujours sentir.

Dans cet article, nous allons évoquer les pénuries de main-d’œuvre et de produits, pourquoi elles sont apparues, et enfin vous donner quelques conseils pour vous permettre de gérer ces manques au mieux. 

La pénurie de main-d’œuvre

La pénurie de main-d’œuvre est probablement une des conséquences les plus visibles de l’épidémie de COVID-19. Tout un chacun en fait l’expérience au quotidien, ne serait-ce qu’en voyant toutes les affiches sur les vitrines des restaurants et magasins qui annoncent « On recrute ! ». En général, les organisateurs d’événements sont plutôt efficaces lorsqu’il s’agit de faire en sorte que ce manque de main-d’œuvre ne soit pas flagrant pour leurs invités. Mais ils peinent désormais à garder le même niveau de qualité alors que moins de personnes travaillent sur leurs événements.

Panneau recherche emploi

Crédit photo : Nathan DumlaoUnsplash

Les raisons de la pénurie

Avec l’épidémie de COVID-19, conférences et autres rencontres en présentiel ont été purement et simplement annulées, les lieux événementiels ont dû fermer leurs portes pour une longue période, et les salariés de l’industrie événementielle ont été mis en chômage technique ou carrément licenciés. De nombreuses personnes ont donc dû chercher un travail dans d’autres secteurs moins touchés.

La pandémie a également obligé beaucoup de gens à réévaluer leurs priorités, et les emplois offrant des possibilités de travail à distance ont été les grands gagnants. Et si certains acteurs de la filière événementielle peuvent de fait travailler à distance (par exemple, les organisateurs d’événements), de nombreux autres ne peuvent pas (par exemple, les serveurs ou les conducteurs de camions). Le secteur de l’hôtellerie, en particulier, n’offre habituellement pas beaucoup d’opportunités de travail à distance, ce qui explique probablement pourquoi les employés de ce secteur l’ont quitté en masse (voir la « Grande Démission » de 2020-2021). Ce secteur a également mauvaise réputation en ce qui concerne la façon dont les salariés sont généralement traités : bas salaires, beaucoup d’heures, peu d’avantages, etc. Il n’est donc pas surprenant d’apprendre que 47 % des personnes travaillant dans le secteur de l’hôtellerie ont démissionné ou ont prévu de le faire dans un avenir proche.

Quelques conseils pour gérer le problème

Conseil # 1 : Revoyez vos critères de choix de prestataires et partenaires. 

Choisissez de travailler avec des entreprises qui apprécient leurs employés et les paient correctement. Le coût sera peut-être plus élevé, mais ces entreprises vous fourniront une meilleure qualité de service. Faire quelques sacrifices dans d’autres domaines vous prouvera que vous n’avez pas besoin de tant de choses pour organiser un événement de grande qualité et que ce n’est pas important pour vos participants tant que leur expérience est bonne. Et si vous avez besoin d’idées pour optimiser votre budget, nous avons ce qu’il vous faut ici.

Conseil # 2 : Acceptez les changements

Vous plaindre de la pénurie de main-d’œuvre ne résoudra pas vos problèmes les plus urgents. Au contraire, acceptez le fait que ceci pourrait être votre nouvelle réalité et commencez à réfléchir à des stratégies pour résoudre votre problème. Cela peut prendre plusieurs formes : proposer des salaires plus élevés pour les profils que vous avez vraiment besoin de trouver, offrir des horaires plus flexibles, plus d’avantages, etc. Cela peut signifier embaucher moins de personnes à un salaire plus élevé, car ils seront peut-être plus performants de toute façon. Vous devrez peut-être également augmenter vos prix pour essayer de compenser et rester rentable. En gros, changez votre perspective.

Conseil # 3 : Communiquez !

Préparez psychologiquement vos invités à une diminution des services en communiquant plus que jamais. Expliquez-leur ce qui se passe et ce que cela signifie en termes de services. Informez-les le plus tôt possible si certains services auxquels ils étaient habitués avant la pandémie ne sont désormais plus disponibles (par exemple, le nettoyage quotidien des chambres d’hôtel) or si ces services sont réduits (moins d’options pour la nourriture, par exemple).

Conseil # 4 : Soyez créatifs. 

Par exemple, pourquoi ne pas sortir des sentiers battus pour vos recrutements, en ouvrant vos annonces aux personnes plus âgées ou avec des handicaps ?

Les problèmes sur la chaîne logistique et pénuries de matériaux/produits

Il paraît évident à tout le monde que, depuis le début de la pandémie, nous faisons face à un sérieux problème sur la chaîne d’approvisionnement : des rayons vides dans les magasins, des délais importants lorsqu’il s’agit de faire des rénovations, des prix qui flambent, etc.

Tout cela a des impacts majeurs sur l’industrie de l’événementiel, qui doit faire face à des hausses de prix pour la nourriture, les matériaux, le transport, etc., mais aussi à des pénuries de puces électroniques qui ont un effet sur les événements hybrides et virtuels.

Les raisons de la pénurie

Les confinements de 2020 et 2021 ont occasionné de nombreuses perturbations, qui sont toujours ressenties par l’industrie événementielle en 2022. Maintenant que les confinements ont été levés, tout le monde est impatient de retrouver « leur vie d’avant », et la demande a explosé alors même que la chaîne logistique n’a toujours pas récupéré.

La pandémie est certes à l’origine de tous ces soucis sur la chaîne d’approvisionnement, mais d’autres événements comme la guerre en Ukraine, les pénuries de main-d’œuvre, ou les soucis de transport (envoyer un conteneur d’Asie vers les États-Unis coûte désormais 5 fois plus qu’avant la pandémie) ont pris le relais. Tout cela fait monter les prix et augmente les délais de distribution.

Nombreux conteneurs dans un port

Crédit photo : Erik OdiinUnsplash

Quelques conseils pour gérer le problème

Conseil # 1 : Développez de nouveaux partenariats.

Cultivez une relation de proximité avec vos fournisseurs et étendez votre réseau. En effet, travailler avec plusieurs fournisseurs différents peut vous aider à éviter certaines pénuries. Communiquez avec eux très en amont de votre processus de planification et soyez transparent. Prêtez également une grande attention à leurs avertissements en termes d’allongement de certains délais d’approvisionnement.

Conseil # 2 : Soyez encore plus proactif.

Planifiez très en amont par rapport à ce que vous aviez l’habitude de faire, tout particulièrement pour les produits qui seront difficiles à obtenir. Faites des stocks et achetez plus que ce dont vous avez strictement besoin lorsqu’il s’agit de cadeaux, ou d’éléments vitaux à votre événement. Et ne misez pas tout sur vos fournisseurs, ils ne seront peut-être pas capables de vous fournir l’impossible et de le livrer à J+1 ! Enfin, ajoutez au moins 10 % à votre budget habituel pour prendre en compte les (mauvaises) surprises.

Conseil # 3 : Faites une revue détaillée de votre événement.

Faites un audit approfondi de tous les éléments de votre événement pour voir ceux qui ont le plus de risques d’être impactés par les problèmes d’approvisionnement. Mettez en place des solutions de rechange. Vous aurez peut-être besoin de plus qu’un plan B ! Il pourrait s’agir du lieu que vous aimez tellement qui ne peut vous accueillir avant 2023. Prévoyez un lieu de secours et même une option en ligne, juste au cas où.

Conseil # 4 : Soyez transparents avec vos participants et vos exposants. 

Ils sont bien au fait des difficultés d’approvisionnement, car ils les vivent au quotidien. Informez-les de tout ce qui se passe et de ce que cela pourra signifier pour votre prochain événement.

En conclusion

La pandémie de COVID-19 et d’autres événements plus récents ont compliqué la vie de nombreuses personnes et secteurs économiques. L’industrie événementielle n’a pas été épargnée et doit faire face à des augmentations de coûts de main-d’œuvre, de location de lieux, de production, d’hôtellerie et de transport, ainsi que des dépenses plus élevées en termes de technologie et de sécurité, tout en devant gérer une baisse du niveau de service.

Dans le même temps, les participants sont impatients de retrouver les événements en présentiel et s’attendent plus ou moins au même niveau de service qu’avant la pandémie. Il est donc plus important que jamais pour tous les acteurs de l’industrie de l’événementiel d’être très réactifs et de s’adapter aux changements.

Travailler en partenariat avec des fournisseurs qui communiquent et mettent en avant des attentes et délais réalistes peut constituer une des façons pour les professionnels de l’événementiel de s’assurer du succès de leurs événements quand les perturbations sont inévitables.

Chez totm exposition, nous communiquons constamment avec nos clients pour assurer le succès de leurs projets. Nous travaillons également avec un réseau étendu de fournisseurs fiables qui nous aident à faire avancer les choses.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter !