Vous êtes sur le point de rédiger une lettre d’invitation pour votre foire commerciale? Toutes les raisons pour participer à un salon professionnel sont bonnes : gagner en visibilité, présenter ses produits et services, et même conquérir de nouveaux clients. Mais encore faut-il que la foule soit au rendez-vous.
Aujourd’hui, les experts de totm exposition vous expliquent comment convaincre vos clients de venir vous rencontrer grâce à un courriel d’invitation bien rédigé. Nous vous proposons également un modèle gratuit prêt à l’emploi pour vous aider à augmenter facilement votre taux de réponse.
Pourquoi envoyer une invitation pour un salon professionnel ou une foire internationale ?
Participer à un salon professionnel international, une foire commerciale ou une exposition B2B représente un investissement important. Envoyer une invitation bien rédigée à vos clients, partenaires et visiteurs professionnels permet non seulement d’augmenter le trafic vers votre stand, mais aussi d’améliorer significativement votre retour sur investissement.
D’ailleurs, les chiffres parlent d’eux-mêmes : la probabilité de vendre à un client existant est de 60 à 70 %, tandis que celle de vendre à un nouveau client tombe entre 5 et 20 %. Inviter vos clients actuels est donc l’un des moyens les plus efficaces pour générer des conversations, des occasions d’affaires et des ventes directement sur votre kiosque.
L’invitation joue aussi un rôle stratégique en vous permettant de :
- Fixer des rendez-vous à l’avance pour garantir un flux de visiteurs qualifiés à votre kiosque.
- Préqualifier vos visiteurs, afin de concentrer votre temps sur les prospects les plus pertinents.
- Maximiser l’investissement de votre salon en attirant davantage de participants réellement intéressés par votre offre.
En bref, une invitation bien pensée transforme votre présence au salon en un moment fort de votre développement commercial et non en simple participation passive.
À qui envoyer votre demande d’invitation pour un salon professionnel ?
Une demande d’invitation pour un salon professionnel n’a de valeur que si elle est envoyée aux bonnes personnes. En ciblant les bons contacts, vous augmentez vos chances de conclure des rencontres stratégiques.
Voici les publics prioritaires à inviter :
Vos clients actuels
Avec un taux de conversion de 60 à 70 %, vos clients existants sont les invités les plus rentables. Les rencontrer en personne renforce la relation, favorise la fidélisation et crée des opportunités de ventes supplémentaires.
Les prospects chauds
Ceux qui ont téléchargé un document, demandé une soumission ou visité vos pages produits récemment. Le salon devient alors un prétexte parfait pour créer un RDV et transformer leur intérêt en décision.
Vos partenaires commerciaux
Invitez vos fournisseurs, partenaires technologiques et collaborateurs clés. Un salon est l’occasion idéale pour renforcer les liens et présenter vos nouveautés.
Les distributeurs et revendeurs
Ils jouent souvent un rôle central dans votre développement commercial. Une rencontre en salon permet d’aborder les nouveautés, conditions commerciales ou opportunités internationales.
Les journalistes et médias spécialisés
Une invitation personnalisée peut générer des retombées presse importantes durant la foire ou dans les semaines suivantes. Idéal pour renforcer votre visibilité dans une foire commerciale ou une exposition B2B.
Les acheteurs internationaux
Dans le cadre d’une demande d’invitation pour un salon international, ce sont des contacts prioritaires. Ils viennent pour découvrir de nouveaux produits, comparer les fournisseurs et nouer des partenariats stratégiques.
7 règles pour rédiger une bonne invitation pour un salon
L’objectif de votre lettre est de capter l’attention, donner envie de se déplacer et optimiser le trafic vers votre stand. Voici les 7 règles pour créer un email percutant.
1. Soyez clair et concis
Votre destinataire doit comprendre instantanément :
- Qui organise l’événement (votre entreprise + logo)
- Quand se déroule le salon (date, horaires, jours)
- Où vous trouver (nom de l’événement + numéro du stand)
- Pourquoi il devrait venir (offres, nouveautés, avantages)
2. Choisissez un objet accrocheur pour augmenter le taux d’ouverture
Votre objet doit donner envie de cliquer :
- Mentionner le nom du salon
- Ajouter un bénéfice ou une exclusivité
- Utiliser un ton personnalisé si possible
3. Personnalisez votre invitation pour créer de la proximité
Incluez le nom du destinataire, son entreprise, et même un élément personnalisé :
- une interaction passée
- un besoin connu
- un intérêt spécifique
Une invitation générique est vite ignorée. Un message personnalisé crée un sentiment d’importance.
4. Mettez en avant les avantages concrets pour les visiteurs
Expliquez clairement ce qu’ils vont gagner :
- Découvrir un produit avant-première
- Tester une nouveauté
- Profiter d’un cadeau exclusif
- Participer à un concours ou une démo
- Obtenir un rendez-vous prioritaire
5. Utilisez des appels à l’action puissants (CTA)
Incitez à l’inscription ou à la prise de rendez-vous :
- “Réservez votre accès gratuit”
- “Confirmez votre présence avant le [date]”
- “Prenez un rendez-vous avec notre équipe sur place”
Un CTA clair augmente significativement votre taux de réponse.
6. Soignez le visuel et la mise en page de votre email
Un bon design renforce votre image professionnelle :
- Mise en page aérée
- Visuels cohérents avec votre identité
- Bouton CTA bien visible
- Section pratique (date + lieu + plan du kiosque)
Une lettre ou email visuellement attrayant rend la lecture agréable et améliore la mémorisation.
7. Ajoutez un suivi automatique pour maximiser les réponses
Pour maximiser les confirmations, programmez :
- un rappel aux non-inscrits
- un email de confirmation
- un rappel 24 h avant l’événement
Avec un bon suivi, vous augmentez le trafic réel à votre stand et optimisez votre investissement dans le salon.
Exemples d’invitations pour un salon professionnel (modèles gratuits)
1. Modèle d’invitation pour un salon international
Objet : Invitation exclusive – Retrouvez-nous au [Nom du Salon International] à [Ville]
Bonjour [Prénom],
Nous avons le plaisir de vous inviter à nous rencontrer lors du [Nom du Salon International], l’un des plus grands événements B2B de notre secteur. Le salon se tiendra du [dates], et notre équipe vous accueillera au stand [numéro].
Vous pourrez découvrir :
- Nos nouveautés présentées en avant-première,
- Des démonstrations exclusives,
- Des solutions adaptées aux marchés internationaux.
Nous serions ravis d’échanger avec vous sur vos projets et de vous présenter nos innovations.
👉 Confirmez votre présence ici : [lien]
Au plaisir de vous rencontrer à [Ville] !
Cordialement,
[Nom + Fonction]
[Entreprise]
[Coordonnées]
2. Modèle d’invitation pour prospects froids
Objet : Découvrez nos solutions au [Nom du Salon] – Invitation
Bonjour [Prénom],
Nous participerons au [Nom du salon] le [date], et nous aimerions vous inviter à venir découvrir nos solutions au stand [numéro].
Même si nous n’avons pas encore eu l’occasion d’échanger, votre entreprise pourrait bénéficier de :
- [Avantage/bénéfice clé 1],
- [Avantage/bénéfice clé 2],
- Un accès à nos experts sur place.
L’événement est une excellente occasion de faire connaissance et d’explorer des pistes de collaboration.
👉 Réservez votre accès gratuit : [lien]
Au plaisir de vous rencontrer !
Bien cordialement,
[Nom + Fonction]
[Entreprise]
3. Modèle VIP (clients importants ou partenaires clés)
Objet : Invitation VIP – Rencontre privilégiée au [Nom du Salon]
Bonjour [Prénom],
En tant que partenaire privilégié, nous serions honorés de vous accueillir lors du [Nom du Salon] le [date]. Un accès VIP vous sera réservé, ainsi qu’un moment d’échange personnalisé avec notre direction.
Au programme :
- Présentation confidentielle de nos nouveautés
- Démonstrations privées
- Discussion stratégique sur vos projets
Votre présence compte beaucoup pour nous.
👉 Merci de confirmer votre participation ici : [lien]
Dans l’attente du plaisir de vous recevoir.
Chaleureusement,
[Nom + Fonction]
[Entreprise]
4. Modèle pour prise de rendez-vous au stand
Objet : Réservez votre rendez-vous au stand [numéro] – [Nom du Salon]
Bonjour [Prénom],
Le [Nom du Salon] approche, et notre agenda se remplit rapidement. Pour mieux vous accueillir, nous vous proposons de réserver un créneau de rencontre personnalisé directement sur notre stand [numéro].
Lors de votre rendez-vous, vous pourrez :
- Présenter vos besoins à un expert,
- Assister à une démonstration dédiée,
- Obtenir une recommandation adaptée.
👉 Choisissez votre horaire ici : [lien Calendly / lien RDV]
Nous serions ravis de vous rencontrer sur place !
Bien à vous,
[Nom + Fonction]
[Entreprise]
Quand envoyer un mail d’invitation pour un salon professionnel ?
Le timing d’envoi d’un courriel pour un salon professionnel est important dans le taux d’ouverture et le taux de participation. Une invitation envoyée trop tôt risque d’être oubliée ; trop tard, elle laisse peu de temps aux visiteurs pour s’organiser. Une bonne planification pré-salon vous permet de maximiser l’impact de votre communication.
4 à 8 semaines avant l’événement : le moment idéal
Pour la majorité des salons professionnels, envoyer votre invitation entre 4 et 8 semaines avant l’ouverture est la stratégie la plus efficace. Cela laisse à vos visiteurs le temps de :
- planifier leur déplacement,
- bloquer une plage horaire pour vous rencontrer,
- s’inscrire ou demander une accréditation si nécessaire.
2 mois avant pour un salon international
Pour une foire internationale ou un salon nécessitant un déplacement en avion, l’invitation doit partir 6 à 10 semaines avant. Ce délai supplémentaire permet aux visiteurs professionnels d’organiser :
- leur voyage,
- leur hébergement,
- leurs rendez-vous sur place.
Relance 1 : à 2 ou 3 semaines de l’événement
Une fois l’invitation initiale envoyée, prévoyez un rappel doux pour :
- rappeler votre présence,
- confirmer le numéro de votre stand,
- inciter les visiteurs à réserver un créneau.
Relance 2 : 2 à 4 jours avant l’ouverture
Ce rappel final est très efficace, car il touche les visiteurs en phase active de planification.
L’objectif est de rester en tête de liste au moment où ils construisent leur parcours de visite.
Exemple de relance après une invitation à un salon professionnel
Modèle d’email – Relance visiteurs salon
Objet : Nous serions ravis de vous rencontrer au [Nom du salon]
Bonjour [Prénom],
Nous vous avons récemment invité(e) à venir nous rencontrer au [Nom du salon professionnel], qui aura lieu le [date] à [lieu]. Comme l’événement approche, je souhaitais simplement vous rappeler que notre équipe sera présente au stand [numéro] pour présenter [bénéfice principal : nouveauté, démonstration, offre exclusive].
Si vous souhaitez planifier un moment précis avec nous, vous pouvez réserver une plage horaire ici :
👉 [Lien de prise de rendez-vous]
N’hésitez pas à nous confirmer votre présence ou à nous poser vos questions.
Au plaisir de vous accueillir lors du salon !
Bien cordialement,
[Signature]
Comment répondre à un refus d’invitation
Si vous recevez un refus à l’invitation professionnelle que vous avez envoyée, il est important d’y répondre de manière respectueuse et professionnelle. Voici 4 conseils pour formuler votre réponse :
- Commencez par remercier la personne pour sa réponse et le temps qu’elle a pris pour considérer votre invitation.
- Indiquez que vous comprenez les raisons du refus, qu’il s’agisse de contraintes d’emploi du temps ou autres.
- Mentionnez que vous seriez ravi de collaborer ou d’interagir avec la personne à l’avenir si une autre opportunité se présente.
- Clôturez votre message sur une note optimiste ou cordiale, souhaitant bonne chance ou succès à la personne dans ses projets.
Exemple de réponse à un refus – Invitation à un salon professionnel
Bonjour [Nom],
Merci beaucoup pour votre réponse. Je comprends parfaitement que vous ne puissiez pas être présent(e) au [Nom du salon professionnel / foire professionnelle] cette année.
Ce sera pour nous une occasion manquée de vous rencontrer, mais j’espère que nous aurons l’opportunité d’échanger lors d’un prochain événement ou à une autre date qui vous conviendra mieux.
N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez obtenir des informations sur nos nouveautés, nos démonstrations ou les projets que nous présenterons prochainement.
Au plaisir de collaborer ensemble dans le futur,
[Signature]
[Fonction / Titre professionnel]
Prêt à réussir votre prochain salon professionnel ?
Rédiger une invitation efficace pour un salon fait partie intégrante d’une véritable stratégie de communication. Une invitation claire, personnalisée et bien structurée peut faire toute la différence pour attirer les bons visiteurs, remplir votre agenda de rendez-vous qualifiés et maximiser le ROI de votre participation.
Et pour aller encore plus loin, n’hésitez pas à vous appuyer sur l’expertise de totm exposition. Nous vous accompagnons dans la création de stands performants et dans toute la logistique nécessaire pour réussir vos salons, au Canada comme à l’international.
Vice-présidente | Cofondatrice de totm exposition