Catégorie : Techniques

Un événement réussi est très rarement l’œuvre d’une seule personne. La planification d’un événement repose en grande partie sur une collaboration efficace avec divers partenaires, notamment sponsors et fournisseurs.

Collaborer ne signifie pas seulement travailler ensemble ; il s’agit ici de travailler en harmonie en partageant une même vision pour atteindre un objectif commun. Les partenariats jouent un rôle central pour garantir le déroulement fluide d’un événement, depuis l’obtention d’un soutien financier jusqu’à la fourniture de services et de produits essentiels au bon déroulement de l’événement.

Cependant, la gestion de ces relations peut s’avérer difficile et prendre du temps, nécessitant une coordination minutieuse, une communication de tous les instants et une compréhension mutuelle des objectifs et des attentes.

Cet article explore les stratégies clés pour une gestion efficace de ces partenariats événementiels, en soulignant l’importance d’établir des relations solides avec sponsors et fournisseurs pour créer des événements remarquables et mémorables.

Définissez le partenariat

La base d’un partenariat événementiel réussi réside dans la définition claire des rôles, des responsabilités et des attentes de toutes les parties impliquées. Assurez-vous de comprendre les attentes de chaque partie et travaillez à l’établissement d’une vision et d’un objectif communs pour l’événement, en les alignant sur vos propres objectifs et ceux de vos partenaires.

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La création d’un accord de partenariat formel qui décrit toutes les modalités, y compris les livrables, les délais et tout arrangement financier, est la clé pour éviter de futurs conflits.

Cultivez une communication ouverte et transparente

Une collaboration efficace nécessite de maintenir des lignes de communication ouvertes. Vous devrez dialoguer régulièrement avec vos partenaires par le biais de réunions, d’appels téléphoniques ou d’e-mails pour fournir des mises à jour, discuter des progrès et répondre à toute préoccupation ou tout nouveau défi.

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Le partage d’informations pertinentes et la prise en compte du feed-back provenant de toutes les parties prenantes contribueront à favoriser une culture de transparence et à garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde et peut prendre collectivement des décisions éclairées.

Établissez des relations solides

Construire des relations solides avec vos partenaires est crucial pour le succès de votre événement. Prenez le temps de comprendre leurs valeurs, besoins et objectifs et cherchez des moyens de les aligner sur les objectifs de l’événement. 

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Établir un lien personnel avec chaque partenaire peut contribuer à instaurer une certaine confiance et à les inciter à s’investir davantage dans le succès de votre événement. Si vous mettez en avant leurs contributions de façon régulière, en leur fournissant un feed-back constructif et en reconnaissant leurs efforts, ils seront plus susceptibles de se mettre en quatre pour soutenir votre événement.

Gérez vos sponsors

Les sponsors jouent un rôle essentiel dans la planification d’un événement, généralement en apportant un soutien financier. Ils peuvent s’avérer indispensables lorsque votre budget événementiel est réduit.

Pour gérer efficacement les sponsors, créez des packages clairs décrivant les avantages dont ils bénéficieront, tels que la visibilité de leur marque, les opportunités promotionnelles lors de l’événement et un accès privilégié au public cible.

Assurez-vous que leur image de marque est parfaitement intégrée à l’événement afin de leur garantir une exposition maximale. Cela inclut la signalisation, les logos et les mentions dans le matériel promotionnel.

Maintenez une communication régulière avec vos sponsors tout au long du processus de planification de l’événement. Tenez-les informés des progrès et sollicitez leur avis sur toute question pertinente pour garantir que leurs attentes sont satisfaites.

Après l’événement, fournissez-leur des rapports complets détaillant l’impact et la portée de leur parrainage. Mettez en avant leur retour sur investissement et toutes les raisons pour lesquelles ils devraient parrainer votre prochain événement.

Travaillez en harmonie avec vos fournisseurs

Les fournisseurs sont responsables de la fourniture de divers services et produits essentiels au bon déroulement de votre événement.

La mise en place de canaux de communication clairs facilitera la coordination et évitera les malentendus. Définissez clairement l’étendue des tâches, les délais de livraison et les attentes en matière de qualité, examinez régulièrement les progrès et répondez rapidement à toute préoccupation.

Des solutions de secours ou « plans B » sont nécessaires pour atténuer les risques ou problèmes potentiels pouvant survenir pendant l’événement.

Après l’événement, n’oubliez pas d’évaluer leurs performances, de leur fournir un feed-back constructif et de discuter d’améliorations potentielles pour de futures collaborations.

Évaluez et célébrez le succès de l’événement

À l’issue de l’événement, prenez le temps d’évaluer le succès des partenariats et de l’événement dans son ensemble. Recueillez les commentaires des sponsors et des fournisseurs via des enquêtes ou des réunions post-événement. Analysez ces données et identifiez les axes d’amélioration, tant au niveau de l’événement lui-même que des partenariats.

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Il est essentiel de reconnaître et de célébrer les réalisations et les contributions de tous vos partenaires, en reconnaissant publiquement leurs efforts et en exprimant votre gratitude.

En conclusion

Une gestion efficace des partenariats événementiels est cruciale pour organiser des événements exceptionnels. Les organisateurs d’événements peuvent garantir une collaboration fluide et des résultats positifs en définissant clairement les modalités des partenariats, en favorisant une communication ouverte, en établissant des relations solides et en travaillant de concert avec leurs sponsors et fournisseurs.

N’oubliez pas qu’un événement réussi est le résultat d’efforts collectifs, et qu’en valorisant et en entretenant ces partenariats, vous pouvez créer des expériences remarquables qui laissent une impression durable sur vos participants et vos partenaires.

Auteur : Véronique Colombani

L’organisation d’événements d’entreprise peut se révéler un processus complexe et coûteux. Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, d’une conférence ou d’une célébration, les dépenses imprévues peuvent rapidement s’accumuler et peser sur votre budget.

Selon une étude menée par Bizzabo, 53 % des professionnels de l’événementiel s’accordent à dire que la diminution des budgets est leur plus grand défi. De plus, quiconque a déjà organisé un événement sait que les imprévus s’invitent bien souvent et qu’ils ont un coût non négligeable.

Dans cet article, nous partageons dix conseils pour vous aider à gérer ces dépenses imprévues lors de l’organisation d’événements d’entreprise.

Conseil #1 — Créez un budget détaillé

Établir un budget vous aidera à mieux comprendre les coûts globaux de l’événement et à identifier les domaines où vous avez une certaine latitude pour dépenser moins. Il est essentiel d’inclure toutes les dépenses, aussi minimes soient-elles, pour éviter toute mauvaise surprise.

Lors de la création de votre budget, pensez à prendre en compte les dépenses suivantes :

• Frais de location de salle
• Frais de restauration
• Équipement audiovisuel
• Décorations
• Transport
• Marketing et publicité
• Assurance

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Pensez également à hiérarchiser les dépenses en fonction de leur importance. Identifiez celles qui sont essentielles au succès de l’événement et allouez-leur plus de fonds. Par exemple, l’équipement audiovisuel est peut-être plus important pour votre événement que les décorations de table, dans ce cas, consacrez un budget plus important à cette dépense.

Une fois que vous avez créé votre budget, révisez-le régulièrement pour vous assurer que vous respectez les fonds qui vous sont alloués. Puis, faites les ajustements nécessaires et gardez une trace de toutes les dépenses imprévues.

Conseil #2 — Considérez ces idées pour réduire vos coûts

Pensez à utiliser du personnel bénévole pour vous aider dans l’organisation de votre événement. Il peut s’agir d’employés ou de membres de votre communauté désireux de donner de leur temps et de leurs compétences. Cela peut réduire les coûts de façon significative et apporter un sentiment d’implication communautaire.

Si votre entreprise dispose de ressources internes, telles que des services marketing ou audiovisuels, vous pouvez les utiliser pour réduire les coûts, car ils peuvent vous fournir des services à un tarif réduit ou même gratuitement.

Vous devrez peut-être également envisager de tenir votre événement dans un lieu alternatif afin de rester dans votre budget. En effet, si l’espace événementiel traditionnel coûte trop cher, des espaces alternatifs tels que parcs, centres communautaires ou entreprises locales peuvent être plus abordables et offrir une expérience unique aux participants.

Conseil # 3 — Préparez-vous à l’inattendu

Quelle que soit la qualité de votre planification, des dépenses imprévues peuvent toujours survenir. Il est donc important de se préparer à ces coûts en créant un fonds de secours. Il s’agit d’un budget distinct qui est mis de côté dans le but précis de faire face aux dépenses imprévues. Ce fonds devrait représenter un pourcentage du budget total, généralement entre 5 % et 10 %.

Il est également crucial d’avoir un plan de secours en cas d’urgence. Supposons, par exemple, que la société de restauration annule de manière inattendue juste avant votre événement. Avoir un traiteur de secours ou un service de livraison de nourriture peut être le seul moyen de sauver votre événement, d’éviter des recherches effrénées à la dernière minute, qui engendreront sans nul doute des dépenses excessives.

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Si des dépenses imprévues surviennent, puisez dans le fonds de secours plutôt que dans votre budget principal. Cela vous aidera à respecter votre budget global.

Conseil #4 — Négociez avec vos fournisseurs

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, les prestataires jouent un rôle clé dans le succès de l’événement. Les fournisseurs tels que les traiteurs, les planificateurs d’événements et les techniciens audiovisuels peuvent être coûteux, mais négocier avec eux peut vous aider à réduire les coûts.

Lors de la négociation, soyez clair sur votre budget et sur ce que vous pouvez vous permettre. Demandez des réductions et soyez prêt à négocier le prix.

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En outre, envisagez de limiter le nombre de vos fournisseurs en les utilisant pour divers services. Par exemple, si vous engagez un planificateur d’événements, demandez-lui s’il peut également fournir des services audiovisuels à un tarif réduit. Cela peut aider à réduire les coûts tout en simplifiant le processus de planification.

Enfin, examinez attentivement les contrats pour éviter des dépenses ou des frais imprévus. Soyez clair sur votre budget et assurez-vous que tous les coûts sont indiqués dans le contrat avant de le signer.

Conseil #5 — Utilisez le sponsoring

Un partenariat avec des sponsors peut vous aider à financer votre événement. Les sponsors peuvent fournir un soutien financier, mais aussi des dons en nature ou aider à promouvoir l’événement.

Pour attirer des sponsors, assurez-vous de communiquer clairement les avantages du parrainage et comment il s’aligne sur leurs objectifs commerciaux.

Conseil #6 — Appuyez-vous sur la technologie

La technologie peut être un outil puissant lors de l’organisation d’événements d’entreprise. Il existe de nombreux outils et applications disponibles qui peuvent vous aider à économiser de l’argent et à rationaliser le processus de planification.

Par exemple, un logiciel de planification d’événements peut vous aider à gérer votre budget, à suivre les dépenses et à communiquer avec les fournisseurs. Ce logiciel peut également vous aider à trouver des fournisseurs à un tarif réduit et à négocier les prix.

Pensez aussi à utiliser les médias sociaux pour promouvoir votre événement. Des plateformes telles que Facebook ou Twitter peuvent vous aider à atteindre un public plus large et à promouvoir votre événement sans frais.

Conseil #7 — Soyez flexible

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, rester flexible est essentiel. En effet, des dépenses imprévues peuvent et vont survenir, et vous devrez sans doute faire des ajustements pour rester dans votre budget.

Ainsi, si le coût de la restauration est plus élevé que prévu, envisagez de proposer un menu plus simple ou de réduire le nombre de participants. De même, si le coût initial du transport est élevé, cherchez des options plus abordables.

Être flexible avec vos plans peut vous aider à respecter votre budget tout en assurant le succès de votre événement.

Conseil #8 — Faites un suivi de vos dépenses

Le suivi de vos dépenses est essentiel, car il vous aidera à respecter votre budget et à identifier les coûts imprévus.

Assurez-vous d’inclure tous les coûts, aussi minimes soient-ils. Utilisez un tableur ou un logiciel de budgétisation pour organiser vos dépenses et révisez-les régulièrement. Cela vous aidera à rester dans votre budget et à éviter les dépenses excessives.

Conseil #9 — Communiquez avec les parties prenantes

Assurez-vous de communiquer avec toutes les parties prenantes, telles que les cadres de l’entreprise ou les membres du conseil d’administration, au sujet du budget et de toute dépense imprévue. 

Cela aidera à gérer les attentes et à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Conseil #10 — Et enfin… apprenez de vos erreurs

Enfin, il est essentiel d’apprendre de ses erreurs lors de l’organisation d’événements d’entreprise.

Après l’événement, évaluez votre budget et vos dépenses. Identifiez les domaines où vous avez trop dépensé et où vous pourriez économiser de l’argent. Cela vous aidera à faire des ajustements pour les événements futurs et à améliorer votre processus de budgétisation.

En conclusion

La gestion des dépenses imprévues lors de l’organisation d’événements d’entreprise est un aspect essentiel de la planification d’événements.

Et bien que ces dépenses puissent présenter des défis, avec une planification minutieuse, une communication efficace et une prise de décision proactive, les organisateurs d’événements peuvent surmonter ces obstacles.

En mettant en œuvre des stratégies efficaces et en suivant les conseils ci-dessus, les organisateurs d’événements peuvent gérer les coûts imprévus et assurer le succès de leurs événements tout en respectant leur budget.

Auteur : Véronique Colombani

Vous êtes prêts à investir dans un salon professionnel ? C’est une excellente idée, mais avant de vous lancer, vous devez comprendre comment mesurer le retour sur investissement (ROI) pour savoir si cela en vaut la peine.

Dans cet article, nos experts en fabrication de stands d’exposition vous expliquent tout ce que vous devez savoir pour calculer le ROI d’un salon professionnel. Découvrez comment maximiser les bénéfices de votre investissement, afin que votre entreprise tire le meilleur parti de votre participation à un salon professionnel !

Qu’est-ce que le ROI d’un évènement ?

Le ROI, ou Retour sur Investissement, est un indicateur clé de rentabilité. Il mesure le rapport entre les résultats générés par une opération et les coûts engagés pour cette opération. En d’autres termes, le ROI évalue l’efficacité et l’impact d’un événement en comparant les résultats obtenus avec les coûts de l’opération. Le résultat peut être mesuré de différentes façons en fonction des objectifs fixés, tels que le chiffre d’affaires, les recettes, ou tout autre indicateur de performance.

En calculant le ROI événementiel, vous pouvez facilement évaluer le coût de votre participation à un salon professionnel et si votre événement a été un succès ou non.

Pourquoi calcule-t-on le ROI d’un événement ?

Le calcul du ROI d’un événement remplit deux fonctions principales pour les équipes organisatrices.

D’abord, il justifie les investissements auprès de la hiérarchie en démontrant que l’argent investi dans le marketing et les événements apporte des résultats tangibles et mesurables. Pour les événements, cela ne peut être prouvé que par un objectif de ROI prévisionnel, suivi d’une évaluation des résultats obtenus.

Ensuite, le calcul du ROI permet de mesurer l’efficacité de l’action marketing. L’analyse de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné pendant un événement est utile pour prendre des décisions éclairées pour les prochaines éditions : modification du format, ajustement du public cible, redéfinition du budget de l’événement, etc.

Comment calculer le ROI d’un événement ?

Le calcul du retour sur investissement (ROI) d’un événement peut être difficile, car les effets positifs ne sont pas toujours immédiats. Par exemple, la notoriété d’une entreprise ou les contacts commerciaux peuvent se matérialiser plusieurs mois après l’événement. Toutefois, il est possible de mesurer le ROI en se concentrant sur les éléments mesurables avec certitude. Pour calculer le ROI d’un salon professionnel, on utilise la formule suivante :

ROI = (Résultat — Coûts)/Coûts.

Le résultat représente les bénéfices générés par le salon, tels que les ventes ou les prospects qualifiés, et les coûts incluent tous les investissements réalisés pour la participation au salon, tels que les frais de location de stand, de voyage et d’hébergement, ainsi que les frais de communication et de fabrication de stand. Il est important de prendre en compte tous les coûts, même les plus petits.

Étape 1 — Définir l’objectif principal de l’événement

La première étape consiste à définir l’objectif premier de l’événement. Le contexte, les enjeux et les objectifs ne seront pas les mêmes selon le type d’événement organisé (salon professionnel, congrès, conférence…) et le public visé (clients, partenaires, prospects, collaborateurs…). On peut cependant catégoriser les événements B2B selon 4 grands objectifs business :

• Augmenter la notoriété et bâtir l’image de marque ;
• Générer des leads commerciaux qualifiés ;
• Informer et fidéliser les clients ;
• Dynamiser le réseau des partenaires et renforcer leurs notoriétés.

Étape 2 — Définir les KPIs qui permettront de suivre cet objectif

Après avoir défini l’objectif principal de l’événement, il faut déterminer les indicateurs à suivre et mesurer pour vérifier si cet objectif est atteint. Par exemple, si l’objectif est d’augmenter la notoriété et bâtir l’image de marque, les KPIs pourraient être :

• Maximiser le nombre d’inscriptions ;
• Maximiser la couverture médiatique ;
• Maximiser la présence sur les réseaux sociaux, etc.

Pour générer des leads commerciaux qualifiés, les KPIs pourraient être :

• Générer des leads ;
• Générer des opportunités ;
• Maximiser la qualification des leads générés, etc.

Étape 3 — Collecter la donnée nécessaire pour suivre ces KPIs

Après avoir défini l’objectif principal ainsi que les principaux KPIs à suivre, la prochaine étape consiste à rassembler la donnée qui permettra de piloter ces indicateurs. Pour cela, il faut choisir une plateforme de gestion événementielle qui va permettre la collecte et le suivi en temps réel de l’ensemble des données issues de l’événement.

Étape 4 — Analyser les résultats et améliorer la stratégie événementielle

La dernière étape consiste à analyser les résultats de l’événement à l’aide des KPIs définis et à les comparer aux objectifs fixés. Cette analyse doit permettre d’identifier les axes d’amélioration pour la stratégie événementielle future de l’entreprise.

Pour effectuer cette analyse de résultats, plusieurs possibilités existent :

• Comparer les résultats entre plusieurs éditions d’un même événement,
• Comparer les résultats d’un événement par un benchmark de ce qui est fait par vos concurrents ou par vos partenaires,
• Comparer les résultats de 2 formats d’événements différents : longueur, intervention, participants, etc.

Conseils pour améliorer le ROI d’un salon professionnel

Pour améliorer le ROI d’un salon professionnel, il est important d’adopter des stratégies efficaces pour réduire les coûts d’investissement et améliorer les résultats obtenus. Voici quelques conseils et stratégies pour réduire les coûts d’investissement pour votre participation à un salon professionnel :

• Planifiez à l’avance pour éviter les dépenses de dernière minute

• Choisissez des options moins coûteuses pour chaque aspect de votre participation
• Partagez les coûts avec d’autres entreprises ou partenaires
• Utilisez des technologies moins coûteuses pour améliorer votre participation

Pour améliorer les résultats obtenus, vous pouvez établir des objectifs clairs, former votre personnel, offrir des promotions spéciales pour aider à attirer les visiteurs sur votre stand.

Par ailleurs, pour maximiser les résultats de votre participation à un salon professionnel, il est important de concevoir un stand d’exposition attractif en utilisant des couleurs vives, des éclairages et des visuels accrocheurs pour attirer l’attention des visiteurs. Vous pouvez aussi opter pour un stand d’exposition écoresponsable afin d’améliorer votre image de marque.

La communication lors d’un salon à travers les réseaux sociaux peuvent également être utilisés pour promouvoir votre participation, générer des prospects avant l’événement et interagir avec les visiteurs pendant l’événement. Enfin, n’oubliez pas de faire un suivi des prospects qualifiés après l’événement et d’utiliser les informations collectées pour personnaliser vos communications et les guider à travers le processus d’achat.

totm exposition vous aide à optimiser votre participation à un salon professionnel

Vous l’aurez compris, la participation à un salon professionnel peut être un investissement rentable pour votre entreprise. En suivant les conseils budgétaire pour les événements que nous avons partagés aujourd’hui, vous pouvez maximiser les résultats et minimiser les coûts pour atteindre un ROI optimal.

Alors, n’hésitez plus et planifiez dès maintenant votre prochaine participation à un salon professionnel pour booster votre visibilité, augmenter votre notoriété et générer de nouvelles opportunités commerciales !

Si vous souhaitez organiser un événement, contactez totm exposition. Notre entreprise s’engage à vous aider à planifier un événement à la hauteur de vos besoins d’affaires.

Les événements sont souvent l’occasion de rassembler des personnes pour célébrer, apprendre ou échanger. Malheureusement, ils sont aussi souvent synonymes de gaspillage, de consommation excessive d’énergie et de production de déchets. L’impact environnemental des événements est souvent négligé, alors qu’il représente une empreinte carbone considérable.

Ainsi, il est crucial de prendre en compte cet impact pour réduire l’empreinte carbone des événements et adopter des pratiques plus durables. Nos experts en fabrication de stands d’exposition vous proposent de découvrir comment évaluer l’empreinte carbone d’un événement, les facteurs à prendre en compte et les outils disponibles pour vous aider à mesurer et réduire cette empreinte carbone.

Comprendre l’empreinte carbone d’un événement

L’empreinte carbone est la quantité de gaz à effet de serre (GES) émis par une activité ou un produit. Cette quantité est généralement exprimée en tonnes d’équivalent CO2. Pour évaluer l’empreinte carbone d’un événement, il est donc nécessaire de prendre en compte toutes les émissions de GES générées par les activités liées à l’organisation de l’événement comme les déplacements des participants, la consommation énergétique de l’événement, ou encore les déchets générés.

Comment mesurer l’empreinte carbone d’un événement

Avant de vouloir réduire l’impact écologique de votre événement, il faut mesurer ce dernier. Ainsi, pour mesurer l’empreinte carbone d’un événement, il est nécessaire de réaliser une évaluation complète de toutes les activités liées à l’organisation et à la tenue de l’événement. Cette évaluation peut être effectuée à l’aide d’outils en ligne, de logiciels spécialisés ou avec l’aide d’un expert en évaluation de l’empreinte carbone.

Les éléments à prendre en compte sont notamment :

• Les émissions de gaz à effet de serre générées par les déplacements des participants et de l’équipe organisatrice ;
• La consommation d’énergie pour l’éclairage, le chauffage, la climatisation et les équipements audiovisuels ;
• La production de déchets tels que les emballages, les déchets alimentaires, le papier et le carton.

Les événements peuvent avoir un impact environnemental important sur la biodiversité, la qualité de l’air et de l’eau. Pour minimiser leur impact environnemental, il est crucial d’évaluer leur empreinte carbone et de prendre des mesures pour la réduire.

Les méthodes de calcul de l’empreinte carbone

Une fois que toutes les sources d’émissions de GES ont été identifiées, il est nécessaire de les quantifier à l’aide de données et d’outils de calcul spécifiques.

Il existe différentes méthodes pour calculer l’empreinte carbone d’un événement. La méthode la plus couramment utilisée est celle de l’Analyse de Cycle de Vie (ACV), qui permet de mesurer les émissions de GES sur l’ensemble du cycle de vie de l’événement, de la production des matières premières à la fin de vie des déchets générés par l’événement.

Une autre méthode couramment utilisée est celle du Bilan Carbone, qui permet de quantifier les émissions de GES sur une période donnée, généralement une année. Cette méthode qui a été développée par l’ADEME, en collaboration avec Jean Marc Jancovici, est souvent utilisée pour évaluer l’empreinte carbone d’une organisation dans son ensemble, mais elle peut également être utilisée pour évaluer l’empreinte carbone d’un événement.

Les outils en ligne d’évaluation de l’empreinte carbone d’un événement

Il existe de nombreux outils en ligne qui permettent de calculer l’empreinte carbone d’un événement. Attention, les outils gratuits sont souvent basés sur des données génériques et peuvent manquer de précision pour des événements spécifiques.

Parmi les outils en ligne les plus populaires pour l’évaluation de l’empreinte carbone d’un événement, on peut citer Myclimate.

Orki est une plateforme en ligne qui permet de mesurer l’empreinte carbone d’un événement, afin d’identifier les émissions de gaz à effet de serre et de prendre des mesures pour les réduire.

Les leviers pour réduire le bilan carbone de vos événements

Pour réduire l’empreinte carbone d’un événement et être plus écoresponsable lors de votre participation à un événement, il est essentiel d’adopter des stratégies efficaces. Cela peut inclure la réduction de l’utilisation de matériaux jetables, l’optimisation des déplacements des participants, la réduction de la consommation d’énergie, la mise en place d’un système de tri, etc.

Il est également nécessaire d’impliquer tous les acteurs impliqués dans l’organisation de l’événement pour qu’ils adoptent des comportements responsables. Ainsi, une fois que le bilan carbone de l’événement a été évalué, il est possible de prendre des mesures durables pour améliorer l’impact environnemental de votre événement :

1. Encourager l’utilisation des transports en commun ou des modes de transport durables pour les déplacements des participants, des festivaliers et des spectateurs sur le site.
2. Promouvoir l’utilisation de matériaux durables pour les installations et les cadeaux, en privilégiant les produits et fournisseurs locaux et biologiques. Vous pouvez aussi installer des stands écoresponsables pour montrer votre engagement.
3. Proposer des options de restauration durable végétarienne ou végane pour réduire l’empreinte carbone liée à la production de viande.
4. Favoriser l’utilisation de panneaux solaires et d’autres sources d’énergie renouvelable pour alimenter l’événement.
5. Mettre en place un système de tri et de recyclage pour les déchets générés par l’événement.
6. Sensibiliser les participants et les spectateurs à l’importance de la durabilité en organisant des ateliers et en diffusant des messages de sensibilisation.
7. Offrir des incitations financières pour encourager les participants et les spectateurs à adopter des comportements écoresponsables.
8. Établir des partenariats avec des organisations environnementales pour promouvoir le développement durable et sensibiliser les parties prenantes à la protection de l’environnement et s’engager à réduire l’empreinte carbone de l’événement.

Réduire l’empreinte carbone d’un événement est important pour atteindre la neutralité carbone d’un territoire, car ils sont partie intégrante de la vie culturelle. Il est nécessaire de promouvoir une conception écoresponsable des événements, d’autant plus que la demande pour ce genre d’événements est croissante dans notre société.

totm exposition : votre partenaire pour des événements écoresponsables

La réduction de l’empreinte carbone d’un événement est un enjeu crucial pour préserver notre planète et répondre aux défis environnementaux actuels. Les stratégies pour réduire l’empreinte carbone sont multiples et nécessitent l’engagement de tous les acteurs impliqués dans l’organisation d’un événement.

En adoptant des pratiques durables, nous pouvons garantir que les événements continuent à être une source de divertissement et de rassemblement tout en préservant notre environnement.

Si vous souhaitez organiser un événement durable, contactez totm exposition. Nous nous engageons à vous aider à planifier un événement respectueux de l’environnement grâce à nos stands sur mesure qui répondent à vos besoins tout en réduisant votre impact sur le climat.

La logistique est l’un des aspects les plus importants de la participation à un salon professionnel. C’est aussi l’un des plus difficiles, en particulier pour les nouvelles entreprises qui participent pour la première fois à un salon ou à un autre événement commercial.

Qu’il s’agisse de comparer les tarifs d’expédition ou de s’assurer que vous êtes en conformité avec les directives de l’événement, le processus de préparation d’un salon professionnel comporte de nombreuses étapes.

Dans cet article, les experts en création de stands d’exposition de totm vous en disent plus sur la logistique événementielle et comment réussir celle de votre prochain salon professionnel.

Qu’est-ce que la logistique événementielle ?

La logistique événementielle comprend toutes les ressources et compétences nécessaires pour planifier et mettre en œuvre un événement avec succès. Les besoins en logistique peuvent varier selon le type d’événement, car les exigences pour la réussite d’un événement sportif seront différentes de celles d’un concert par exemple.

La logistique événementielle s’adapte aux besoins spécifiques de chaque client et mission. Cela peut inclure la livraison de produits pour des événements virtuels ou l’expédition rapide de matériel volumineux. Cette logistique a pour objectif de planifier et d’optimiser les flux de production et de transport liés aux événements. Elle regroupe toutes les ressources et compétences nécessaires pour planifier, mettre en œuvre et garantir la réussite d’un événement.

Dans quel secteur est-il nécessaire d’organiser cette logistique ?

Il est important de noter que la logistique événementielle est requise pour une grande variété d’événements, chacun ayant ses propres exigences uniques. Cette logistique est en effet adaptée aux besoins de chaque manifestation, on peut la voir pour des événements tels que :

• Les salons professionnels ;
• Les compétitions sportives ;
• Les événements privés ;
• Les concerts ;
• Les représentations théâtrales ou musicales ;

Le logisticien s’adapte à chaque événement en planifiant une organisation personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque manifestation. Les exigences en logistique varient en fonction de la nature de l’événement, de son emplacement, de son budget et du nombre de participants, c’est pourquoi il est important d’élaborer une solution sur mesure pour chaque événement.

Conseils pour réussir votre logistique lors de votre prochain événement

Avec la bonne approche, la logistique événementielle n’est pas aussi difficile qu’elle en a l’air. Nous vous proposons ci-dessous quelques conseils que vous pouvez mettre en œuvre pour faciliter le processus logistique, le rendre moins stressant et assurer une présence plus fluide et plus efficace à tout salon professionnel.

Contactez l’organisateur de l’événement pour connaitre les modalités logistiques

Les organisateurs de salons professionnels fournissent des instructions spécifiques aux exposants, allant de l’endroit où stocker le stand modulaire à la façon d’emballer l’équipement.

Lorsque vous choisissez un salon professionnel, il est toujours recommandé de contacter les organisateurs le plus tôt possible pour connaitre les modalités logistiques. L’organisateur de l’événement devrait pouvoir vous envoyer un guide expliquant où expédier votre stand et comment le préparer pour l’événement.

La plupart du temps, vous devrez expédier votre stand plusieurs semaines avant le salon. L’organisateur doit vous fournir des informations complètes sur l’expédition, y compris l’horaire de l’entrepôt où sont stockés les stands et les autres équipements de l’événement.

Plus tôt vous obtiendrez ces informations, plus il vous sera facile de planifier votre logistique de manière à réussir votre foire commerciale.

Étiquetez tout votre matériel

Avant l’événement, votre stand et votre équipement seront probablement stockés dans un entrepôt avec des centaines d’autres stands expédiés et étiquetés par d’autres entreprises et organisations.

En étiquetant soigneusement votre matériel, vous réduisez le risque de le mélanger aux autres articles stockés à proximité. Si vous oubliez d’étiqueter ne serait-ce que le plus petit élément, votre matériel pourrait se perdre en chemin.

Avant de stocker votre matériel d’exposition, étiquetez et numérotez chaque article afin que votre processus de montage soit simple et direct. Cela rendra également l’inventaire plus facile et moins stressant.

N’étiquetez pas seulement votre stand d’exposition et son matériel. Il est également important d’étiqueter vos conteneurs d’expédition avec le nom de votre entreprise et le salon auquel vous participez.

Adressez-vous à un courtier en logistique

Gérer l’aspect logistique d’un salon professionnel qui se déroule à l’étranger est un vrai défi, mais un défi gérable. De l’assurance aux documents vitaux, la planification d’une exposition dans un salon professionnel devient plus difficile lorsque des frontières sont impliquées.

Pour cette raison, il est préférable de travailler avec un courtier en logistique expérimenté si vous participez à un salon professionnel dans un autre pays ou province.

Un courtier en logistique sera en mesure de vous tenir informé des formalités administratives essentielles à respecter avant votre événement. Il sera également en mesure d’effectuer la majeure partie du processus logistique pour vous, ce qui vous fera gagner un temps considérable et vous permettra de vous concentrer sur la préparation de l’événement lui-même.

Pourquoi confier la logistique de son événement à un professionnel ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il peut être avantageux de confier la logistique de son événement à un professionnel : expérience, ressources, fiabilité et respect des délais. Voyons cela plus en détail !

L’expertise et des ressources diverses

Quelle que soit la taille de votre événement, vous n’êtes peut-être pas préparé pour gérer une logistique parfois complexe. Pour un prestataire, gérer l’entièreté des contraintes logistiques fait partie de son métier. Il sera donc très rigoureux, minutieux et ne laissera aucun détail passer.

En confiant la logistique de votre événement à une entreprise spécialisée, vous pouvez être certain de bénéficier d’un professionnalisme pointilleux, tout en ayant la certitude que les détails les plus importants ne seront pas négligés.

Un respect des délais et de la qualité du transport

Externaliser sa logistique événementielle vous donne l’avantage de pouvoir compter sur la fiabilité de la ponctualité de la part de votre partenaire. Les professionnels de la logistique événementielle ont l’habitude de gérer des organisations qui ont des horaires serrés. En leur confiant cette tâche, vous pouvez être certain que tout sera géré efficacement et à temps pour votre événement.

De plus, confier cette logistique à un professionnel vous permet de bénéficier d’un transport de qualité. Quel que soit le matériel à transporter, les bonnes ressources seront mises à votre entière disposition tout au long du processus d’acheminement.

Un service adapté à vos besoins

Travailler avec un partenaire logistique vous permet de bénéficier d’un service personnalisé. Ainsi, que vous ayez besoin de transporter des denrées alimentaires pour le buffet ou de louer des meubles pour votre événement, les livreurs sauront s’adapter à chaque produit à déplacer et les manipuler correctement.

Ce service complet et professionnel vous garantit que les marchandises arriveront intactes et en toute sécurité. Les transporteurs sont adaptés aux besoins spécifiques de votre événement, ainsi les meilleures solutions sont choisies pour assurer l’arrivée à temps et en bon état de tous les produits.

Réussir la logistique de son événement en toute confiance avec totm exposition

La préparation qui entoure la logistique d’un événement peut être un processus extrêmement difficile, surtout si vous en êtes à votre première expérience. Bien souvent, il est préférable de confier l’aspect logistique de l’exposition à des experts.

Chez totm exposition, nous proposons un service de transport et de logistique et d’entreposage. Avec notre aide, vous pourrez concentrer tous vos efforts sur la préparation de l’événement et en assurer son succès.

Contactez-nous pour en savoir plus.

Les salons professionnels et les foires commerciales sont des occasions importantes de réseautage et d’affaires dont vous devez tirer parti en tant qu’entreprise. Il est très important d’équilibrer votre charge de travail et de prévoir un budget adéquat pour tirer le meilleur parti de chaque événement.

Les experts en construction de stand d’exposition sur mesure de totm exposition partagent avec vous quelques conseils et astuces de budgétisation pour vous guider lors de votre prochain salon professionnel.

Modèle de budget pour salon professionnel : catégorisez vos dépenses

Lorsque vous établissez le budget d’un salon professionnel, un bon modèle à utiliser consiste à répartir vos coûts en 5 catégories. La première catégorie est votre montant de base, car une règle générale pour les budgets des salons professionnels est de multiplier le coût de votre lieu d’exposition par 3.

Par exemple, si la location du lieu coûte 10 000 $, vous devez allouer 30 000 $ au total. Avec les fonds restants, répartissez-les dans quatre autres catégories correspondant à la structure, à la taille et à la capacité de votre entreprise.

Voici cinq catégories budgétaires courantes pour vos dépenses de salon professionnel :

1. Coût de l’espace : Le montant des fonds alloués à la location de l’espace pour votre stand.
2. Coût de l’exposition : Le montant que vous dépensez pour la conception et la fabrication de votre stand d’exposition sur-mesure.
3. Coût des services : Tous les coûts associés aux services techniques et logistiques dont vous avez besoin.
4. Promotion et marketing : Tous les coûts liés à votre propre marketing, y compris les publicités payantes, la programmation ou la conception graphique.
5. Personnel : Le montant que vous utilisez pour employer du personnel pendant l’événement et le temps qu’il passe dans le stand.

Utilisez un diagramme circulaire pour établir votre budget

Une fois que vous avez votre coût de base pour la location du lieu, ajoutez les 4 autres catégories ensemble et placez-les dans un graphique ou un diagramme. C’est une excellente méthode de modèle pour visualiser votre budget afin de ventiler vos dépenses.

Par exemple : Si votre lieu de réception coûte 10 000 $, votre budget total devrait être de 30 000 $. Vous devez répartir les 20 000 $ supplémentaires dans 4 autres catégories pour tenir compte de toutes les petites dépenses qui seront encourues.

1. Espace de la salle : 10 000 $ ;
2. Coût de l’exposition : 10 000 $ ;
3. Coût des services : 4 000 $ ;
4. Promotion et marketing : 2 500 $ ;
5. Dotation en personnel : 3 500 $.

Voici un exemple de diagramme circulaire représentant un budget prévisionnel pour un salon professionnel :

Décomposer vos dépenses

Il est important de ventiler chaque catégorie de dépense pour bien planifier le budget de votre salon professionnel.

• Les coûts de location ;
• Marketing ;
• Personnel ;
• Les stands d’exposition ;
• La logistique ;
• Services d’exposition ;
• La nourriture et les boissons.

Coûts de location

Tout d’abord, il faut choisir le salon professionnel idéal auquel participer en tant que vendeur. Une fois que cela est fait, contactez l’organisateur pour connaître l’aménagement du lieu et le prix pour l’installation de votre stand. Certaines zones peuvent avoir des coûts plus élevés en raison de leur emplacement et d’autres peuvent être placées dans des couloirs adjacents ou des annexes. Choisissez un emplacement pour votre kiosque qui correspond aux besoins de votre entreprise avec un flux de visiteur optimal.

Marketing

Le marketing de votre stand est essentiel. Si les participants ne savent pas où vous êtes, vos efforts de réseautage seront entravés. Un excellent moyen pour obtenir le meilleur retour sur investissement est de vous commercialiser par vos propres canaux. Utilisez les médias sociaux et placez des annonces payantes ou utilisez d’autres voies dans vos réseaux comme la sensibilisation par courriel ou des techniques hors ligne comme l’affichage.

Stands d’exposition

Une fois votre emplacement sélectionné, le rendu d’un stand parfait pour votre entreprise est la prochaine dépense importante lors d’un salon professionnel. Les stands personnalisables, les stands portables et les affichages dynamiques sont tous d’excellents designs qui attireront les participants. Faites appel à un concepteur de stands clés en main pour la fabrication et l’installation de votre stand. Un spécialiste pourra vous aider à créer un stand d’exposition pour votre salon professionnel.

Logistique et dotation en personnel

Avec la conception et l’attribution de l’espace de votre stand, la logistique technique et la programmation de l’événement sont importantes pour votre budget prévisionnel. Il est nécessaire de prendre en compte les compétences techniques internes de vos employés et de déterminer si vous devez externaliser cette main-d’œuvre. Les logiciels et le matériel techniques que vous utilisez, y compris l’éclairage ou les ordinateurs portables pour afficher votre marque et votre programmation, peuvent être loués ou achetés.

Services d’exposition

Les petites dépenses qui surviennent lors d’un salon professionnel comprennent les coûts de photographie, de sécurité ou de nettoyage. Le montage et l’installation du stand peuvent vous coûter des frais cachés, de même que le démontage. Si vous souhaitez faire appel à un photographe professionnel, prévoyez-le dans votre budget. Vous pouvez utiliser ces moments pour le marketing futur et la sensibilisation au sein de vos réseaux.

Nourriture, boissons et cadeaux

Une autre tranche de votre budget consiste à allouer une certaine somme d’argent pour attirer les visiteurs et les participants sur votre stand. Il ne s’agit pas seulement de votre marque, mais aussi de la sensibilisation et des gestes d’accueil à leur égard. Avoir des échantillons ou des produits gratuits à distribuer est une dépense qui doit être considérée en dehors des dépenses obligatoires.

Design et visualisation du stand

Une dépense importante à prévoir dans un salon professionnel est la conception et l’aménagement du stand de votre entreprise. Il s’agit d’une dépense essentielle qui nécessite du temps pour la planification, la fabrication et l’installation pendant le salon.

Opter pour un fabricant de stands d’exposition qui offre une gamme de designs différents adaptés à votre entreprise est la clé pour canaliser votre budget. Avec un concepteur de stand d’exposition clé en main, vous pouvez facilement gérer et faciliter la logistique de votre stand en un temps record tout en respectant les critères de votre budget.

Chez totm exposition, nous proposons trois types de stands pour votre prochain salon professionnel qui s’adaptent à tous les budgets : des stands conçus sur mesure, des stands de salon modulaires et des stands portables.

Faites confiance aux experts de totm exposition pour la création de votre stand d’exposition

L’aménagement et la conception de votre prochain stand de salon professionnel sont des travaux de grande envergure qui nécessite un budget clair et bien défini. Il y a de nombreux points à prendre en compte lorsque vous souhaitez promouvoir votre marque dans les salons professionnels de votre secteur.

Avec votre budget en main, il est plus facile de déléguer vos rôles et responsabilités pour avoir un événement réussi.

Contactez-nous pour la conception, la fabrication et l’installation du stand de votre prochain salon professionnel.

Que vous organisiez une conférence, une exposition ou une réunion d’équipe, il y a fort à parier que vous souhaitiez que les participants soient réellement impliqués dans l’événement. Fini le temps béni où les gens écoutaient religieusement un orateur parlant depuis son podium. De nos jours, tout le monde est très facilement distrait par les sollicitations provenant de leurs smartphones, tout en voulant prendre une part active dans la conversation.

Ainsi, l’engagement est une priorité pour 80 % des professionnels de l’événementiel (selon une étude menée par Bizzabo), car il représente la meilleure façon de mesurer la valeur de l’événement, la satisfaction des participants et la probabilité qu’ils reviennent.

Mais alors, comment faire pour s’assurer de l’engagement de vos participants ? La réponse semble être de rendre l’événement le plus personnel possible pour vos invités, et de les faire participer en tant qu’acteurs et non simples spectateurs.

Dans cet article, nous partageons quelques conseils pour vous aider à créer ou augmenter l’engagement lors de vos événements.

Apprenez à connaître votre cible et communiquez avec elle

En faisant des recherches sur votre cible, vous pourrez découvrir les sujets qui l’intéressent le plus tout en déterminant leur niveau de connaissance sur ces sujets. Cela vous permettra d’adapter votre contenu à leurs besoins. Vous devez également communiquer sur les opportunités offertes de participer activement, plutôt que de leur laisser tout découvrir par eux-mêmes, ce qui est une perte de temps pour tout le monde.

Crédit photo : Melanie Deziel – Unsplash

Nos conseils :

• Faites des recherches approfondies sur votre cible en amont. Définissez les persona de votre cible et analysez comment structurer votre événement autour de ces persona en utilisant les données collectées lors d’événements antérieurs, la liste d’invités, les données démographiques de votre public cible, etc.
• Créez des possibilités d’engagement pour vos invités : ces opportunités peuvent se présenter sous la forme de contenu exclusif (un entretien avec un des orateurs par exemple), des conseils ou des instructions (comme télécharger l’application événementielle), ou des offres exclusives (c’est-à-dire, présentes sur l’application ou fournies en échange d’une action spécifique telle que répondre à un sondage). Aidez-les à tirer parti de toutes les options en leur envoyant des emails réguliers qui détaillent tout ce qui est mis à leur disposition.
• Créez et partagez du contenu qui incite à la discussion. Cela devrait vous aider à entretenir l’intérêt pour l’événement à venir. N’hésitez pas à travailler de concert avec vos sponsors et exposants pour créer ce contenu.
• Impliquez votre cible le plus possible via les réseaux sociaux : avant même le démarrage de votre événement, créez des groupes sur Facebook ou LinkedIn pour amorcer un sentiment d’appartenance à une communauté.
• Créez des attentes : partagez des extraits de ce que vous avez prévu pour l’événement et utilisez tous les moyens de communication à votre disposition. Il peut s’agir d’un guide rapide sur la ville accueillant l’événement que vous enverrez par email à votre liste de contacts, d’articles réguliers sur Facebook et Twitter qui montrent des photos du lieu que vous avez réservé, etc.

Améliorez votre usage des réseaux sociaux

Les plates-formes sociales sont devenues les outils préférés pour l’engagement dans la mesure où elles sont désormais omniprésentes. Elles permettent aux gens d’être en contact, de partager des informations, et de discuter sur certains sujets. De surcroît, vous pourrez les utiliser à toutes les étapes de votre événement.

Crédit photo : Camilo Jimenez – Unsplash

Nos conseils :

• Choisissez vos plateformes judicieusement : selon Skift Meetings, 57 % des organisateurs d’événements considèrent Facebook comme la meilleure plateforme sociale pour construire une communauté et pour un engagement permanent ; puis viennent LinkedIn (25 %), Twitter (7 %) et Instagram (7 %). Facebook permet des relations plus personnelles avec votre cible et est probablement la plateforme qui permet d’atteindre le plus de gens. En parallèle, LinkedIn est plutôt dédiée aux relations professionnelles.

• Avant l’événement : créez un hashtag dédié à votre événement et faites-en la promotion auprès de vos sponsors, exposants, orateurs, etc. ; créez un groupe sur Facebook et LinkedIn pour mettre en place une communauté où vos abonnés pourront interagir ; publiez toutes vos annonces pertinentes telles que le nom des orateurs, le programme des sessions, etc.

• Pendant l’événement : diffusez ou twittez en direct pour que votre public virtuel soit également impliqué ; créez des murs de réseaux sociaux pour mettre en avant les contributions pertinentes de vos invités ; publiez des témoignages vidéo ou de courtes interviews des participants, orateurs ou encore exposants sur Facebook et YouTube ; engagez la conversation avec les personnes qui font des commentaires sur l’événement sur Twitter et Facebook.

• Après l’événement : partagez images et temps forts de l’événement sur Facebook et Instagram ; continuez à être présent dans les communautés que vous avez bâties dans vos groupes ; donnez des occasions aux orateurs et présentateurs de créer du contenu pertinent et faites-en la promotion sur vos réseaux sociaux.

Diffusez en direct

Pendant longtemps, il était important de prévoir une diffusion en direct uniquement pour des réunions impliquant des équipes internationales ou pour certaines conférences afin que les participants virtuels puissent avoir le même niveau d’information que s’ils avaient été présents physiquement.

Dans un monde post-COVID, il est possible qu’une partie conséquente de votre cible ait toujours des soucis pour voyager ou tout simplement préfère éviter les déplacements. Il est donc encore plus important d’offrir une option de diffusion en direct.

Crédit photo : Tye Doring – Unsplash

Nos conseils :

• Partagez les diapositives et l’audio des présentations pour offrir à vos participants une expérience interactive en temps réel.
• Utilisez des forums de discussion pour diffuser questions, commentaires et réactions. Idéalement, votre public virtuel doit être capable de participer autant que votre public physiquement présent.

Utilisez la gamification pour apporter un peu de divertissement

La gamification peut se révéler un outil puissant pour encourager la participation et augmenter l’engagement. Il s’agit de récompenser les gens qui ont un comportement désiré, mais en structurant ce comportement sous forme ludique. Le but est de s’amuser et de mettre en contact les gens, et cette tactique est très efficace quand mise en œuvre correctement.

Crédit photo : Ori Song – Unsplash

Nos conseils :

• Utilisez des codes QR qui impliquent des interactions avec les exposants ou les sponsors. Vous pouvez les disséminer dans tout l’espace événementiel en organisant une chasse au trésor.
• Impliquez vos exposants et sponsors et demandez-leur de fournir les prix (par exemple, une session privée avec un expert ou un essai gratuit).
• Récompensez la participation en donnant des points lorsqu’un invité participe à une activité. Ces points peuvent être transformés en prix à la fin de l’événement.
• Proposez des défis plus ou moins difficiles afin que chacun puisse participer, gagner un prix et rester engagé.
• Mettez en avant les personnes les plus actives en utilisant un tableau de scores.

N’ayez pas peur d’utiliser enquêtes et sondages

Sondages et enquêtes peuvent se révéler une excellente occasion d’engager la conversation avec vos invités en leur montrant que vous prenez en compte ce qu’ils pensent, les transformant ainsi en participants actifs plutôt que passifs.

Les enquêtes vous fourniront également des retours qualitatifs qui vous permettront de mettre en contexte toutes les données que vous pouvez collecter lors de votre événement.

Lorsqu’ils sont menés en live, les sondages et les enquêtes fournissent un retour en temps réel, ce qui vous permet de réagir et d’apporter les corrections nécessaires sur le champ.

Crédit photo : Jon Tyson – Unsplash

Nos conseils :

• Utilisez des enquêtes courtes tout au long de l’événement (plutôt qu’une longue enquête a posteriori à laquelle personne n’aura le temps de répondre) qui vous permettront de faire des vérifications rapides durant l’événement et d’établir des tendances.
• Organisez un vote sur les questions pour vous assurer que les sujets les plus importants pour votre cible sont bien couverts. Utilisez l’application événementielle pour permettre aux participants de soumettre des questions et de voter sur celles-ci.
• Encouragez la participation : récompensez vos participants avec des points (qu’ils pourront transformer en prix à la fin de l’événement) lorsqu’ils répondent à un sondage.

Utilisez une application mobile pour l’événement

Plusieurs types de fonctionnalités permettant l’engagement peuvent être disponibles via une application événementielle : messagerie interne à l’application (engagement entre participants), notifications « push » (engagement entre les participants et les organisateurs), diffusions en direct, analyses des sondages et enquêtes, gamification, etc.

L’application peut aider les invités à trouver et communiquer avec des personnes ayant les mêmes centres d’intérêt, leur permettant de faire des connexions de qualité. Après tout, le réseautage est en général la priorité des gens qui se rendent à des événements professionnels.

Vous pouvez également utiliser ces applications pour favoriser les mises en relation « intelligentes » avec les exposants lors d’un salon, augmentant ainsi le taux de rencontres intéressantes entre exposants et prospects qualifiés. Cela vous aidera au final à augmenter le retour sur investissement.

Crédit photo : Rami Al-zayat – Unsplash

Nos conseils :

• Choisissez une application qui comporte de nombreuses fonctionnalités incluant : facilité à mettre en œuvre, facilité d’usage pour vos invités, une interface utilisateur personnalisable, des fonctionnalités intégrées pour l’engagement, et de l’analyse de données pour mesurer le retour sur investissement.

• Augmentez le taux d’adoption de votre application : communiquez très en amont (dès qu’ils s’enregistrent) avec vos participants concernant l’application et motivez-les pour l’utiliser (en donnant accès à du contenu exclusif par exemple).

En conclusion

Faire en sorte que les participants soient engagés durant un événement représente le Saint Graal pour de nombreux organisateurs, mais il s’agit également d’un défi à relever du fait des nombreuses distractions que notre monde moderne met si facilement à portée de main.

De ce fait, la concurrence pour le temps et l’attention des participants est de plus en plus forte, obligeant les professionnels de l’événementiel à en faire toujours plus pour augmenter cet engagement.

Mais, comme nous l’avons vu, il existe des outils et techniques qui permettent d’élever l’expérience des participants et de les impliquer plus avant.

totm exposition peut vous aider à faire en sorte que vos stands d’exposition volent la vedette lors d’un prochain salon et vous permettent d’augmenter l’engagement des visiteurs. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter !

Auteur : Véronique Colombani

Il n’a jamais été aussi facile de collecter des données sur l’expérience vécue par les participants à un événement. Mais créer des rapports qui permettent de comprendre comment améliorer les choses est une tout autre histoire. En effet, la plupart des organisateurs d’événements n’utilisent pas le potentiel complet des données disponibles, et n’évaluent le succès de leur événement qu’en prenant en compte le nombre de participants. Mais un événement réussi se définit par d’autres paramètres que ce chiffre.

Ainsi, les données collectées peuvent donner un aperçu des attentes et besoins des participants, aider à identifier ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré, et au final peuvent aider les organisateurs à améliorer leurs événements en temps réel et sur la durée, créant ainsi une expérience de meilleure qualité.

Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi vous devriez collecter des données et comment les méthodes de collecte passive et active peuvent être utilisées de concert pour vous aider à améliorer vos événements, tout en fournissant la preuve de leur importance stratégique pour tous vos partenaires.

Le B.A. — BA de la collecte de données pour un événement

Les données que vous pouvez collecter lors de vos événements vous permettront en général de répondre aux questions suivantes : qui sont vos participants (données démographiques), ce qu’ils font et quand (engagement), et pourquoi ils le font (sentiment/opinions).

Une des premières choses à faire est de décider quels sont vos objectifs en ce qui concerne la collecte et l’analyse de données. En gros, qu’est-ce que vous avez besoin de savoir sur vos événements ?

Ensuite, vous allez devoir trouver quelles données vous avez besoin de collecter pour atteindre ces objectifs (s’agit-il de données démographiques, opinions, etc. ?), et enfin les outils qui vont vous permettre de collecter ces données.

Quand faire la collecte de données

Il est possible de collecter et analyser des données à chaque phase d’un événement :

• Avant, à travers les données démographiques et les intérêts que vous pouvez récupérer lors de l’enregistrement.
• Pendant, avec des informations telles que les taux de participation aux différentes sessions, les notes données aux intervenants et conférenciers, l’attrait d’une zone ou d’un stand spécifique, avec qui les participants discutent, etc.
• Et après, quand vous récupérez les impressions sur l’expérience dans son ensemble.

Pourquoi devriez-vous faire une collecte de données sur une (longue) période

Il serait également bénéfique de faire un suivi des données sur la durée, car cela vous permettra de prendre des décisions basées sur des faits et non sur une intuition (cette session a-t-elle été un succès ? Faut-il la renouveler lors d’un prochain événement ?). Faire un suivi sur le long terme vous aidera également à mettre à jour des tendances (comment les participants réagissent-ils à des activations spécifiques au fil du temps ? Comment interagissent-ils avec d’autres participants ?) et vous permettra de mieux évaluer les conséquences de chaque changement (changer la place de la zone de repos était-elle une bonne idée ?).

Cela vous aidera à obtenir une image plus complète du parcours de vos participants (une fois qu’ils sont sur site, où vont-ils, que font-ils, qui rencontrent-ils ?), vous permettant ainsi de prouver la valeur de vos événements à vos partenaires (quelle est la performance des stands ? Combien de gens ont été en contact avec votre marque ? Combien de leads qualifiés ont-ils été générés ? Cela s’améliore-t-il au fil du temps ?).

En fin de compte, en faisant le suivi des données sur une période étendue, les organisateurs vont pouvoir améliorer leurs événements et offrir une meilleure expérience à leurs participants (est-ce que plus de gens participent à mes événements ? Le retour des participants est-il positif ?).

En fonction de vos objectifs et du type de données que vous souhaitez collecter, vous devrez peut-être vous concentrer sur de la collecte active ou passive, ou même utiliser un mélange des deux. Penchons-nous donc plus avant sur ces deux types de collecte de données.

La collecte passive de données

Le but principal des différents outils permettant une collecte passive est de récupérer des données sans que les participants aient à entrer l’information sur un appareil. Cela facilite le suivi des actions et des localisations des participants de façon passive et non intrusive. Cela permet une surveillance en temps réel durant l’événement et est souvent la source principale des fameuses « cartes de chaleur ».

Crédit photo : Myriam Jessier — Unsplash

Types d’outils pour la collecte passive

Voici quelques-uns des outils les plus fréquemment utilisés pour la collecte passive de données.

• Tapis de comptage : ce sont des tapis équipés de capteurs et placés à l’entrée du lieu événementiel et à d’autres endroits à fort trafic. Ils enregistrent la pression des pas de façon anonyme et fournissent des statistiques de trafic sur le champ.

• Les objets connectés portatifs : ces dispositifs contiennent des puces RFID, Bluetooth ou NFC qui pinguent des relais disséminés dans l’espace événementiel. On les trouve désormais sous toutes les formes (badges, tours de cou, smartwatch, etc.) et ils enregistrent des données d’engagement.

• Caméras : connectées à un logiciel de reconnaissance faciale fonctionnant grâce à l’intelligence artificielle, elles fournissent des données d’engagement, mais aussi de sentiment (« happy maps » ou cartes du bonheur).

• Outils de gestion des réseaux sociaux : des outils comme Hootsuite peuvent vous dire quelles plates-formes sont les plus efficaces, quel est le contenu qui est le plus partagé, etc. Ces outils sont ainsi utilisés pour mesurer l’engagement. Ils enregistrent également des opinions à travers l’analyse de sentiment lorsqu’ils sont associés avec l’intelligence artificielle.

• Google Analytics : en analysant les données issues de votre site web, cet outil peut produire des rapports sur les visiteurs et leurs données démographiques. Vous pouvez également récupérer des données d’engagement grâce au rapport sur le contenu le plus vu.

Les bénéfices à utiliser des outils de collecte passive

Les bénéfices à utiliser ces outils incluent :

De l’information en temps réel sur le trafic et l’engagement

Ces outils vous aideront à analyser le trafic ainsi que le temps passé dans chaque zone de l’espace événementiel, mais aussi à suivre le taux de présence aux différentes sessions, et la durée. Ils peuvent aussi vous aider à surveiller les visites sur les stands. Enfin, ces outils peuvent vous permettre d’enregistrer la réponse émotionnelle à un stimulus (par exemple, un pouls plus rapide peut montrer un intérêt accru pour une activation particulière).

Un meilleur éclairage sur la performance

L’organisateur d’événements sera capable d’identifier les zones ou le contenu qui attirent le plus ou le moins, et pourra recevoir des alertes en temps réel concernant des zones à problème, telles que des engorgements ou des stands n’atteignant pas leurs objectifs. Il pourra alors prendre les mesures nécessaires pour améliorer la situation sans délai.

Une information sans parti-pris

Un des plus gros avantages à utiliser des outils de collecte passive est qu’ils fournissent une preuve factuelle de retour sur investissement pour les exposants et les sponsors (combien de personnes se sont rendues sur leur stand, ou ont été exposées à leur marque, etc.). Il n’y a aucun risque de mauvaise estimation ou d’inexactitude pour cause de mauvaise mémoire ; les données sont fiables et précises.

La collecte active de données

D’un autre côté, les outils de collecte active de données vont récupérer le feedback des participants. Ces outils nécessitent un effort conscient de la part des participants qui doivent réfléchir à leur expérience. Ils collectent des opinions et des données de sentiment.

Types d’outils pour la collecte active

Les principaux outils utilisés pour la collecte active de données sont les suivants.

• Enquêtes : elles peuvent être utilisées tout au long du processus événementiel. Avant le démarrage de l’événement, les enquêtes peuvent aider à découvrir les attentes et domaines d’intérêts des participants. Au cours de l’événement, des enquêtes courtes sur les sessions ou les intervenants peuvent permettre de découvrir ce qui génère le plus fort taux d’engagement. Enfin, après l’événement, une enquête plus longue envoyée via email, ou proposée sur l’application événementielle ou une plate-forme d’enquête va permettre de recueillir le ressenti des participants sur l’ensemble de l’événement.

• Sondages : on les utilise en général tout de suite après une session via l’application événementielle ou un assistant virtuel. Ils offrent des réponses de type binaire (cette session a-t-elle répondu à vos attentes, oui/non ?).

Les bénéfices à utiliser des outils de collecte active

Crédit photo : Jon Tyson — Unsplash

En donnant une voix aux participants, ces outils peuvent aider les organisateurs d’événements à :

En découvrir plus sur leurs participants

Au travers des enquêtes réalisées avant l’événement, l’organisateur peut apprendre à mieux connaître les participants à son événement, qui ils sont, quelles sont leurs attentes, leurs centres d’intérêt, etc. Cette information peut permettre de modeler l’événement lui-même.

Surveiller le taux de satisfaction des participants

Les enquêtes réalisées en cours d’événement peuvent aider à évaluer des sessions spécifiques ainsi que les intervenants. Les enquêtes réalisées après l’événement, quant à elles, vont permettre une évaluation de l’événement dans son ensemble et du taux de satisfaction globale des participants.

Améliorer leurs événements sur le long terme

En comparant les résultats des enquêtes faites avant et après l’événement, vous allez pouvoir déterminer s’il y a des divergences entre les attentes et l’expérience vécue par les participants. Enquêtes et sondages peuvent révéler des zones qui auraient besoin d’être améliorées à l’avenir, et vous aider à discerner des tendances concernant le comportement des participants, leurs intérêts ou attentes.

En conclusion

La collecte de données sur l’expérience vécue par les participants aux événements n’a jamais été aussi facile. Malgré tout, les organisateurs doivent encore s’améliorer lorsqu’il s’agit d’obtenir un éclairage sur leurs événements à partir de ces données.

Les organisateurs d’événements ont plusieurs méthodes à leur disposition pour collecter les données. Les outils de collecte passive vont fournir un éclairage en temps réel sur les améliorations à apporter de façon immédiate. En parallèle, les outils de collecte active sont plus adaptés pour des réflexions sur le long terme, la mise en lumière de tendances et permettent d’améliorer l’événement au fil des ans.

Utiliser plusieurs méthodes de collecte pourrait se révéler la meilleure façon d’obtenir l’éclairage le plus complet sur votre événement, en vous fournissant des informations de grande valeur sur tous ses aspects.

Assurez-vous que votre stand d’exposition génère le plus d’engagements possible, et cela se verra dans votre reporting ! N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter.

Auteur : Véronique Colombani

La technologie fait partie intégrante du monde de l’événementiel depuis des dizaines d’années, et ce sous diverses formes. Les applications événementielles, les bornes numériques, et même les hologrammes sont désormais couramment utilisés par les organisateurs d’événements pour enrichir l’expérience de leurs invités. En même temps, certains de ces outils peuvent également collecter des données d’une richesse inégalée, aussi bien sur le plan quantitatif que qualitatif.

Et s’il y a bien un outil technologique qui peut aider à obtenir une meilleure connaissance du comportement des participants, ce sont les objets connectés portatifs.

Dans cet article, nous allons nous pencher sur cette technologie un peu particulière, comment ces objets peuvent aider les organisateurs d’événements à obtenir des données pratiques sur le comportement des participants, mais également comment ils peuvent aider les exposants à obtenir de meilleurs résultats lorsqu’ils participent à des salons professionnels.

Les objets connectés portatifs, de quoi s’agit-il ? 

Pour faire simple, les objets connectés portatifs sont des outils technologiques portés sur soi. On peut désormais les trouver sous toutes les formes : moniteurs d’activité physique (e.g., Fitbit), montres intelligentes, vêtements, lunettes, équipements auditifs, et même des tatouages !

Crédit photo : Quang Tri NGUYEN — Unsplash

Le marché des objets connectés portatifs a connu une croissance constante ces dernières années, et les données les plus récentes fournies par IDC montrent que les livraisons d’objets connectés portatifs ont augmenté de 9,9 % au cours du troisième trimestre de 2021, atteignant 138,4 millions d’unités. En tête figurent les équipements auditifs, qui représentent à eux seuls près de 65 % des livraisons, suivis par les équipements portés au poignet.

Les bracelets, montres intelligentes et badges intelligents sont déjà utilisés fréquemment dans l’industrie événementielle. À l’avenir, il est probable que nous rencontrions de plus en plus d’objets connectés, sous la forme de dispositifs auditifs (permettant la traduction simultanée), de lunettes intelligentes (facilitant la reconnaissance faciale), ou encore de vêtements (permettant par exemple de recharger votre téléphone).

Pourquoi les professionnels de l’événementiel devraient-ils s’intéresser aux objets connectés portatifs ?

De nos jours, les gens sont habitués aux moniteurs d’activité physique et autres montres intelligentes. Ces équipements sont des outils particulièrement puissants par leur capacité à collecter, de façon passive, des données sur l’activité physique de la personne qui porte l’équipement. Les données sont produites à travers la participation à l’activité elle-même. Pas besoin de s’arrêter pour fournir des informations à l’équipement en question.

Cela rend ce type d’équipements particulièrement bien adapté au monde de l’événement. En effet, les objets connectés portatifs permettent :

• Une génération de données automatique, en temps réel et de façon passive. Nul besoin d’attendre que les gens utilisent ces équipements (au contraire des applications événementielles). En parallèle, les données sont collectées en temps réel, ce qui permet de prendre des actions correctives très rapidement (à l’inverse des enquêtes par exemple). Les données ne sont également pas biaisées comme cela est fréquemment le cas lors des questionnaires et sondages post-événements.
• Un meilleur engagement de la part des participants sans crainte de distractions. Les objets connectés portatifs permettent d’obtenir une assistance de type smartphone sans renoncer aux interactions d’humain à humain. Ces outils peuvent fournir aux participants toutes les informations nécessaires pour tirer le meilleur parti de l’événement auquel ils assistent sans les distractions inhérentes à l’utilisation d’un smartphone (ce qui peut se produire avec les applications événementielles par exemple).
• De nouvelles opportunités, plus économiques et moins encombrantes, pour obtenir un meilleur éclairage sur le comportement des participants. Il y a de nombreux éléments dans un événement qui consomment beaucoup de main-d’œuvre ou sont très lourds en termes de logistique sur site. En même temps, ils produisent peu de bénéfices (les enquêtes post-événement en sont un bon exemple). Les objets connectés portatifs peuvent vous aider à résoudre ce type de problèmes.

Regardons donc de plus près le type d’avantages que les organisateurs d’événements et les exposants peuvent retirer de l’utilisation de cette technologie et des données qu’elle permet de collecter.

Pourquoi utiliser les objets connectés portatifs si vous êtes un organisateur d’événements ?

Que recherchent les organisateurs d’événements ?

Le principal but des organisateurs est de fournir à leurs invités une expérience de qualité tout en aidant exposants et sponsors à récolter le plus de publicité et de clients potentiels possible. Pour y parvenir, ils doivent être capables de récupérer des données fiables et précises sur le comportement des participants à l’événement, si possible en temps réel afin de pouvoir résoudre les problèmes dès qu’ils apparaissent.

Pourquoi collecter des données à travers les objets connectés portatifs ?

Comme nous l’avons souligné précédemment, le principal avantage des objets connectés portatifs par rapport aux autres outils de collecte de données (applications événementielles, enquêtes, enregistrement, etc.), c’est qu’ils ne nécessitent pas d’effort de la part du participant. Son attention peut rester concentrée sur l’événement plutôt que sur son smartphone. Et l’organisateur peut récupérer des données en temps réel sans délai ou préjugés de la part du participant.

Les applications des données collectées par les objets connectés portatifs

Ces données peuvent alors être utilisées pour de nombreuses applications, telles que : 

• Le suivi des invités. Ces données permettent de générer des cartes de chaleur qui montrent le parcours des visiteurs, soulignent où l’activité est la plus forte à un instant donné, ainsi que les diverses interactions des participants. Ainsi, les organisateurs peuvent arriver à une meilleure compréhension de la façon dont leurs invités se déplacent au sein de l’espace événementiel et quel est leur comportement à tout moment. Cela peut permettre de résoudre les problèmes sans délai, mais aussi de faciliter la prise de décisions concernant de futurs événements.
• Le suivi de la participation aux conférences, sessions, ou stands d’exposition. Les organisateurs peuvent déterminer ce qui fonctionne ou pas, quelle partie de l’événement a le plus ou le moins de succès. 
• L’augmentation du niveau d’engagement. Créer une expérience mémorable est cruciale pour s’assurer que le retour des participants est positif et qu’ils sont prêts à participer de nouveau à l’événement.

Pourquoi utiliser les objets connectés portatifs si vous êtes un exposant ?

Que recherchent les exposants à un salon ?

Lorsqu’ils décident de participer à un salon professionnel, le but principal des exposants est de s’assurer que leur stand est visible par leur cible, afin d’obtenir le plus de clients potentiels possible et ainsi optimiser leur retour sur investissement (ce qui est souvent difficile à juger, mais pas impossible).

Pourquoi collecter des données à travers les objets connectés portatifs ?

Exposer à un salon professionnel est un exercice onéreux, et qui requiert beaucoup de temps et d’engagement de la part d’une entreprise.

C’est pourquoi toute information que l’exposant peut récupérer concernant l’engagement généré par son stand, la performance de ses employés sur le salon, le temps passé par les participants sur le stand, etc., est cruciale pour l’aider à décider si le salon en vaut la peine.

Au contraire des autres méthodes de collecte de données, la technologie des objets connectés portatifs peut aider les exposants à obtenir des données précises, en temps réel, ce qui peut permettre de générer de meilleurs leads.

Les applications des données collectées par les objets connectés portatifs

Cette technologie peut aider les exposants de plusieurs façons :

• En fournissant des données sur le stand et le trafic tout autour. Cela peut aider à régler des problèmes de façon immédiate ou fournir un aperçu intéressant sur la performance de l’emplacement du stand. 
• En mettant en valeur la performance du stand. Avoir des données précises sur la façon dont le stand d’un exposant performe par rapport à ceux de ses concurrents peut faciliter les prises de décisions futures.
• En montrant le temps passé dans le stand ou sur des activités spécifiques (telles qu’une démo produit). Il s’agit d’une donnée extrêmement importante lorsque vous essayez de faire en sorte que votre stand sorte du lot et attire plus de gens. 
• En permettant à l’exposant d’obtenir plus de clients potentiels. Le stand peut être suggéré à des participants potentiellement intéressés (et intéressants). Les équipes de l’exposant peuvent être notifiées lorsque des clients potentiels sont sur le stand ou proches, et ainsi concentrer leurs efforts sur ces personnes plutôt que sur d’autres qui ne font pas partie de leur cible (concurrents, étudiants, etc.).
• En aidant à créer des activités enthousiasmantes qui attirent plus de gens et augmentent l’engagement. C’est ce que le constructeur automobile Infiniti a fait lors de la Pebble Beach Automotive Week en 2016.

En résumé, si vous êtes exposant et que l’organisateur du salon propose l’utilisation d’objets connectés portatifs, ne laissez pas passer cette opportunité !

En conclusion

Le but principal de tout organisateur est de créer une expérience incomparable pour les participants à son événement. En parallèle, il doit fournir des données précises et fiables qui vont prouver aux exposants et sponsors qu’ils doivent participer à cet événement. Les exposants ont besoin de ces données pour calculer leur retour sur investissement et justifier le coût de la participation au salon en montrant qu’ils ont pu y trouver des clients potentiels.

Comme nous l’avons vu, la technologie des objets connectés portatifs est un outil puissant pour atteindre ces objectifs.

Cette technologie fait désormais partie de notre quotidien. Pourquoi ne pas en faire bon usage pour devenir plus efficace tout en fournissant à vos clients les meilleurs événements expérientiels auxquels ils aient jamais participé ?

Nous pouvons vous assister pour choisir les meilleurs éléments pour composer votre futur stand et en faire un succès. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter !

Auteur : Véronique Colombani

La majorité des entreprises sont conscientes qu’il est vital pour elles d’avoir une image de marque forte, dans la mesure où cela leur permet de se différencier de leurs concurrents. Une marque doit mettre en valeur le caractère unique de l’offre de l’entreprise, c’est-à-dire la façon dont elle résout les problèmes de sa clientèle cible.

Vous avez peut-être déjà passé d’innombrables heures à chercher le parfait logo, la palette de couleurs la plus adaptée, ou le slogan qui vous représente le mieux. Saviez-vous que vos événements peuvent également vous aider à améliorer la reconnaissance de votre marque ? Mais seulement si vous parvenez à faire sortir votre événement du lot dans un monde où de nouvelles manifestations semblent apparaître tous les jours, et où les gens sont submergés par un flot d’informations au quotidien.

En effet, vous n’organisez pas des événements pour remplir un carnet de rendez-vous. Vous vous êtes donné bien assez de mal pour identifier une lacune dans le marché et pour vous construire une niche. Mais il y a un risque que d’autres aient également identifié le même besoin. Dans ce cas, quelle est la meilleure façon de communiquer sur le caractère unique de votre offre auprès d’un public qui dispose de nombreuses options ? Comment être sûr que votre événement sort du lot ?

En d’autres termes, comment faire pour augmenter la reconnaissance de marque pour un événement précis, et au final pour votre entreprise ?

Il y a plusieurs façons de mettre en valeur la personnalité de votre événement. Dans cet article, nous allons discuter de 5 tactiques pour faire en sorte que votre événement se démarque.

Qu’est-ce que la reconnaissance de marque et pourquoi est-elle essentielle pour votre entreprise ?

Commençons par définir ce que nous entendons par marque et reconnaissance de marque.

Une marque, c’est ce qui rend l’image de votre entreprise, produit ou service, unique, significative, cohérente et authentique. Une marque, lorsqu’elle est bien pensée, crée une connexion mentale et émotionnelle entre votre entreprise et votre cible. En général, elle se compose d’éléments tels que logo, palette de couleurs, polices de caractère, voix, valeurs, nom, slogan, etc. Tous ces éléments travaillent de concert pour rendre votre marque unique et facilement reconnaissable. En résumé, votre marque raconte l’histoire de votre entreprise.

Pour ce qui est de la reconnaissance de marque, l’agence marketing TrackMaven la définit comme le niveau de conscience de la marque chez le consommateur. Elle mesure la capacité du consommateur potentiel à identifier l’image de la marque, mais également à associer cette image avec le produit ou le service d’une entreprise. La reconnaissance de marque est donc la perception de votre marque par votre cible. De ce fait, augmenter cette reconnaissance permet à votre cible de savoir que vous existez et quelle est votre offre, ainsi que de rendre cette offre désirable à leurs yeux.

Avec la quantité de produits et services qui sont disponibles aujourd’hui, différencier votre offre est d’une importance capitale.

Comment vos événements peuvent-ils vous aider à construire cette reconnaissance de marque ?

Vos événements sont partie intégrante de votre stratégie marketing globale. De ce fait, une marque forte pour votre événement est un moyen parfait pour mettre en avant le caractère unique de votre offre.

En donnant à votre événement sa propre « personnalité » facilement identifiable et en ligne avec votre image de marque globale, vous attirerez le type de public que vous souhaitez et rendrez votre manifestation mémorable. Ce que vous voulez, c’est que vos participants parlent de façon positive de vous et de votre événement, et qu’ils reviennent s’il s’agit d’une manifestation récurrente. Si vous parvenez à construire une marque efficace, vous devriez pouvoir atteindre le point où votre événement devient incontournable.

Voici quelques idées qui devraient vous aider à bâtir cette marque et à augmenter sa reconnaissance auprès de votre cible.

5 tactiques pour augmenter votre reconnaissance de marque grâce à vos événements

Utilisez les réseaux sociaux de manière optimale

Une étude publiée sur EventMB montre qu’en 2018, 74 % des organisateurs d’événements pensaient que les médias sociaux étaient l’outil le plus efficace pour le marketing événementiel, suivi par le marketing par courriel (66 %), le site Internet (60 %), et le site d’inscription à l’événement (26 %). Par ailleurs, il semble que Facebook soit la plateforme la plus efficace en termes de promotion d’événements, suivie par LinkedIn.

Les gens sont désormais constamment scotchés à leur portable, donc si vous créez du contenu particulièrement divertissant et facile à partager sur les réseaux sociaux, vos participants vous aideront sans aucun doute à augmenter la visibilité de votre événement. N’oubliez pas, néanmoins, que votre stratégie événementielle sur les réseaux sociaux doit être globalement cohérente avec votre marque. Si vous construisez une présence solide sur les réseaux sociaux pour votre événement, cela mettra en valeur votre marque d’entreprise.

Toutes les étapes d’un événement peuvent être mises en avant sur les réseaux sociaux, vous permettant d’augmenter la reconnaissance de votre marque tout au long du processus. Avant l’événement, des pages dédiées sur Facebook et LinkedIn sur lesquelles vous allez publier de façon régulière permettront de générer et entretenir l’intérêt (assurez-vous de créer un hashtag facile à retenir). Durant la manifestation, un compte Twitter vous permettra de partager les moments les plus enthousiasmants en direct.

Après l’événement, postez des photos et des vidéos sur Twitter, Facebook ou Instagram pour que votre cible garde le contact avec votre marque.

Profitez au maximum de la messagerie électronique pour créer des attentes

Comme nous l’avons vu plus haut, 66 % des organisateurs d’événements pensent que le marketing par courriel est efficace pour promouvoir les événements, juste derrière les réseaux sociaux.

Si vous souhaitez augmenter la reconnaissance de marque pour votre événement, une lettre d’information électronique envoyée à votre liste de distribution peut se révéler un outil puissant permettant de tenir votre cible au courant de tout ce qui concerne votre manifestation : les préparations en cours, quels conférenciers vous avez déjà retenus, quelles sessions et conférences sont d’ores et déjà planifiées, etc.

Créez un site Internet dédié à votre événement

De nombreuses entreprises ne créent qu’une simple page pour leurs événements. Ici, nous parlons d’un site Internet complet. Gardez à l’esprit que le site Internet sera bien souvent un des premiers points de contact de votre cible avec votre événement. De ce fait, il doit être prêt au tout début du processus, des semaines voire des mois avant le jour J.

Ce site Internet va être un des premiers éléments à communiquer votre marque, et vous devez vous assurer que tout s’imbrique parfaitement et crée une impression cohérente (polices, graphismes, logo, palette, etc.). Faites de votre site lui-même une expérience authentique qui a sa place dans votre narration.

Publiez du contenu qui encourage votre cible à interagir avec votre marque

Créer du contenu de valeur est un outil puissant pour construire une relation à long terme avec votre cible. Le seul problème, c’est que cela prend du temps et des ressources. Il s’agit également d’un processus continu, et pas d’une stratégie menée une seule fois. Vous devez informer et éduquer vos lecteurs sur des sujets qui ont de l’intérêt pour eux si vous souhaitez construire une relation de confiance entre eux et votre marque au fil du temps.

Vous pouvez certainement appliquer votre stratégie de contenu à des événements spécifiques : vous pouvez par exemple écrire quelques articles de blog pour une revue spécialisée en rapport avec votre manifestation.

Encourager les participants à prendre et partager des photos durant votre événement vous aidera à créer du contenu produit par les utilisateurs eux-mêmes après la fin de votre manifestation, vous permettant de continuer à construire votre image publique. De plus, si vous engagez le dialogue avec votre cible et leur donnez la parole, la perception qu’ils ont de votre marque en sera grandement améliorée.

Créez une expérience authentique à travers le design sur site

Le jour même de l’événement, tous les éléments de décor doivent s’intégrer parfaitement avec votre image de marque et être cohérents avec ce que vous avez montré jusque là. La conception sur site doit porter l’histoire que vous avez créée depuis le tout début du processus, dans la mesure où c’est cette histoire qui a attiré les participants en premier lieu. Cela concerne tous les éléments de votre événement, depuis le lieu jusqu’au programme.

Par exemple, si vous organisez une conférence sur la durabilité, le lieu que vous allez choisir doit mettre en valeur ses propres efforts en matière de développement durable (voir notre article précédent pour des exemples de centres de congrès aux États-Unis qui tiennent leurs promesses écologiques).

Il en va de même de votre programmation. Elle doit être cohérente avec votre narration : vous ne pourrez pas avoir uniquement des intervenants de sexe masculin à un événement dédié à la promotion de l’entrepreneuriat féminin. Le décor dans son ensemble devra être cohérent avec votre image de marque. Vous pouvez, par exemple, essayer d’utiliser votre logo de façon créative avec des effets gobos ou des projections 3D.

Vous pouvez également intégrer votre marque dans des objets publicitaires à partir du moment où ils s’intègrent à votre narration : ainsi, il peut faire sens de mettre votre marque sur un tapis de yoga ou un sac de sport si vous organisez une conférence sur le bien-être.

En conclusion

De nos jours, les gens sont bombardés de stimuli si nombreux qu’il devient de plus en plus difficile pour les entreprises de faire passer leur message. En parallèle, il est crucial pour les entreprises de parvenir à se démarquer des marques concurrentes.

Si vous diversifiez les moyens dont vos clients potentiels disposent pour découvrir votre marque, vous augmenterez vos chances d’attirer leur attention, de faire en sorte que votre marque soit reconnue, et que votre cible s’y intéresse. Cela devrait vous aider grandement à les convertir en clients.

Nous avons mis en avant dans cet article quelques façons pour vous de construire une base solide pour vos efforts de marketing de marque. Mais, la chose la plus importante reste de faire en sorte que votre marque soit montrée de façon cohérente à travers toute votre communication, quel que soit le support choisi.

Et si vous êtes exposant à un salon professionnel, nous aimerions beaucoup discuter avec vous de toutes les façons dont totm exposition peut vous aider à faire en sorte que votre stand d’exposition sur mesure reflète votre marque le plus parfaitement possible. Contactez-nous aujourd’hui !

Auteur : Véronique Colombani