Catégorie : Techniques

L’affichage dynamique numérique fait désormais partie de nos vies. Partout où l’on va — salons professionnels, aéroports, centres commerciaux, restaurants, etc. —, on croise maintenant des bornes numériques.

L’utilisation de panneaux de signalisation numérique semble particulièrement avantageuse lors d’une foire commerciale. Voyons ensemble pourquoi borne numérique et salon commercial vont bien ensemble.

Qu’est-ce que l’affichage dynamique numérique ?

L’affichage dynamique numérique, également connu sous le nom de signalisation numérique, se définit comme l’utilisation d’écrans numériques pour diffuser du contenu multimédia. Il s’agit d’une solution interactive et innovante, qui permet de capter l’attention des visiteurs grâce à des visuels captivants, du contenu mis à jour en temps réel, et des éléments interactifs. Dans le contexte des salons professionnels, l’affichage numérique offre une manière moderne et flexible de se démarquer en créant des stands plus attractifs et interactifs.

5 avantages de la signalisation numérique pour un salon professionnel

L’utilisation de l’affichage dynamique dans un salon professionnel présente plusieurs avantages.

1. La signalisation numérique pour mieux accueillir vos clients

Les clients n’aiment pas attendre. Parfois, quelques minutes d’attente suffisent pour faire quitter un client de votre commerce.

Au moment de planifier votre prochain salon professionnel, dotez-vous entre autres de 2 choses :

• un kiosque d’exposition de qualité ;
• des bornes numériques.

Disposer une borne numérique à l’entrée de votre kiosque d’exposition aura pour effet de rendre le temps d’attente de vos visiteurs plus agréable. Un écran numérique attire naturellement l’attention grâce à sa capacité à diffuser du contenu multimédia. Vos visiteurs seront plus enclins à patienter si des écrans muraux diffusent des vidéos, du contenu varié ou d’autres informations.

Alors que vous êtes momentanément indisponible, vos bornes numériques divertiront vos clients.

2. L’affichage numérique pour communiquer plus efficacement

Vous songez à offrir un éventail de promotions exclusives durant votre prochaine foire commerciale ? Véhiculez vos offres spéciales via une borne numérique.

Les bornes numériques, comme les panneaux d’affichage, sont excellentes pour mettre en évidence vos promotions, car l’affichage dynamique de ce genre de signalisation permet de capter facilement l’attention des visiteurs. Il permet en plus de diffuser une succession de messages de manière complètement autonome.

Les bornes numériques sont aussi bien utiles pour transmettre des informations en direct. Par exemple, si vous organisez un jeu-concours en salon, vous pourrez aisément faire la promotion de votre concours et annoncer le gagnant avec la borne numérique.

Les exposants peuvent ainsi personnaliser leur affichage pour s’adapter à leurs besoins spécifiques, que ce soit pour présenter des produits, annoncer des événements ou interagir avec les visiteurs via des bornes interactives.

3. L’affichage dynamique pour une expérience plus immersive

L’affichage numérique dans un salon permet également d’offrir une expérience plus immersive et interactive. Les visiteurs sont encouragés à interagir avec les écrans tactiles, à découvrir de nouvelles informations via des vidéos ou des animations, ou à participer à des jeux concours directement depuis les bornes. Cela améliore considérablement l’engagement et permet aux exposants de se démarquer de la concurrence. Les écrans numériques modernisent les lieux en créant une ambiance plus technologique et innovante, tout en offrant une expérience visuelle captivante.

4. La signalisation numérique pour faire des économies d’argent

Les bornes numériques ne servent pas qu’à accueillir, divertir et communiquer. Elles contribuent aussi à vous faire réaliser des économies de coûts qui sont parfois substantielles.

« Comment ? », demandez-vous.

C’est bien simple : la signalisation numérique élimine les coûts reliés à l’impression de matériel promotionnel.

Le contenu de vos bornes numériques peut être mis à jour n’importe quand. Ce faisant, il peut s’adapter rapidement aux fluctuations de prix, aux ruptures de stock ou aux arrivages de produits.

L’affichage numérique élimine les frais d’impression, mais aussi le délai requis pour les produire et les mettre à jour.

5. La signalisation numérique : un affichage plus écoresponsable

Vous vous en doutez probablement, les bornes numériques sont aussi très écoresponsables. La production de matériel imprimé consomme beaucoup de ressources et d’énergie : de l’eau, de l’encre, du papier, des solvants, etc.

La borne de signalisation, elle, utilise une technologie d’éclairage au DEL, qui ne consomme que très peu d’énergie. La signalisation numérique vous aidera donc à réduire l’empreinte en gaz à effet de serre (GES) de votre entreprise.

5 façons de tirer parti de l’affichage numérique dans un salon

L’affichage numérique est un outil puissant dans le contexte d’un salon professionnel. Il permet d’attirer l’attention des visiteurs, de diffuser du contenu pertinent et d’améliorer l’expérience globale de l’événement. Pour en tirer le meilleur parti, il est important de bien planifier son utilisation et de l’intégrer stratégiquement dans votre stand.

1. Placer les écrans de manière stratégique

L’emplacement des écrans d’affichage numérique joue un rôle crucial dans l’efficacité de votre stand. Un écran bien positionné, par exemple à l’entrée du stand, peut capter immédiatement l’attention des visiteurs et les inciter à découvrir davantage. Il est également intéressant de placer des écrans à des points de passage fréquentés, où ils seront visibles pour un plus grand nombre de personnes.

De plus, intégrer des bornes interactives ou des écrans tactiles à différents endroits de votre stand permet aux visiteurs d’interagir directement avec le contenu que vous proposez. Cela peut inclure la consultation de fiches produits, la participation à des sondages ou encore la découverte d’informations complémentaires sur vos services.

2. Adapter le contenu aux visiteurs

L’un des grands avantages de l’affichage numérique est la flexibilité qu’il offre en termes de contenu. Vous pouvez personnaliser les messages en fonction des différents moments de la journée ou des différents types de visiteurs que vous souhaitez cibler. Par exemple, vous pouvez programmer l’affichage de promotions spécifiques durant les heures de pointe ou diffuser des vidéos de démonstration lorsque les visiteurs sont plus disponibles pour interagir avec votre stand.

Les contenus vidéo sont particulièrement efficaces pour capter l’attention. Ils permettent de présenter vos produits ou services de manière dynamique tout en racontant une histoire qui capte l’imagination des visiteurs. Assurez-vous que vos vidéos sont courtes, percutantes et alignées sur l’objectif principal de votre présence au salon.

3. Interagir avec les visiteurs grâce aux bornes numériques

Les bornes numériques et les écrans interactifs offrent une occasion unique de créer des interactions directes avec les visiteurs. Ces dispositifs permettent aux passants d’explorer eux-mêmes les offres et services de l’entreprise, tout en s’engageant dans une expérience plus immersive. Par exemple, une borne interactive peut proposer un jeu concours où les visiteurs participent pour gagner un prix en entrant leurs coordonnées directement sur l’écran.

L’aspect interactif peut également être exploité pour collecter des informations précieuses sur les visiteurs. En proposant des sondages ou des formulaires directement sur les écrans, vous pouvez recueillir des données importantes sur leurs besoins et attentes, tout en leur offrant une expérience ludique et engageante.

4. Dynamiser votre stand avec du contenu en temps réel

L’affichage numérique vous permet de diffuser du contenu en temps réel, ce qui est un avantage majeur pour réagir rapidement aux besoins de l’événement. Par exemple, vous pouvez afficher l’agenda des démonstrations ou annonces importantes directement sur les écrans. Ce type d’affichage dynamique permet de garder les visiteurs informés tout au long de la journée et de maintenir leur intérêt.

Les informations diffusées peuvent inclure des annonces sur les prochains événements dans votre stand, comme des présentations de produits ou des discussions en direct avec des experts. Cela encourage les visiteurs à revenir à votre stand à des moments clés, ce qui maximise leur engagement.

5. Utiliser les données et l’analyse pour optimiser l’engagement

Les solutions d’affichage numérique modernes sont souvent équipées de logiciels permettant de suivre les interactions des visiteurs avec les écrans et de mesurer l’efficacité des contenus diffusés. Ces données peuvent être utilisées pour ajuster les messages en temps réel et améliorer l’impact de votre signalisation.

Par exemple, si vous constatez que certains contenus attirent plus l’attention que d’autres, vous pouvez les promouvoir davantage pour maximiser leur visibilité. De plus, la collecte de données via des bornes interactives vous permet d’ajuster votre stratégie de communication en fonction des centres d’intérêt et des comportements observés sur le salon.

Comment créer de bons contenus pour l’affichage numérique dynamique dans un salon ?

Créer un contenu efficace pour l’affichage numérique dans un salon demande de bien comprendre les attentes des visiteurs et d’utiliser les bons formats pour capter leur attention. Le contenu doit être visuellement attractif, facile à comprendre, et capable de susciter l’engagement. Voici quelques éléments clés pour maximiser l’impact de vos contenus.

1. Prioriser les visuels attractifs

Le premier élément qui attire l’œil des visiteurs dans un salon est le visuel. Votre contenu doit être conçu pour capter l’attention rapidement et efficacement. Utilisez des couleurs vives et des images de haute qualité pour rendre votre contenu plus attrayant. Les animations et les vidéos sont particulièrement efficaces pour ajouter une dimension dynamique à votre signalisation.

Les images doivent être pertinentes et en accord avec le message que vous souhaitez véhiculer. Par exemple, pour présenter un produit, optez pour des photos détaillées montrant son utilisation ou ses avantages. Évitez le texte trop dense et préférez des messages courts, clairs et percutants, qui peuvent être assimilés en quelques secondes.

2. Utiliser des vidéos courtes et percutantes

Les vidéos sont un format particulièrement efficace dans les salons professionnels, car elles permettent de raconter une histoire visuelle tout en captant l’attention des visiteurs plus longtemps. Cependant, il est important de garder vos vidéos courtes (30 à 60 secondes maximum) et centrées sur un message clé. Les visiteurs d’un salon sont souvent pressés, donc chaque seconde compte.

Présentez des démonstrations de produits, des témoignages de clients, ou encore des vidéos d’animation pour expliquer vos services de manière claire et engageante. Un bon exemple serait une vidéo montrant l’utilisation de vos produits en conditions réelles, ce qui aide les visiteurs à mieux comprendre leur utilité et leurs avantages.

3. Intégrer des éléments interactifs pour capter l’attention

Les bornes interactives et écrans tactiles sont un excellent moyen d’engager directement les visiteurs. En permettant aux passants d’interagir avec votre contenu, vous les incitez à passer plus de temps sur votre stand et à explorer davantage vos produits ou services.

Vous pouvez, par exemple, intégrer des jeux concours sur un écran tactile, permettant aux visiteurs de gagner un prix en interagissant avec le contenu. Ou encore proposer un sondage rapide pour recueillir des avis tout en offrant un cadeau en échange. L’interactivité augmente non seulement l’engagement, mais elle permet aussi de récolter des informations précieuses sur vos prospects.

4. Créer un message clair et structuré

Le contenu diffusé sur un écran numérique doit être immédiatement compréhensible. Vos messages doivent être concis, précis et orientés sur les bénéfices. Un affichage numérique efficace ne surcharge pas les visiteurs d’informations, mais présente un message clair et structuré.

Segmentez les informations en petites sections pour que les visiteurs puissent facilement en assimiler le contenu. Utilisez des titres accrocheurs et des sous-titres pour organiser les idées, et accompagnez-les d’éléments visuels qui renforcent le message. Une succession de messages simples est plus percutante que des blocs d’informations complexes.

5. Exploiter le format audio

L’ajout d’audio à l’affichage dynamique numérique peut être une bonne idée, mais il doit être utilisé avec précaution. Dans un environnement de salon souvent bruyant, l’audio peut aider à capter l’attention des visiteurs qui se trouvent à proximité de l’écran. Cependant, il est essentiel de régler le volume de manière à ne pas déranger les autres exposants ou visiteurs. L’audio peut être particulièrement efficace pour des annonces courtes ou des présentations, mais il doit rester complémentaire aux visuels afin de ne pas surcharger l’expérience. L’important est d’offrir une expérience harmonieuse qui ne distrait pas du contenu visuel.

La signalisation numérique : un outil de communication tout-en-un

La signalisation numérique est une façon plus agréable et écolo de communiquer ce que vous avez à transmettre lors d’une foire commerciale. C’est aussi un bon moyen de faire des économies d’argent et de réduire la quantité de ressources que vous consommez.

Mais surtout, les bornes numériques sont le meilleur moyen de capter l’attention des participants. Nous vous invitons fortement à vous y intéresser.

Vous êtes à la recherche d’un fabricant de stands d’exposition ? Chez totm exposition, nous sommes notamment spécialisés dans la fabrication de stands sur mesure, de stands modulaires et de kiosques portables. Visitez notre site Web pour en savoir plus ou parcourez notre page services pour découvrir comment nous pouvons vous aider à réussir votre prochain événement commercial.

De nos jours, l’importance de l’expérience de marque ne peut être sous-estimée. Cette notion englobe l’ensemble des interactions et des perceptions qu’un client peut avoir avec une entreprise. L’opinion et les comportements de votre clientèle à l’égard de votre entreprise sont influencés par ce qu’elle vit, perçoit et ressent lorsqu’elle est en contact avec votre marque. L’image mentale qu’elle se fait de votre marque influence donc la relation qu’elle entretient avec vous et, conséquemment, votre réputation et vos revenus.

Pour lui plaire, la séduire et l’attirer vers vous, il convient de créer une expérience de marque solide. Cet article vous guidera à travers les différentes facettes de l’expérience de marque, son importance, ses avantages, et comment la créer efficacement. Pour finir, nos fabricants de stands d’exposition vous donnent quelques conseils pour créer une expérience de marque à couper le souffle dans le cadre d’un salon professionnel.

Qu’est-ce que l’expérience de marque ?

L’expérience de marque est l’ensemble des émotions et des perceptions qu’un consommateur ressent envers votre marque lorsqu’il entre en contact avec elle. Cela inclut chaque interaction, qu’elle soit directe ou indirecte. L’expérience de marque englobe vos produits, vos services, vos publicités, votre service à la clientèle, votre réputation et le bouche-à-oreille vis-à-vis de votre marque.

Elle se distingue de l’expérience client, car l’expérience de marque vise à améliorer la perception de l’individu envers vous, qu’il soit déjà client ou non. Elle ne se limite pas aux moments d’achat ou d’utilisation du produit, mais s’étend à toutes les impressions laissées par vos efforts marketing et communicationnels.

Pour résumer, l’expérience de marque est un concept holistique qui cherche à créer une image de marque cohérente et positive à travers tous les points de contact, afin de fidéliser non seulement les clients existants, mais aussi d’attirer de nouveaux clients potentiels.

Pourquoi l’expérience de marque est-elle importante ?

L’expérience de marque joue un rôle crucial dans la perception globale qu’ont les clients d’une entreprise. Elle permet à votre client ou à votre prospect de développer un attachement émotionnel envers vous. Une bonne expérience de marque peut transformer des clients satisfaits en ambassadeurs enthousiastes, tandis qu’une mauvaise expérience peut nuire gravement à la réputation de la marque. Elle contribue donc à faire rayonner votre marque et à la développer.

Les avantages d’une création d’expérience de marque forte

Une expérience de marque bien conçue offre de nombreux avantages qui peuvent transformer la perception et la performance de votre entreprise. Voici les principaux bénéfices.

Augmenter la fidélité client

Une expérience de marque positive génère des émotions positives chez les clients, créant ainsi un lien émotionnel fort et une certaine loyauté envers la marque. Les clients fidèles sont non seulement plus susceptibles de revenir, mais ils sont également moins sensibles aux actions de la concurrence. La fidélité des clients réduit les coûts d’acquisition de nouveaux clients et augmente la valeur à vie des clients existants.

Se différencier et créer un avantage concurrentiel

Dans un marché saturé, une expérience de marque unique et mémorable permet de se différencier. Les marques qui investissent dans une expérience de marque forte attirent l’attention et se démarquent, même dans des secteurs très compétitifs. Cet avantage concurrentiel est crucial pour attirer de nouveaux clients et maintenir la pertinence sur le marché.

Attirer l’attention via le bouche-à-oreille

Les clients satisfaits partagent leurs expériences positives avec leur réseau, amplifiant ainsi la portée de votre marque. Le bouche-à-oreille est l’une des formes de marketing les plus puissantes et les plus crédibles, car il repose sur la recommandation personnelle. Une expérience de marque exceptionnelle incite les clients à devenir des ambassadeurs de la marque, contribuant ainsi à une croissance organique.

Accroître la valeur perçue de la marque et son impact

Une expérience de marque exceptionnelle peut justifier des prix plus élevés en augmentant la valeur perçue de vos produits ou services. Les clients sont prêts à payer plus pour une marque qui leur offre une expérience supérieure et une satisfaction émotionnelle. La perception de qualité et de valeur est renforcée par une expérience de marque cohérente et bien orchestrée.

Augmenter l’engagement et l’interaction

Une expérience de marque engageante encourage les clients à interagir davantage avec la marque, que ce soit en ligne ou en personne. Les interactions fréquentes et positives renforcent la relation client-marque, augmentant ainsi l’engagement. Enfin, un engagement accru conduit à une meilleure connaissance de la marque et à une plus grande probabilité de conversion.

Créer une meilleure expérience de marque en 6 étapes

La mise en marché de produits et services innovants est un des principaux piliers de l’expérience de marque. Mais pour arriver à développer une meilleure expérience de marque, il convient également d’étudier sa marque afin de bien définir vos stratégies de communication et de marketing.

1. Connaître sa marque, sa raison d’être et ses concurrents

Identifiez clairement ce que votre marque représente, sa mission et sa raison d’être. Cette fondation est essentielle pour toutes les actions futures.

Faites une analyse concurrentielle pour comprendre vos concurrents en profondeur. Analysez leurs stratégies, leurs points forts et leurs faiblesses pour identifier les opportunités et menaces pour votre marque.

Recueillez des informations sur le marché et les tendances pour mieux comprendre l’environnement dans lequel votre marque évolue.

2. Identifier les objectifs et valeurs de la marque et du client

Établissez des objectifs clairs pour votre marque en termes de notoriété, de perception d’image de marque et de performance. Clarifiez les valeurs fondamentales de votre marque et assurez-vous qu’elles résonnent avec celles de votre audience cible.

Veillez à ce que les valeurs et les objectifs de la marque soient bien alignés avec les attentes et les valeurs de vos clients pour créer une connexion authentique.

3. Identifier les points de contact

Identifiez tous les points de contact entre la marque et les clients, de la première interaction à l’après-vente. Ils peuvent être très variés: publicité, sites web, réseaux sociaux, courriels ou encore événements et animations dans les salons professionnels.

Une fois identifiés, évaluez chaque point de contact pour s’assurer qu’il offre une expérience positive et cohérente. Améliorez les points de contact en fonction des feedbacks clients et des meilleures pratiques de l’industrie.

4. Créer des stratégies de marketing de contenu cohérentes entre elles et authentiques

Développez une stratégie de contenu et de communication qui reflète les valeurs et l’identité de la marque. Cela inclut les blogues, les réseaux sociaux, les publicités et plus encore. Assurez-vous que chaque interaction avec la marque laisse une bonne impression, du design du site web à la qualité du service client.

Soyez authentique et humain dans toutes vos communications. Les clients apprécient la transparence et les marques qui montrent une véritable humanité. Et n’oubliez pas qu’une expérience de marque cohérente à travers tous les points de contact renforce la confiance et la crédibilité de la marque. Diffuser visuellement votre identité à travers toutes vos communications. Ainsi, les clients savent à quoi s’attendre et peuvent compter sur une qualité constante, ce qui renforce leur confiance en la marque.

5. Raconter une histoire

Dans votre contenu et vos communications, utilisez le storytelling pour créer une connexion émotionnelle avec votre audience. Racontez l’histoire de votre marque, ses origines, ses défis et ses succès. À nouveau, assurez-vous que l’histoire racontée est cohérente sur tous les canaux de communication. Créez des campagnes qui résonnent émotionnellement avec votre audience, en utilisant des récits authentiques et engageants.

6. Mettre en place des indicateurs de performance à évaluer continuellement

Identifiez les indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer l’efficacité de votre stratégie d’expérience de marque. Cela peut inclure la satisfaction client, le Net Promoter Score (NPS), la fidélité client et les taux de conversion.

L’amélioration de la stratégie d’expérience de marque est un processus continu d’optimisation basé sur le suivi des KPIs pour visualiser les performances et identifier les points à améliorer. Évaluez régulièrement les progrès et ajustez les stratégies selon les résultats. Comparez vos performances à celles des concurrents et aux standards de l’industrie pour repérer les opportunités d’amélioration. Ce cycle doit être permanent pour s’adapter aux comportements des clients et aux évolutions du marché.

Exemples de stratégie d’expérience de marque réussie

Apple, reconnue pour sa communauté fidèle, place le consommateur au centre de sa stratégie. Ses clients, prêts à payer plus pour la qualité et les valeurs de la marque, se sentent connectés émotionnellement à Apple. Par exemple, Apple a utilisé des vidéos tournées par de vrais clients pour montrer l’intégration de l’iPhone dans leur vie quotidienne, consolidant ainsi le lien émotionnel avec son public.

Netflix offre une expérience de marque exceptionnelle grâce à la personnalisation de son contenu via un algorithme sophistiqué. La plateforme adapte les films et séries aux goûts des abonnés, permet de reprendre le visionnage interrompu, et met en avant les tendances actuelles. Netflix utilise aussi Instagram pour engager son public en partageant des vidéos bonus et des extraits exclusifs.

IBM se distingue par sa stratégie d’expérience de marque en combinant des événements comme IBM Think et sa participation à des salons comme le CES. Ces événements présentent ses innovations via des conférences et des démonstrations interactives, renforçant sa position de leader et créant des opportunités de collaboration. Cette approche atteint une audience globale et renforce les relations avec clients et partenaires.

Comment créer une expérience de marque unique lors d’un événement ?

Les salons professionnels sont une excellente opportunité de créer des expériences de marque mémorables. Pour être efficace, l’expérience de marque dans le cadre d’un salon professionnel doit inclure toutes les manières dont votre client entrera en contact avec vous, du début à la fin du parcours d’achat.

Dotez-vous d’un kiosque d’exposition séduisant

En salon, votre kiosque d’exposition est le premier point de contact avec un client, et peut-être le seul. Pour attirer plus de trafic, votre kiosque d’exposition, qu’il soit un stand sur mesure, un kiosque portable ou un stand modulaire, doit donc, dès le premier coup d’œil, être plaisant et attirant.

Son design doit être unique et représentatif de votre ADN de marque. Vos bannières publicitaires et les messages qui les accompagnent doivent l’être également. Tous les éléments qui accompagnent votre marque doivent avoir le même langage.

Votre équipe compte aussi pour beaucoup dans l’expérience de marque. Ses membres doivent être courtois, souriants, dynamiques, chaleureux et habillés convenablement.

Ce qui se passe avant, pendant et après le processus de vente est ce qui restera gravé dans la tête de votre client. Donnez la priorité à l’expérience plutôt qu’aux ventes.

Encouragez les visiteurs à interagir avec votre marque

Les salons professionnels sont l’occasion parfaite pour le client d’interagir avec votre produit ou service.

Votre produit ou service répond à un besoin. Il résout assurément un problème. Lequel est-il ? Votre expérience de marque en salon doit mettre cet élément en évidence.

Votre client doit en avoir la démonstration lorsqu’il interagit avec votre produit ou service. Procurez-lui une expérience agréable et mémorable.

Embauchez des conférenciers et des influenceurs

Embaucher un conférencier renommé ou faire intervenir des influenceurs est aussi une bonne façon de créer une expérience de marque dont votre clientèle se souviendra.

Même si votre équipe est experte en la matière, un conférencier ou un influenceur possède souvent un charisme plus développé ou un petit je-ne-sais-quoi très convaincant.

Les conférenciers et les influenceurs ont aussi souvent un talent inné pour interagir avec la foule.

L’expérience de marque en salon, vous et vos clients

Prendre le temps de comprendre tous les éléments qui constituent une expérience de marque globale est essentiel. L’expérience de marque que vous offrez à votre clientèle n’est pas un luxe, c’est un effort conscient et un investissement que vous faites pour générer plus de succès et occuper une place plus importante dans le cœur et la tête de votre client.

Pour en savoir plus sur le sujet, nous vous invitons à lire notre article sur le marketing expérientiel. Vous pouvez aussi prendre contact avec notre équipe si vous souhaitez créer des stands d’exposition attractifs et cohérents avec votre expérience de marque pour vos salons.

Le marketing expérientiel est une stratégie de marketing avant-gardiste largement utilisée par les entreprises et les marques pour établir des liens émotionnels durables avec leurs consommateurs. Dans un paysage marketing en perpétuelle évolution, cette technique est même devenue indispensable pour captiver et fidéliser.

De nombreuses solutions existent pour mettre en place un marketing expérientiel de qualité auprès de vos prospects et clients. Dans cet article, nos concepteurs en stands d’exposition sur mesure vous expliquent comment la création d’un parcours expérientiel unique peut vous aider à vous démarquer et créer une connexion unique avec vos clients.

Qu’est-ce que le marketing expérientiel : définition et objectifs

Le marketing expérientiel, aussi appelé marketing d’expérience ou marketing d’engagement, est une technique de marketing axée sur la création d’expériences mémorables pour les consommateurs. Cette approche révolutionnaire vise à créer des expériences sensorielles, émotionnelles et interactives qui vont au-delà de la simple acquisition de produits ou de services. Elle cherche à susciter des émotions authentiques en proposant aux clients des moments significatifs et uniques avec la marque. L’objectif ultime du marketing expérientiel est de renforcer la fidélité, la reconnaissance et la crédibilité de la marque auprès des consommateurs grâce à des expériences positives et inoubliables

L’utilisation du marketing expérientiel peut être très avantageuse pour les entreprises et les marques. Si elle est correctement mise en œuvre, le marketing expérientiel peut aider à améliorer la notoriété de marque, à renforcer la fidélité des consommateurs et à susciter de l’intérêt pour les produits.

Les 4 éléments clés pour une stratégie efficace de marketing expérientiel

L’engagement du consommateur avec les marques est un élément clé pour renforcer le lien et favoriser la fidélité. Pour y parvenir, il est crucial de créer des contextes de rencontre mémorables et enrichissants pour les consommateurs. Le marketing expérientiel et l’activation expérientielle sont l’une des clés du succès pour atteindre cet objectif.

1. Immersion sensorielle

L’expérience sensorielle vise à stimuler les sens des consommateurs. Cela peut se manifester à travers des expériences visuelles captivantes, des sons, des odeurs et des textures particulières et même des saveurs exquises. En activant plusieurs sens, les marques peuvent créer des expériences multisensorielles qui laissent une impression durable.

2. Interaction

Le marketing expérientiel encourage une interaction active entre la marque et les consommateurs. Plutôt que d’être de simples spectateurs, les clients sont invités à participer activement à l’expérience. Cela peut prendre la forme de jeux, de défis, de démonstrations interactives, de sondages en temps réel ou d’autres activités engageantes qui favorisent un lien plus étroit entre la marque et son public.

3. Personnalisation

Chaque individu est unique, et le marketing expérientiel reconnaît cette diversité en proposant des expériences personnalisées. En utilisant les données clients et les technologies de personnalisation, les marques peuvent adapter leurs expériences pour répondre aux besoins, aux préférences et aux intérêts spécifiques de chacun. Cela crée un sentiment de connexion personnelle et renforce l’engagement à long terme.

4. Authenticité

Les consommateurs d’aujourd’hui recherchent des expériences sincères et authentiques, loin des stratégies promotionnelles superficielles. Les marques qui parviennent à créer des expériences véritablement authentiques, qui reflètent leurs valeurs et leur identité de manière transparente, sont celles qui réussissent le mieux à établir des relations de confiance avec leur public.

Quels sont les avantages du marketing d’expérience ?

Les activations expérientielles doivent être créatives, pertinentes et en adéquation avec les attentes du public cible pour générer un impact positif. L’objectif d’une stratégie expérientielle réussie est d’interpeller le consommateur et d’influencer sa perception de la marque en créant une expérience immersive et disruptive. Cela peut prendre la forme d’une animation sur un lieu de vente ou un point stratégique de passage de votre public cible comme lors d’un salon professionnel.

Augmenter l’engagement et la fidélité

En offrant des expériences immersives et interactives, le marketing expérientiel favorise un engagement plus profond des clients. Le marketing expérientiel vise à créer des expériences personnalisées qui captivent les consommateurs sur un plan émotionnel, sensoriel et intellectuel, les incitant à s’impliquer activement dans l’interaction avec la marque et renforçant leur attachement à celle-ci. En se sentant valorisés et compris en tant qu’individus, les consommateurs sont également plus enclins à rester fidèles à la marque et à continuer à acheter ses produits ou services.

Devenir viral et améliorer la notoriété

En créant des expériences mémorables et engageantes, les consommateurs deviennent non seulement des clients fidèles, mais aussi des ambassadeurs de la marque. Ils partagent leurs expériences positives avec leur réseau social, générant ainsi un bouche-à-oreille positif et une exposition organique pour la marque. De plus, les événements et activations expérientiels peuvent attirer l’attention des médias et susciter un intérêt médiatique, renforçant ainsi la présence de la marque dans les médias et augmentant sa visibilité auprès du grand public.

Se différencier de la concurrence en créant des souvenirs durables

Dans un marché saturé où les produits et services se ressemblent souvent, le marketing expérientiel offre aux marques un moyen puissant de se différencier de leurs concurrents. En proposant des expériences uniques et personnalisées, les marques peuvent se démarquer dans l’esprit des consommateurs, créant ainsi un avantage concurrentiel durable.

3 stratégies de parcours expérientiels impactantes

Les activations expérientielles peuvent prendre diverses formes, telles que des événements en direct, des démonstrations, des ateliers et des jeux, et peuvent être utilisées pour de nombreuses applications différentes, comme le lancement de nouveaux produits, l’amélioration de la notoriété de marque ou le renforcement de la fidélité des consommateurs.

1. Le marketing sensoriel et expérientiel du point de vente

Cette stratégie vise à créer des expériences mémorables pour les clients dans un environnement de vente au détail physique. Les marques investissent dans la conception d’espaces de vente attrayants et invitants, mettant l’accent sur l’immersion sensorielle, l’interaction et la personnalisation. Par exemple, les magasins peuvent offrir des démonstrations de produits interactives, des zones d’essai où les clients peuvent toucher, sentir ou tester les produits, ainsi que des animations ou des événements spéciaux pour créer une atmosphère engageante. L’objectif est de créer un lien émotionnel avec les clients et de les inciter à passer plus de temps en magasin, ce qui peut conduire à des achats impulsifs, à une augmentation des ventes et à une fidélisation accrue.

2. Les boutiques éphémères

Les boutiques temporaires sont des espaces de vente qui apparaissent pour une durée limitée, généralement de quelques jours à quelques semaines. Ces installations éphémères permettent aux marques de créer des expériences uniques et exclusives pour les clients, souvent dans des lieux inattendus ou à la mode. Les boutiques temporaires sont souvent utilisées pour le lancement de nouveaux produits, la promotion d’une collection spéciale ou la création d’une expérience de marque immersive. En capitalisant sur le caractère limité de l’événement, les marques peuvent générer un fort sentiment d’urgence et d’excitation chez les consommateurs, les incitant à participer et à partager leur expérience avec leur réseau social.

3. Le marketing événementiel

Le marketing événementiel consiste à organiser des événements spéciaux ou des activations de marque pour engager les consommateurs et renforcer la notoriété de la marque. Ces événements peuvent prendre différentes formes, notamment des foires commerciales, des concerts, des festivals, des ateliers, des dégustations ou des défilés de mode. L’objectif est de créer des expériences mémorables qui permettent aux consommateurs d’interagir directement avec la marque et ses produits, tout en renforçant les valeurs et l’identité de la marque. Le marketing événementiel offre aux marques une occasion de susciter l’enthousiasme, générer du buzz et créer des connexions émotionnelles avec leur public cible, ce qui peut avoir un impact significatif sur la notoriété de la marque et la fidélisation des clients.

Exemples concrets de stratégies de marketing d’expérience efficaces

Un très bon exemple de stratégie de marketing expérientiel est celui de Samsung qui a créé un impressionnant stand d’exposition lors du CES (Consumer Electronics Show), mettant en valeur ses produits dans une installation appelée “Samsung City“. Cette reproduction miniature d’une ville permettait aux visiteurs d’explorer les fonctionnalités des produits Samsung de manière interactive, renforçant ainsi l’image de marque de Samsung en tant que leader de l’innovation technologique.

Lors du Consumer Electronics Show (CES), Google a créé le “Google Assistant Playground“, un espace d’exposition interactif mettant en vedette les fonctionnalités de son assistant vocal. Les visiteurs ont pu interagir avec des démonstrations en direct, tester les fonctionnalités du Google Assistant et découvrir comment il peut être intégré dans différents appareils et applications. Cette expérience immersive a permis à Google de démontrer la puissance de son assistant vocal et d’engager directement les participants avec sa technologie.

Comment intégrer le marketing expérientiel dans votre stratégie de marque ?

Le marketing expérientiel est une stratégie qui connaît beaucoup de succès, mais qui nécessite une grande connaissance du public cible et de l’environnement numérique pour être réellement efficace. Voici quelques conseils pour mettre en place un bon marketing d’expérience.

1. Déterminer votre public cible

La première étape pour la mise en œuvre d’une stratégie marketing efficace, qu’il s’agisse de marketing digital, de marketing de contenu ou de marketing événementiel est de comprendre votre public cible. Cela implique une analyse approfondie des caractéristiques démographiques, des comportements d’achat et des motivations de votre public cible. Cette connaissance approfondie de votre public vous permettra de segmenter votre audience en fonction de leurs goûts et intérêts spécifiques.

La segmentation du public est cruciale pour atteindre les bonnes personnes avec le bon message. Elle permet d’optimiser la pertinence de votre stratégie marketing et d’augmenter l’efficacité de vos efforts. Cela peut entraîner une amélioration de la satisfaction des consommateurs, une augmentation de la fidélité à la marque et, en fin de compte, un retour sur investissement plus élevé. Par conséquent, la connaissance approfondie de votre public cible et la segmentation en conséquence sont des étapes fondamentales pour une stratégie de marketing expérientiel réussie.

2. Investissez dans le design

Pour établir des liens durables avec vos consommateurs, il est important d’avoir une présentation cohérente et attrayante de votre marque à travers tous les canaux de vente, y compris les boutiques physiques, les boutiques en ligne et les applications mobiles. La conception de l’interface utilisateur (UI) et de l’expérience utilisateur (UX) joue un rôle crucial dans cette présentation.

Une conception de qualité doit transmettre les valeurs de votre marque et refléter son identité. Cela peut être accompli en utilisant des couleurs, des polices d’écritures, des images et un design cohérent qui renforcent la reconnaissance de votre marque et renforcent les liens émotionnels avec vos consommateurs. De plus, si vous êtes présent ou souhaitez participer à des salons professionnels, investir dans un stand d’exposition sur mesure sera essentiel pour représenter votre entreprise de la meilleure manière.

3. Créer du « storytelling » autour de votre marque

L’établissement d’une présence marquante et forte pour votre marque auprès de votre public cible peut s’avérer difficile. Pour vous connecter avec votre audience et susciter leur intérêt, il est important de les inspirer. Un moyen de plus en plus populaire utilisé par les entreprises pour transmettre leurs valeurs et établir une relation de confiance avec les consommateurs est le « storytelling ».

En effet, le « storytelling » est un élément crucial de la communication humaine, qui peut susciter facilement des émotions et transmettre des messages avec efficacité. Ne craignez pas de partager votre histoire, car cela peut vous aider à établir un lien significatif avec votre public tout en développant un marketing expérientiel durable.

4. Utiliser des supports visuels

En tant que stratégie marketing, l’utilisation de supports visuels tels que les vidéos peut contribuer de manière significative au marketing expérientiel.

Les vidéos et les autres supports visuels peuvent être utilisés pour transmettre les valeurs et la personnalité de la marque, stimuler l’intérêt du public cible et renforcer l’engagement avec votre entreprise. Si vous avez besoin d’aide dans ce domaine, les experts de totm exposition proposent un service de graphisme adapté à vos besoins.

5. Tirer parti des médias sociaux

Les médias sociaux jouent un rôle clé dans le développement de toute stratégie de marketing d’expérience efficace. En effet, elles offrent un canal pour les consommateurs pour se connecter et interagir avec la marque.

Le marketing expérientiel peut être accéléré en utilisant les technologies modernes pour créer des expériences immersives en ligne. Cela peut renforcer l’engagement des consommateurs et les encourager à devenir des ambassadeurs actifs de la marque. Il est important d’investir dans les technologies pour créer des expériences numériques de qualité supérieure, qui peuvent donner vie à votre stratégie marketing et la faire décoller.

Pourquoi utiliser un stand d’exposition comme activation expérientielle ?

Votre stand d’exposition est un véhicule de marketing expérientiel qui vous permet de mettre en avant votre entreprise de la meilleure des manières. Sa conception générale (son design, ses éléments d’éclairage et son mobilier) permet d’animer un salon professionnel pour faire vivre une expérience inédite aux visiteurs.

Au lieu de dire qui est votre entreprise, montrez-le avec votre stand d’exposition.

Informer en divertissant

Le visiteur des salons professionnels est plus sollicité que jamais et il est parfois difficile d’avoir son attention. Un discours de vente axé sur les caractéristiques et les avantages d’un produit ou service ne permet pas toujours de le convertir en client.

Un meilleur moyen d’y arriver est de lui « faire vivre » votre produit. Par exemple, si vous vendez des poêles antiadhésives, plutôt que d’expliquer au visiteur que rien ne colle à votre poêle, faites-en la démonstration.

Tendez-lui la poêle et demandez-lui par exemple d’y faire cuire un œuf. Il constatera par lui-même à quel point le produit est efficace. Cette démonstration simple, mais engageante, plutôt qu’un speech de vente, se gravera dans sa mémoire et y restera, même plusieurs jours, voire semaines après l’événement.

Par ailleurs, environ 65 % des consommateurs déclarent que les démonstrations en direct leur permettent de mieux comprendre un produit que n’importe quelle publicité.

Immerger le visiteur dans votre univers

Le marketing expérientiel permet aussi d’immerger le visiteur dans votre univers de marque. Si vous vendez des croisières de luxe dans des destinations tropicales, ne vous contentez pas de montrer à votre prospect des photos des destinations.

Faites-lui vivre l’expérience de croisière à même votre stand d’exposition. Par exemple, aménagez un endroit qui aura l’allure d’un pont de bateau. Reproduisez une cabine de croisière ou faites-lui goûter aux plats qui seront servis.

« Raconter » votre entreprise

Vos valeurs d’entreprise sont probablement cachées quelque part dans votre site Web sous la section À propos. Vous avez peut-être également une section Portfolio ou Équipe bien garnie, avec une foule de témoignages et de faits marquants.

Si votre entreprise est axée sur le plaisir, introduisez des jeux qui impliqueront le visiteur directement dans votre stand. Et si votre entreprise est axée sur la détente, aménagez un espace où il pourra se relaxer alors qu’il chemine à travers le salon professionnel.

Si votre entreprise est axée sur le divertissement, installez par exemple un photomaton et invitez le visiteur à se prendre en photo. Vous pouvez même lui offrir un rabais ou un échantillon s’il la partage ensuite sur les réseaux sociaux accompagnée de votre hashtag.

Vous pouvez également vous doter d’un équipement de réalité virtuelle pour faire visiter vos locaux, votre salle de montre ou autres aux visiteurs.

Marketing expérientiel et stand d’exposition : un duo qui fait bon ménage

Le marketing expérientiel permet à un visiteur de développer un investissement émotionnel envers vos produits ou services. Il conduit à la création d’expériences mémorables qui restent gravées dans son esprit.

Votre stand sur mesure, stand modulaire ou kiosque portable peut vous aider à créer une expérience mémorable auprès du visiteur lors d’un salon professionnel.

Au moment de participer à votre prochain salon professionnel, nous vous invitons donc à faire usage du marketing expérientiel. Si vous avez besoin d’assistance pour concevoir votre stand d’exposition, contactez-nous. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.

Dans le monde dynamique des événements au Québec, la création de stands d’exposition captivants est cruciale pour attirer et engager le public. Mais comment savoir si votre stand a véritablement marqué les esprits ? La clé réside dans les questionnaires de satisfaction, un outil puissant pour mesurer l’impact de votre stand et recueillir des retours précieux.

Laissez totm exposition, votre fabricant de stands d’exposition, vous montrer comment ces questionnaires peuvent transformer votre approche des événements et conduire à des expériences mémorables.

Importance et utilité des questionnaires de satisfaction dans les événements

L’efficacité d’un événement, comme les salons ou expositions au Québec, repose largement sur l’expérience des participants. Afin d’évaluer et d’optimiser cette expérience, le recours à des questionnaires de satisfaction post-événement s’avère crucial. Voici pourquoi et comment ces questionnaires sont essentiels pour les organisateurs et exposants :

1. Collecte de retours pour l’amélioration : Outil précieux de collecte d’informations, ils offrent une perspective directe sur les expériences et perceptions des visiteurs, permettant d’identifier les points forts et les aspects à améliorer des stands, qu’il s’agisse de l’emplacement du stand ou du design, de l’interaction avec le personnel, ou des éléments pratiques comme l’éclairage et l’accessibilité.

2. Renforcement clientèle : Solliciter l’avis des participants montre que chaque « feedback » est valorisé, renforçant ainsi la confiance et la fidélisation client.
3. Identification des tendances : Les réponses aux questionnaires peuvent mettre en lumière des tendances et préférences nouvelles, aidant les exposants à s’adapter et innover.
4. Stratégies marketing : Les données des questionnaires orientent vers des stratégies marketing plus ciblées et personnalisées, augmentant l’efficacité des campagnes.
5. Optimisation des événements : Les retours de satisfaction aident à peaufiner l’organisation des futurs événements, consolidant les relations et attirant de nouveaux sponsors.

L’utilisation de questionnaires distincts pour différents groupes (participants, organisateurs, intervenants, sponsors) garantit une vue d’ensemble complète de la satisfaction.

Élaboration d’un questionnaire de satisfaction efficace

La conception d’un questionnaire de satisfaction efficace est un art qui combine stratégie et psychologie. Voici comment diversifier les types de questions pour une enquête interactive et comment utiliser les données recueillies.

Les différents types de questions à poser

La variété des questions à poser dans les questionnaires de satisfaction est essentielle pour obtenir des retours complets et précis :

• Questions ouvertes: Offrent la liberté aux participants d’exprimer librement leurs pensées et suggestions, capturant des détails uniques et perspicaces. Idéales pour déceler des perspectives nouvelles, bien que plus longues à répondre.
• Questions fermées: Simples, oui ou non, elles fournissent des réponses claires et sont aisément analysables. Parfaites pour des données concises.
• Questions à choix multiples: Ces questions comprennent des réponses prédéfinies, facilitant l’analyse statistique. La présence d’une option « Autre » enrichit la diversité des réponses.
• Échelle de Likert: Permets d’évaluer la satisfaction sur une échelle, généralement de 1 à 5. Rapide et intuitive, elle donne un aperçu quantitatif de la satisfaction globale ou sur des aspects spécifiques.

Chaque type de question joue un rôle unique, fournissant une vision complète de l’expérience des participants et contribuant à l’amélioration continue des événements futurs.

Moment de distribution

La distribution du questionnaire doit être planifiée stratégiquement. Idéalement, il devrait être envoyé peu de temps après l’événement pour que les expériences soient encore fraîches dans l’esprit des participants.

Anonymat pour la sincérité

Offrir l’anonymat peut encourager des réponses plus honnêtes, surtout lorsqu’il s’agit de rétroactions critiques. Cela permet aux participants de partager librement leurs pensées sans crainte de répercussions.

Utilisation des données recueillies

Analysez rigoureusement les données du questionnaire pour éviter les erreurs lors d’un salon professionnel. Les outils statistiques aident à traiter les réponses quantitatives, tandis qu’une analyse manuelle des réponses qualitatives offre des insights approfondis. Cette démarche affine les stratégies des futurs événements, améliore les aspects techniques et organisationnels des stands, et optimise les approches marketing

Combien de questions poser dans une enquête de satisfaction après un événement ?

Dans la gestion de projet événementiel, créer un questionnaire de satisfaction équilibré est crucial. Il doit être assez court pour maintenir l’intérêt (5 à 8 minutes, soit environ 60 questions) et assez complet pour recueillir des informations pertinentes. Pour booster la participation, envoyez-le dans les 48 heures après l’événement, précisez la durée de réponse, proposez des incitations comme des cadeaux, et relancez ceux qui n’ont pas répondu.

Exemples de questions à poser dans votre questionnaire de satisfactionpost événement

Pour concevoir un questionnaire de satisfaction post-événement efficace, envisagez d’inclure les questions suivantes,

1. Identité de genre : Êtes-vous un homme, une femme, non binaire, ou vous ne préférez pas répondre ?
2. Profession : Quel est votre métier ou secteur d’activité ?
3. Expérience précédente : Avez-vous déjà assisté à des événements similaires ?
4. Motivation de participation : Qu’est-ce qui vous a motivé à rejoindre cet événement ?
5. Évaluation globale : Comment évalueriez-vous votre satisfaction générale avec cet événement ?
6. Points positifs : Quel aspect de l’événement vous a particulièrement marqué ?
7. Aspects négatifs : Y a-t-il des éléments de l’événement qui vous ont déçu ?
8. Intérêt futur : Seriez-vous intéressé à participer à nos futurs événements ?
9. Recommandation : Conseilleriez-vous cet événement à vos amis ou collègues ?
10. Inscription : Avez-vous rencontré des difficultés lors de votre inscription ?
11. Information pertinente : Aviez-vous accès à toutes les informations essentielles concernant l’événement ?
12. Convenance temporelle : La date et l’heure de l’événement vous convenaient-elles ?
13. Opinion sur les Intervenants : Qu’avez-vous pensé des intervenants lors de l’événement ?
14. Intervenants souhaités : Y a-t-il des conférenciers ou des intervenants que vous souhaiteriez voir lors des prochains événements ?
15. Sujets d’intérêt : Quels thèmes aimeriez-vous voir abordés dans nos prochains événements ?
16. Souvenir des sponsors : Quel sponsor vous a le plus marqué ?
17. Impressions générales : Quels sont les principaux éléments que vous retenez de cet événement ?
18. Retours additionnels : Avez-vous d’autres commentaires ou suggestions à partager ?
19. Probabilité de recommandation : Quelle est la chance que vous recommandiez cet événement à un proche ?
20. Participation future : Envisagez-vous de participer à un autre de nos événements dans le futur ?

Pour les événements en ligne ou hybrides :

1. Satisfaction Plateforme en ligne : Comment évalueriez-vous votre expérience avec la plateforme en ligne utilisée ?
2. Facilité de navigation : Avez-vous trouvé la navigation sur la plateforme intuitive et facile ?

Analysez les réponses du questionnaire post-événement pour comparer les données actuelles avec celles des événements précédents et évaluer le retour sur investissement. Cette démarche aide à mesurer l’efficacité de l’événement et à planifier les futurs événements de manière plus efficace.

Maximisez l’impact de vos événements avec totm exposition

Voilà, vous avez maintenant toutes les clés pour créer un questionnaire de satisfaction post-événement qui fera la différence. N’attendez plus pour sonder vos participants et affiner vos futurs événements. Chez totm exposition, nous sommes là pour vous aider à concevoir des stands d’exposition sur mesure et mémorables. Prêts à marquer les esprits lors de votre prochain événement ? Contactez-nous, nos experts sont impatients de donner vie à vos idées.

La mondialisation est désormais plus qu’un mot à la mode. C’est tout particulièrement vrai dans l’industrie événementielle, et dans notre monde interconnecté, accueillir des événements internationaux est devenu de plus en plus courant.

Même si vous planifiez des événements au niveau national, il est fort probable que vous accueilliez des participants de différents pays. La pandémie a également contribué à accroître la popularité et la prévalence des événements mondiaux grâce aux événements virtuels.

Mais, qu’il s’agisse d’une conférence, d’un salon professionnel ou d’un festival culturel, l’organisation d’événements à l’échelle mondiale nécessite une planification et une réflexion minutieuses. Les organisateurs d’événements doivent en être conscients et rester attentifs aux différences culturelles s’ils veulent que leurs participants se sentent à l’aise.

Pour réussir à planifier ce type d’événements sans anicroche, il faut relever de nombreux défis, notamment les différences culturelles, les complexités logistiques et les barrières linguistiques.

Cet article explore les conseils et stratégies essentiels pour vous aider à planifier et à exécuter au mieux ces événements internationaux.

Faites vos recherches sur le marché cible et les sensibilités culturelles

Lors de la planification d’un événement international, il est crucial de mener des recherches approfondies sur le marché cible et de comprendre les sensibilités culturelles du pays ou de la région hôte. Les normes culturelles, les traditions et les coutumes peuvent avoir un impact significatif sur la planification et l’exécution de votre événement.

Familiarisez-vous avec les pratiques locales, l’étiquette et les tabous potentiels pour garantir une expérience événementielle respectueuse et inclusive.

Par exemple, la disposition des sièges, les salutations et même le choix des couleurs peuvent avoir une signification culturelle profonde, et ne pas prendre en compte ces subtilités peut conduire à des malentendus.

De plus, intégrer les traditions et coutumes locales dans votre événement peut créer une expérience plus authentique et plus engageante. Qu’il s’agisse de musique traditionnelle, de danse ou de cuisine, ces éléments peuvent captiver vos participants et favoriser une appréciation plus profonde de la culture locale.

Lucrezia Carnelos — Unsplash

Prendre en compte les « tabous » potentiels est un autre aspect essentiel de la planification d’événements internationaux. Chaque culture est empreinte de sujets sensibles qui doivent être évités. Il peut s’agir d’éviter certains gestes ou symboles ou encore ne pas aborder certains sujets controversés.

Dans ce domaine, il est particulièrement important de respecter les restrictions religieuses, car les différentes religions ont des exigences et des pratiques spécifiques qui peuvent avoir un impact sur la planification d’événements.

Privilégiez les partenariats locaux

La mise en place de partenariats locaux solides est essentielle, et la collaboration avec les organisateurs d’événements, les vendeurs et les fournisseurs locaux peut fournir des informations inestimables sur le paysage événementiel du pays hôte.

Les organisations professionnelles, telles que les Offices du Tourisme ou leurs équivalents locaux, grâce à leur connaissance du marché local, peuvent vous aider à gérer la paperasserie administrative, trouver des ressources locales et comprendre les subtilités logistiques. Travailler avec des professionnels locaux contribue également à renforcer la confiance et la crédibilité auprès du public cible.

Et si vous ne savez pas par où commencer, assister à des salons professionnels tels que IMEX peut représenter une excellente opportunité d’explorer ce que proposent les différentes destinations et de rencontrer un large éventail de partenaires du monde entier.

Embauchez des interprètes et des traducteurs professionnels

Les barrières linguistiques peuvent poser des défis importants lors d’événements internationaux, et si vous ne parvenez pas à résoudre ce problème, vous risquez de perdre l’intérêt de nombreux participants potentiels.

Pour surmonter cet obstacle, il est essentiel de recruter des interprètes et des traducteurs professionnels maîtrisant à la fois la langue de l’événement et la langue locale.

Jacqueline Brandwayn — Unsplash

Proposer des services d’interprétation de qualité va garantir une communication efficace et favoriser une expérience positive pour les participants issus de divers horizons linguistiques.

Tenez compte des fuseaux horaires et des jours fériés

La connaissance des fuseaux horaires et des jours fériés locaux devient primordiale lors de l’orchestration d’événements internationaux. Ne pas en tenir compte pourrait entraîner des conflits, car l’événement pourrait coïncider avec un jour férié local ou d’autres événements régionaux importants. Une planification méticuleuse est donc nécessaire pour garantir que les dates choisies pour l’événement évitent tout chevauchement avec les fêtes ou célébrations locales importantes.

San Fermin Pamplona — Navarra — Unsplash

N’oubliez pas de tenir également compte des différences de fuseau horaire lorsque vous planifiez vos événements, en particulier pour les événements virtuels ou hybrides auxquels des participants du monde entier sont attendus. Une option « à la demande » sera ainsi toujours la bienvenue.

La gestion des disparités horaires garantit que les participants peuvent s’engager de manière transparente sans les contraintes des frontières géographiques, améliorant ainsi l’accessibilité et l’attrait de l’événement.

Au-delà de la simple logistique, le respect des fuseaux horaires locaux et des jours fériés reflète un engagement plus profond en faveur de la sensibilité culturelle et de l’inclusivité.

Personnalisez vos stratégies marketing et communication

Adapter vos stratégies marketing et communication au public local est également essentiel.

Soyez conscient des nuances et des préférences culturelles lors de la création de matériel promotionnel, de publicités et de contenu en ligne. La langue est en effet un outil puissant, et traduire le contenu avec précision n’est qu’un début. Comprendre les expressions idiomatiques, l’humour et le symbolisme qui trouvent un écho auprès du public local peut conduire à des messages plus percutants.

Prendre contact avec les médias locaux et autres influenceurs peut contribuer à générer du buzz et à accroître la visibilité de l’événement sur le marché cible.

Ces collaborations peuvent fournir des informations précieuses, vous aidant à naviguer les subtilités du marché local.

N’oubliez pas d’adapter votre contenu sur les réseaux sociaux non seulement en fonction de la langue, mais également en fonction des préférences de plateforme. Certaines régions peuvent privilégier des plateformes spécifiques par rapport à d’autres, et adapter votre stratégie en conséquence peut générer un meilleur engagement.

Assistez vos participants en matière de visas et autres documents

Pour les participants venant de l’étranger pour votre événement, il est essentiel de leur fournir des conseils clairs sur les exigences en matière de visa et de les aider à obtenir tous les documents nécessaires. Collaborez avec des consultants en immigration ou des experts juridiques pour garantir aux participants un processus d’entrée fluide dans le pays.

Nick Fewings—Unsplash

Vous pouvez même envisager de proposer un programme complet d’assistance en matière de visa, incluant des ressources sur les procédures administratives, les coordonnées des ambassades et des consulats ainsi que des conseils sur la préparation des entretiens. Cette approche proactive améliorera l’expérience des participants et démontrera votre engagement à leur faciliter la vie. En outre, envisagez d’organiser des webinaires avant l’événement ou des séances d’information sur les processus d’obtention de visa, afin d’apaiser les anxiétés des participants potentiels.

Enfin, tenez-vous au courant de tout changement dans les politiques de visa et communiquez ces modifications à vos participants pour éviter toute complication de dernière minute. De cette façon, ils se sentiront bien préparés, renforçant ainsi l’attrait de votre événement sur la scène mondiale.

Etudiez les réglementations et les permis locaux en matière d’événements

Chaque pays ou région a son propre ensemble de réglementations en matière d’événements et d’exigences en matière de permis.

Familiarisez-vous avec les règles locales régissant les événements pour garantir leur respect. Obtenez les permis nécessaires longtemps à l’avance et prévoyez suffisamment de temps pour le processus d’approbation. Le respect des lois et réglementations locales est crucial pour éviter les sanctions, garantir la sécurité des participants et maintenir une réputation positive.

Une fois de plus, les organisations professionnelles locales peuvent vous aider à naviguer les subtilités des réglementations locales.

Adaptez-vous aux différences technologiques

La technologie est cruciale dans la planification et l’exécution d’événements, mais les capacités technologiques varient selon les pays. Assurez-vous que l’infrastructure technologique de votre événement s’aligne sur le paysage technologique du pays hôte. Vérifiez la disponibilité d’une connexion Internet haut débit, l’accès aux logiciels et équipements nécessaires, ainsi que toute limitation technique potentielle pouvant avoir un impact sur le succès de votre événement.

Il est essentiel de procéder à une vérification préalable approfondie des fournisseurs de technologie et des services d’assistance locaux. Avoir des partenaires locaux fiables peut s’avérer inestimable, vous garantissant un dépannage rapide et une assistance technique en cas de problèmes imprévus.

Tenez également compte des préférences numériques du public cible. Certaines régions peuvent avoir une plus grande affinité pour certaines plateformes de médias sociaux ou applications de communication. Adapter vos stratégies d’engagement pour répondre à ces préférences peut améliorer la participation et l’interaction du public.

La cybersécurité est un autre aspect essentiel à considérer. Différents pays peuvent avoir différents niveaux de sensibilisation et de protocoles en matière de sécurité numérique. Prendre des mesures robustes de protection des données et former votre équipe et vos participants aux meilleures pratiques en matière de cybersécurité peut aider à protéger les informations sensibles.

En conclusion

L’organisation d’événements internationaux nécessite une prise en compte attentive des différences culturelles, des complexités logistiques et des barrières linguistiques.

Vous pouvez relever ces défis avec succès en effectuant des recherches approfondies, en établissant des partenariats locaux et en personnalisant vos stratégies marketing. De plus, donner la priorité à une communication efficace, à l’intégration culturelle et au respect des réglementations locales contribuera à un événement global mémorable et réussi.

Profitez des opportunités qu’offrent les événements internationaux en matière d’échange, d’apprentissage et de collaboration interculturels, et créez une expérience inclusive et percutante pour les participants du monde entier.

Auteur : Véronique Colombani

Un événement réussi est très rarement l’œuvre d’une seule personne. La planification d’un événement repose en grande partie sur une collaboration efficace avec divers partenaires, notamment sponsors et fournisseurs.

Collaborer ne signifie pas seulement travailler ensemble ; il s’agit ici de travailler en harmonie en partageant une même vision pour atteindre un objectif commun. Les partenariats jouent un rôle central pour garantir le déroulement fluide d’un événement, depuis l’obtention d’un soutien financier jusqu’à la fourniture de services et de produits essentiels au bon déroulement de l’événement.

Cependant, la gestion de ces relations peut s’avérer difficile et prendre du temps, nécessitant une coordination minutieuse, une communication de tous les instants et une compréhension mutuelle des objectifs et des attentes.

Cet article explore les stratégies clés pour une gestion efficace de ces partenariats événementiels, en soulignant l’importance d’établir des relations solides avec sponsors et fournisseurs pour créer des événements remarquables et mémorables.

Définissez le partenariat

La base d’un partenariat événementiel réussi réside dans la définition claire des rôles, des responsabilités et des attentes de toutes les parties impliquées. Assurez-vous de comprendre les attentes de chaque partie et travaillez à l’établissement d’une vision et d’un objectif communs pour l’événement, en les alignant sur vos propres objectifs et ceux de vos partenaires.

Crédit photo : Sebastian Herrmann — Unsplash

La création d’un accord de partenariat formel qui décrit toutes les modalités, y compris les livrables, les délais et tout arrangement financier, est la clé pour éviter de futurs conflits.

Cultivez une communication ouverte et transparente

Une collaboration efficace nécessite de maintenir des lignes de communication ouvertes. Vous devrez dialoguer régulièrement avec vos partenaires par le biais de réunions, d’appels téléphoniques ou d’e-mails pour fournir des mises à jour, discuter des progrès et répondre à toute préoccupation ou tout nouveau défi.

Crédit photo : Austin Distel — Unsplash

Le partage d’informations pertinentes et la prise en compte du feed-back provenant de toutes les parties prenantes contribueront à favoriser une culture de transparence et à garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde et peut prendre collectivement des décisions éclairées.

Établissez des relations solides

Construire des relations solides avec vos partenaires est crucial pour le succès de votre événement. Prenez le temps de comprendre leurs valeurs, besoins et objectifs et cherchez des moyens de les aligner sur les objectifs de l’événement. 

Crédit photo : Mohamed Hassan — Pixabay

Établir un lien personnel avec chaque partenaire peut contribuer à instaurer une certaine confiance et à les inciter à s’investir davantage dans le succès de votre événement. Si vous mettez en avant leurs contributions de façon régulière, en leur fournissant un feed-back constructif et en reconnaissant leurs efforts, ils seront plus susceptibles de se mettre en quatre pour soutenir votre événement.

Gérez vos sponsors

Les sponsors jouent un rôle essentiel dans la planification d’un événement, généralement en apportant un soutien financier. Ils peuvent s’avérer indispensables lorsque votre budget événementiel est réduit.

Pour gérer efficacement les sponsors, créez des packages clairs décrivant les avantages dont ils bénéficieront, tels que la visibilité de leur marque, les opportunités promotionnelles lors de l’événement et un accès privilégié au public cible.

Assurez-vous que leur image de marque est parfaitement intégrée à l’événement afin de leur garantir une exposition maximale. Cela inclut la signalisation, les logos et les mentions dans le matériel promotionnel.

Maintenez une communication régulière avec vos sponsors tout au long du processus de planification de l’événement. Tenez-les informés des progrès et sollicitez leur avis sur toute question pertinente pour garantir que leurs attentes sont satisfaites.

Après l’événement, fournissez-leur des rapports complets détaillant l’impact et la portée de leur parrainage. Mettez en avant leur retour sur investissement et toutes les raisons pour lesquelles ils devraient parrainer votre prochain événement.

Travaillez en harmonie avec vos fournisseurs

Les fournisseurs sont responsables de la fourniture de divers services et produits essentiels au bon déroulement de votre événement.

La mise en place de canaux de communication clairs facilitera la coordination et évitera les malentendus. Définissez clairement l’étendue des tâches, les délais de livraison et les attentes en matière de qualité, examinez régulièrement les progrès et répondez rapidement à toute préoccupation.

Des solutions de secours ou « plans B » sont nécessaires pour atténuer les risques ou problèmes potentiels pouvant survenir pendant l’événement.

Après l’événement, n’oubliez pas d’évaluer leurs performances, de leur fournir un feed-back constructif et de discuter d’améliorations potentielles pour de futures collaborations.

Évaluez et célébrez le succès de l’événement

À l’issue de l’événement, prenez le temps d’évaluer le succès des partenariats et de l’événement dans son ensemble. Recueillez les commentaires des sponsors et des fournisseurs via des enquêtes ou des réunions post-événement. Analysez ces données et identifiez les axes d’amélioration, tant au niveau de l’événement lui-même que des partenariats.

Crédit photo : Krakenimages — Unsplash

Il est essentiel de reconnaître et de célébrer les réalisations et les contributions de tous vos partenaires, en reconnaissant publiquement leurs efforts et en exprimant votre gratitude.

En conclusion

Une gestion efficace des partenariats événementiels est cruciale pour organiser des événements exceptionnels. Les organisateurs d’événements peuvent garantir une collaboration fluide et des résultats positifs en définissant clairement les modalités des partenariats, en favorisant une communication ouverte, en établissant des relations solides et en travaillant de concert avec leurs sponsors et fournisseurs.

N’oubliez pas qu’un événement réussi est le résultat d’efforts collectifs, et qu’en valorisant et en entretenant ces partenariats, vous pouvez créer des expériences remarquables qui laissent une impression durable sur vos participants et vos partenaires.

Auteur : Véronique Colombani

L’organisation d’événements d’entreprise peut se révéler un processus complexe et coûteux. Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, d’une conférence ou d’une célébration, les dépenses imprévues peuvent rapidement s’accumuler et peser sur votre budget.

Selon une étude menée par Bizzabo, 53 % des professionnels de l’événementiel s’accordent à dire que la diminution des budgets est leur plus grand défi. De plus, quiconque a déjà organisé un événement sait que les imprévus s’invitent bien souvent et qu’ils ont un coût non négligeable.

Dans cet article, nous partageons dix conseils pour vous aider à gérer ces dépenses imprévues lors de l’organisation d’événements d’entreprise.

Conseil #1 — Créez un budget détaillé

Établir un budget vous aidera à mieux comprendre les coûts globaux de l’événement et à identifier les domaines où vous avez une certaine latitude pour dépenser moins. Il est essentiel d’inclure toutes les dépenses, aussi minimes soient-elles, pour éviter toute mauvaise surprise.

Lors de la création de votre budget, pensez à prendre en compte les dépenses suivantes :

• Frais de location de salle
• Frais de restauration
• Équipement audiovisuel
• Décorations
• Transport
• Marketing et publicité
• Assurance

Crédit photo : GoodNotes — Unsplash

Pensez également à hiérarchiser les dépenses en fonction de leur importance. Identifiez celles qui sont essentielles au succès de l’événement et allouez-leur plus de fonds. Par exemple, l’équipement audiovisuel est peut-être plus important pour votre événement que les décorations de table, dans ce cas, consacrez un budget plus important à cette dépense.

Une fois que vous avez créé votre budget, révisez-le régulièrement pour vous assurer que vous respectez les fonds qui vous sont alloués. Puis, faites les ajustements nécessaires et gardez une trace de toutes les dépenses imprévues.

Conseil #2 — Considérez ces idées pour réduire vos coûts

Pensez à utiliser du personnel bénévole pour vous aider dans l’organisation de votre événement. Il peut s’agir d’employés ou de membres de votre communauté désireux de donner de leur temps et de leurs compétences. Cela peut réduire les coûts de façon significative et apporter un sentiment d’implication communautaire.

Si votre entreprise dispose de ressources internes, telles que des services marketing ou audiovisuels, vous pouvez les utiliser pour réduire les coûts, car ils peuvent vous fournir des services à un tarif réduit ou même gratuitement.

Vous devrez peut-être également envisager de tenir votre événement dans un lieu alternatif afin de rester dans votre budget. En effet, si l’espace événementiel traditionnel coûte trop cher, des espaces alternatifs tels que parcs, centres communautaires ou entreprises locales peuvent être plus abordables et offrir une expérience unique aux participants.

Conseil # 3 — Préparez-vous à l’inattendu

Quelle que soit la qualité de votre planification, des dépenses imprévues peuvent toujours survenir. Il est donc important de se préparer à ces coûts en créant un fonds de secours. Il s’agit d’un budget distinct qui est mis de côté dans le but précis de faire face aux dépenses imprévues. Ce fonds devrait représenter un pourcentage du budget total, généralement entre 5 % et 10 %.

Il est également crucial d’avoir un plan de secours en cas d’urgence. Supposons, par exemple, que la société de restauration annule de manière inattendue juste avant votre événement. Avoir un traiteur de secours ou un service de livraison de nourriture peut être le seul moyen de sauver votre événement, d’éviter des recherches effrénées à la dernière minute, qui engendreront sans nul doute des dépenses excessives.

Crédit photo : Kevin Schneider — Pixabay

Si des dépenses imprévues surviennent, puisez dans le fonds de secours plutôt que dans votre budget principal. Cela vous aidera à respecter votre budget global.

Conseil #4 — Négociez avec vos fournisseurs

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, les prestataires jouent un rôle clé dans le succès de l’événement. Les fournisseurs tels que les traiteurs, les planificateurs d’événements et les techniciens audiovisuels peuvent être coûteux, mais négocier avec eux peut vous aider à réduire les coûts.

Lors de la négociation, soyez clair sur votre budget et sur ce que vous pouvez vous permettre. Demandez des réductions et soyez prêt à négocier le prix.

Crédit photo : Sebastian Herrmann — Unsplash

En outre, envisagez de limiter le nombre de vos fournisseurs en les utilisant pour divers services. Par exemple, si vous engagez un planificateur d’événements, demandez-lui s’il peut également fournir des services audiovisuels à un tarif réduit. Cela peut aider à réduire les coûts tout en simplifiant le processus de planification.

Enfin, examinez attentivement les contrats pour éviter des dépenses ou des frais imprévus. Soyez clair sur votre budget et assurez-vous que tous les coûts sont indiqués dans le contrat avant de le signer.

Conseil #5 — Utilisez le sponsoring

Un partenariat avec des sponsors peut vous aider à financer votre événement. Les sponsors peuvent fournir un soutien financier, mais aussi des dons en nature ou aider à promouvoir l’événement.

Pour attirer des sponsors, assurez-vous de communiquer clairement les avantages du parrainage et comment il s’aligne sur leurs objectifs commerciaux.

Conseil #6 — Appuyez-vous sur la technologie

La technologie peut être un outil puissant lors de l’organisation d’événements d’entreprise. Il existe de nombreux outils et applications disponibles qui peuvent vous aider à économiser de l’argent et à rationaliser le processus de planification.

Par exemple, un logiciel de planification d’événements peut vous aider à gérer votre budget, à suivre les dépenses et à communiquer avec les fournisseurs. Ce logiciel peut également vous aider à trouver des fournisseurs à un tarif réduit et à négocier les prix.

Pensez aussi à utiliser les médias sociaux pour promouvoir votre événement. Des plateformes telles que Facebook ou Twitter peuvent vous aider à atteindre un public plus large et à promouvoir votre événement sans frais.

Conseil #7 — Soyez flexible

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, rester flexible est essentiel. En effet, des dépenses imprévues peuvent et vont survenir, et vous devrez sans doute faire des ajustements pour rester dans votre budget.

Ainsi, si le coût de la restauration est plus élevé que prévu, envisagez de proposer un menu plus simple ou de réduire le nombre de participants. De même, si le coût initial du transport est élevé, cherchez des options plus abordables.

Être flexible avec vos plans peut vous aider à respecter votre budget tout en assurant le succès de votre événement.

Conseil #8 — Faites un suivi de vos dépenses

Le suivi de vos dépenses est essentiel, car il vous aidera à respecter votre budget et à identifier les coûts imprévus.

Assurez-vous d’inclure tous les coûts, aussi minimes soient-ils. Utilisez un tableur ou un logiciel de budgétisation pour organiser vos dépenses et révisez-les régulièrement. Cela vous aidera à rester dans votre budget et à éviter les dépenses excessives.

Conseil #9 — Communiquez avec les parties prenantes

Assurez-vous de communiquer avec toutes les parties prenantes, telles que les cadres de l’entreprise ou les membres du conseil d’administration, au sujet du budget et de toute dépense imprévue. 

Cela aidera à gérer les attentes et à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Conseil #10 — Et enfin… apprenez de vos erreurs

Enfin, il est essentiel d’apprendre de ses erreurs lors de l’organisation d’événements d’entreprise.

Après l’événement, évaluez votre budget et vos dépenses. Identifiez les domaines où vous avez trop dépensé et où vous pourriez économiser de l’argent. Cela vous aidera à faire des ajustements pour les événements futurs et à améliorer votre processus de budgétisation.

En conclusion

La gestion des dépenses imprévues lors de l’organisation d’événements d’entreprise est un aspect essentiel de la planification d’événements.

Et bien que ces dépenses puissent présenter des défis, avec une planification minutieuse, une communication efficace et une prise de décision proactive, les organisateurs d’événements peuvent surmonter ces obstacles.

En mettant en œuvre des stratégies efficaces et en suivant les conseils ci-dessus, les organisateurs d’événements peuvent gérer les coûts imprévus et assurer le succès de leurs événements tout en respectant leur budget.

Auteur : Véronique Colombani

Les événements sont souvent l’occasion de rassembler des personnes pour célébrer, apprendre ou échanger. Malheureusement, ils sont aussi souvent synonymes de gaspillage, de consommation excessive d’énergie et de production de déchets. L’impact environnemental des événements est souvent négligé, alors qu’il représente une empreinte carbone considérable.

Ainsi, il est crucial de prendre en compte cet impact pour réduire l’empreinte carbone des événements et adopter des pratiques plus durables. Nos experts en fabrication de stands d’exposition vous proposent de découvrir comment évaluer l’empreinte carbone d’un événement, les facteurs à prendre en compte et les outils disponibles pour vous aider à mesurer et réduire cette empreinte carbone.

Comprendre l’empreinte carbone d’un événement

L’empreinte carbone est la quantité de gaz à effet de serre (GES) émis par une activité ou un produit. Cette quantité est généralement exprimée en tonnes d’équivalent CO2. Pour évaluer l’empreinte carbone d’un événement, il est donc nécessaire de prendre en compte toutes les émissions de GES générées par les activités liées à l’organisation de l’événement comme les déplacements des participants, la consommation énergétique de l’événement, ou encore les déchets générés.

Comment mesurer l’empreinte carbone d’un événement

Avant de vouloir réduire l’impact écologique de votre événement, il faut mesurer ce dernier. Ainsi, pour mesurer l’empreinte carbone d’un événement, il est nécessaire de réaliser une évaluation complète de toutes les activités liées à l’organisation et à la tenue de l’événement. Cette évaluation peut être effectuée à l’aide d’outils en ligne, de logiciels spécialisés ou avec l’aide d’un expert en évaluation de l’empreinte carbone.

Les éléments à prendre en compte sont notamment :

• Les émissions de gaz à effet de serre générées par les déplacements des participants et de l’équipe organisatrice ;
• La consommation d’énergie pour l’éclairage, le chauffage, la climatisation et les équipements audiovisuels ;
• La production de déchets tels que les emballages, les déchets alimentaires, le papier et le carton.

Les événements peuvent avoir un impact environnemental important sur la biodiversité, la qualité de l’air et de l’eau. Pour minimiser leur impact environnemental, il est crucial d’évaluer leur empreinte carbone et de prendre des mesures pour la réduire.

Les méthodes de calcul de l’empreinte carbone

Une fois que toutes les sources d’émissions de GES ont été identifiées, il est nécessaire de les quantifier à l’aide de données et d’outils de calcul spécifiques.

Il existe différentes méthodes pour calculer l’empreinte carbone d’un événement. La méthode la plus couramment utilisée est celle de l’Analyse de Cycle de Vie (ACV), qui permet de mesurer les émissions de GES sur l’ensemble du cycle de vie de l’événement, de la production des matières premières à la fin de vie des déchets générés par l’événement.

Une autre méthode couramment utilisée est celle du Bilan Carbone, qui permet de quantifier les émissions de GES sur une période donnée, généralement une année. Cette méthode qui a été développée par l’ADEME, en collaboration avec Jean Marc Jancovici, est souvent utilisée pour évaluer l’empreinte carbone d’une organisation dans son ensemble, mais elle peut également être utilisée pour évaluer l’empreinte carbone d’un événement.

Les outils en ligne d’évaluation de l’empreinte carbone d’un événement

Il existe de nombreux outils en ligne qui permettent de calculer l’empreinte carbone d’un événement. Attention, les outils gratuits sont souvent basés sur des données génériques et peuvent manquer de précision pour des événements spécifiques.

Parmi les outils en ligne les plus populaires pour l’évaluation de l’empreinte carbone d’un événement, on peut citer Myclimate.

Orki est une plateforme en ligne qui permet de mesurer l’empreinte carbone d’un événement, afin d’identifier les émissions de gaz à effet de serre et de prendre des mesures pour les réduire.

Les leviers pour réduire le bilan carbone de vos événements

Pour réduire l’empreinte carbone d’un événement et être plus écoresponsable lors de votre participation à un événement, il est essentiel d’adopter des stratégies efficaces. Cela peut inclure la réduction de l’utilisation de matériaux jetables, l’optimisation des déplacements des participants, la réduction de la consommation d’énergie, la mise en place d’un système de tri, etc.

Il est également nécessaire d’impliquer tous les acteurs impliqués dans l’organisation de l’événement pour qu’ils adoptent des comportements responsables. Ainsi, une fois que le bilan carbone de l’événement a été évalué, il est possible de prendre des mesures durables pour améliorer l’impact environnemental de votre événement :

1. Encourager l’utilisation des transports en commun ou des modes de transport durables pour les déplacements des participants, des festivaliers et des spectateurs sur le site.
2. Promouvoir l’utilisation de matériaux durables pour les installations et les cadeaux, en privilégiant les produits et fournisseurs locaux et biologiques. Vous pouvez aussi installer des stands écoresponsables pour montrer votre engagement.
3. Proposer des options de restauration durable végétarienne ou végane pour réduire l’empreinte carbone liée à la production de viande.
4. Favoriser l’utilisation de panneaux solaires et d’autres sources d’énergie renouvelable pour alimenter l’événement.
5. Mettre en place un système de tri et de recyclage pour les déchets générés par l’événement.
6. Sensibiliser les participants et les spectateurs à l’importance de la durabilité en organisant des ateliers et en diffusant des messages de sensibilisation.
7. Offrir des incitations financières pour encourager les participants et les spectateurs à adopter des comportements écoresponsables.
8. Établir des partenariats avec des organisations environnementales pour promouvoir le développement durable et sensibiliser les parties prenantes à la protection de l’environnement et s’engager à réduire l’empreinte carbone de l’événement.

Réduire l’empreinte carbone d’un événement est important pour atteindre la neutralité carbone d’un territoire, car ils sont partie intégrante de la vie culturelle. Il est nécessaire de promouvoir une conception écoresponsable des événements, d’autant plus que la demande pour ce genre d’événements est croissante dans notre société.

totm exposition : votre partenaire pour des événements écoresponsables

La réduction de l’empreinte carbone d’un événement est un enjeu crucial pour préserver notre planète et répondre aux défis environnementaux actuels. Les stratégies pour réduire l’empreinte carbone sont multiples et nécessitent l’engagement de tous les acteurs impliqués dans l’organisation d’un événement.

En adoptant des pratiques durables, nous pouvons garantir que les événements continuent à être une source de divertissement et de rassemblement tout en préservant notre environnement.

Si vous souhaitez organiser un événement durable, contactez totm exposition. Nous nous engageons à vous aider à planifier un événement respectueux de l’environnement grâce à nos stands sur mesure qui répondent à vos besoins tout en réduisant votre impact sur le climat.

Que vous organisiez une conférence, une exposition ou une réunion d’équipe, il y a fort à parier que vous souhaitiez que les participants soient réellement impliqués dans l’événement. Fini le temps béni où les gens écoutaient religieusement un orateur parlant depuis son podium. De nos jours, tout le monde est très facilement distrait par les sollicitations provenant de leurs smartphones, tout en voulant prendre une part active dans la conversation.

Ainsi, l’engagement est une priorité pour 80 % des professionnels de l’événementiel (selon une étude menée par Bizzabo), car il représente la meilleure façon de mesurer la valeur de l’événement, la satisfaction des participants et la probabilité qu’ils reviennent.

Mais alors, comment faire pour s’assurer de l’engagement de vos participants ? La réponse semble être de rendre l’événement le plus personnel possible pour vos invités, et de les faire participer en tant qu’acteurs et non simples spectateurs.

Dans cet article, nous partageons quelques conseils pour vous aider à créer ou augmenter l’engagement lors de vos événements.

Apprenez à connaître votre cible et communiquez avec elle

En faisant des recherches sur votre cible, vous pourrez découvrir les sujets qui l’intéressent le plus tout en déterminant leur niveau de connaissance sur ces sujets. Cela vous permettra d’adapter votre contenu à leurs besoins. Vous devez également communiquer sur les opportunités offertes de participer activement, plutôt que de leur laisser tout découvrir par eux-mêmes, ce qui est une perte de temps pour tout le monde.

Crédit photo : Melanie Deziel – Unsplash

Nos conseils :

• Faites des recherches approfondies sur votre cible en amont. Définissez les persona de votre cible et analysez comment structurer votre événement autour de ces persona en utilisant les données collectées lors d’événements antérieurs, la liste d’invités, les données démographiques de votre public cible, etc.
• Créez des possibilités d’engagement pour vos invités : ces opportunités peuvent se présenter sous la forme de contenu exclusif (un entretien avec un des orateurs par exemple), des conseils ou des instructions (comme télécharger l’application événementielle), ou des offres exclusives (c’est-à-dire, présentes sur l’application ou fournies en échange d’une action spécifique telle que répondre à un sondage). Aidez-les à tirer parti de toutes les options en leur envoyant des emails réguliers qui détaillent tout ce qui est mis à leur disposition.
• Créez et partagez du contenu qui incite à la discussion. Cela devrait vous aider à entretenir l’intérêt pour l’événement à venir. N’hésitez pas à travailler de concert avec vos sponsors et exposants pour créer ce contenu.
• Impliquez votre cible le plus possible via les réseaux sociaux : avant même le démarrage de votre événement, créez des groupes sur Facebook ou LinkedIn pour amorcer un sentiment d’appartenance à une communauté.
• Créez des attentes : partagez des extraits de ce que vous avez prévu pour l’événement et utilisez tous les moyens de communication à votre disposition. Il peut s’agir d’un guide rapide sur la ville accueillant l’événement que vous enverrez par email à votre liste de contacts, d’articles réguliers sur Facebook et Twitter qui montrent des photos du lieu que vous avez réservé, etc.

Améliorez votre usage des réseaux sociaux

Les plates-formes sociales sont devenues les outils préférés pour l’engagement dans la mesure où elles sont désormais omniprésentes. Elles permettent aux gens d’être en contact, de partager des informations, et de discuter sur certains sujets. De surcroît, vous pourrez les utiliser à toutes les étapes de votre événement.

Crédit photo : Camilo Jimenez – Unsplash

Nos conseils :

• Choisissez vos plateformes judicieusement : selon Skift Meetings, 57 % des organisateurs d’événements considèrent Facebook comme la meilleure plateforme sociale pour construire une communauté et pour un engagement permanent ; puis viennent LinkedIn (25 %), Twitter (7 %) et Instagram (7 %). Facebook permet des relations plus personnelles avec votre cible et est probablement la plateforme qui permet d’atteindre le plus de gens. En parallèle, LinkedIn est plutôt dédiée aux relations professionnelles.

• Avant l’événement : créez un hashtag dédié à votre événement et faites-en la promotion auprès de vos sponsors, exposants, orateurs, etc. ; créez un groupe sur Facebook et LinkedIn pour mettre en place une communauté où vos abonnés pourront interagir ; publiez toutes vos annonces pertinentes telles que le nom des orateurs, le programme des sessions, etc.

• Pendant l’événement : diffusez ou twittez en direct pour que votre public virtuel soit également impliqué ; créez des murs de réseaux sociaux pour mettre en avant les contributions pertinentes de vos invités ; publiez des témoignages vidéo ou de courtes interviews des participants, orateurs ou encore exposants sur Facebook et YouTube ; engagez la conversation avec les personnes qui font des commentaires sur l’événement sur Twitter et Facebook.

• Après l’événement : partagez images et temps forts de l’événement sur Facebook et Instagram ; continuez à être présent dans les communautés que vous avez bâties dans vos groupes ; donnez des occasions aux orateurs et présentateurs de créer du contenu pertinent et faites-en la promotion sur vos réseaux sociaux.

Diffusez en direct

Pendant longtemps, il était important de prévoir une diffusion en direct uniquement pour des réunions impliquant des équipes internationales ou pour certaines conférences afin que les participants virtuels puissent avoir le même niveau d’information que s’ils avaient été présents physiquement.

Dans un monde post-COVID, il est possible qu’une partie conséquente de votre cible ait toujours des soucis pour voyager ou tout simplement préfère éviter les déplacements. Il est donc encore plus important d’offrir une option de diffusion en direct.

Crédit photo : Tye Doring – Unsplash

Nos conseils :

• Partagez les diapositives et l’audio des présentations pour offrir à vos participants une expérience interactive en temps réel.
• Utilisez des forums de discussion pour diffuser questions, commentaires et réactions. Idéalement, votre public virtuel doit être capable de participer autant que votre public physiquement présent.

Utilisez la gamification pour apporter un peu de divertissement

La gamification peut se révéler un outil puissant pour encourager la participation et augmenter l’engagement. Il s’agit de récompenser les gens qui ont un comportement désiré, mais en structurant ce comportement sous forme ludique. Le but est de s’amuser et de mettre en contact les gens, et cette tactique est très efficace quand mise en œuvre correctement.

Crédit photo : Ori Song – Unsplash

Nos conseils :

• Utilisez des codes QR qui impliquent des interactions avec les exposants ou les sponsors. Vous pouvez les disséminer dans tout l’espace événementiel en organisant une chasse au trésor.
• Impliquez vos exposants et sponsors et demandez-leur de fournir les prix (par exemple, une session privée avec un expert ou un essai gratuit).
• Récompensez la participation en donnant des points lorsqu’un invité participe à une activité. Ces points peuvent être transformés en prix à la fin de l’événement.
• Proposez des défis plus ou moins difficiles afin que chacun puisse participer, gagner un prix et rester engagé.
• Mettez en avant les personnes les plus actives en utilisant un tableau de scores.

N’ayez pas peur d’utiliser enquêtes et sondages

Sondages et enquêtes peuvent se révéler une excellente occasion d’engager la conversation avec vos invités en leur montrant que vous prenez en compte ce qu’ils pensent, les transformant ainsi en participants actifs plutôt que passifs.

Les enquêtes vous fourniront également des retours qualitatifs qui vous permettront de mettre en contexte toutes les données que vous pouvez collecter lors de votre événement.

Lorsqu’ils sont menés en live, les sondages et les enquêtes fournissent un retour en temps réel, ce qui vous permet de réagir et d’apporter les corrections nécessaires sur le champ.

Crédit photo : Jon Tyson – Unsplash

Nos conseils :

• Utilisez des enquêtes courtes tout au long de l’événement (plutôt qu’une longue enquête a posteriori à laquelle personne n’aura le temps de répondre) qui vous permettront de faire des vérifications rapides durant l’événement et d’établir des tendances.
• Organisez un vote sur les questions pour vous assurer que les sujets les plus importants pour votre cible sont bien couverts. Utilisez l’application événementielle pour permettre aux participants de soumettre des questions et de voter sur celles-ci.
• Encouragez la participation : récompensez vos participants avec des points (qu’ils pourront transformer en prix à la fin de l’événement) lorsqu’ils répondent à un sondage.

Utilisez une application mobile pour l’événement

Plusieurs types de fonctionnalités permettant l’engagement peuvent être disponibles via une application événementielle : messagerie interne à l’application (engagement entre participants), notifications « push » (engagement entre les participants et les organisateurs), diffusions en direct, analyses des sondages et enquêtes, gamification, etc.

L’application peut aider les invités à trouver et communiquer avec des personnes ayant les mêmes centres d’intérêt, leur permettant de faire des connexions de qualité. Après tout, le réseautage est en général la priorité des gens qui se rendent à des événements professionnels.

Vous pouvez également utiliser ces applications pour favoriser les mises en relation « intelligentes » avec les exposants lors d’un salon, augmentant ainsi le taux de rencontres intéressantes entre exposants et prospects qualifiés. Cela vous aidera au final à augmenter le retour sur investissement.

Crédit photo : Rami Al-zayat – Unsplash

Nos conseils :

• Choisissez une application qui comporte de nombreuses fonctionnalités incluant : facilité à mettre en œuvre, facilité d’usage pour vos invités, une interface utilisateur personnalisable, des fonctionnalités intégrées pour l’engagement, et de l’analyse de données pour mesurer le retour sur investissement.

• Augmentez le taux d’adoption de votre application : communiquez très en amont (dès qu’ils s’enregistrent) avec vos participants concernant l’application et motivez-les pour l’utiliser (en donnant accès à du contenu exclusif par exemple).

En conclusion

Faire en sorte que les participants soient engagés durant un événement représente le Saint Graal pour de nombreux organisateurs, mais il s’agit également d’un défi à relever du fait des nombreuses distractions que notre monde moderne met si facilement à portée de main.

De ce fait, la concurrence pour le temps et l’attention des participants est de plus en plus forte, obligeant les professionnels de l’événementiel à en faire toujours plus pour augmenter cet engagement.

Mais, comme nous l’avons vu, il existe des outils et techniques qui permettent d’élever l’expérience des participants et de les impliquer plus avant.

totm exposition peut vous aider à faire en sorte que vos stands d’exposition volent la vedette lors d’un prochain salon et vous permettent d’augmenter l’engagement des visiteurs. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter !

Auteur : Véronique Colombani

Il n’a jamais été aussi facile de collecter des données sur l’expérience vécue par les participants à un événement. Mais créer des rapports qui permettent de comprendre comment améliorer les choses est une tout autre histoire. En effet, la plupart des organisateurs d’événements n’utilisent pas le potentiel complet des données disponibles, et n’évaluent le succès de leur événement qu’en prenant en compte le nombre de participants. Mais un événement réussi se définit par d’autres paramètres que ce chiffre.

Ainsi, les données collectées peuvent donner un aperçu des attentes et besoins des participants, aider à identifier ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré, et au final peuvent aider les organisateurs à améliorer leurs événements en temps réel et sur la durée, créant ainsi une expérience de meilleure qualité.

Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi vous devriez collecter des données et comment les méthodes de collecte passive et active peuvent être utilisées de concert pour vous aider à améliorer vos événements, tout en fournissant la preuve de leur importance stratégique pour tous vos partenaires.

Le B.A. — BA de la collecte de données pour un événement

Les données que vous pouvez collecter lors de vos événements vous permettront en général de répondre aux questions suivantes : qui sont vos participants (données démographiques), ce qu’ils font et quand (engagement), et pourquoi ils le font (sentiment/opinions).

Une des premières choses à faire est de décider quels sont vos objectifs en ce qui concerne la collecte et l’analyse de données. En gros, qu’est-ce que vous avez besoin de savoir sur vos événements ?

Ensuite, vous allez devoir trouver quelles données vous avez besoin de collecter pour atteindre ces objectifs (s’agit-il de données démographiques, opinions, etc. ?), et enfin les outils qui vont vous permettre de collecter ces données.

Quand faire la collecte de données

Il est possible de collecter et analyser des données à chaque phase d’un événement :

• Avant, à travers les données démographiques et les intérêts que vous pouvez récupérer lors de l’enregistrement.
• Pendant, avec des informations telles que les taux de participation aux différentes sessions, les notes données aux intervenants et conférenciers, l’attrait d’une zone ou d’un stand spécifique, avec qui les participants discutent, etc.
• Et après, quand vous récupérez les impressions sur l’expérience dans son ensemble.

Pourquoi devriez-vous faire une collecte de données sur une (longue) période

Il serait également bénéfique de faire un suivi des données sur la durée, car cela vous permettra de prendre des décisions basées sur des faits et non sur une intuition (cette session a-t-elle été un succès ? Faut-il la renouveler lors d’un prochain événement ?). Faire un suivi sur le long terme vous aidera également à mettre à jour des tendances (comment les participants réagissent-ils à des activations spécifiques au fil du temps ? Comment interagissent-ils avec d’autres participants ?) et vous permettra de mieux évaluer les conséquences de chaque changement (changer la place de la zone de repos était-elle une bonne idée ?).

Cela vous aidera à obtenir une image plus complète du parcours de vos participants (une fois qu’ils sont sur site, où vont-ils, que font-ils, qui rencontrent-ils ?), vous permettant ainsi de prouver la valeur de vos événements à vos partenaires (quelle est la performance des stands ? Combien de gens ont été en contact avec votre marque ? Combien de leads qualifiés ont-ils été générés ? Cela s’améliore-t-il au fil du temps ?).

En fin de compte, en faisant le suivi des données sur une période étendue, les organisateurs vont pouvoir améliorer leurs événements et offrir une meilleure expérience à leurs participants (est-ce que plus de gens participent à mes événements ? Le retour des participants est-il positif ?).

En fonction de vos objectifs et du type de données que vous souhaitez collecter, vous devrez peut-être vous concentrer sur de la collecte active ou passive, ou même utiliser un mélange des deux. Penchons-nous donc plus avant sur ces deux types de collecte de données.

La collecte passive de données

Le but principal des différents outils permettant une collecte passive est de récupérer des données sans que les participants aient à entrer l’information sur un appareil. Cela facilite le suivi des actions et des localisations des participants de façon passive et non intrusive. Cela permet une surveillance en temps réel durant l’événement et est souvent la source principale des fameuses « cartes de chaleur ».

Crédit photo : Myriam Jessier — Unsplash

Types d’outils pour la collecte passive

Voici quelques-uns des outils les plus fréquemment utilisés pour la collecte passive de données.

• Tapis de comptage : ce sont des tapis équipés de capteurs et placés à l’entrée du lieu événementiel et à d’autres endroits à fort trafic. Ils enregistrent la pression des pas de façon anonyme et fournissent des statistiques de trafic sur le champ.

• Les objets connectés portatifs : ces dispositifs contiennent des puces RFID, Bluetooth ou NFC qui pinguent des relais disséminés dans l’espace événementiel. On les trouve désormais sous toutes les formes (badges, tours de cou, smartwatch, etc.) et ils enregistrent des données d’engagement.

• Caméras : connectées à un logiciel de reconnaissance faciale fonctionnant grâce à l’intelligence artificielle, elles fournissent des données d’engagement, mais aussi de sentiment (« happy maps » ou cartes du bonheur).

• Outils de gestion des réseaux sociaux : des outils comme Hootsuite peuvent vous dire quelles plates-formes sont les plus efficaces, quel est le contenu qui est le plus partagé, etc. Ces outils sont ainsi utilisés pour mesurer l’engagement. Ils enregistrent également des opinions à travers l’analyse de sentiment lorsqu’ils sont associés avec l’intelligence artificielle.

• Google Analytics : en analysant les données issues de votre site web, cet outil peut produire des rapports sur les visiteurs et leurs données démographiques. Vous pouvez également récupérer des données d’engagement grâce au rapport sur le contenu le plus vu.

Les bénéfices à utiliser des outils de collecte passive

Les bénéfices à utiliser ces outils incluent :

De l’information en temps réel sur le trafic et l’engagement

Ces outils vous aideront à analyser le trafic ainsi que le temps passé dans chaque zone de l’espace événementiel, mais aussi à suivre le taux de présence aux différentes sessions, et la durée. Ils peuvent aussi vous aider à surveiller les visites sur les stands. Enfin, ces outils peuvent vous permettre d’enregistrer la réponse émotionnelle à un stimulus (par exemple, un pouls plus rapide peut montrer un intérêt accru pour une activation particulière).

Un meilleur éclairage sur la performance

L’organisateur d’événements sera capable d’identifier les zones ou le contenu qui attirent le plus ou le moins, et pourra recevoir des alertes en temps réel concernant des zones à problème, telles que des engorgements ou des stands n’atteignant pas leurs objectifs. Il pourra alors prendre les mesures nécessaires pour améliorer la situation sans délai.

Une information sans parti-pris

Un des plus gros avantages à utiliser des outils de collecte passive est qu’ils fournissent une preuve factuelle de retour sur investissement pour les exposants et les sponsors (combien de personnes se sont rendues sur leur stand, ou ont été exposées à leur marque, etc.). Il n’y a aucun risque de mauvaise estimation ou d’inexactitude pour cause de mauvaise mémoire ; les données sont fiables et précises.

La collecte active de données

D’un autre côté, les outils de collecte active de données vont récupérer le feedback des participants. Ces outils nécessitent un effort conscient de la part des participants qui doivent réfléchir à leur expérience. Ils collectent des opinions et des données de sentiment.

Types d’outils pour la collecte active

Les principaux outils utilisés pour la collecte active de données sont les suivants.

• Enquêtes : elles peuvent être utilisées tout au long du processus événementiel. Avant le démarrage de l’événement, les enquêtes peuvent aider à découvrir les attentes et domaines d’intérêts des participants. Au cours de l’événement, des enquêtes courtes sur les sessions ou les intervenants peuvent permettre de découvrir ce qui génère le plus fort taux d’engagement. Enfin, après l’événement, une enquête plus longue envoyée via email, ou proposée sur l’application événementielle ou une plate-forme d’enquête va permettre de recueillir le ressenti des participants sur l’ensemble de l’événement.

• Sondages : on les utilise en général tout de suite après une session via l’application événementielle ou un assistant virtuel. Ils offrent des réponses de type binaire (cette session a-t-elle répondu à vos attentes, oui/non ?).

Les bénéfices à utiliser des outils de collecte active

Crédit photo : Jon Tyson — Unsplash

En donnant une voix aux participants, ces outils peuvent aider les organisateurs d’événements à :

En découvrir plus sur leurs participants

Au travers des enquêtes réalisées avant l’événement, l’organisateur peut apprendre à mieux connaître les participants à son événement, qui ils sont, quelles sont leurs attentes, leurs centres d’intérêt, etc. Cette information peut permettre de modeler l’événement lui-même.

Surveiller le taux de satisfaction des participants

Les enquêtes réalisées en cours d’événement peuvent aider à évaluer des sessions spécifiques ainsi que les intervenants. Les enquêtes réalisées après l’événement, quant à elles, vont permettre une évaluation de l’événement dans son ensemble et du taux de satisfaction globale des participants.

Améliorer leurs événements sur le long terme

En comparant les résultats des enquêtes faites avant et après l’événement, vous allez pouvoir déterminer s’il y a des divergences entre les attentes et l’expérience vécue par les participants. Enquêtes et sondages peuvent révéler des zones qui auraient besoin d’être améliorées à l’avenir, et vous aider à discerner des tendances concernant le comportement des participants, leurs intérêts ou attentes.

En conclusion

La collecte de données sur l’expérience vécue par les participants aux événements n’a jamais été aussi facile. Malgré tout, les organisateurs doivent encore s’améliorer lorsqu’il s’agit d’obtenir un éclairage sur leurs événements à partir de ces données.

Les organisateurs d’événements ont plusieurs méthodes à leur disposition pour collecter les données. Les outils de collecte passive vont fournir un éclairage en temps réel sur les améliorations à apporter de façon immédiate. En parallèle, les outils de collecte active sont plus adaptés pour des réflexions sur le long terme, la mise en lumière de tendances et permettent d’améliorer l’événement au fil des ans.

Utiliser plusieurs méthodes de collecte pourrait se révéler la meilleure façon d’obtenir l’éclairage le plus complet sur votre événement, en vous fournissant des informations de grande valeur sur tous ses aspects.

Assurez-vous que votre stand d’exposition génère le plus d’engagements possible, et cela se verra dans votre reporting ! N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter.

Auteur : Véronique Colombani