Catégorie : Techniques

Dans le monde des salons professionnels, marquer les esprits et laisser une impression durable implique en général plus que de simples affichages flashy et autres graphiques accrocheurs ; il s’agit également de comprendre les implications pratiques de la psychologie humaine sur l’aménagement des stands.

La façon dont votre stand est disposé influence considérablement le mouvement des visiteurs et leur niveau d’engagement. Pour concevoir un stand efficace, il est essentiel d’explorer les subtilités de la psychologie humaine et d’appliquer ces connaissances de manière stratégique.

Cet article approfondit les aspects pratiques de la psychologie de l’aménagement des stands, et propose des stratégies pour améliorer les flux de visiteurs et optimiser leur niveau d’engagement.

Premièrement, penchez-vous sur la notion de flux

La première étape pour maximiser l’engagement grâce à l’aménagement du stand consiste à comprendre comment les gens se déplacent dans les espaces d’exposition. La plupart des visiteurs ont tendance à suivre un modèle commun qui se résume à parcourir le périmètre du salon avant de s’aventurer dans les allées intérieures. Ce comportement prévisible constitue une occasion en or pour les exposants d’attirer leur attention.

Pour tirer le meilleur parti de ce comportement, envisagez une conception de stand qui va guider les participants à travers un parcours que vous avez pris soin de définir et d’optimiser. L’agencement du stand doit inviter les visiteurs à entrer et à suivre un itinéraire clair. L’idée est de concevoir un voyage visuel qui stimule leur curiosité et les maintient engagés.

Photo totm exposition

Une entrée centrale et accueillante peut servir de point de départ, et sera complétée par des zones stratégiquement placées dédiées aux produits, des zones interactives et des stations d’information disséminées sur le parcours. Cela va encourager les visiteurs à explorer votre stand de manière séquentielle, garantissant ainsi qu’ils reçoivent un message cohérent sur votre marque.

Deuxièmement, pensez en termes de zones d’engagement

Un stand peut être divisé en 4 zones d’engagement. Chaque zone va répondre à un objectif spécifique et aux besoins des visiteurs.

La zone « Attraction »

C’est la première zone que les visiteurs vont rencontrer. Elle doit comporter un élément spectaculaire, comme un affichage impressionnant, une vidéo dynamique ou un produit unique. L’objectif est d’attirer l’attention des participants et leur donner envie d’explorer davantage.

Photo totm exposition

Pour cette zone, il serait intéressant de mettre en avant le concept de contraste. En effet, si le salon comporte une pléthore de stands ayant une esthétique similaire, un élément contrasté stratégiquement placé dans votre zone « Attraction » peut faire sortir votre stand du lot.

La zone « Engagement »

Une fois que les visiteurs sont attirés vers votre stand, il est temps de les impliquer activement. Au fur et à mesure qu’ils parcourent votre stand, une zone « Engagement » leur permettra d’interagir avec vos produits, services ou équipe. Les gens se souvenant mieux des informations lorsqu’ils participent activement à leur acquisition, c’est l’espace idéal pour les affichages interactifs, les démonstrations de produits, la technologie immersive et les présentations live.

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La zone « Détente »

Après avoir interagi avec votre marque, certains visiteurs peuvent avoir besoin d’un moment pour se détendre et absorber les informations qu’ils ont recueillies. Pensez donc à créer un coin salon confortable avec des rafraîchissements. C’est là que des conversations plus approfondies peuvent avoir lieu et que des leads potentiels peuvent être acquis.

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La zone « Information »

Dans cette zone, les visiteurs à la recherche de détails supplémentaires sur vos produits ou services pourront trouver leur bonheur. Cette zone peut être réservée aux brochures et études de cas, mais aussi à des discussions individuelles avec votre équipe. Les visiteurs prêts à s’engager ou à en savoir plus vont explorer cette zone.

 

Pour cette zone, pensez à prendre en compte les principes de la théorie de la charge cognitive, qui suggère que les individus ont une capacité limitée à traiter de nouvelles informations à un instant donné. En organisant votre zone « Information » de façon claire, vous pouvez aider les visiteurs à gérer leur charge cognitive et à absorber plus efficacement des informations complexes.

Troisièmement, utilisez la psychologie pour améliorer la conception de votre stand

La couleur, l’éclairage et l’esthétique générale de votre stand peuvent influencer considérablement les visiteurs. Des couleurs chaudes et accueillantes, comme les tons ocre et les bleus doux, peuvent, par exemple, créer un sentiment de confort et de confiance. Les couleurs vives et vibrantes peuvent évoquer l’excitation ou le mystère. L’utilisation stratégique de l’éclairage, comme la mise en lumière de produits clés ou l’utilisation d’un éclairage d’ambiance pour créer une atmosphère particulière, peut également modifier les émotions des visiteurs.

La psychologie des couleurs

La psychologie de la couleur est un outil puissant dans la conception de stands. Comprendre l’impact émotionnel des couleurs vous permet de choisir des teintes qui correspondent au message de votre marque et à l’atmosphère que vous souhaitez créer. Par exemple, le bleu est souvent associé à la confiance et au professionnalisme, ce qui en fait un choix idéal pour les marques cherchant à établir leur crédibilité.

La psychologie de l’éclairage

L’éclairage a la capacité d’influencer l’ambiance et la perception de votre stand. Un éclairage soigneusement conçu peut diriger l’attention des visiteurs vers des zones clés et créer une ambiance spécifique. Un éclairage doux et chaleureux peut créer une atmosphère accueillante et confortable, tandis qu’un éclairage vif et dynamique peut rehausser l’excitation et l’énergie.

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La psychologie de l’aménagement et de l’esthétique

L’esthétique globale de votre stand et l’agencement que vous choisissez doivent refléter l’identité de votre marque et le message que vous souhaitez transmettre. Par exemple, un design minimaliste et moderne peut véhiculer innovation et simplicité, tandis qu’un aménagement traditionnel et confortable peut véhiculer tradition et fiabilité.

Enfin, intégrez le storytelling dans votre conception

Le concept de storytelling ne concerne pas seulement les mots que vous utilisez ; il s’agit également de la façon dont vous concevez le parcours du visiteur à travers votre stand. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez intégrer le récit de votre marque dans la conception même de votre stand. Engagez les visiteurs non seulement avec des informations, mais aussi avec un voyage visuel et émotionnel convaincant qui les relie à l’histoire de votre marque.

Intégrer les principes du storytelling dans l’agencement de votre stand implique de créer une structure narrative cohérente au sein de votre stand. Cette structure doit guider les participants à travers une séquence significative d’expériences, de l’attraction initiale à l’engagement final. Chaque élément de la conception doit contribuer à l’histoire, en s’appuyant sur le précédent élément et en menant à une conclusion convaincante.

En Conclusion

La psychologie de l’agencement des stands est un outil puissant pour maximiser les flux et l’engagement lors des salons professionnels. En comprenant le comportement des visiteurs, en créant un parcours bien défini et en concevant stratégiquement des zones d’engagement, vous pouvez guider les participants tout au long d’un parcours significatif au sein de votre stand. L’art de la psychologie et du design améliore encore l’expérience, tandis que le storytelling tisse un fil narratif qui laisse un impact durable.

Un agencement de stand bien conçu peut ainsi transformer des visiteurs occasionnels en prospects engagés et en clients fidèles.

Chez totm exposition, nous nous spécialisons dans les stands sur mesure qui vous aideront à atteindre vos objectifs ! Si vous avez un projet dont vous aimeriez discuter, contactez-nous !

Auteur: Véronique Colombani

La mondialisation est désormais plus qu’un mot à la mode. C’est tout particulièrement vrai dans l’industrie événementielle, et dans notre monde interconnecté, accueillir des événements internationaux est devenu de plus en plus courant.

Même si vous planifiez des événements au niveau national, il est fort probable que vous accueilliez des participants de différents pays. La pandémie a également contribué à accroître la popularité et la prévalence des événements mondiaux grâce aux événements virtuels.

Mais, qu’il s’agisse d’une conférence, d’un salon professionnel ou d’un festival culturel, l’organisation d’événements à l’échelle mondiale nécessite une planification et une réflexion minutieuses. Les organisateurs d’événements doivent en être conscients et rester attentifs aux différences culturelles s’ils veulent que leurs participants se sentent à l’aise.

Pour réussir à planifier ce type d’événements sans anicroche, il faut relever de nombreux défis, notamment les différences culturelles, les complexités logistiques et les barrières linguistiques.

Cet article explore les conseils et stratégies essentiels pour vous aider à planifier et à exécuter au mieux ces événements internationaux.

Faites vos recherches sur le marché cible et les sensibilités culturelles

Lors de la planification d’un événement international, il est crucial de mener des recherches approfondies sur le marché cible et de comprendre les sensibilités culturelles du pays ou de la région hôte. Les normes culturelles, les traditions et les coutumes peuvent avoir un impact significatif sur la planification et l’exécution de votre événement.

Familiarisez-vous avec les pratiques locales, l’étiquette et les tabous potentiels pour garantir une expérience événementielle respectueuse et inclusive.

Par exemple, la disposition des sièges, les salutations et même le choix des couleurs peuvent avoir une signification culturelle profonde, et ne pas prendre en compte ces subtilités peut conduire à des malentendus.

De plus, intégrer les traditions et coutumes locales dans votre événement peut créer une expérience plus authentique et plus engageante. Qu’il s’agisse de musique traditionnelle, de danse ou de cuisine, ces éléments peuvent captiver vos participants et favoriser une appréciation plus profonde de la culture locale.

Lucrezia Carnelos — Unsplash

Prendre en compte les « tabous » potentiels est un autre aspect essentiel de la planification d’événements internationaux. Chaque culture est empreinte de sujets sensibles qui doivent être évités. Il peut s’agir d’éviter certains gestes ou symboles ou encore ne pas aborder certains sujets controversés.

Dans ce domaine, il est particulièrement important de respecter les restrictions religieuses, car les différentes religions ont des exigences et des pratiques spécifiques qui peuvent avoir un impact sur la planification d’événements.

Privilégiez les partenariats locaux

La mise en place de partenariats locaux solides est essentielle, et la collaboration avec les organisateurs d’événements, les vendeurs et les fournisseurs locaux peut fournir des informations inestimables sur le paysage événementiel du pays hôte.

Les organisations professionnelles, telles que les Offices du Tourisme ou leurs équivalents locaux, grâce à leur connaissance du marché local, peuvent vous aider à gérer la paperasserie administrative, trouver des ressources locales et comprendre les subtilités logistiques. Travailler avec des professionnels locaux contribue également à renforcer la confiance et la crédibilité auprès du public cible.

Et si vous ne savez pas par où commencer, assister à des salons professionnels tels que IMEX peut représenter une excellente opportunité d’explorer ce que proposent les différentes destinations et de rencontrer un large éventail de partenaires du monde entier.

Embauchez des interprètes et des traducteurs professionnels

Les barrières linguistiques peuvent poser des défis importants lors d’événements internationaux, et si vous ne parvenez pas à résoudre ce problème, vous risquez de perdre l’intérêt de nombreux participants potentiels.

Pour surmonter cet obstacle, il est essentiel de recruter des interprètes et des traducteurs professionnels maîtrisant à la fois la langue de l’événement et la langue locale.

Jacqueline Brandwayn — Unsplash

Proposer des services d’interprétation de qualité va garantir une communication efficace et favoriser une expérience positive pour les participants issus de divers horizons linguistiques.

Tenez compte des fuseaux horaires et des jours fériés

La connaissance des fuseaux horaires et des jours fériés locaux devient primordiale lors de l’orchestration d’événements internationaux. Ne pas en tenir compte pourrait entraîner des conflits, car l’événement pourrait coïncider avec un jour férié local ou d’autres événements régionaux importants. Une planification méticuleuse est donc nécessaire pour garantir que les dates choisies pour l’événement évitent tout chevauchement avec les fêtes ou célébrations locales importantes.

San Fermin Pamplona — Navarra — Unsplash

N’oubliez pas de tenir également compte des différences de fuseau horaire lorsque vous planifiez vos événements, en particulier pour les événements virtuels ou hybrides auxquels des participants du monde entier sont attendus. Une option « à la demande » sera ainsi toujours la bienvenue.

La gestion des disparités horaires garantit que les participants peuvent s’engager de manière transparente sans les contraintes des frontières géographiques, améliorant ainsi l’accessibilité et l’attrait de l’événement.

Au-delà de la simple logistique, le respect des fuseaux horaires locaux et des jours fériés reflète un engagement plus profond en faveur de la sensibilité culturelle et de l’inclusivité.

Personnalisez vos stratégies marketing et communication

Adapter vos stratégies marketing et communication au public local est également essentiel.

Soyez conscient des nuances et des préférences culturelles lors de la création de matériel promotionnel, de publicités et de contenu en ligne. La langue est en effet un outil puissant, et traduire le contenu avec précision n’est qu’un début. Comprendre les expressions idiomatiques, l’humour et le symbolisme qui trouvent un écho auprès du public local peut conduire à des messages plus percutants.

Prendre contact avec les médias locaux et autres influenceurs peut contribuer à générer du buzz et à accroître la visibilité de l’événement sur le marché cible.

Ces collaborations peuvent fournir des informations précieuses, vous aidant à naviguer les subtilités du marché local.

N’oubliez pas d’adapter votre contenu sur les réseaux sociaux non seulement en fonction de la langue, mais également en fonction des préférences de plateforme. Certaines régions peuvent privilégier des plateformes spécifiques par rapport à d’autres, et adapter votre stratégie en conséquence peut générer un meilleur engagement.

Assistez vos participants en matière de visas et autres documents

Pour les participants venant de l’étranger pour votre événement, il est essentiel de leur fournir des conseils clairs sur les exigences en matière de visa et de les aider à obtenir tous les documents nécessaires. Collaborez avec des consultants en immigration ou des experts juridiques pour garantir aux participants un processus d’entrée fluide dans le pays.

Nick Fewings—Unsplash

Vous pouvez même envisager de proposer un programme complet d’assistance en matière de visa, incluant des ressources sur les procédures administratives, les coordonnées des ambassades et des consulats ainsi que des conseils sur la préparation des entretiens. Cette approche proactive améliorera l’expérience des participants et démontrera votre engagement à leur faciliter la vie. En outre, envisagez d’organiser des webinaires avant l’événement ou des séances d’information sur les processus d’obtention de visa, afin d’apaiser les anxiétés des participants potentiels.

Enfin, tenez-vous au courant de tout changement dans les politiques de visa et communiquez ces modifications à vos participants pour éviter toute complication de dernière minute. De cette façon, ils se sentiront bien préparés, renforçant ainsi l’attrait de votre événement sur la scène mondiale.

Etudiez les réglementations et les permis locaux en matière d’événements

Chaque pays ou région a son propre ensemble de réglementations en matière d’événements et d’exigences en matière de permis.

Familiarisez-vous avec les règles locales régissant les événements pour garantir leur respect. Obtenez les permis nécessaires longtemps à l’avance et prévoyez suffisamment de temps pour le processus d’approbation. Le respect des lois et réglementations locales est crucial pour éviter les sanctions, garantir la sécurité des participants et maintenir une réputation positive.

Une fois de plus, les organisations professionnelles locales peuvent vous aider à naviguer les subtilités des réglementations locales.

Adaptez-vous aux différences technologiques

La technologie est cruciale dans la planification et l’exécution d’événements, mais les capacités technologiques varient selon les pays. Assurez-vous que l’infrastructure technologique de votre événement s’aligne sur le paysage technologique du pays hôte. Vérifiez la disponibilité d’une connexion Internet haut débit, l’accès aux logiciels et équipements nécessaires, ainsi que toute limitation technique potentielle pouvant avoir un impact sur le succès de votre événement.

Il est essentiel de procéder à une vérification préalable approfondie des fournisseurs de technologie et des services d’assistance locaux. Avoir des partenaires locaux fiables peut s’avérer inestimable, vous garantissant un dépannage rapide et une assistance technique en cas de problèmes imprévus.

Tenez également compte des préférences numériques du public cible. Certaines régions peuvent avoir une plus grande affinité pour certaines plateformes de médias sociaux ou applications de communication. Adapter vos stratégies d’engagement pour répondre à ces préférences peut améliorer la participation et l’interaction du public.

La cybersécurité est un autre aspect essentiel à considérer. Différents pays peuvent avoir différents niveaux de sensibilisation et de protocoles en matière de sécurité numérique. Prendre des mesures robustes de protection des données et former votre équipe et vos participants aux meilleures pratiques en matière de cybersécurité peut aider à protéger les informations sensibles.

En conclusion

L’organisation d’événements internationaux nécessite une prise en compte attentive des différences culturelles, des complexités logistiques et des barrières linguistiques.

Vous pouvez relever ces défis avec succès en effectuant des recherches approfondies, en établissant des partenariats locaux et en personnalisant vos stratégies marketing. De plus, donner la priorité à une communication efficace, à l’intégration culturelle et au respect des réglementations locales contribuera à un événement global mémorable et réussi.

Profitez des opportunités qu’offrent les événements internationaux en matière d’échange, d’apprentissage et de collaboration interculturels, et créez une expérience inclusive et percutante pour les participants du monde entier.

Auteur : Véronique Colombani

Un événement réussi est très rarement l’œuvre d’une seule personne. La planification d’un événement repose en grande partie sur une collaboration efficace avec divers partenaires, notamment sponsors et fournisseurs.

Collaborer ne signifie pas seulement travailler ensemble ; il s’agit ici de travailler en harmonie en partageant une même vision pour atteindre un objectif commun. Les partenariats jouent un rôle central pour garantir le déroulement fluide d’un événement, depuis l’obtention d’un soutien financier jusqu’à la fourniture de services et de produits essentiels au bon déroulement de l’événement.

Cependant, la gestion de ces relations peut s’avérer difficile et prendre du temps, nécessitant une coordination minutieuse, une communication de tous les instants et une compréhension mutuelle des objectifs et des attentes.

Cet article explore les stratégies clés pour une gestion efficace de ces partenariats événementiels, en soulignant l’importance d’établir des relations solides avec sponsors et fournisseurs pour créer des événements remarquables et mémorables.

Définissez le partenariat

La base d’un partenariat événementiel réussi réside dans la définition claire des rôles, des responsabilités et des attentes de toutes les parties impliquées. Assurez-vous de comprendre les attentes de chaque partie et travaillez à l’établissement d’une vision et d’un objectif communs pour l’événement, en les alignant sur vos propres objectifs et ceux de vos partenaires.

Crédit photo : Sebastian Herrmann — Unsplash

La création d’un accord de partenariat formel qui décrit toutes les modalités, y compris les livrables, les délais et tout arrangement financier, est la clé pour éviter de futurs conflits.

Cultivez une communication ouverte et transparente

Une collaboration efficace nécessite de maintenir des lignes de communication ouvertes. Vous devrez dialoguer régulièrement avec vos partenaires par le biais de réunions, d’appels téléphoniques ou d’e-mails pour fournir des mises à jour, discuter des progrès et répondre à toute préoccupation ou tout nouveau défi.

Crédit photo : Austin Distel — Unsplash

Le partage d’informations pertinentes et la prise en compte du feed-back provenant de toutes les parties prenantes contribueront à favoriser une culture de transparence et à garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde et peut prendre collectivement des décisions éclairées.

Établissez des relations solides

Construire des relations solides avec vos partenaires est crucial pour le succès de votre événement. Prenez le temps de comprendre leurs valeurs, besoins et objectifs et cherchez des moyens de les aligner sur les objectifs de l’événement. 

Crédit photo : Mohamed Hassan — Pixabay

Établir un lien personnel avec chaque partenaire peut contribuer à instaurer une certaine confiance et à les inciter à s’investir davantage dans le succès de votre événement. Si vous mettez en avant leurs contributions de façon régulière, en leur fournissant un feed-back constructif et en reconnaissant leurs efforts, ils seront plus susceptibles de se mettre en quatre pour soutenir votre événement.

Gérez vos sponsors

Les sponsors jouent un rôle essentiel dans la planification d’un événement, généralement en apportant un soutien financier. Ils peuvent s’avérer indispensables lorsque votre budget événementiel est réduit.

Pour gérer efficacement les sponsors, créez des packages clairs décrivant les avantages dont ils bénéficieront, tels que la visibilité de leur marque, les opportunités promotionnelles lors de l’événement et un accès privilégié au public cible.

Assurez-vous que leur image de marque est parfaitement intégrée à l’événement afin de leur garantir une exposition maximale. Cela inclut la signalisation, les logos et les mentions dans le matériel promotionnel.

Maintenez une communication régulière avec vos sponsors tout au long du processus de planification de l’événement. Tenez-les informés des progrès et sollicitez leur avis sur toute question pertinente pour garantir que leurs attentes sont satisfaites.

Après l’événement, fournissez-leur des rapports complets détaillant l’impact et la portée de leur parrainage. Mettez en avant leur retour sur investissement et toutes les raisons pour lesquelles ils devraient parrainer votre prochain événement.

Travaillez en harmonie avec vos fournisseurs

Les fournisseurs sont responsables de la fourniture de divers services et produits essentiels au bon déroulement de votre événement.

La mise en place de canaux de communication clairs facilitera la coordination et évitera les malentendus. Définissez clairement l’étendue des tâches, les délais de livraison et les attentes en matière de qualité, examinez régulièrement les progrès et répondez rapidement à toute préoccupation.

Des solutions de secours ou « plans B » sont nécessaires pour atténuer les risques ou problèmes potentiels pouvant survenir pendant l’événement.

Après l’événement, n’oubliez pas d’évaluer leurs performances, de leur fournir un feed-back constructif et de discuter d’améliorations potentielles pour de futures collaborations.

Évaluez et célébrez le succès de l’événement

À l’issue de l’événement, prenez le temps d’évaluer le succès des partenariats et de l’événement dans son ensemble. Recueillez les commentaires des sponsors et des fournisseurs via des enquêtes ou des réunions post-événement. Analysez ces données et identifiez les axes d’amélioration, tant au niveau de l’événement lui-même que des partenariats.

Crédit photo : Krakenimages — Unsplash

Il est essentiel de reconnaître et de célébrer les réalisations et les contributions de tous vos partenaires, en reconnaissant publiquement leurs efforts et en exprimant votre gratitude.

En conclusion

Une gestion efficace des partenariats événementiels est cruciale pour organiser des événements exceptionnels. Les organisateurs d’événements peuvent garantir une collaboration fluide et des résultats positifs en définissant clairement les modalités des partenariats, en favorisant une communication ouverte, en établissant des relations solides et en travaillant de concert avec leurs sponsors et fournisseurs.

N’oubliez pas qu’un événement réussi est le résultat d’efforts collectifs, et qu’en valorisant et en entretenant ces partenariats, vous pouvez créer des expériences remarquables qui laissent une impression durable sur vos participants et vos partenaires.

Auteur : Véronique Colombani

L’organisation d’événements d’entreprise peut se révéler un processus complexe et coûteux. Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, d’une conférence ou d’une célébration, les dépenses imprévues peuvent rapidement s’accumuler et peser sur votre budget.

Selon une étude menée par Bizzabo, 53 % des professionnels de l’événementiel s’accordent à dire que la diminution des budgets est leur plus grand défi. De plus, quiconque a déjà organisé un événement sait que les imprévus s’invitent bien souvent et qu’ils ont un coût non négligeable.

Dans cet article, nous partageons dix conseils pour vous aider à gérer ces dépenses imprévues lors de l’organisation d’événements d’entreprise.

Conseil #1 — Créez un budget détaillé

Établir un budget vous aidera à mieux comprendre les coûts globaux de l’événement et à identifier les domaines où vous avez une certaine latitude pour dépenser moins. Il est essentiel d’inclure toutes les dépenses, aussi minimes soient-elles, pour éviter toute mauvaise surprise.

Lors de la création de votre budget, pensez à prendre en compte les dépenses suivantes :

• Frais de location de salle
• Frais de restauration
• Équipement audiovisuel
• Décorations
• Transport
• Marketing et publicité
• Assurance

Crédit photo : GoodNotes — Unsplash

Pensez également à hiérarchiser les dépenses en fonction de leur importance. Identifiez celles qui sont essentielles au succès de l’événement et allouez-leur plus de fonds. Par exemple, l’équipement audiovisuel est peut-être plus important pour votre événement que les décorations de table, dans ce cas, consacrez un budget plus important à cette dépense.

Une fois que vous avez créé votre budget, révisez-le régulièrement pour vous assurer que vous respectez les fonds qui vous sont alloués. Puis, faites les ajustements nécessaires et gardez une trace de toutes les dépenses imprévues.

Conseil #2 — Considérez ces idées pour réduire vos coûts

Pensez à utiliser du personnel bénévole pour vous aider dans l’organisation de votre événement. Il peut s’agir d’employés ou de membres de votre communauté désireux de donner de leur temps et de leurs compétences. Cela peut réduire les coûts de façon significative et apporter un sentiment d’implication communautaire.

Si votre entreprise dispose de ressources internes, telles que des services marketing ou audiovisuels, vous pouvez les utiliser pour réduire les coûts, car ils peuvent vous fournir des services à un tarif réduit ou même gratuitement.

Vous devrez peut-être également envisager de tenir votre événement dans un lieu alternatif afin de rester dans votre budget. En effet, si l’espace événementiel traditionnel coûte trop cher, des espaces alternatifs tels que parcs, centres communautaires ou entreprises locales peuvent être plus abordables et offrir une expérience unique aux participants.

Conseil # 3 — Préparez-vous à l’inattendu

Quelle que soit la qualité de votre planification, des dépenses imprévues peuvent toujours survenir. Il est donc important de se préparer à ces coûts en créant un fonds de secours. Il s’agit d’un budget distinct qui est mis de côté dans le but précis de faire face aux dépenses imprévues. Ce fonds devrait représenter un pourcentage du budget total, généralement entre 5 % et 10 %.

Il est également crucial d’avoir un plan de secours en cas d’urgence. Supposons, par exemple, que la société de restauration annule de manière inattendue juste avant votre événement. Avoir un traiteur de secours ou un service de livraison de nourriture peut être le seul moyen de sauver votre événement, d’éviter des recherches effrénées à la dernière minute, qui engendreront sans nul doute des dépenses excessives.

Crédit photo : Kevin Schneider — Pixabay

Si des dépenses imprévues surviennent, puisez dans le fonds de secours plutôt que dans votre budget principal. Cela vous aidera à respecter votre budget global.

Conseil #4 — Négociez avec vos fournisseurs

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, les prestataires jouent un rôle clé dans le succès de l’événement. Les fournisseurs tels que les traiteurs, les planificateurs d’événements et les techniciens audiovisuels peuvent être coûteux, mais négocier avec eux peut vous aider à réduire les coûts.

Lors de la négociation, soyez clair sur votre budget et sur ce que vous pouvez vous permettre. Demandez des réductions et soyez prêt à négocier le prix.

Crédit photo : Sebastian Herrmann — Unsplash

En outre, envisagez de limiter le nombre de vos fournisseurs en les utilisant pour divers services. Par exemple, si vous engagez un planificateur d’événements, demandez-lui s’il peut également fournir des services audiovisuels à un tarif réduit. Cela peut aider à réduire les coûts tout en simplifiant le processus de planification.

Enfin, examinez attentivement les contrats pour éviter des dépenses ou des frais imprévus. Soyez clair sur votre budget et assurez-vous que tous les coûts sont indiqués dans le contrat avant de le signer.

Conseil #5 — Utilisez le sponsoring

Un partenariat avec des sponsors peut vous aider à financer votre événement. Les sponsors peuvent fournir un soutien financier, mais aussi des dons en nature ou aider à promouvoir l’événement.

Pour attirer des sponsors, assurez-vous de communiquer clairement les avantages du parrainage et comment il s’aligne sur leurs objectifs commerciaux.

Conseil #6 — Appuyez-vous sur la technologie

La technologie peut être un outil puissant lors de l’organisation d’événements d’entreprise. Il existe de nombreux outils et applications disponibles qui peuvent vous aider à économiser de l’argent et à rationaliser le processus de planification.

Par exemple, un logiciel de planification d’événements peut vous aider à gérer votre budget, à suivre les dépenses et à communiquer avec les fournisseurs. Ce logiciel peut également vous aider à trouver des fournisseurs à un tarif réduit et à négocier les prix.

Pensez aussi à utiliser les médias sociaux pour promouvoir votre événement. Des plateformes telles que Facebook ou Twitter peuvent vous aider à atteindre un public plus large et à promouvoir votre événement sans frais.

Conseil #7 — Soyez flexible

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, rester flexible est essentiel. En effet, des dépenses imprévues peuvent et vont survenir, et vous devrez sans doute faire des ajustements pour rester dans votre budget.

Ainsi, si le coût de la restauration est plus élevé que prévu, envisagez de proposer un menu plus simple ou de réduire le nombre de participants. De même, si le coût initial du transport est élevé, cherchez des options plus abordables.

Être flexible avec vos plans peut vous aider à respecter votre budget tout en assurant le succès de votre événement.

Conseil #8 — Faites un suivi de vos dépenses

Le suivi de vos dépenses est essentiel, car il vous aidera à respecter votre budget et à identifier les coûts imprévus.

Assurez-vous d’inclure tous les coûts, aussi minimes soient-ils. Utilisez un tableur ou un logiciel de budgétisation pour organiser vos dépenses et révisez-les régulièrement. Cela vous aidera à rester dans votre budget et à éviter les dépenses excessives.

Conseil #9 — Communiquez avec les parties prenantes

Assurez-vous de communiquer avec toutes les parties prenantes, telles que les cadres de l’entreprise ou les membres du conseil d’administration, au sujet du budget et de toute dépense imprévue. 

Cela aidera à gérer les attentes et à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Conseil #10 — Et enfin… apprenez de vos erreurs

Enfin, il est essentiel d’apprendre de ses erreurs lors de l’organisation d’événements d’entreprise.

Après l’événement, évaluez votre budget et vos dépenses. Identifiez les domaines où vous avez trop dépensé et où vous pourriez économiser de l’argent. Cela vous aidera à faire des ajustements pour les événements futurs et à améliorer votre processus de budgétisation.

En conclusion

La gestion des dépenses imprévues lors de l’organisation d’événements d’entreprise est un aspect essentiel de la planification d’événements.

Et bien que ces dépenses puissent présenter des défis, avec une planification minutieuse, une communication efficace et une prise de décision proactive, les organisateurs d’événements peuvent surmonter ces obstacles.

En mettant en œuvre des stratégies efficaces et en suivant les conseils ci-dessus, les organisateurs d’événements peuvent gérer les coûts imprévus et assurer le succès de leurs événements tout en respectant leur budget.

 

Auteur : Véronique Colombani

Vous êtes prêts à investir dans un salon professionnel ? C’est une excellente idée, mais avant de vous lancer, vous devez comprendre comment mesurer le retour sur investissement (ROI) pour savoir si cela en vaut la peine.

Dans cet article, nos experts en fabrication de stands d’exposition vous expliquent tout ce que vous devez savoir pour calculer le ROI d’un salon professionnel. Découvrez comment maximiser les bénéfices de votre investissement, afin que votre entreprise tire le meilleur parti de votre participation à un salon professionnel !

Qu’est-ce que le ROI d’un évènement ?

Le ROI, ou Retour sur Investissement, est un indicateur clé de rentabilité. Il mesure le rapport entre les résultats générés par une opération et les coûts engagés pour cette opération. En d’autres termes, le ROI évalue l’efficacité et l’impact d’un événement en comparant les résultats obtenus avec les coûts de l’opération. Le résultat peut être mesuré de différentes façons en fonction des objectifs fixés, tels que le chiffre d’affaires, les recettes, ou tout autre indicateur de performance.

En calculant le ROI événementiel, vous pouvez facilement évaluer le coût de votre participation à un salon professionnel et si votre événement a été un succès ou non.

Pourquoi calcule-t-on le ROI d’un événement ?

Le calcul du ROI d’un événement remplit deux fonctions principales pour les équipes organisatrices.

D’abord, il justifie les investissements auprès de la hiérarchie en démontrant que l’argent investi dans le marketing et les événements apporte des résultats tangibles et mesurables. Pour les événements, cela ne peut être prouvé que par un objectif de ROI prévisionnel, suivi d’une évaluation des résultats obtenus.

Ensuite, le calcul du ROI permet de mesurer l’efficacité de l’action marketing. L’analyse de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné pendant un événement est utile pour prendre des décisions éclairées pour les prochaines éditions : modification du format, ajustement du public cible, redéfinition du budget de l’événement, etc.

Comment calculer le ROI d’un événement ?

Le calcul du retour sur investissement (ROI) d’un événement peut être difficile, car les effets positifs ne sont pas toujours immédiats. Par exemple, la notoriété d’une entreprise ou les contacts commerciaux peuvent se matérialiser plusieurs mois après l’événement. Toutefois, il est possible de mesurer le ROI en se concentrant sur les éléments mesurables avec certitude. Pour calculer le ROI d’un salon professionnel, on utilise la formule suivante :

ROI = (Résultat — Coûts)/Coûts.

Le résultat représente les bénéfices générés par le salon, tels que les ventes ou les prospects qualifiés, et les coûts incluent tous les investissements réalisés pour la participation au salon, tels que les frais de location de stand, de voyage et d’hébergement, ainsi que les frais de communication et de fabrication de stand. Il est important de prendre en compte tous les coûts, même les plus petits.

Étape 1 — Définir l’objectif principal de l’événement

La première étape consiste à définir l’objectif premier de l’événement. Le contexte, les enjeux et les objectifs ne seront pas les mêmes selon le type d’événement organisé (salon professionnel, congrès, conférence…) et le public visé (clients, partenaires, prospects, collaborateurs…). On peut cependant catégoriser les événements B2B selon 4 grands objectifs business :

• Augmenter la notoriété et bâtir l’image de marque ;
• Générer des leads commerciaux qualifiés ;
• Informer et fidéliser les clients ;
• Dynamiser le réseau des partenaires et renforcer leurs notoriétés.

Étape 2 — Définir les KPIs qui permettront de suivre cet objectif

Après avoir défini l’objectif principal de l’événement, il faut déterminer les indicateurs à suivre et mesurer pour vérifier si cet objectif est atteint. Par exemple, si l’objectif est d’augmenter la notoriété et bâtir l’image de marque, les KPIs pourraient être :

• Maximiser le nombre d’inscriptions ;
• Maximiser la couverture médiatique ;
• Maximiser la présence sur les réseaux sociaux, etc.

Pour générer des leads commerciaux qualifiés, les KPIs pourraient être :

• Générer des leads ;
• Générer des opportunités ;
• Maximiser la qualification des leads générés, etc.

Étape 3 — Collecter la donnée nécessaire pour suivre ces KPIs

Après avoir défini l’objectif principal ainsi que les principaux KPIs à suivre, la prochaine étape consiste à rassembler la donnée qui permettra de piloter ces indicateurs. Pour cela, il faut choisir une plateforme de gestion événementielle qui va permettre la collecte et le suivi en temps réel de l’ensemble des données issues de l’événement.

Étape 4 — Analyser les résultats et améliorer la stratégie événementielle

La dernière étape consiste à analyser les résultats de l’événement à l’aide des KPIs définis et à les comparer aux objectifs fixés. Cette analyse doit permettre d’identifier les axes d’amélioration pour la stratégie événementielle future de l’entreprise.

Pour effectuer cette analyse de résultats, plusieurs possibilités existent :

• Comparer les résultats entre plusieurs éditions d’un même événement,
• Comparer les résultats d’un événement par un benchmark de ce qui est fait par vos concurrents ou par vos partenaires,
• Comparer les résultats de 2 formats d’événements différents : longueur, intervention, participants, etc.

Conseils pour améliorer le ROI d’un salon professionnel

Pour améliorer le ROI d’un salon professionnel, il est important d’adopter des stratégies efficaces pour réduire les coûts d’investissement et améliorer les résultats obtenus. Voici quelques conseils et stratégies pour réduire les coûts d’investissement pour votre participation à un salon professionnel :

• Planifiez à l’avance pour éviter les dépenses de dernière minute

• Choisissez des options moins coûteuses pour chaque aspect de votre participation
• Partagez les coûts avec d’autres entreprises ou partenaires
• Utilisez des technologies moins coûteuses pour améliorer votre participation

Pour améliorer les résultats obtenus, vous pouvez établir des objectifs clairs, former votre personnel, offrir des promotions spéciales pour aider à attirer les visiteurs sur votre stand.

Par ailleurs, pour maximiser les résultats de votre participation à un salon professionnel, il est important de concevoir un stand d’exposition attractif en utilisant des couleurs vives, des éclairages et des visuels accrocheurs pour attirer l’attention des visiteurs. Vous pouvez aussi opter pour un stand d’exposition écoresponsable afin d’améliorer votre image de marque.

La communication lors d’un salon à travers les réseaux sociaux peuvent également être utilisés pour promouvoir votre participation, générer des prospects avant l’événement et interagir avec les visiteurs pendant l’événement. Enfin, n’oubliez pas de faire un suivi des prospects qualifiés après l’événement et d’utiliser les informations collectées pour personnaliser vos communications et les guider à travers le processus d’achat.

totm exposition vous aide à optimiser votre participation à un salon professionnel

Vous l’aurez compris, la participation à un salon professionnel peut être un investissement rentable pour votre entreprise. En suivant les conseils budgétaire pour les événements que nous avons partagés aujourd’hui, vous pouvez maximiser les résultats et minimiser les coûts pour atteindre un ROI optimal.

Alors, n’hésitez plus et planifiez dès maintenant votre prochaine participation à un salon professionnel pour booster votre visibilité, augmenter votre notoriété et générer de nouvelles opportunités commerciales !

Si vous souhaitez organiser un événement, contactez totm exposition. Notre entreprise s’engage à vous aider à planifier un événement à la hauteur de vos besoins d’affaires.

Les événements sont souvent l’occasion de rassembler des personnes pour célébrer, apprendre ou échanger. Malheureusement, ils sont aussi souvent synonymes de gaspillage, de consommation excessive d’énergie et de production de déchets. L’impact environnemental des événements est souvent négligé, alors qu’il représente une empreinte carbone considérable.

Ainsi, il est crucial de prendre en compte cet impact pour réduire l’empreinte carbone des événements et adopter des pratiques plus durables. Nos experts en fabrication de stands d’exposition vous proposent de découvrir comment évaluer l’empreinte carbone d’un événement, les facteurs à prendre en compte et les outils disponibles pour vous aider à mesurer et réduire cette empreinte carbone.

Comprendre l’empreinte carbone d’un événement

L’empreinte carbone est la quantité de gaz à effet de serre (GES) émis par une activité ou un produit. Cette quantité est généralement exprimée en tonnes d’équivalent CO2. Pour évaluer l’empreinte carbone d’un événement, il est donc nécessaire de prendre en compte toutes les émissions de GES générées par les activités liées à l’organisation de l’événement comme les déplacements des participants, la consommation énergétique de l’événement, ou encore les déchets générés.

Comment mesurer l’empreinte carbone d’un événement

Avant de vouloir réduire l’impact écologique de votre événement, il faut mesurer ce dernier. Ainsi, pour mesurer l’empreinte carbone d’un événement, il est nécessaire de réaliser une évaluation complète de toutes les activités liées à l’organisation et à la tenue de l’événement. Cette évaluation peut être effectuée à l’aide d’outils en ligne, de logiciels spécialisés ou avec l’aide d’un expert en évaluation de l’empreinte carbone.

Les éléments à prendre en compte sont notamment :

• Les émissions de gaz à effet de serre générées par les déplacements des participants et de l’équipe organisatrice ;
• La consommation d’énergie pour l’éclairage, le chauffage, la climatisation et les équipements audiovisuels ;
• La production de déchets tels que les emballages, les déchets alimentaires, le papier et le carton.

Les événements peuvent avoir un impact environnemental important sur la biodiversité, la qualité de l’air et de l’eau. Pour minimiser leur impact environnemental, il est crucial d’évaluer leur empreinte carbone et de prendre des mesures pour la réduire.

Les méthodes de calcul de l’empreinte carbone

Une fois que toutes les sources d’émissions de GES ont été identifiées, il est nécessaire de les quantifier à l’aide de données et d’outils de calcul spécifiques.

Il existe différentes méthodes pour calculer l’empreinte carbone d’un événement. La méthode la plus couramment utilisée est celle de l’Analyse de Cycle de Vie (ACV), qui permet de mesurer les émissions de GES sur l’ensemble du cycle de vie de l’événement, de la production des matières premières à la fin de vie des déchets générés par l’événement.

Une autre méthode couramment utilisée est celle du Bilan Carbone, qui permet de quantifier les émissions de GES sur une période donnée, généralement une année. Cette méthode qui a été développée par l’ADEME, en collaboration avec Jean Marc Jancovici, est souvent utilisée pour évaluer l’empreinte carbone d’une organisation dans son ensemble, mais elle peut également être utilisée pour évaluer l’empreinte carbone d’un événement.

Les outils en ligne d’évaluation de l’empreinte carbone d’un événement

Il existe de nombreux outils en ligne qui permettent de calculer l’empreinte carbone d’un événement. Attention, les outils gratuits sont souvent basés sur des données génériques et peuvent manquer de précision pour des événements spécifiques.

Parmi les outils en ligne les plus populaires pour l’évaluation de l’empreinte carbone d’un événement, on peut citer Myclimate.

Orki est une plateforme en ligne qui permet de mesurer l’empreinte carbone d’un événement, afin d’identifier les émissions de gaz à effet de serre et de prendre des mesures pour les réduire.

Les leviers pour réduire le bilan carbone de vos événements

Pour réduire l’empreinte carbone d’un événement et être plus écoresponsable lors de votre participation à un événement, il est essentiel d’adopter des stratégies efficaces. Cela peut inclure la réduction de l’utilisation de matériaux jetables, l’optimisation des déplacements des participants, la réduction de la consommation d’énergie, la mise en place d’un système de tri, etc.

Il est également nécessaire d’impliquer tous les acteurs impliqués dans l’organisation de l’événement pour qu’ils adoptent des comportements responsables. Ainsi, une fois que le bilan carbone de l’événement a été évalué, il est possible de prendre des mesures durables pour améliorer l’impact environnemental de votre événement :

1. Encourager l’utilisation des transports en commun ou des modes de transport durables pour les déplacements des participants, des festivaliers et des spectateurs sur le site.
2. Promouvoir l’utilisation de matériaux durables pour les installations et les cadeaux, en privilégiant les produits et fournisseurs locaux et biologiques. Vous pouvez aussi installer des stands écoresponsables pour montrer votre engagement.
3. Proposer des options de restauration durable végétarienne ou végane pour réduire l’empreinte carbone liée à la production de viande.
4. Favoriser l’utilisation de panneaux solaires et d’autres sources d’énergie renouvelable pour alimenter l’événement.
5. Mettre en place un système de tri et de recyclage pour les déchets générés par l’événement.
6. Sensibiliser les participants et les spectateurs à l’importance de la durabilité en organisant des ateliers et en diffusant des messages de sensibilisation.
7. Offrir des incitations financières pour encourager les participants et les spectateurs à adopter des comportements écoresponsables.
8. Établir des partenariats avec des organisations environnementales pour promouvoir le développement durable et sensibiliser les parties prenantes à la protection de l’environnement et s’engager à réduire l’empreinte carbone de l’événement.

Réduire l’empreinte carbone d’un événement est important pour atteindre la neutralité carbone d’un territoire, car ils sont partie intégrante de la vie culturelle. Il est nécessaire de promouvoir une conception écoresponsable des événements, d’autant plus que la demande pour ce genre d’événements est croissante dans notre société.

totm exposition : votre partenaire pour des événements écoresponsables

La réduction de l’empreinte carbone d’un événement est un enjeu crucial pour préserver notre planète et répondre aux défis environnementaux actuels. Les stratégies pour réduire l’empreinte carbone sont multiples et nécessitent l’engagement de tous les acteurs impliqués dans l’organisation d’un événement.

En adoptant des pratiques durables, nous pouvons garantir que les événements continuent à être une source de divertissement et de rassemblement tout en préservant notre environnement.

Si vous souhaitez organiser un événement durable, contactez totm exposition. Nous nous engageons à vous aider à planifier un événement respectueux de l’environnement grâce à nos stands sur mesure qui répondent à vos besoins tout en réduisant votre impact sur le climat.

La logistique est l’un des aspects les plus importants de la participation à un salon professionnel. C’est aussi l’un des plus difficiles, en particulier pour les nouvelles entreprises qui participent pour la première fois à un salon ou à un autre événement commercial.

Qu’il s’agisse de comparer les tarifs d’expédition ou de s’assurer que vous êtes en conformité avec les directives de l’événement, le processus de préparation d’un salon professionnel comporte de nombreuses étapes.

Dans cet article, les experts en création de stands d’exposition de totm vous en disent plus sur la logistique événementielle et comment réussir celle de votre prochain salon professionnel.

Qu’est-ce que la logistique événementielle ?

La logistique événementielle comprend toutes les ressources et compétences nécessaires pour planifier et mettre en œuvre un événement avec succès. Les besoins en logistique peuvent varier selon le type d’événement, car les exigences pour la réussite d’un événement sportif seront différentes de celles d’un concert par exemple.

La logistique événementielle s’adapte aux besoins spécifiques de chaque client et mission. Cela peut inclure la livraison de produits pour des événements virtuels ou l’expédition rapide de matériel volumineux. Cette logistique a pour objectif de planifier et d’optimiser les flux de production et de transport liés aux événements. Elle regroupe toutes les ressources et compétences nécessaires pour planifier, mettre en œuvre et garantir la réussite d’un événement.

Dans quel secteur est-il nécessaire d’organiser cette logistique ?

Il est important de noter que la logistique événementielle est requise pour une grande variété d’événements, chacun ayant ses propres exigences uniques. Cette logistique est en effet adaptée aux besoins de chaque manifestation, on peut la voir pour des événements tels que :

• Les salons professionnels ;
• Les compétitions sportives ;
• Les événements privés ;
• Les concerts ;
• Les représentations théâtrales ou musicales ;

Le logisticien s’adapte à chaque événement en planifiant une organisation personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque manifestation. Les exigences en logistique varient en fonction de la nature de l’événement, de son emplacement, de son budget et du nombre de participants, c’est pourquoi il est important d’élaborer une solution sur mesure pour chaque événement.

Conseils pour réussir votre logistique lors de votre prochain événement

Avec la bonne approche, la logistique événementielle n’est pas aussi difficile qu’elle en a l’air. Nous vous proposons ci-dessous quelques conseils que vous pouvez mettre en œuvre pour faciliter le processus logistique, le rendre moins stressant et assurer une présence plus fluide et plus efficace à tout salon professionnel.

Contactez l’organisateur de l’événement pour connaitre les modalités logistiques

Les organisateurs de salons professionnels fournissent des instructions spécifiques aux exposants, allant de l’endroit où stocker le stand modulaire à la façon d’emballer l’équipement.

Lorsque vous choisissez un salon professionnel, il est toujours recommandé de contacter les organisateurs le plus tôt possible pour connaitre les modalités logistiques. L’organisateur de l’événement devrait pouvoir vous envoyer un guide expliquant où expédier votre stand et comment le préparer pour l’événement.

La plupart du temps, vous devrez expédier votre stand plusieurs semaines avant le salon. L’organisateur doit vous fournir des informations complètes sur l’expédition, y compris l’horaire de l’entrepôt où sont stockés les stands et les autres équipements de l’événement.

Plus tôt vous obtiendrez ces informations, plus il vous sera facile de planifier votre logistique de manière à réussir votre foire commerciale.

Étiquetez tout votre matériel

Avant l’événement, votre stand et votre équipement seront probablement stockés dans un entrepôt avec des centaines d’autres stands expédiés et étiquetés par d’autres entreprises et organisations.

En étiquetant soigneusement votre matériel, vous réduisez le risque de le mélanger aux autres articles stockés à proximité. Si vous oubliez d’étiqueter ne serait-ce que le plus petit élément, votre matériel pourrait se perdre en chemin.

Avant de stocker votre matériel d’exposition, étiquetez et numérotez chaque article afin que votre processus de montage soit simple et direct. Cela rendra également l’inventaire plus facile et moins stressant.

N’étiquetez pas seulement votre stand d’exposition et son matériel. Il est également important d’étiqueter vos conteneurs d’expédition avec le nom de votre entreprise et le salon auquel vous participez.

Adressez-vous à un courtier en logistique

Gérer l’aspect logistique d’un salon professionnel qui se déroule à l’étranger est un vrai défi, mais un défi gérable. De l’assurance aux documents vitaux, la planification d’une exposition dans un salon professionnel devient plus difficile lorsque des frontières sont impliquées.

Pour cette raison, il est préférable de travailler avec un courtier en logistique expérimenté si vous participez à un salon professionnel dans un autre pays ou province.

Un courtier en logistique sera en mesure de vous tenir informé des formalités administratives essentielles à respecter avant votre événement. Il sera également en mesure d’effectuer la majeure partie du processus logistique pour vous, ce qui vous fera gagner un temps considérable et vous permettra de vous concentrer sur la préparation de l’événement lui-même.

Pourquoi confier la logistique de son événement à un professionnel ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il peut être avantageux de confier la logistique de son événement à un professionnel : expérience, ressources, fiabilité et respect des délais. Voyons cela plus en détail !

L’expertise et des ressources diverses

Quelle que soit la taille de votre événement, vous n’êtes peut-être pas préparé pour gérer une logistique parfois complexe. Pour un prestataire, gérer l’entièreté des contraintes logistiques fait partie de son métier. Il sera donc très rigoureux, minutieux et ne laissera aucun détail passer.

En confiant la logistique de votre événement à une entreprise spécialisée, vous pouvez être certain de bénéficier d’un professionnalisme pointilleux, tout en ayant la certitude que les détails les plus importants ne seront pas négligés.

Un respect des délais et de la qualité du transport

Externaliser sa logistique événementielle vous donne l’avantage de pouvoir compter sur la fiabilité de la ponctualité de la part de votre partenaire. Les professionnels de la logistique événementielle ont l’habitude de gérer des organisations qui ont des horaires serrés. En leur confiant cette tâche, vous pouvez être certain que tout sera géré efficacement et à temps pour votre événement.

De plus, confier cette logistique à un professionnel vous permet de bénéficier d’un transport de qualité. Quel que soit le matériel à transporter, les bonnes ressources seront mises à votre entière disposition tout au long du processus d’acheminement.

Un service adapté à vos besoins

Travailler avec un partenaire logistique vous permet de bénéficier d’un service personnalisé. Ainsi, que vous ayez besoin de transporter des denrées alimentaires pour le buffet ou de louer des meubles pour votre événement, les livreurs sauront s’adapter à chaque produit à déplacer et les manipuler correctement.

Ce service complet et professionnel vous garantit que les marchandises arriveront intactes et en toute sécurité. Les transporteurs sont adaptés aux besoins spécifiques de votre événement, ainsi les meilleures solutions sont choisies pour assurer l’arrivée à temps et en bon état de tous les produits.

Réussir la logistique de son événement en toute confiance avec totm exposition

La préparation qui entoure la logistique d’un événement peut être un processus extrêmement difficile, surtout si vous en êtes à votre première expérience. Bien souvent, il est préférable de confier l’aspect logistique de l’exposition à des experts.

Chez totm exposition, nous proposons un service de transport et de logistique et d’entreposage. Avec notre aide, vous pourrez concentrer tous vos efforts sur la préparation de l’événement et en assurer son succès.

Contactez-nous pour en savoir plus.

Les salons professionnels et les foires commerciales sont des occasions importantes de réseautage et d’affaires dont vous devez tirer parti en tant qu’entreprise. Il est très important d’équilibrer votre charge de travail et de prévoir un budget adéquat pour tirer le meilleur parti de chaque événement.

Les experts en construction de stand d’exposition sur mesure de totm exposition partagent avec vous quelques conseils et astuces de budgétisation pour vous guider lors de votre prochain salon professionnel.

Modèle de budget pour salon professionnel : catégorisez vos dépenses

Lorsque vous établissez le budget d’un salon professionnel, un bon modèle à utiliser consiste à répartir vos coûts en 5 catégories. La première catégorie est votre montant de base, car une règle générale pour les budgets des salons professionnels est de multiplier le coût de votre lieu d’exposition par 3.

Par exemple, si la location du lieu coûte 10 000 $, vous devez allouer 30 000 $ au total. Avec les fonds restants, répartissez-les dans quatre autres catégories correspondant à la structure, à la taille et à la capacité de votre entreprise.

Voici cinq catégories budgétaires courantes pour vos dépenses de salon professionnel :

1. Coût de l’espace : Le montant des fonds alloués à la location de l’espace pour votre stand.
2. Coût de l’exposition : Le montant que vous dépensez pour la conception et la fabrication de votre stand d’exposition sur-mesure.
3. Coût des services : Tous les coûts associés aux services techniques et logistiques dont vous avez besoin.
4. Promotion et marketing : Tous les coûts liés à votre propre marketing, y compris les publicités payantes, la programmation ou la conception graphique.
5. Personnel : Le montant que vous utilisez pour employer du personnel pendant l’événement et le temps qu’il passe dans le stand.

Utilisez un diagramme circulaire pour établir votre budget

Une fois que vous avez votre coût de base pour la location du lieu, ajoutez les 4 autres catégories ensemble et placez-les dans un graphique ou un diagramme. C’est une excellente méthode de modèle pour visualiser votre budget afin de ventiler vos dépenses.

Par exemple : Si votre lieu de réception coûte 10 000 $, votre budget total devrait être de 30 000 $. Vous devez répartir les 20 000 $ supplémentaires dans 4 autres catégories pour tenir compte de toutes les petites dépenses qui seront encourues.

1. Espace de la salle : 10 000 $ ;
2. Coût de l’exposition : 10 000 $ ;
3. Coût des services : 4 000 $ ;
4. Promotion et marketing : 2 500 $ ;
5. Dotation en personnel : 3 500 $.

Voici un exemple de diagramme circulaire représentant un budget prévisionnel pour un salon professionnel :

Décomposer vos dépenses

Il est important de ventiler chaque catégorie de dépense pour bien planifier le budget de votre salon professionnel.

• Les coûts de location ;
• Marketing ;
• Personnel ;
• Les stands d’exposition ;
• La logistique ;
• Services d’exposition ;
• La nourriture et les boissons.

Coûts de location

Tout d’abord, il faut choisir le salon professionnel idéal auquel participer en tant que vendeur. Une fois que cela est fait, contactez l’organisateur pour connaître l’aménagement du lieu et le prix pour l’installation de votre stand. Certaines zones peuvent avoir des coûts plus élevés en raison de leur emplacement et d’autres peuvent être placées dans des couloirs adjacents ou des annexes. Choisissez un emplacement pour votre kiosque qui correspond aux besoins de votre entreprise avec un flux de visiteur optimal.

Marketing

Le marketing de votre stand est essentiel. Si les participants ne savent pas où vous êtes, vos efforts de réseautage seront entravés. Un excellent moyen pour obtenir le meilleur retour sur investissement est de vous commercialiser par vos propres canaux. Utilisez les médias sociaux et placez des annonces payantes ou utilisez d’autres voies dans vos réseaux comme la sensibilisation par courriel ou des techniques hors ligne comme l’affichage.

Stands d’exposition

Une fois votre emplacement sélectionné, le rendu d’un stand parfait pour votre entreprise est la prochaine dépense importante lors d’un salon professionnel. Les stands personnalisables, les stands portables et les affichages dynamiques sont tous d’excellents designs qui attireront les participants. Faites appel à un concepteur de stands clés en main pour la fabrication et l’installation de votre stand. Un spécialiste pourra vous aider à créer un stand d’exposition pour votre salon professionnel.

Logistique et dotation en personnel

Avec la conception et l’attribution de l’espace de votre stand, la logistique technique et la programmation de l’événement sont importantes pour votre budget prévisionnel. Il est nécessaire de prendre en compte les compétences techniques internes de vos employés et de déterminer si vous devez externaliser cette main-d’œuvre. Les logiciels et le matériel techniques que vous utilisez, y compris l’éclairage ou les ordinateurs portables pour afficher votre marque et votre programmation, peuvent être loués ou achetés.

Services d’exposition

Les petites dépenses qui surviennent lors d’un salon professionnel comprennent les coûts de photographie, de sécurité ou de nettoyage. Le montage et l’installation du stand peuvent vous coûter des frais cachés, de même que le démontage. Si vous souhaitez faire appel à un photographe professionnel, prévoyez-le dans votre budget. Vous pouvez utiliser ces moments pour le marketing futur et la sensibilisation au sein de vos réseaux.

Nourriture, boissons et cadeaux

Une autre tranche de votre budget consiste à allouer une certaine somme d’argent pour attirer les visiteurs et les participants sur votre stand. Il ne s’agit pas seulement de votre marque, mais aussi de la sensibilisation et des gestes d’accueil à leur égard. Avoir des échantillons ou des produits gratuits à distribuer est une dépense qui doit être considérée en dehors des dépenses obligatoires.

Design et visualisation du stand

Une dépense importante à prévoir dans un salon professionnel est la conception et l’aménagement du stand de votre entreprise. Il s’agit d’une dépense essentielle qui nécessite du temps pour la planification, la fabrication et l’installation pendant le salon.

Opter pour un fabricant de stands d’exposition qui offre une gamme de designs différents adaptés à votre entreprise est la clé pour canaliser votre budget. Avec un concepteur de stand d’exposition clé en main, vous pouvez facilement gérer et faciliter la logistique de votre stand en un temps record tout en respectant les critères de votre budget.

Chez totm exposition, nous proposons trois types de stands pour votre prochain salon professionnel qui s’adaptent à tous les budgets : des stands conçus sur mesure, des stands de salon modulaires et des stands portables.

Faites confiance aux experts de totm exposition pour la création de votre stand d’exposition

L’aménagement et la conception de votre prochain stand de salon professionnel sont des travaux de grande envergure qui nécessite un budget clair et bien défini. Il y a de nombreux points à prendre en compte lorsque vous souhaitez promouvoir votre marque dans les salons professionnels de votre secteur.

Avec votre budget en main, il est plus facile de déléguer vos rôles et responsabilités pour avoir un événement réussi.

Contactez-nous pour la conception, la fabrication et l’installation du stand de votre prochain salon professionnel.

Que vous organisiez une conférence, une exposition ou une réunion d’équipe, il y a fort à parier que vous souhaitiez que les participants soient réellement impliqués dans l’événement. Fini le temps béni où les gens écoutaient religieusement un orateur parlant depuis son podium. De nos jours, tout le monde est très facilement distrait par les sollicitations provenant de leurs smartphones, tout en voulant prendre une part active dans la conversation.

Ainsi, l’engagement est une priorité pour 80 % des professionnels de l’événementiel (selon une étude menée par Bizzabo), car il représente la meilleure façon de mesurer la valeur de l’événement, la satisfaction des participants et la probabilité qu’ils reviennent.

Mais alors, comment faire pour s’assurer de l’engagement de vos participants ? La réponse semble être de rendre l’événement le plus personnel possible pour vos invités, et de les faire participer en tant qu’acteurs et non simples spectateurs.

Dans cet article, nous partageons quelques conseils pour vous aider à créer ou augmenter l’engagement lors de vos événements.

Apprenez à connaître votre cible et communiquez avec elle

En faisant des recherches sur votre cible, vous pourrez découvrir les sujets qui l’intéressent le plus tout en déterminant leur niveau de connaissance sur ces sujets. Cela vous permettra d’adapter votre contenu à leurs besoins. Vous devez également communiquer sur les opportunités offertes de participer activement, plutôt que de leur laisser tout découvrir par eux-mêmes, ce qui est une perte de temps pour tout le monde.

Crédit photo : Melanie Deziel – Unsplash

Nos conseils :

• Faites des recherches approfondies sur votre cible en amont. Définissez les persona de votre cible et analysez comment structurer votre événement autour de ces persona en utilisant les données collectées lors d’événements antérieurs, la liste d’invités, les données démographiques de votre public cible, etc.
• Créez des possibilités d’engagement pour vos invités : ces opportunités peuvent se présenter sous la forme de contenu exclusif (un entretien avec un des orateurs par exemple), des conseils ou des instructions (comme télécharger l’application événementielle), ou des offres exclusives (c’est-à-dire, présentes sur l’application ou fournies en échange d’une action spécifique telle que répondre à un sondage). Aidez-les à tirer parti de toutes les options en leur envoyant des emails réguliers qui détaillent tout ce qui est mis à leur disposition.
• Créez et partagez du contenu qui incite à la discussion. Cela devrait vous aider à entretenir l’intérêt pour l’événement à venir. N’hésitez pas à travailler de concert avec vos sponsors et exposants pour créer ce contenu.
• Impliquez votre cible le plus possible via les réseaux sociaux : avant même le démarrage de votre événement, créez des groupes sur Facebook ou LinkedIn pour amorcer un sentiment d’appartenance à une communauté.
• Créez des attentes : partagez des extraits de ce que vous avez prévu pour l’événement et utilisez tous les moyens de communication à votre disposition. Il peut s’agir d’un guide rapide sur la ville accueillant l’événement que vous enverrez par email à votre liste de contacts, d’articles réguliers sur Facebook et Twitter qui montrent des photos du lieu que vous avez réservé, etc.

Améliorez votre usage des réseaux sociaux

Les plates-formes sociales sont devenues les outils préférés pour l’engagement dans la mesure où elles sont désormais omniprésentes. Elles permettent aux gens d’être en contact, de partager des informations, et de discuter sur certains sujets. De surcroît, vous pourrez les utiliser à toutes les étapes de votre événement.

Crédit photo : Camilo Jimenez – Unsplash

Nos conseils :

• Choisissez vos plateformes judicieusement : selon Skift Meetings, 57 % des organisateurs d’événements considèrent Facebook comme la meilleure plateforme sociale pour construire une communauté et pour un engagement permanent ; puis viennent LinkedIn (25 %), Twitter (7 %) et Instagram (7 %). Facebook permet des relations plus personnelles avec votre cible et est probablement la plateforme qui permet d’atteindre le plus de gens. En parallèle, LinkedIn est plutôt dédiée aux relations professionnelles.

• Avant l’événement : créez un hashtag dédié à votre événement et faites-en la promotion auprès de vos sponsors, exposants, orateurs, etc. ; créez un groupe sur Facebook et LinkedIn pour mettre en place une communauté où vos abonnés pourront interagir ; publiez toutes vos annonces pertinentes telles que le nom des orateurs, le programme des sessions, etc.

• Pendant l’événement : diffusez ou twittez en direct pour que votre public virtuel soit également impliqué ; créez des murs de réseaux sociaux pour mettre en avant les contributions pertinentes de vos invités ; publiez des témoignages vidéo ou de courtes interviews des participants, orateurs ou encore exposants sur Facebook et YouTube ; engagez la conversation avec les personnes qui font des commentaires sur l’événement sur Twitter et Facebook.

• Après l’événement : partagez images et temps forts de l’événement sur Facebook et Instagram ; continuez à être présent dans les communautés que vous avez bâties dans vos groupes ; donnez des occasions aux orateurs et présentateurs de créer du contenu pertinent et faites-en la promotion sur vos réseaux sociaux.

Diffusez en direct

Pendant longtemps, il était important de prévoir une diffusion en direct uniquement pour des réunions impliquant des équipes internationales ou pour certaines conférences afin que les participants virtuels puissent avoir le même niveau d’information que s’ils avaient été présents physiquement.

Dans un monde post-COVID, il est possible qu’une partie conséquente de votre cible ait toujours des soucis pour voyager ou tout simplement préfère éviter les déplacements. Il est donc encore plus important d’offrir une option de diffusion en direct.

Crédit photo : Tye Doring – Unsplash

Nos conseils :

• Partagez les diapositives et l’audio des présentations pour offrir à vos participants une expérience interactive en temps réel.
• Utilisez des forums de discussion pour diffuser questions, commentaires et réactions. Idéalement, votre public virtuel doit être capable de participer autant que votre public physiquement présent.

Utilisez la gamification pour apporter un peu de divertissement

La gamification peut se révéler un outil puissant pour encourager la participation et augmenter l’engagement. Il s’agit de récompenser les gens qui ont un comportement désiré, mais en structurant ce comportement sous forme ludique. Le but est de s’amuser et de mettre en contact les gens, et cette tactique est très efficace quand mise en œuvre correctement.

Crédit photo : Ori Song – Unsplash

Nos conseils :

• Utilisez des codes QR qui impliquent des interactions avec les exposants ou les sponsors. Vous pouvez les disséminer dans tout l’espace événementiel en organisant une chasse au trésor.
• Impliquez vos exposants et sponsors et demandez-leur de fournir les prix (par exemple, une session privée avec un expert ou un essai gratuit).
• Récompensez la participation en donnant des points lorsqu’un invité participe à une activité. Ces points peuvent être transformés en prix à la fin de l’événement.
• Proposez des défis plus ou moins difficiles afin que chacun puisse participer, gagner un prix et rester engagé.
• Mettez en avant les personnes les plus actives en utilisant un tableau de scores.

N’ayez pas peur d’utiliser enquêtes et sondages

Sondages et enquêtes peuvent se révéler une excellente occasion d’engager la conversation avec vos invités en leur montrant que vous prenez en compte ce qu’ils pensent, les transformant ainsi en participants actifs plutôt que passifs.

Les enquêtes vous fourniront également des retours qualitatifs qui vous permettront de mettre en contexte toutes les données que vous pouvez collecter lors de votre événement.

Lorsqu’ils sont menés en live, les sondages et les enquêtes fournissent un retour en temps réel, ce qui vous permet de réagir et d’apporter les corrections nécessaires sur le champ.

Crédit photo : Jon Tyson – Unsplash

Nos conseils :

• Utilisez des enquêtes courtes tout au long de l’événement (plutôt qu’une longue enquête a posteriori à laquelle personne n’aura le temps de répondre) qui vous permettront de faire des vérifications rapides durant l’événement et d’établir des tendances.
• Organisez un vote sur les questions pour vous assurer que les sujets les plus importants pour votre cible sont bien couverts. Utilisez l’application événementielle pour permettre aux participants de soumettre des questions et de voter sur celles-ci.
• Encouragez la participation : récompensez vos participants avec des points (qu’ils pourront transformer en prix à la fin de l’événement) lorsqu’ils répondent à un sondage.

Utilisez une application mobile pour l’événement

Plusieurs types de fonctionnalités permettant l’engagement peuvent être disponibles via une application événementielle : messagerie interne à l’application (engagement entre participants), notifications « push » (engagement entre les participants et les organisateurs), diffusions en direct, analyses des sondages et enquêtes, gamification, etc.

L’application peut aider les invités à trouver et communiquer avec des personnes ayant les mêmes centres d’intérêt, leur permettant de faire des connexions de qualité. Après tout, le réseautage est en général la priorité des gens qui se rendent à des événements professionnels.

Vous pouvez également utiliser ces applications pour favoriser les mises en relation « intelligentes » avec les exposants lors d’un salon, augmentant ainsi le taux de rencontres intéressantes entre exposants et prospects qualifiés. Cela vous aidera au final à augmenter le retour sur investissement.

Crédit photo : Rami Al-zayat – Unsplash

Nos conseils :

• Choisissez une application qui comporte de nombreuses fonctionnalités incluant : facilité à mettre en œuvre, facilité d’usage pour vos invités, une interface utilisateur personnalisable, des fonctionnalités intégrées pour l’engagement, et de l’analyse de données pour mesurer le retour sur investissement.

• Augmentez le taux d’adoption de votre application : communiquez très en amont (dès qu’ils s’enregistrent) avec vos participants concernant l’application et motivez-les pour l’utiliser (en donnant accès à du contenu exclusif par exemple).

En conclusion

Faire en sorte que les participants soient engagés durant un événement représente le Saint Graal pour de nombreux organisateurs, mais il s’agit également d’un défi à relever du fait des nombreuses distractions que notre monde moderne met si facilement à portée de main.

De ce fait, la concurrence pour le temps et l’attention des participants est de plus en plus forte, obligeant les professionnels de l’événementiel à en faire toujours plus pour augmenter cet engagement.

Mais, comme nous l’avons vu, il existe des outils et techniques qui permettent d’élever l’expérience des participants et de les impliquer plus avant.

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Il n’a jamais été aussi facile de collecter des données sur l’expérience vécue par les participants à un événement. Mais créer des rapports qui permettent de comprendre comment améliorer les choses est une tout autre histoire. En effet, la plupart des organisateurs d’événements n’utilisent pas le potentiel complet des données disponibles, et n’évaluent le succès de leur événement qu’en prenant en compte le nombre de participants. Mais un événement réussi se définit par d’autres paramètres que ce chiffre.

Ainsi, les données collectées peuvent donner un aperçu des attentes et besoins des participants, aider à identifier ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré, et au final peuvent aider les organisateurs à améliorer leurs événements en temps réel et sur la durée, créant ainsi une expérience de meilleure qualité.

Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi vous devriez collecter des données et comment les méthodes de collecte passive et active peuvent être utilisées de concert pour vous aider à améliorer vos événements, tout en fournissant la preuve de leur importance stratégique pour tous vos partenaires.

Le B.A. — BA de la collecte de données pour un événement

Les données que vous pouvez collecter lors de vos événements vous permettront en général de répondre aux questions suivantes : qui sont vos participants (données démographiques), ce qu’ils font et quand (engagement), et pourquoi ils le font (sentiment/opinions).

Une des premières choses à faire est de décider quels sont vos objectifs en ce qui concerne la collecte et l’analyse de données. En gros, qu’est-ce que vous avez besoin de savoir sur vos événements ?

Ensuite, vous allez devoir trouver quelles données vous avez besoin de collecter pour atteindre ces objectifs (s’agit-il de données démographiques, opinions, etc. ?), et enfin les outils qui vont vous permettre de collecter ces données.

Quand faire la collecte de données

Il est possible de collecter et analyser des données à chaque phase d’un événement :

• Avant, à travers les données démographiques et les intérêts que vous pouvez récupérer lors de l’enregistrement.
• Pendant, avec des informations telles que les taux de participation aux différentes sessions, les notes données aux intervenants et conférenciers, l’attrait d’une zone ou d’un stand spécifique, avec qui les participants discutent, etc.
• Et après, quand vous récupérez les impressions sur l’expérience dans son ensemble.

Pourquoi devriez-vous faire une collecte de données sur une (longue) période

Il serait également bénéfique de faire un suivi des données sur la durée, car cela vous permettra de prendre des décisions basées sur des faits et non sur une intuition (cette session a-t-elle été un succès ? Faut-il la renouveler lors d’un prochain événement ?). Faire un suivi sur le long terme vous aidera également à mettre à jour des tendances (comment les participants réagissent-ils à des activations spécifiques au fil du temps ? Comment interagissent-ils avec d’autres participants ?) et vous permettra de mieux évaluer les conséquences de chaque changement (changer la place de la zone de repos était-elle une bonne idée ?).

Cela vous aidera à obtenir une image plus complète du parcours de vos participants (une fois qu’ils sont sur site, où vont-ils, que font-ils, qui rencontrent-ils ?), vous permettant ainsi de prouver la valeur de vos événements à vos partenaires (quelle est la performance des stands ? Combien de gens ont été en contact avec votre marque ? Combien de leads qualifiés ont-ils été générés ? Cela s’améliore-t-il au fil du temps ?).

En fin de compte, en faisant le suivi des données sur une période étendue, les organisateurs vont pouvoir améliorer leurs événements et offrir une meilleure expérience à leurs participants (est-ce que plus de gens participent à mes événements ? Le retour des participants est-il positif ?).

En fonction de vos objectifs et du type de données que vous souhaitez collecter, vous devrez peut-être vous concentrer sur de la collecte active ou passive, ou même utiliser un mélange des deux. Penchons-nous donc plus avant sur ces deux types de collecte de données.

La collecte passive de données

Le but principal des différents outils permettant une collecte passive est de récupérer des données sans que les participants aient à entrer l’information sur un appareil. Cela facilite le suivi des actions et des localisations des participants de façon passive et non intrusive. Cela permet une surveillance en temps réel durant l’événement et est souvent la source principale des fameuses « cartes de chaleur ».

Crédit photo : Myriam Jessier — Unsplash

Types d’outils pour la collecte passive

Voici quelques-uns des outils les plus fréquemment utilisés pour la collecte passive de données.

• Tapis de comptage : ce sont des tapis équipés de capteurs et placés à l’entrée du lieu événementiel et à d’autres endroits à fort trafic. Ils enregistrent la pression des pas de façon anonyme et fournissent des statistiques de trafic sur le champ.

• Les objets connectés portatifs : ces dispositifs contiennent des puces RFID, Bluetooth ou NFC qui pinguent des relais disséminés dans l’espace événementiel. On les trouve désormais sous toutes les formes (badges, tours de cou, smartwatch, etc.) et ils enregistrent des données d’engagement.

• Caméras : connectées à un logiciel de reconnaissance faciale fonctionnant grâce à l’intelligence artificielle, elles fournissent des données d’engagement, mais aussi de sentiment (« happy maps » ou cartes du bonheur).

• Outils de gestion des réseaux sociaux : des outils comme Hootsuite peuvent vous dire quelles plates-formes sont les plus efficaces, quel est le contenu qui est le plus partagé, etc. Ces outils sont ainsi utilisés pour mesurer l’engagement. Ils enregistrent également des opinions à travers l’analyse de sentiment lorsqu’ils sont associés avec l’intelligence artificielle.

• Google Analytics : en analysant les données issues de votre site web, cet outil peut produire des rapports sur les visiteurs et leurs données démographiques. Vous pouvez également récupérer des données d’engagement grâce au rapport sur le contenu le plus vu.

Les bénéfices à utiliser des outils de collecte passive

Les bénéfices à utiliser ces outils incluent :

De l’information en temps réel sur le trafic et l’engagement

Ces outils vous aideront à analyser le trafic ainsi que le temps passé dans chaque zone de l’espace événementiel, mais aussi à suivre le taux de présence aux différentes sessions, et la durée. Ils peuvent aussi vous aider à surveiller les visites sur les stands. Enfin, ces outils peuvent vous permettre d’enregistrer la réponse émotionnelle à un stimulus (par exemple, un pouls plus rapide peut montrer un intérêt accru pour une activation particulière).

Un meilleur éclairage sur la performance

L’organisateur d’événements sera capable d’identifier les zones ou le contenu qui attirent le plus ou le moins, et pourra recevoir des alertes en temps réel concernant des zones à problème, telles que des engorgements ou des stands n’atteignant pas leurs objectifs. Il pourra alors prendre les mesures nécessaires pour améliorer la situation sans délai.

Une information sans parti-pris

Un des plus gros avantages à utiliser des outils de collecte passive est qu’ils fournissent une preuve factuelle de retour sur investissement pour les exposants et les sponsors (combien de personnes se sont rendues sur leur stand, ou ont été exposées à leur marque, etc.). Il n’y a aucun risque de mauvaise estimation ou d’inexactitude pour cause de mauvaise mémoire ; les données sont fiables et précises.

La collecte active de données

D’un autre côté, les outils de collecte active de données vont récupérer le feedback des participants. Ces outils nécessitent un effort conscient de la part des participants qui doivent réfléchir à leur expérience. Ils collectent des opinions et des données de sentiment.

Types d’outils pour la collecte active

Les principaux outils utilisés pour la collecte active de données sont les suivants.

• Enquêtes : elles peuvent être utilisées tout au long du processus événementiel. Avant le démarrage de l’événement, les enquêtes peuvent aider à découvrir les attentes et domaines d’intérêts des participants. Au cours de l’événement, des enquêtes courtes sur les sessions ou les intervenants peuvent permettre de découvrir ce qui génère le plus fort taux d’engagement. Enfin, après l’événement, une enquête plus longue envoyée via email, ou proposée sur l’application événementielle ou une plate-forme d’enquête va permettre de recueillir le ressenti des participants sur l’ensemble de l’événement.

• Sondages : on les utilise en général tout de suite après une session via l’application événementielle ou un assistant virtuel. Ils offrent des réponses de type binaire (cette session a-t-elle répondu à vos attentes, oui/non ?).

Les bénéfices à utiliser des outils de collecte active

Crédit photo : Jon Tyson — Unsplash

En donnant une voix aux participants, ces outils peuvent aider les organisateurs d’événements à :

En découvrir plus sur leurs participants

Au travers des enquêtes réalisées avant l’événement, l’organisateur peut apprendre à mieux connaître les participants à son événement, qui ils sont, quelles sont leurs attentes, leurs centres d’intérêt, etc. Cette information peut permettre de modeler l’événement lui-même.

Surveiller le taux de satisfaction des participants

Les enquêtes réalisées en cours d’événement peuvent aider à évaluer des sessions spécifiques ainsi que les intervenants. Les enquêtes réalisées après l’événement, quant à elles, vont permettre une évaluation de l’événement dans son ensemble et du taux de satisfaction globale des participants.

Améliorer leurs événements sur le long terme

En comparant les résultats des enquêtes faites avant et après l’événement, vous allez pouvoir déterminer s’il y a des divergences entre les attentes et l’expérience vécue par les participants. Enquêtes et sondages peuvent révéler des zones qui auraient besoin d’être améliorées à l’avenir, et vous aider à discerner des tendances concernant le comportement des participants, leurs intérêts ou attentes.

En conclusion

La collecte de données sur l’expérience vécue par les participants aux événements n’a jamais été aussi facile. Malgré tout, les organisateurs doivent encore s’améliorer lorsqu’il s’agit d’obtenir un éclairage sur leurs événements à partir de ces données.

Les organisateurs d’événements ont plusieurs méthodes à leur disposition pour collecter les données. Les outils de collecte passive vont fournir un éclairage en temps réel sur les améliorations à apporter de façon immédiate. En parallèle, les outils de collecte active sont plus adaptés pour des réflexions sur le long terme, la mise en lumière de tendances et permettent d’améliorer l’événement au fil des ans.

Utiliser plusieurs méthodes de collecte pourrait se révéler la meilleure façon d’obtenir l’éclairage le plus complet sur votre événement, en vous fournissant des informations de grande valeur sur tous ses aspects.

Assurez-vous que votre stand d’exposition génère le plus d’engagements possible, et cela se verra dans votre reporting ! N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter.