Lorsque vous organisez un événement, votre but principal devrait être de proposer la meilleure expérience possible à vos participants. Mais, si vous ne mesurez pas leur taux de satisfaction d’une manière ou d’une autre, comment pouvez-vous être certain que vous avez bien atteint votre objectif et que votre événement est un succès ? De plus, comment pouvez-vous améliorer vos futurs événements si vous n’avez pas mesuré le niveau de satisfaction lors de votre dernier événement ?
Mais comment faire ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider ! Dans cet article, nous allons partager 5 méthodes pour mesurer la satisfaction des participants à vos événements.
Mesurez l’engagement des participants
Le taux d’engagement est un des meilleurs indicateurs pour déterminer si votre événement résonne auprès de votre auditoire. En effet, l’attention des gens, de nos jours, peut être si facilement détournée de l’expérience que vous avez essayé de bâtir pour eux que vous devez vous assurer qu’ils ne vont pas en être distraits.
Et mesurer ce taux d’engagement est un excellent moyen pour déterminer le niveau de satisfaction de vos participants, dans la mesure où il y a corrélation directe entre engagement et satisfaction. Plus vos participants sont engagés, plus ils seront satisfaits de leur expérience lors de votre événement, et plus grande est la probabilité qu’ils se réinscriront pour un futur événement.
Vérifiez les résultats des sondages menés sur les sessions
Dès que votre événement est basé sur la qualité d’un contenu (par exemple, lors de conférences, webinaires, etc.), vous vous devez de prendre en compte les opinions des participants concernant des sessions et des orateurs spécifiques.
Des sondages instantanés effectués après chaque session peuvent vous permettre d’évaluer les réactions du public à un orateur ou un contenu spécifique.
Ces sondages peuvent être envoyés via une application événementielle et doivent être courts et pertinents. N’ayez pas peur de les utiliser aussi souvent que possible durant votre événement pour vous faire une bonne idée de l’état d’esprit des participants.
Les notes données aux sessions et aux orateurs vous donneront une bonne indication de ce qui a le plus intéressé vos invités et vous permettront de décider ce qu’il convient de garder pour votre prochain événement.
Récupérez des données concrètes via vos enquêtes post-événement
Les enquêtes sont un type d’outil de récupération active de données et vont vous aider à évaluer l’opinion que vos participants portent sur votre événement. C’est le nec plus ultra lorsqu’il s’agit de donner la parole à vos invités et déterminer ce qui a fonctionné ou pas.
Les enquêtes représentent un complément indispensable aux sondages instantanés que vous avez menés tout au long de l’événement, et vous donneront un éclairage qualitatif sur l’état d’esprit de vos participants en plus de données quantitatives.
L’idéal est d’utiliser un mélange composé de questions demandant aux participants d’évaluer un sujet en utilisant une échelle numérique, de questions fermées (oui/non) qu’il sera facile d’analyser en masse, et enfin de questions ouvertes qui vont fournir un feed-back plus qualitatif.
N’oubliez pas d’inclure une question vous permettant de calculer le « Net Promoter Score » ou score net de recommandation (NPS = % de promoteurs — % de détracteurs). Cette question peut être formulée de la façon suivante : « Sur une échelle de 1 à 10, quelle est la probabilité que vous recommandiez cet événement à un ami ou un collègue ? ».
Si vous organisez des événements de façon régulière, avoir ce type d’information vous permettra de faire les changements nécessaires pour vous assurer que vos invités tirent le meilleur parti de votre événement.
Surveillez l’activité sur les réseaux sociaux
De nos jours, si vous ne voyez pas un événement apparaître sur une plateforme de réseaux sociaux, c’est qu’il n’a pas eu lieu !
Donc, assurez-vous que vous tirez avantage de vos différents réseaux sociaux de façon efficace pour répandre la nouvelle sur votre événement et ce qui s’y passe, ainsi que pour surveiller les réactions et contributions des participants. N’oubliez pas de créer un hashtag spécifique pour votre événement, car cela facilitera grandement le suivi de toute l’activité liée à votre événement.
Le nombre de partages ou d’articles sur votre événement vous donnera une bonne idée du niveau d’engagement de vos participants et faire le suivi et l’évaluation des réactions vous permettra de déterminer ce que vos participants ont pensé de l’événement.
Cela devrait au final vous donner une idée précise de leur niveau de satisfaction.
Enfin, n’omettez pas de réagir aux commentaires négatifs ! Prenez le temps d’y répondre afin que les gens sachent que leur opinion compte.
Faites une évaluation des nouvelles inscriptions
Une des meilleures façons de mesurer la satisfaction est de regarder le nombre de nouvelles inscriptions à vos événements faites par des personnes ayant déjà participé.
Si votre événement ne satisfait pas vos invités, il est peu probable qu’ils reviennent. Il est également improbable qu’il le recommande à leurs collègues et amis. En effet, participer à un événement est coûteux en termes financiers et prend du temps (denrée de plus en plus précieuse). C’est pour cela que les participants veulent être sûrs que votre événement en vaut la chandelle avant de se déplacer.
De ce fait, si une majorité de participants se réinscrivent pour un futur événement, il y a de grandes chances qu’ils aient été très satisfaits de leur première expérience avec vous.
Pensez également à personnaliser vos messages lorsque vous envoyez des invitations à des personnes qui se sont inscrites par le passé, dans la mesure où cela renforcera l’impression que vous vous intéressez à vos invités. La plupart des gens le prendront comme une délicate attention.
En conclusion
Que vous organisiez des salons professionnels de grande envergure ou des conférences de plus petite ampleur, le succès de votre événement se mesurera toujours à l’aune du taux de satisfaction des participants. C’est pourquoi analyser le ressenti de vos invités est essentiel.
Comme nous venons de le voir, vous avez plusieurs méthodes à votre disposition pour mesurer ce niveau de satisfaction.
L’analyse des données collectées pendant et après l’événement vous fournira un éclairage précieux pour déterminer ce qui fonctionne ou pas, et pourra vous aider dans l’élaboration de stratégies efficaces pour vos futurs événements.
Même en pleine pandémie, avec sa cohorte de problèmes de sécurité sanitaire, la durabilité reste un sujet important pour une majorité de professionnels de l’événementiel. En effet, 58 à 67 % d’entre eux avaient l’intention de s’y attaquer pour leurs événements en 2021, selon une étude publiée par American Express dans son « Global Meetings and Events Forecast for 2021 ».
Nous avons vu lors de nos deux précédents articles (Comment réduire l’impact écologique de vos événements – Première partie : le transport et Deuxième partie : énergie et restauration) qu’il existe de multiples façons d’améliorer l’empreinte carbone d’un événement. Certaines impliquent le lieu que vous allez choisir pour votre événement.
De nombreux lieux événementiels dans le monde entier ont pris des mesures pour s’assurer que la gestion de leur activité devient plus écologique. Cet article se concentre sur 5 centres de congrès (convention centers) aux États-Unis qui tiennent leurs promesses en termes de développement durable.
Le Centre des congrès du Colorado met à disposition 54,255 m2 d’espace d’exposition sur un même niveau, 63 salles de réunion réparties sur un niveau unique de 9 300 m2, deux salles de banquet d’une superficie de 3 200 m2 et 4 600 m2 respectivement, et un théâtre de 5 000 sièges.
Initiatives écologiques
Le Centre des congrès du Colorado a fait du développement durable une priorité depuis 2008 et encourage vivement les organisateurs d’événements à participer à cet effort en intégrant de bonnes pratiques écologiques dans leurs événements. Le Centre se concentre sur les pistes d’amélioration suivantes.
Réduction de la consommation d’énergie
Pour réduire sa consommation énergétique, le Centre des congrès du Colorado a implémenté diverses stratégies, dont une planification réfléchie, des mises à jour et améliorations apportées aux équipements, ainsi qu’une maintenance préventive.
Ils ont, par exemple, installé des ventilateurs avec variateurs de fréquence pour leur système de chauffage, ventilation et climatisation (CVC) afin d’en augmenter l’efficacité. Ils ont également installé des panneaux solaires sur le toit (300 kw) qui ont permis d’économiser l’équivalent de 282 tonnes de CO2 par rapport à des sources d’électricité plus conventionnelles.
Ils ont également modifié leurs niveaux d’éclairage en les réduisant à 50 % de la capacité maximale lors des opérations d’installation et à 25 % pour le nettoyage et la maintenance.
Réduction des déchets
Le Centre a mis en œuvre un programme de gestion des déchets qui identifie, réduit et détourne les différents flux de déchets générés par le fonctionnement du Centre, les participants aux événements, et les clients du Centre.
Le but est d’empêcher 50 % des déchets de finir à la décharge.
Leurs initiatives incluent la mise en place de bacs de recyclage (un par type de flux) à côté de chaque poubelle destinée aux déchets qui iront à la décharge, ainsi que la récupération de tout ce qui peut partir au compost, et provenant des cuisines, du papier toilette, et des déchets des espaces verts.
Ils essaient également de réduire l’utilisation du plastique à usage unique en mettant en place des fontaines à eau, en utilisant des ustensiles de cuisine qui peuvent être compostés, et en optimisant les achats avec conditionnement en gros.
Engagement local
Le Centre a signé des partenariats avec plusieurs œuvres caritatives locales pour leur donner diverses fournitures de conférence inutilisées. Ils ont également adopté plus de trois hectares le long de la rivière Platte dans le centre-ville de Denver, et, chaque année, des employés du Centre passent un après-midi ensemble pour nettoyer et entretenir le parc.
Amélioration de la qualité de l’air
Le Centre des congrès du Colorado a mis en place une politique non-fumeurs stricte dans le bâtiment lui-même, et à une distance de sept mètres des portes.
L’amélioration de la qualité de l’air vient également de certaines mesures liées au transport, comme l’application stricte des mesures visant à éliminer les véhicules tournant au ralenti, la présence sur site de deux stations de partage de vélos, des places de parking gratuites dédiées aux véhicules électriques et hybrides, ainsi qu’un passe gratuit, l’ECO-Pass, fourni à tous les employés à temps plein du Centre pour les encourager à utiliser les options de transport en commun.
Réduction de la consommation d’eau
Le Centre se concentre également sur la qualité et la préservation de l’eau, en mettant en place une gestion des éléments chimiques (utilisation d’agents nettoyants bios), un aménagement paysager et un système d’irrigation soucieux de la consommation d’eau (remplacer la pelouse par des plantes natives et résistantes à la sécheresse a permis de réduire de 75 % la quantité d’eau utilisée dans certaines parties du Centre), et en améliorant l’efficacité de l’infrastructure du bâtiment (en installant, par exemple, des toilettes et urinoirs à faible débit).
Promotion de la nourriture locale
Enfin, le Centre a signé un accord de partenariat avec Centerplate pour installer un jardin urbain sur 465 m2, afin de fournir aux cuisiniers du Centre plus de 800 kg de fruits et légumes frais, ainsi que du miel local.
Récompenses et certifications
En 2009, le Centre de congrès du Colorado a reçu une certification ISO 14001 en tant que composant du Système de Gestion Environnementale de la ville de Denver.
Depuis 2010, le Centre est certifié LEED® Gold (« Leadership in Energy and Environmental Design »), dans la catégorie « Bâtiments Existants ».
En 2015, Le Centre a été reconnu Leader Gold dans le programme de leadership environnemental géré par le Département Santé Publique et Environnement de l’état du Colorado. Ce programme met en avant des organisations qui vont au-delà de la simple conformité avec les régulations environnementales et qui s’efforcent d’atteindre la durabilité.
Le Centre Moscone (Nord et Sud) offre plus de 46 000 m2 d’espace contigu qui peut être utilisé pour des expositions et/ou des réunions, 2 salles de banquet, dont une salle de 4 600 m2 dépourvue de colonnes, 82 salles de réunion, environ 10 000 m2 de foyers, et plus de 2 300 m2 de terrasses extérieures. Il faut ajouter à cela Moscone Ouest qui offre 9 000 m2 d’espace dédié exclusivement aux expositions, ainsi que 18 000 m2 d’espace adaptable qui peut être utilisé pour réunions ou expositions.
Le Centre focalise ses efforts sur six domaines principaux.
Réduction de la consommation d’énergie
Le Centre a terminé un programme d’efficacité énergétique en deux parties. La partie solaire consiste en un système d’électricité solaire pouvant produire assez d’électricité pour 550 maisons par an. Cela a été accompagné par une large mise à jour du système d’éclairage et autres mesures d’économie d’énergie permettant de réduire la consommation (de plus de 20 % lors de la première année) sans diminuer pour autant les niveaux d’éclairage intérieur. Les 55 000 ampoules dans les 5 halls d’exposition ont ainsi été remplacées par des tubes fluorescents compacts, et des luminaires aux halogénures métalliques, plus économes.
Quand le Centre Moscone a été étendu à plus de 186 000 m2 avec l’ouverture en 2003 de Moscone Ouest, ils ont intégré dans le design du nouveau bâtiment d’importantes fonctionnalités optimisant l’utilisation des ressources. Ces fonctionnalités incluent un vitrage haute-performance avec du verre à faible émissivité, l’utilisation des équipements lumineux les plus récents et économes en énergie dans tout le Centre, ainsi que la mise en place de capteurs de lumière dans les foyers, et de systèmes mécaniques à faible consommation d’énergie (une centrale d’eau froide et des tours de refroidissement, une centrale d’eau chaude, et des systèmes de contrôle de l’air).
Réduction des déchets
Le Centre Moscone a commencé à retirer des matériaux du flux de déchets en 1998. Environ 900 000 kg sont retirés du flux tous les ans.
L’ouverture de Moscone Ouest a également requis la mise en place d’une traçabilité et d’un suivi sur tous les déchets générés par la démolition de bâtiments existants et la construction du nouvel ensemble. Plus de 80 % des déchets ont ainsi échappé à la décharge.
Le Centre fait appel de façon exclusive à une société de restauration dont le programme de compostage de nourriture inclut tous les déchets organiques générés par les opérations liées à la restauration sur site. Ils ont implémenté un programme de compostage depuis les cuisines, utilisent exclusivement des ustensiles qui peuvent être compostés, et collectent le compost depuis toutes les zones publiques de Moscone Ouest.
Engagement local
20 % des matériaux qui ne sont pas envoyés à la décharge sont donnés à des associations caritatives locales. De surcroît, l’entreprise de restauration fait don de toute nourriture non utilisée à des œuvres caritatives locales.
Amélioration de la qualité de l’air
Dans ce domaine, leurs actions incluent une surveillance quotidienne des niveaux de monoxyde de carbone, dioxyde de soufre, et oxydes nitreux, ainsi que l’utilisation d’additifs propane pour réduire les émissions de monoxyde de carbone.
Mise en œuvre de la durabilité pour les achats
Des procédures ont été mises en place, qui favorisent la durabilité pour tous les achats effectués par le Centre. Ainsi, les contrats pour des projets d’ampleur contiennent tous une clause pour le suivi obligatoire de la réaffectation par type de matériau lorsqu’il s’agit de contrats de grande envergure tels que le remplacement des escaliers mécaniques, de la moquette, et des luminaires.
Promotion des modes de transport en masse/verts
Le Centre encourage l’utilisation des modes de transport en commun dans toutes ses publications ainsi qu’auprès des employés du Centre.
La camionnette de livraison de l’entreprise de restauration fonctionne au biodiesel.
Récompenses et certifications
Au fil des années, cet engagement à améliorer la durabilité de ses opérations a permis au Centre Moscone de recevoir de nombreuses récompenses, et ce dès 1999 avec le Prix WRAP (Waste Recycling Awards Program), décerné pour réussite exceptionnelle en tant qu’entreprise de recyclage
Le Centre a également reçu une récompense en 2009 décernée par l’agence pour la protection de l’environnement américaine (EPA), région 9 Pacifique sud-ouest, pour ses actions dans la protection de l’environnement.
En 2012, le Centre Moscone a été certifié LEED® Gold, catégorie « Bâtiments Existants » (premier centre des congrès sur la côte ouest), et a reçu en 2014 le Prix CRRA pour pratiques exceptionnelles dans le domaine de la récupération de ressources pour un lieu/événement.
Oregon Convention Center, Portland, Oregon
Avec l’aimable autorisation de Metro.
Quelques informations sur le Centre
Le Centre de congrès de l’Oregon offre plus de 23 000 m2 de surface contiguë pour les expositions, 2 salles de banquet, Portland (3 000 m2, avec un foyer de 1 500 m2), et Oregon (2 300 m2), divisibles en sections, 52 salles de réunion, 2 suites VIP surplombant leurs halls d’exposition respectifs, ainsi qu’une suite offrant espace de réunion, bureaux annexes, 2 salles de conférence, et un salon.
Initiatives écologiques
Un projet de rénovation s’est terminé en octobre 2019, et intégrait la durabilité de manière centrale. De façon générale, le Centre de congrès de l’Oregon concentre ses efforts écologiques sur six principaux sujets.
Réduction de la consommation d’énergie
Le Centre a procédé à l’installation d’un éclairage de type LED qui est contrôlé de façon automatique pour en augmenter ou baisser la puissance selon la quantité de lumière naturelle présente dans chaque espace à un instant donné.
Lors de la rénovation, un corridor a été construit pour créer un itinéraire bis, permettant aux participants à un événement de ne pas utiliser les ascenseurs lorsqu’ils traversent le rez-de-chaussée. Un usage plus réduit des ascenseurs et escaliers mécaniques permet une réduction de la consommation d’énergie (pour information, la consommation d’énergie de deux ascenseurs est équivalente à la moyenne annuelle pour trois ménages américains).
Les projets récents visant à réduire la consommation d’énergie incluent la mise en œuvre d’appareils de traitement de l’air plus économes (utilisant des ventilateurs avec variateurs de fréquence), des améliorations apportées aux éclairages intérieurs, et l’installation de plus de 6 500 panneaux solaires produisant désormais plus de 25 % de l’électricité du Centre.
Réduction des déchets
Durant le projet de rénovation, une attention particulière a été portée au recyclage des déchets de construction, y compris métaux et gypse. 110 tonnes de moquette ont été retirées, recyclées et réaffectées. Les sous-couches de moquette ont été utilisées pour faire des sous-couches neuves, tandis que la moquette elle-même a été envoyée à Seattle pour être transformée en système de filtration.
L’objectif à long terme est d’atteindre un taux minimum de 80 % de réacheminement des déchets, ce qui ne peut être fait qu’à travers un vaste programme de recyclage, compostage, et dons de nourriture et de matériaux, en travaillant en partenariat avec de nombreuses organisations caritatives locales.
En tout, le Centre a réussi à recycler plus de 400 tonnes de matériaux, détourner 122 tonnes de déchets de nourriture des décharges grâce au compostage, et réacheminer 66 % de la totalité des matériaux.
Engagement local
Les différents programmes mis en place par le Centre ont permis de transférer 28 000 kg de biens réutilisables à des associations caritatives, ainsi que 44 240 repas aux associations travaillant pour réduire la pénurie alimentaire dans la région de Portland.
Amélioration de la qualité de l’air
Le Centre a mis en place une politique de nettoyage utilisant des produits verts, ainsi qu’une gestion intégrée pour la lutte antiparasitaire, et une politique interdisant la marche au ralenti des véhicules sur les aires de chargement.
Réduction de la consommation d’eau
Le Centre de congrès de l’Oregon utilise une combinaison de méthodes de gestion des eaux de pluie et de conservation de l’eau. Ainsi, ils ont créé un jardin pluvial qui filtre les particules provenant des eaux de pluie, encouragent les visiteurs à utiliser les stations de remplissage de bouteilles d’eau, ont changé toutes les toilettes pour diminuer la consommation d’eau, etc. Ils estiment que ces efforts leur permettent de diminuer leur consommation d’eau de plus de 4,6 millions de litres par an.
Mise en œuvre de la durabilité pour les achats
Le Centre a choisi de privilégier l’offre locale pour tous les achats quand cela est possible.
Récompenses et certifications
Le Centre de congrès de l’Oregon a été le premier centre de congrès à recevoir une certification LEED®, catégorie « Bâtiments existants » en 2004. En 2008, le Centre a été recertifié pour le niveau Silver, et ils ont atteint le niveau Platinum en 2014 (plus haut niveau de certification).
Le Centre a également obtenu une certification APEX/ASTM de niveau 4, première certification créée spécifiquement pour distinguer les événements verts, et validée par le Events Industry Council.
San Diego Convention Center, San Diego, California
Le Centre de congrès de San Diego s’étend sur plus de 240 000 m2, et inclut un hall d’exposition de plus de 46 000 m2, divisible en 7 halls distincts, 72 salles de réunion situées dans les étages et sur la mezzanine et offrant 19 000 m2 d’espace de réunion, 2 salles de banquet de 3 700 m2, ainsi qu’un pavillon en verre, dépourvu de colonnes, d’une superficie de 8 400 m2.
Initiatives écologiques
Le Centre de congrès de San Diego a axé sa politique écologique sur trois domaines principaux.
Réduction de la consommation d’énergie
Tout le bâtiment est équipé d’un éclairage de type LED, ce qui a permis de réduire la consommation électrique de façon importante. Ils ont également installé des éviers et toilettes à faible débit, un système d’irrigation goutte à goutte pour l’aménagement paysager, ainsi que des lave-vaisselle économes en énergie.
Réduction des déchets
Leur programme inclut l’utilisation de conteneur multiflux pour déchets (papier, recyclable, poubelle normale, compost). Ce système permet d’impliquer les visiteurs dans le processus de recyclage. Au lieu d’avoir des broyeurs à déchets dans les éviers des cuisines, ils compostent les déchets organiques et ont formé leur personnel à placer tous les restes de nourriture dans les conteneurs à compost. Le compostage provient également des déchets alimentaires dans les conteneurs multiflux.
Engagement local
Le Centre travaille en partenariat avec les organisateurs d’événements pour s’assurer que tout article promotionnel et autre fourniture liés à l’événement ne partent pas à la décharge en les offrant à des organisations locales.
Grâce à un partenariat avec Habitat for Humanity, les matériaux provenant des stands d’exposition sont récupérés et réutilisés pour construire des maisons. Ils se sont également associés avec l’organisation Rescue Mission de San Diego pour fournir la nourriture non utilisée à des personnes dans le besoin (plus de 100 000 repas par an).
Récompenses et certifications
En récompense de ses efforts sur le sujet de la durabilité, le Centre de congrès de San Diego a reçu une certification LEED® Gold en 2017.
Le Centre TCF offre plus de 67 000 m2 d’espace d’exposition et 23 500 m2 pour les réunions, y compris des salles de banquet et 100 salles de réunion d’une capacité de 100 à 1 725 sièges. La salle de réception qui est divisible occupe 3 700 m2 avec une vue complète des berges de la rivière Détroit. Un espace extérieur de 2 200 m2 est également disponible pour toute exposition ou tout événement en plein air.
Le hall situé sur le niveau principal est vitré, de même que l’atrium sur 3 niveaux, et le plafond du corridor du troisième étage. Cela permet d’avoir suffisamment de lumière naturelle durant la journée pour réduire les besoins en éclairage dans le Centre. De plus, tous les halls d’exposition sont équipés d’éclairage à induction qui utilise 50 % moins d’électricité.
Le Centre est climatisé en pompant de « l’eau grise » depuis la rivière Détroit et en la faisant passer à travers des refroidisseurs qui renvoient ensuite l’eau froide vers divers systèmes de traitement d’air, permettant ainsi la climatisation par zones du Centre. Ce système utilise nettement moins d’électricité que les systèmes de climatisation traditionnels.
Tous les paramètres pour l’éclairage et la température dans le hall principal sont gérés et commandés par ordinateur.
Tous les escaliers mécaniques du bâtiment sont économes en énergie et fonctionnent selon leur taux d’utilisation et les besoins de l’événement en cours.
La récente rénovation du Centre a permis d’intégrer de nombreux composants verts, y compris des équipements de toilettes et de cuisine à bas débit, des systèmes CVC économes en énergie, et un toit végétal.
Réduction des déchets
Des conteneurs de recyclage pour papier, canettes en aluminium, et bouteilles en plastique sont installés dans les bureaux ainsi que les zones de réunion à fort trafic dans tout le Centre. De plus, tous les prestataires internes participent aux efforts de recyclage et autres initiatives écoresponsables du Centre.
Toutes les palettes sont recyclées auprès d’un prestataire local et le Centre TCF a signé un partenariat avec My Green Michigan qui lui offre des services complets pour le compostage.
Engagement local
Les matériaux et fournitures laissés sur place après chaque événement sont donnés à des organisations locales pour être valorisés et réutilisés.
Le Centre fait appel à un prestataire exclusif pour la collecte de la nourriture qui n’a pas été utilisée. Cette nourriture est ensuite récupérée par une entreprise locale qui la livre aux banques alimentaires, soupes populaires, et centres d’accueil situés dans la partie sud-est de l’état du Michigan.
Récompenses et certifications
Le Centre TCF a atteint une certification LEED® Gold et est également établissement certifié APEX/ASTM.
Au fil des années, le Centre a également reçu de nombreuses récompenses au niveau local pour leur leadership en matière d’écoresponsabilité : 2020 USGBC Leadership Award, EcoWorks Sustainable Communities Champion Award, Keep Michigan Beautiful President’s Plaque, Detroit Free Press Green Leader Award, Detroit Green Task Force Earth Day Business Award, et USGBC Detroit Region Outstanding Sustainable Design Award.
En conclusion
Pour les lieux événementiels, le chemin vers une plus grande écoresponsabilité peut passer par des modifications structurelles sur les bâtiments eux-mêmes avec l’installation de toits végétaux ou de panneaux solaires, la collecte d’eau de pluie, l’installation de toilettes à faible débit, l’éclairage par LED, la mise en œuvre de systèmes d’irrigation intelligents, etc.
Mais les lieux peuvent également faire des aménagements à plus petite échelle, en fournissant par exemple des distributeurs de savon plutôt que des bouteilles individuelles en plastique, en mettant en place des programmes de recyclage et de compostage, en signant des partenariats avec des associations caritatives pour les dons de nourriture en surplus, en faisant pousser une partie de la nourriture sur place, etc.
En général, la plupart des lieux qui souhaitent réellement améliorer leur empreinte carbone s’investissent dans des processus de certification. Même si cela n’est aucunement obligatoire, cela permet aux organisateurs d’événements d’être rassurés sur le fait que des procédures écoresponsables sont bien en place.
Chez totm exposition, nous sommes bien conscients que l’industrie dans laquelle nous évoluons a beaucoup de progrès à faire en termes de durabilité. C’est pourquoi nous avons partagé avec vous plusieurs articles sur le sujet. Les 2 premiers articles traitaient des mesures que les organisateurs d’événements peuvent prendre pour rendre leurs événements plus verts (comment réduire l’impact écologique de vos événements — Première partie : le transport, et Deuxième partie : énergie et restauration).
Nous avons aussi mis en avant 5 centres de congrès aux États-Unis et au Canada qui ont pris des mesures pour s’assurer que leurs opérations deviennent plus écoresponsables.
Pour en finir (pour l’instant) avec notre tournée des centres de congrès écologiques dans le monde, nous nous concentrons ici sur l’Europe, avec 5 centres qui font leur maximum pour atteindre leurs buts en termes de durabilité.
Depuis son ouverture en 1987, l’Austria Center Vienna demeure le plus grand centre de congrès en Autriche. Le centre inclut 19 halls et 180 salles de réunion sur 5 niveaux, pour un total de 26 000 m2 d’espace dédié aux expositions et rencontres professionnelles, et pouvant accueillir jusqu’à 22 800 visiteurs. Les salles sont de tailles variées et peuvent recevoir de 4 à 4320 personnes.
Initiatives écologiques
En tant qu’entreprise publique, le centre est conscient de ses responsabilités tant sur le plan social qu’environnemental et ils ont mis un point d’honneur à diminuer leur empreinte carbone.
Alors que de nombreuses améliorations ont été apportées au bâtiment depuis 1987, ils ont également des plans pour un futur plus durable. Cela inclut des mesures pour continuer à moderniser le centre, rendre les espaces extérieurs plus écologiques, augmenter la prise de conscience sur les options de transport plus écoresponsables, et accueillir un nombre croissant d’événements verts.
Depuis 1987, l’Austria Center Vienna est passé par plusieurs programmes de modernisation. La technologie de récupération de chaleur installée en 2018 dans le système de ventilation a réduit la consommation d’énergie de 90 %, alors que la chaleur inutilisée provenant des unités de climatisation est réinjectée dans le réseau de chauffage de la ville de Vienne.
Le centre estime que le passage à la technologie LED permet d’économiser environ 500 000 kWh par an. Les LED génèrent également moins de chaleur que les ampoules ordinaires, ce qui permet de diminuer la demande en puissance de refroidissement lorsqu’il fait chaud.
Les panneaux solaires installés sur le toit du centre fournissent l’eau chaude utilisée dans les cuisines et les toilettes. Le centre dispose également de son propre puits, qui est utilisé pour les chasses d’eau dans tout le centre, et qui fournit aussi l’eau nécessaire aux systèmes de refroidissement.
Enfin, toute l’électricité provient de sources renouvelables, principalement hydraulique, et n’émet pas de CO2.
Réduction des déchets
Pour réduire la production de déchets provenant aussi bien des opérations du centre que des événements qui y ont lieu, le centre distribue des notices d’information sur les mesures de diminution des déchets à ses employés, mais aussi aux visiteurs.
Ils sont également capables d’adapter leur concept de gestion des déchets aux demandes spécifiques d’un événement.
Les principales mesures incluent : ne pas utiliser de vaisselle jetable, cannettes, capsules de café, ni d’emballage jetable pour les cadeaux, n’imprimer que lorsqu’absolument nécessaire, et utiliser uniquement du papier certifié écologique quand il est indispensable d’avoir des documents ou matériaux imprimés.
Promotion de la nourriture locale
Le partenaire exclusif du centre pour la restauration, MOTTO, offre des concepts culinaires sur mesure et est certifié par l’écolabel pour des événements verts. Ils utilisent des ingrédients locaux, et mettent en avant des plats de saison, y compris des options pour les végétariens et les végétaliens.
Promotion des modes de transport en masse/verts
Le centre a un excellent accès au réseau de transport public de Vienne, et fait la promotion active de son usage auprès des organisateurs d’événements et des visiteurs.
Promotion des événements verts
Le centre encourage les organisateurs à travailler sur des solutions durables pour tous les événements qui ont lieu au centre. L’Austria Center Vienna peut aider dans la planification de l’événement et dans la certification verte, sans frais. Leur offre d’événements verts met en avant la réduction des déchets, les options de transport écoresponsables, et l’approvisionnement local pour la restauration.
Récompenses et certifications
Le centre est certifié « Green Conference Center » par l’écolabel autrichien Umweltzeichen depuis 2014.
France—Lille Grand Palais
Avec l’aimable autorisation de Maxime Dufour Photographies, pour Lille Grand Palais.
Quelques informations sur le Centre
Lille Grand Palais est un bâtiment offrant des espaces dédiés à l’événementiel sur une surface totale de 45 000 m2, pouvant ainsi accueillir entre 20 et 20 000 personnes.
Les espaces disponibles incluent 4 auditoriums qui peuvent accueillir jusqu’à 4550 participants, 4 halls d’exposition sur une surface totale de 18 000 m2, 2 espaces modulaires multifonctions, ainsi que 28 salles de commission qui peuvent être configurées de 39 façons différentes et qui sont disposées sur 4 niveaux et connectées aux autres zones.
Lille Grand Palais est l’un des rares centres de convention et d’exposition à offrir des salles de conférence et une grande zone d’exposition sur le même niveau.
Initiatives écologiques
Le développement durable est au cœur des préoccupations de Lille Grand Palais depuis longtemps avec le souhait de réduire son impact environnemental. Le centre a ainsi adapté ses méthodes opérationnelles pour inclure le développement durable à tout moment et à toutes les étapes des événements qui s’y tiennent. De plus, ils ont lancé un plan ambitieux de réduction de leur impact sur l’environnement par la réduction de leurs consommations de papier, énergie et eau.
L’ensemble des déchets produits dans le centre sont triés selon les catégories suivantes : déchet industriel commun, carton, bois, moquette, ferraille, et gravats provenant des événements. Lorsque cela est possible, ils privilégient des solutions autres que le papier. Ils adaptent les quantités disponibles au bar pour éviter le gaspillage, trient les déchets provenant de la restauration et les recyclent. Ils ont également fait le choix de consommables écoconçus qui sont meilleurs pour l’environnement.
Engagement local
Lille Grand Palais représente 446 emplois directs ou indirects pour l’économie locale, ce qui représente l’équivalent de 72 millions d’euros en revenus économiques pour la ville de Lille.
Amélioration de la qualité de l’air
Le centre a mis en place une politique de nettoyage écoresponsable, en choisissant d’utiliser des produits de nettoyage écologiques et peu polluants.
Mise en œuvre de la durabilité pour les achats
Le centre travaille en majorité avec des acteurs locaux ou régionaux.
Ils organisent une réunion annuelle avec tous leurs fournisseurs pour développer de nouveaux produits, des variations saisonnières pour les repas, utilisant des produits biologiques.
Récompenses et certifications
Lille Grand Palais a montré son engagement à évoluer vers plus d’écoresponsabilité en obtenant diverses certifications : ISO14001 (systèmes de management environnemental) depuis 2010 et la certification « Charte Qualité et Développement Durable » de France Congrès.
ISO14001 est une norme internationale qui atteste d’une démarche de mise en œuvre de systèmes de management environnemental. Cette norme aide les entreprises à améliorer leur performance environnementale à travers une utilisation plus efficace des ressources et une réduction des déchets.
La certification délivrée par la « Charte Qualité et Développement Durable » de France Congrès inclut 25 engagements groupés selon 3 axes principaux : aider les clients pour assurer le succès de leurs événements ; s’assurer que les employés sont informés sur le sujet de l’écoresponsabilité (Guide Qualité et Développement Durable, Intégration ISO, participation aux Journées Européennes du Développement Durable, etc.) ; enfin, passer à l’action pour protéger l’environnement.
Plus récemment (fin mai 2022), Lille Grand Palais a également obtenu la certification ISO20121, norme internationale dédiée au secteur de l’événementiel.
Le centre dispose de 3 auditoriums (450, 800 et 2000 places), 30 salles de réunion et plus de 6000 m2 d’espace multifonction. Il peut accueillir des événements entre 200 et 4000 participants.
Initiatives écologiques
Depuis plus de 15 ans, le centre poursuit une politique écoresponsable, attestée par les nombreuses certifications obtenues en lien avec le développement durable.
Le centre a mis en place une Gestion Technique Centralisée (GTC), qui autorise une gestion de l’énergie plus efficace pour tous les systèmes techniques du bâtiment, et permet d’économiser de façon importante sans perte de contrôle pour les utilisateurs ou perte de qualité dans les services disponibles dans le bâtiment.
Le centre utilise une énergie verte à 100 % ; l’incinération des déchets produit un chauffage urbain à vapeur. Des lampes basse consommation (LED) ont été installées et la plupart des salles bénéficient de la lumière du jour.
Réduction des déchets
Plus de 26 types de déchets différents sont traités et 33 % de l’ensemble des déchets sont recyclés. Les organisateurs d’événements et les exposants sont également encouragés à trier leurs déchets.
Engagement local
La Cité a mis en place un système de redistribution de nourriture aux associations locales.
Réduction de la consommation d’eau
La consommation d’eau dans le centre est contrôlée et surveillée en permanence.
Mise en œuvre de la durabilité pour les achats
La Cité travaille majoritairement avec des fournisseurs locaux écoresponsables, ce qui permet de réduire l’empreinte carbone sur les services de livraison. De surcroît, les compositions florales utilisées sur le site sont produites localement.
Utilisation de produits écologiques, recyclables ou réutilisables
Cela inclut l’utilisation de mobilier écoresponsable, de stands écoconçus et dépourvus de moquette ; cela implique également l’utilisation de moquette recyclée quand il est indispensable d’avoir de la moquette, l’utilisation d’encre écologique pour toute la signalétique, la préférence donnée aux matériaux recyclables et aux installations réutilisables, etc.
Pour la partie restauration, le centre offre des pauses café mettant en avant des produits bios locaux ou des produits issus du commerce équitable ; de plus, toute la vaisselle est en porcelaine.
Récompenses et certifications
La Cité a obtenu et maintient plusieurs certifications relatives à la durabilité : ISO20121 (systèmes de management responsable appliqués à l’activité événementielle) et la « Charte Qualité et Développement Durable » de France Congrès. La Cité est également le seul palais des congrès français, parmi 30 au monde, à avoir obtenu l’AIPC (Association Internationale des Palais des Congrès) Quality Standards niveau « Or ».
Le bâtiment offre 22 salles multifonctionnelles qui peuvent accueillir réunions, banquets, conférences et expositions de toutes tailles, un auditorium de 2000 places, et 4500 m2 d’espace dédié aux expositions. Le Forum peut accueillir 3000 participants dans sa configuration théâtre. Le CCD est situé au cœur du réseau de transport de Dublin, à 15 minutes de l’aéroport, et à distance de marche de nombreux hôtels, restaurants et attractions.
Initiatives écologiques
Le Convention Centre Dublin est considéré comme le premier centre de conférence neutre en carbone au monde, et un des lieux les plus écoresponsables d’Europe. Son design est en adéquation avec les plus hauts standards de la durabilité écologique. Ils se sont aussi engagés à poursuivre une durabilité sur le long terme via leur certification ISO14001.
Le centre a pour but de devenir le lieu le plus écologique d’Irlande et un leader en termes d’expertise sur l’organisation d’événements durables en Europe. Pour atteindre ces objectifs, ils ont identifié 4 domaines d’action : atteindre la neutralité carbone à horizon 2025, être certifiés ISO 20121 en 2021 (ce qu’ils ont accompli), avoir une offre d’hôtellerie durable, et éliminer tout recours aux plastiques à usage unique à horizon 2023.
Pour réduire leur consommation globale d’énergie, ils s’appuient sur un fournisseur écoresponsable, ce qui leur a permis d’éliminer complètement leurs émissions de CO2 pour ce qui concerne l’électricité utilisée sur site (ce qui représente une diminution de 67,5 % de leurs émissions totales).
Ils ont mis en œuvre des systèmes durables, par exemple un système intégré d’automatisation du bâtiment (IBAS). Ils ont également installé un système de récupération de chaleur via une roue thermique et une unité thermique pour le stockage de la glace (ISTU), qui refroidit l’eau la nuit pour former de larges blocs de glace qui vont fondre durant la journée pour fournir la climatisation pour tout le bâtiment.
La conception du bâtiment fait bon usage de la lumière du jour dans tous les espaces de type foyers et petites salles de réunion. De surcroît, la plupart des espaces de réunion sont équipés de détecteurs de mouvement, qui éteignent les lumières automatiquement quand la pièce est vide. De plus, toutes les lampes extérieures sont équipées d’ampoules de type LED.
Le mode veille est automatiquement activé pour tous les ordinateurs et équipements de bureau.
Enfin, ils explorent les options disponibles pour utiliser du gaz renouvelable, et pour faire de la compensation carbone quand de meilleures options ne sont pas possibles ou pas encore disponibles.
Réduction des déchets
Le CCD a mis en place une politique complète de gestion des déchets pour s’assurer de la correcte séparation des différents types de déchets. Ils estiment que cette politique leur permet de recycler environ 95 % de leurs déchets.
L’effort de recyclage est fait aussi bien dans le bâtiment que pour les événements qui s’y tiennent (par exemple, en fournissant des conteneurs de recyclage faits sur mesure pour aider les visiteurs à participer à l’effort commun).
En ce qui concerne les déchets alimentaires, ils s’intéressent de près à différentes initiatives comme la transformation de ces déchets en engrais.
Ils explorent aussi des pistes pour ce qui est des alternatives à la décharge, parmi lesquelles la transformation des déchets en énergie.
Pour éliminer l’utilisation des plastiques à usage unique d’ici 2023, ils les ont déjà retirés de leur offre de restauration sur site et les ont remplacés par des emballages verts.
Toutes les tasses à café jetables sont décomposées en déchets CSR (Combustibles Solides de Récupération).
Les équipes de nettoyage utilisent des chiffons en microfibre réutilisables et des serpillières faites à partir de matériaux recyclés qui sont lavés sur site. Ils utilisent également des produits en papier recyclé et des distributeurs de savon rechargeables.
Réduction de la consommation d’eau
Pour réduire la consommation d’eau, le centre a installé des robinets avec détecteurs pour tous les lavabos et des chasses d’eau automatiques pour tous les urinoirs.
Promotion de la nourriture locale
Le CCD s’engage à fournir des mets écoresponsables, mais promet également la sécurité alimentaire, la fraîcheur, la mise en avant des fermes, et la durabilité environnementale. Ils utilisent des fournisseurs originaires d’Irlande qui se sont fait les champions des pratiques écologiques.
De plus, la grande majorité des produits alimentaires, y compris le bœuf et le poulet, sont produits localement. Cela permet de s’assurer que les repas sont frais et saisonniers tout en soutenant les fermiers locaux. Enfin, le chocolat, le thé et le café proviennent du commerce équitable.
Mise en œuvre de la durabilité pour les achats
Dans la mesure du possible, le CCD choisit les produits et services qui présentent le moins d’impact négatif sur l’environnement.
Promotion des modes de transport en masse/verts
Le CCD est à 10 minutes de marche du centre-ville et facilement accessible par les transports en commun. Il est également à distance de marche de nombreux hôtels, restaurant et lieux de divertissement.
Le centre encourage l’usage des transports en commun et offre à ses employés un système de « Venir au travail à vélo ».
Compensation des émissions carbone
Le CCD offre à ses clients la possibilité de compenser toutes les émissions carbone générées par leurs événements. Pour cela, ils calculent le montant total des émissions de CO2 de l’événement et en déduisent le nombre d’arbres locaux qui seront plantés dans toute l’Irlande.
Récompenses et certifications
Le Convention Centre Dublin possède 2 certifications ISO qui mettent en avant son engagement vers une durabilité sur le long terme : ISO20121 (systèmes de management responsable appliqués à l’activité événementielle) depuis 2021 et ISO14001 (systèmes de management environnemental) depuis 2011.
IFEMA MADRID est un consortium constitué par la Communauté de Madrid, le Conseil Municipal de Madrid, la Chambre de Commerce et d’Industrie, et la fondation Montemadrid. Leur département « Conventions et Congrès » gère 2 lieux, le Recinto Ferial (pour les foires) et, depuis 2019, le Palacio Municipal (centre de congrès) qui sont tous deux reliés au centre-ville et proches de l’aéroport.
Ces lieux peuvent accueillir tous types d’événements : conventions, congrès, présentations de produits, conférences, symposiums, réunions professionnelles, dîners de gala, événements sportifs ou concerts, etc.
Le Palacio Municipal intègre plus de 30 000 m2 d’espace disponible, et inclut un auditorium d’une capacité de 1812 personnes, une pièce pouvant servir à divers usages de 2414 m2, ainsi que 32 salles qui peuvent accueillir de 26 à 360 personnes.
Le Recinto Ferial propose un espace de 200 000 m2, réparti sur 13 halls, 85 salles, 2 centres de congrès (le Centre Nord dispose d’un auditorium pouvant accueillir 1100 personnes et de 18 salles ; le Centre Sud propose un deuxième auditorium d’une capacité de 600 personnes), ainsi que des espaces extérieurs.
Initiatives écologiques
IFEMA MADRID est bien conscient de l’impact considérable que les événements peuvent avoir, tout particulièrement sur l’environnement, et ils prennent des mesures pour rendre leur gestion plus écologique. Ils ont publié des guides à destination des exposants et des visiteurs.
IFEMA MADRID concentre ses efforts sur les domaines suivants, qui sont inclus dans son Schéma Directeur RSE publié tous les ans.
Réduction de la consommation d’énergie
L’électricité utilisée dans tous les bâtiments gérés par IFEMA MADRID provient à 100 % de sources renouvelables.
Le bâtiment Puerta Sur est chauffé grâce à l’énergie géothermique, qui utilise l’énergie du sol pour le chauffage et pour fournir l’eau chaude sanitaire de façon plus écologique. Des panneaux photovoltaïques ont également été installés.
Réduction des déchets
Pour réduire la consommation de papier et les déchets, ils ont mis en place la numérisation autant que possible et ont réduit le nombre d’imprimantes dans les bureaux. Ils ont également supprimé presque tous les badges et invitations papier.
Ils essaient également de réduire l’utilisation de la moquette, et l’ont éliminée complètement pour certains événements. Ils installent également de la moquette usagée lors de certains événements et ont arrêté d’installer de la moquette entre les stands et les allées pour tous les salons.
Enfin, ils donnent les surplus générés lors des événements organisés par le secteur alimentaire à diverses associations caritatives, ce qui réduit également la quantité de déchets.
Grâce à ces différentes mesures, IFEMA MADRID a réduit son ratio de déchets de 53 % au cours des 4 dernières années, et en 2021, 69,4 % des déchets étaient recyclés.
Réduction des gaz à effet de serre
Suite à ces efforts, IFEMA MADRID a réussi à réduire ses émissions de gaz à effet de serre de plus de 72 % au cours des 5 dernières années.
Réduction de la consommation d’eau
Les eaux de récupération et de consommation sont fournies à travers le réseau général d’eau et le réseau d’eau récupérée.
IFEMA MADRID a mis en place les mesures suivantes pour réduire la consommation d’eau au fil des ans : l’irrigation sur site utilise de l’eau récupérée, tous les robinets sont équipés de régulateurs, et ils ont installé des urinoirs secs, des robinets automatiques, et des WC à double chasse dans les halls et les vestiaires, ainsi que des pommes de douche efficaces dans les vestiaires.
Les espaces verts sont plantés d’espèces adaptées au climat local et au système d’irrigation par eau récupérée.
Ils ont graduellement réduit la surface occupée par les pelouses pour réduire la consommation d’eau et les besoins en maintenance.
Ils ont donné la priorité aux plantes de couverture pour stabiliser le sol, empêcher la croissance des mauvaises herbes, et permettre l’utilisation d’un système d’irrigation localisé qui réduit la consommation d’eau.
De plus, ils utilisent des engrais écologiques et ne font usage de produits chimiques que pour pallier certains manques, et optent toujours pour les formules faibles en nitrogène afin de minimiser la pollution de l’eau. Ils préfèrent également utiliser des méthodes mécaniques pour le contrôle des mauvaises herbes, ratisser et biner afin de ne pas utiliser d’herbicides.
Promotion des modes de transport en masse/verts
IFEMA MADRID travaille avec Iberdrola sur certaines initiatives telles que l’installation du premier parc de stationnement public écoresponsable sur une foire commerciale en Espagne ou encore l’organisation d’activités pour promouvoir et diffuser des informations sur la mobilité électrique.
Le parc de stationnement peut recharger simultanément 34 véhicules avec de l’énergie à 100 % verte. Cela a permis d’éviter l’émission de 8 tonnes de CO2 dans l’atmosphère.
En termes de mobilité et d’électrification des modes de transport, ils disposent d’une flotte de véhicules électriques ce qui a permis de réduire de façon significative leurs émissions annuelles de CO2 provenant du transport.
Récompenses et certifications
Les certifications suivantes sont la preuve de l’engagement qu’IFEMA MADRID a pris concernant une plus grande écoresponsabilité : ISO50001 (management de l’énergie pour le bâtiment Puerta Sur), ISO14001 (systèmes de management environnemental), et ISO20121 (systèmes de management responsable appliqués à l’activité événementielle).
En 2021, IFEMA MADRID a également reçu le Prix « Commitment to Energy Efficiency and Sustainability » lors de la 8e remise de prix par l’Association of Energy Efficiency Companies (A3E).
En conclusion
Les vagues de chaleur récentes, les feux de forêt, et autres catastrophes climatiques ont mis en avant, si besoin était, l’importance de travailler de concert pour construire une société plus durable.
Le secteur de l’événementiel est par nature assez peu respectueux de l’environnement, mais il est possible de prendre certaines mesures pour améliorer cet impact négatif sur l’environnement.
Comme nous l’avons vu, des centres de congrès dans le monde entier essaient d’avancer dans une direction plus écoresponsable en rendant leurs opérations plus vertes.
Leurs actions sont, sans nul doute, les bienvenues pour les organisateurs qui souhaitent rendre leurs événements plus respectueux de l’environnement.
Chez totm exposition, nous pouvons vous aider à rendre vos stands plus écologiques, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet !
Les événements peuvent apporter de nombreux bénéfices aux entreprises, depuis la promotion de leurs produits et services jusqu’à l’amélioration de la reconnaissance de marque, en passant par la création de leads qualifiés et l’acquisition de nouveaux clients. Ainsi, 95 % des responsables marketing font confiance aux événements en présentiel pour aider leur entreprise à atteindre ses objectifs.
Mais vos événements ne seront jamais couronnés de succès si vous n’avez pas mis en place un plan de communication solide. Sans ce plan, votre événement passera très probablement inaperçu. Bien souvent, les professionnels de l’événementiel concentrent leurs efforts sur la communication avant l’événement, mais communiquer durant et après est tout aussi important.
Dans cet article, nous allons vous montrer pourquoi et comment communiquer lors des différentes phases de votre événement.
Communiquer avant l’événement
Pourquoi il est important de communiquer avant le démarrage de votre événement
La majorité des organisateurs d’événements sont plutôt à l’aise avec la communication pré-événement dans la mesure où c’est bien souvent le seul moyen à leur disposition pour informer leur cible qu’un événement pouvant les intéresser va avoir lieu. Durant cette phase, une bonne stratégie de communication va permettre de créer le « buzz » autour de l’événement, faire monter l’excitation, et augmenter le désir de participer, ce qui va permettre d’encourager l’enregistrement. C’est également le bon moment pour commencer à générer de l’engagement de la part de votre cible.
Quand commencer à communiquer sur votre événement dépend principalement de sa taille : plus l’événement est important pour votre entreprise, plus tôt il vous faut commencer à communiquer dessus.
Comment le faire
Les organisateurs d’événements ont de nombreux outils à leur disposition lorsqu’il s’agit de la communication pré-événement.
Tout d’abord, un site Internet dédié à l’événement va donner à vos participants potentiels toutes les informations nécessaires s’ils prévoient d’y participer. Ce site va également lister toutes les raisons pour lesquelles votre cible doit participer dans le cas où certains resteraient indécis.
Vos comptes de réseaux sociaux ont un rôle important à jouer à ce stade. Utilisez-les pour relayer toutes les informations et annonces importantes : où et quand l’événement va avoir lieu ; s’il s’agit d’une conférence, révélez le nom des orateurs et conférenciers petit à petit, etc. Vos réseaux sociaux constituent aussi une des façons les plus efficaces pour commencer à entrer en contact avec votre cible et à générer de l’engagement de leur part. N’oubliez pas de créer un mot-dièse (« hashtag ») spécifique à votre événement et assurez-vous qu’il soit facile à mémoriser.
Même si cela vous paraît un peu désuet, pensez à faire de vos courriels une partie importante de votre plan de communication. Prévoyez d’envoyer plusieurs lots : l’invitation initiale à votre liste de clients/prospects, la confirmation une fois qu’ils se sont enregistrés, ainsi que quelques courriels de rappel à mesure que le jour J se rapproche.
Pourquoi il est important de communiquer durant votre événement
Une fois que votre événement a démarré, ne cessez surtout pas la communication ! Plusieurs raisons à cela. Durant votre événement, vous devez fournir à vos participants toute information nécessaire pour qu’ils puissent apprécier votre événement sans rencontrer de problèmes. Communiquer à ce stade permet aussi de s’assurer que les personnes qui ne peuvent pas être physiquement présentes ne se sentent pas délaissées. Enfin, à ce stade, une stratégie de communication efficace va vous permettre de créer encore plus d’engagements et de vous assurer que votre événement est une belle réussite.
Comment le faire
Pour vos participants à distance, il est indispensable de mettre en place une diffusion en direct (streaming) pour qu’ils puissent avoir le sentiment de prendre part à l’événement même s’ils ne sont pas présents en chair et en os.
Une fois encore, les réseaux sociaux sont vos meilleurs atouts au cours de l’événement. En publiant des informations en direct via Twitter, de courtes vidéos ou photos sur Instagram, etc. vous pourrez vous assurer que votre cible reste impliquée et investie tout au long de votre événement.
Si vous êtes exposant lors d’un salon, n’oubliez pas que votre stand est un de vos outils de communication les plus puissants. Un stand bien conçu vous aidera à stimuler votre reconnaissance de marque et à attirer des clients potentiels.
Crédit photo : totm exposition
Les moyens d’information sur site tels que la signalisation ou les visuels sur écrans aideront vos participants à se situer dans l’espace événementiel.
Enfin, un sac de bienvenue qui inclut quelques cadeaux, un emploi du temps imprimé, et une liste d’autres détails importants peut se révéler un ajout utile. Concernant les cadeaux, prêtez grande attention à ce qu’ils soient utiles sur le long terme afin d’éviter que vos participants ne les jettent à la poubelle dès la sortie.
Communiquer après l’événement
Pourquoi il est important de communiquer après votre événement
La communication post-événement reste un domaine délaissé par certains organisateurs. Et pourtant, il est indispensable de continuer à communiquer à ce stade pour garder le contact avec votre cible, créer des communautés vivantes qui vont vous aider à porter votre message de marque d’un événement à l’autre, et continuer à intéresser votre cible pour pouvoir les convertir en clients.
Comment le faire
Les enquêtes représentent un des outils les plus populaires pour la communication après l’événement. Ainsi, 71 % des organisateurs d’événements les utilisent pour garder le contact avec leurs participants. De surcroît, les enquêtes vous fourniront une manne de données pour mieux comprendre votre cible.
Les réseaux sociaux, encore une fois, doivent faire partie de votre stratégie de communication à ce stade. Essayez de publier des photos ou des vidéos qui vont rappeler de bons souvenirs à vos participants et les préparer psychologiquement pour votre prochain événement.
Vous pouvez également transformer le site Internet dédié à votre événement en page web post-événement, en y incluant du contenu susceptible d’intéresser votre cible, tel qu’une galerie de photos, des documents importants (par exemple, les diapositives utilisées lors des conférences), etc.
Enfin, n’oubliez pas que vous pouvez aussi utiliser le courriel à ce stade, par exemple pour envoyer un petit mot de remerciement aux participants, ou leur mettre l’eau à la bouche pour votre prochain événement.
En conclusion
Comme nous l’avons vu, les organisateurs d’événements disposent de nombreux outils pour communiquer avec leur cible. Préparer un plan de communication dans lequel vous expliquez votre démarche, incluant quoi dire à votre cible, quand et comment, vous permettra de vous assurer que vous avez pris en compte tous les points de contact possibles.
N’oubliez pas également de partager ce plan avec votre équipe événementielle pour qu’ils soient parfaitement au courant de tout ce qui se passe et soient préparés à toute éventualité.
Assurez-vous que votre stand d’exposition participe au succès de votre stratégie de communication ! Contactez-nous aujourd’hui si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter.
Une étude récente menée par Promoleaf et CensusWide a révélé que la majorité des participants aux conférences souhaite que les organisateurs incluent des pratiques écoresponsables lorsqu’ils planifient leur événement. Ceci est particulièrement le cas des jeunes générations (en dessous de 34 ans) et signifie que les organisateurs d’événements vont très certainement devoir adopter des pratiques écologiques sous la pression de leurs invités dans les années qui viennent.
Il est maintenant temps de nous intéresser aux mesures prises par les centres de congrès canadiens pour rendre leurs opérations plus écologiques. Après tout, totm exposition est basé à Montréal !
Dans cet article, nous vous présentons 5 centres qui s’engagent au quotidien pour plus d’écoresponsabilité.
Le Centre de congrès d’Edmonton met à disposition 13 935 m2 d’espace événementiel sur 3 niveaux. Le niveau Pedway inclut le Hall D (2 192 m2) et la Riverview Room d’une surface de 372 m2. Le niveau Assembly (7 432 m2) inclut 3 salles de banquet et halls d’exposition qui peuvent être configurés en un espace unique pour les événements importants. Enfin, le niveau Meeting héberge 20 salles de réunions.
Initiatives écologiques
Le Centre de congrès d’Edmonton s’est engagé à réduire son propre impact sur l’environnement de façon significative. Et pour aller plus loin dans la tenue d’événements écoresponsables, le Centre a lancé son programme Événements Responsables en 2019. Dans ce cadre, le Centre fournit aux planificateurs d’événements un ensemble d’outils pour les aider à rendre leurs événements plus verts.
Le Centre, quant à lui, se concentre sur les pistes d’amélioration suivantes.
Réduction de la consommation d’énergie
En utilisant des sources d’énergie renouvelables canadiennes pour la majorité de ses besoins, le Centre montre son engagement à réduire sa consommation d’énergie sur le long terme. L’installation d’éclairage de type LED va également permettre de réduire la consommation électrique de façon importante. Les organisateurs d’événements sont encouragés à participer à cet effort, par exemple en éteignant les projecteurs quand ils ne sont plus utilisés.
Réduction des déchets
Le programme de gestion des déchets du Centre inclut le compostage, le recyclage, et la mise en place de conteneurs spécifiques pour le papier et les autres déchets partout dans le Centre. De plus, ils fournissent des audits gratuits pour les organisateurs qui souhaitent diminuer la quantité de déchets produits lors de leurs événements.
En 2019, ce sont ainsi 122 581 kg de déchets qui ont été compostés. Ce compost est ensuite utilisé comme engrais de culture dans les champs de la province d’Alberta.
De façon générale, 67 % des déchets produits par le Centre (soit 177 116 kg, l’équivalent de 124 voitures compactes) ne sont pas envoyés à la décharge.
La vaisselle, ainsi que les couverts et serviettes utilisés par le Centre sont réutilisables, et les gobelets peuvent être compostés. De plus, des fontaines à eau et à café sont disponibles et le Centre encourage vivement l’utilisation de matériaux d’exposition recyclables ou réutilisables.
Développement d’une permaculture durable
Pour contribuer à la biodiversité urbaine d’Edmonton, le Centre a installé un jardin de type roue de médecine indigène (ou cercle sacré) sur le toit de la Riverview Room, ainsi qu’un potager et un jardin pour la protection du papillon monarque.
En 2016, une ruche contenant 8 000 abeilles urbaines a été installée à l’angle sud-est du Centre. La ruche a produit environ 9 kg de miel en 2019, qui ont été utilisés pour les besoins de la cuisine du Centre.
À l’intérieur du Centre, des centaines de plantes absorbent environ 1 900 kg de CO2 tous les ans, et un mur vert écologique a été installé au niveau Pedway.
Réduction des gaz à effet de serre
Dans son Plan de Réduction des Gaz à Effet de Serre 2020-2035, le Centre de congrès d’Edmonton s’est engagé à mettre en place des changements de type opérationnel et comportemental qui vont permettre de réduire les émissions de GES de 15 % d’ici 2025 et de 30 % d’ici 2035 (par rapport aux niveaux de 2018).
Pendant les événements, une politique visant à éliminer les véhicules tournant au ralenti est en place. De plus, pour compenser l’empreinte carbone d’un événement spécifique, le Centre s’est engagé à égaler la contribution de l’organisateur de l’événement à hauteur de 20 tonnes de CO2.
Engagement local
Le Centre fait don de toute nourriture non utilisée au travers d’un partenariat avec le Program Second Helping de la banque alimentaire d’Edmonton. En 2019, ces dons représentaient 2 306 kg (soit 4 243 repas). Le Centre participe également au nettoyage annuel de River Valley.
Promotion de la nourriture locale
Le Centre travaille en collaboration avec des producteurs locaux dans un rayon de 160 km autour d’Edmonton, et 45 % de leurs achats culinaires sont faits au travers de partenariats locaux.
Le Centre estime qu’en se fournissant localement, ils réinvestissent plus de 750 000 dollars dans l’économie d’Edmonton et réduisent de façon significative les émissions de gaz à effet de serre produits par la production de nourriture et son transport.
Promotion des modes de transport en masse/verts
Le Centre est situé près de plusieurs arrêts de bus ainsi que d’une station de métro. Les visiteurs sont encouragés à marcher puisque le Centre est proche du centre-ville et relié au Pedway.
Récompenses et certifications
Le Centre fait partie d’un groupe de 5 lieux canadiens certifiés ASTM, et fut le premier centre de conférence au Canada à recevoir une certification Green Key de niveau 5. Le Centre est également certifié Climate Smart.
Le Palais dispose de plus de 47 200 m2 d’espace au sol, répartis sur 7 niveaux et 113 espaces multifonctionnels (salles de réunion, de bal, de réception ou de gala, salons VIP, halls d’exposition — dont l’une des plus vastes salles d’exposition sans colonnes au Canada — et terrasses extérieures).
De son côté, le Palais se concentre sur 3 domaines principaux.
Réduction des déchets
Le Palais a fait du recyclage une de ses priorités et fournit en permanence tout le nécessaire pour la collecte des déchets recyclables, y compris durant les conférences et autres événements. De surcroît, la collecte des déchets organiques est incluse lorsque les organisateurs d’événements choisissent le partenaire officiel du Palais, Capital Traiteur, pour leurs besoins en restauration.
Réduction des gaz à effet de serre
Le Palais fait partie des premiers centres de congrès du continent américain à avoir un immeuble carboneutre. Les émissions de GES dues aux dépenses énergétiques de l’immeuble sont compensées par une contribution à la plantation d’arbres dans la Forêt Montmorency de l’Université Laval, la plus grande forêt d’enseignement et de recherche universitaire au monde.
En collaboration avec Planetair, chef de file reconnu en matière de sensibilisation aux changements climatiques et de compensation des émissions de GES, le Palais a développé un programme novateur en matière de compensation carbone destiné aux organisateurs d’événements et à leurs participants, appelé Palais Boréal. Cette initiative a pour but d’aider les planificateurs à organiser des événements carboneutres en minimisant les émissions de GES tout au long du cycle de vie de l’événement et en compensant les émissions qui ne peuvent être éliminés.
Le Palais compense également les émissions de GES liées à leurs activités de développement commercial (principalement les déplacements) au travers du programme Carbone boréal de l’Université du Québec à Chicoutimi, un programme de compensation par plantation d’arbres.
Promotion d’une agriculture urbaine
Le Palais héberge également le Laboratoire d’Agriculture Urbaine, une initiative menée par AU/LAB, un laboratoire de recherche, innovation et intervention en agriculture urbaine associés à l’Institut des sciences de l’environnement de l’Université du Québec à Montréal (UQÀM). Cela fait du Palais la principale vitrine d’expérimentation et de promotion des technologies et techniques en agriculture urbaine au Québec.
Le Laboratoire d’Agriculture Urbaine a 4 principaux composants :
Culti-VERT : une expérience menée sur les toits verts extensifs et la culture en bacs
Deux ruches d’abeilles pollinisatrices abritant jusqu’à 50 000 abeilles
VERTical : un projet d’agriculture urbaine verticale sur échafaudage
Les vignes urbaines : un vignoble urbain sur toit
Récompenses et certifications
Au fil des ans, le Palais a reçu de nombreuses récompenses et certifications pour ses efforts écologiques.
Cela inclut une certification niveau Argent décernée par Boma Best à des immeubles aux pratiques écoresponsables concrètes, une certification de niveau Or décernée par l’Association internationale des palais de congrès (AIPC) en reconnaissance d’une performance en termes de gestion et de qualité, ainsi qu’une certification décernée par iCompli Sustainability, attestant que Montréal et le Palais sont des destinations de choix pour la tenue d’événements écoresponsables.
Le Centre de congrès de Niagara Falls met à disposition 27 870 m2 d’espace événementiel. Cela inclut 3 halls d’exposition sur une surface totale de 7 600 m2 (avec des murs escamotables), 2 salles de bal (la salle Peller Estates s’étend sur 1 579 m2 et peut être configurée de 8 manières différentes), ainsi que 13 salles de réunion, un salon de 462 m2 et des zones d’accueil (1 858 m2 au total d’espace utilisable).
Initiatives écologiques
La construction même du Centre s’est faite en gardant l’écoresponsabilité à l’esprit, par l’utilisation de matériaux de construction locaux et recyclés. Cela a non seulement contribué à l’économie locale, mais a également permis de réduire la pollution de l’air associée au transport. Mais le Centre ne s’arrête pas là et travaille en continu à l’amélioration de son impact global sur l’environnement. Ses efforts se concentrent sur 6 domaines principaux.
Réduction de la consommation d’énergie
Le Centre a pour objectif d’atteindre un taux de 40 % d’économies d’énergie en utilisant des systèmes techniques avancés qui permettent une performance accrue en termes d’utilisation énergétique. Les cibles de réduction de la consommation d’énergie ont été fixées et la consommation est surveillée de façon régulière.
L’agencement général du bâtiment exploite la lumière du jour au maximum en faisant la part belle aux baies vitrées qui vont du sol au plafond. De surcroît, une bonne performance énergétique globale est garantie par l’installation d’une isolation efficace pour le toit et les murs extérieurs, d’unités de récupération de chaleur, ainsi que d’un système de CVCA hautement performant. Tous les équipements mécaniques sont exempts de CFC et HCFC.
Réduction des déchets
Tous les matériaux qui restent après les événements organisés sur le site ou qui sont générés en interne se retrouvent séparés en 3 flux : recyclage, organique, et destiné à la décharge.
La nourriture non consommée est soit réutilisée, soit donnée à la soupe populaire locale.
Le Centre encourage également des pratiques de réduction de l’utilisation du papier.
Réduction de la consommation d’eau
Une réduction de 42 % dans la consommation d’eau a été atteinte grâce à l’installation de systèmes de plomberie qui conservent l’eau. De plus, un système de gestion de l’eau de pluie a été mis en place et contrôle le déversement, pour s’assurer que le ruissellement est minimal et la qualité de l’eau préservée.
Amélioration de la qualité de l’air
Des pratiques de nettoyage écologiques incluent l’utilisation d’eau stérilisée par ozonisation et d’eau déminéralisée. Cela permet de maintenir une bonne qualité d’air. De plus, lorsque cela est possible, des matériaux à faible émission ont été choisis pour les peintures, les revêtements, les adhésifs et les enduits.
Le bâtiment entier a également été équipé de systèmes de ventilation à la demande et de détecteurs de monoxyde de carbone.
Promotion de la nourriture locale
La cuisine du Centre se fournit en ingrédients saisonniers et locaux dès que possible, ce qui réduit les émissions générées par le transport longue distance.
Promotion des modes de transport en masse/verts
Le Centre encourage les modes de transport verts, tels que la marche, le vélo ou les transports publics.
Récompenses et certifications
Le Centre a obtenu une certification LEED® de niveau Argent pour ses efforts en termes d’écoresponsabilité.
Le Palais des congrès du Toronto métropolitain est le plus grand centre de congrès au Canada couvrant près de 186 000 m2. Il comprend 7 halls d’exposition (41 000 m2), 77 salles de réunion (12 000 m2), deux salles de bal (7 250 m2), ainsi qu’un théâtre de 1 232 places.
Initiatives écologiques
Les planificateurs d’événements sont fortement encouragés à prendre part aux efforts écologiques du Palais en réduisant l’empreinte carbone de leurs événements. Les stratégies qui peuvent être utilisées incluent le recyclage, l’utilisation de produits de nettoyage verts non toxiques, les dons de nourriture ou de matériaux, l’utilisation d’électricité verte, et le fait de choisir les offres locales en matière de nourriture.
Le Palais, quant à lui, focalise ses efforts sur les sujets suivants.
Réduction de la consommation d’énergie
Un espace vert de sept acres a été installé sur le toit du Bâtiment Sud, ce qui réduit la consommation d’énergie et les coûts de refroidissement. L’éclairage par LED a également été installé dans la majeure partie du Bâtiment Nord, ce qui permet d’économiser 565 852 kWh par an.
Le Palais propose à ses clients des sources d’énergies propres et renouvelables grâce à un partenariat avec Bullfrog Power. Les organisateurs peuvent ainsi compenser les émissions de GES générées par leurs événements en achetant de l’énergie renouvelable. Bullfrog fait en sorte que, pour chaque kilowatt-heure utilisé, un kilowatt-heure d’énergie verte est injecté sur le réseau de distribution régional.
Le Palais utilise également le système de refroidissement par eaux lacustres profondes mis au point par Enwave Energy Corporation. Cette technologie exploite l’énergie de l’eau froide du lac Ontario pour climatiser le Bâtiment Sud, ce qui permet une importante réduction de la consommation d’électricité et des émissions de GES.
Réduction des déchets
Chaque année, 90 % des déchets générés sur site sont réacheminés et ne terminent pas à la décharge. En 2018, le Palais a réacheminé ou recyclé 2 millions de kilogrammes de déchets (ce qui représente le poids de 1 000 voitures).
Amélioration de la qualité de l’air
Le Palais a mis en place une politique visant à éliminer les véhicules tournant au ralenti sur les parkings et dans les zones de chargement/déchargement réservées aux exposants. Au lieu d’attendre dans la zone de triage, les exposants peuvent réserver un horaire pendant lequel livrer leur matériel. Ces opérations sont organisées en collaboration avec Voyage Control et permettent de réduire la circulation de véhicules et les émissions locales de monoxyde de carbone.
Engagement local
Depuis 2014, le Palais a offert plus de 340 000 repas à des associations caritatives de Toronto. De même, les objets ou matériaux inutilisés sont donnés à diverses associations locales.
Promotion de la nourriture locale
Le toit du Bâtiment Sud abrite désormais 6 ruches, chacune pouvant héberger 50 000 abeilles. Ces ruches produisent du miel utilisé dans les cuisines du Palais et aident à la préservation de ces pollinisateurs essentiels.
Le Palais achète environ 80 % de ses besoins en vin et globalement 65 % de ses besoins en nourriture et boissons auprès de fermes et entreprises locales. Le Palais encourage également ses clients à choisir local pour leurs besoins en nourriture et boissons.
Récompenses et certifications
Le Palais des congrès du Toronto métropolitain a reçu de nombreuses récompenses et certifications au fil des ans.
Parmi ces distinctions et dès 2006, ils ont reçu la désignation Go Green accordée par l’Association canadienne des propriétaires et gestionnaires d’immeubles commerciaux (BOMA) pour leur leadership et leurs pratiques exemplaires en matière de gestion écoresponsable en tant qu’édifice commercial. Ils sont également récipiendaires du Prix du Tourisme Durable accordé par l’Association de l’industrie touristique de l’Ontario en 2012 et 2014. En 2014 également, le Bâtiment Sud a reçu la certification LEED® Or pour bâtiments existants accordée par le Conseil du bâtiment durable du Canada (CBDCa).
Avec ses 43 300 m2 de surface pour l’accueil, les réunions, les expositions et les banquets, le Centre peut accueillir plusieurs événements simultanés ou des événements uniques accueillant jusqu’à 16 000 personnes.
Initiatives écologiques
Le Vancouver Convention Centre a fait du développement durable une de ses priorités, depuis la conception même du bâtiment jusqu’aux pratiques écologiques au quotidien. Le Centre encourage également les planificateurs d’événements à suivre le mouvement et met à disposition outils et autres checklists destinés à les aider à organiser des événements durables.
Le Centre concentre ses efforts sur 6 domaines.
Réduction de la consommation d’énergie
Réduire la consommation globale d’énergie est une des principales cibles du plan de développement durable du Vancouver Convention Centre. Pour s’assurer que cette consommation reste sous contrôle, elle est mesurée et contrôlée dans tout le bâtiment. Les émissions de carbone, quant à elles, sont calculées au trimestre.
Un système de chauffage et de refroidissement à l’eau de mer a été mis en place pour tirer parti de l’eau de mer adjacente et permettre le refroidissement du bâtiment pendant les mois les plus chauds et le chauffage pendant les mois les plus froids.
Le Bâtiment Ouest abrite un toit végétal couvrant six acres (le plus grand au Canada et le plus grand toit végétal non industriel en Amérique du Nord) qui abrite plus de 400 000 plantes et graminées indigènes. Ce toit est conçu pour agir comme un isolant.
La lumière naturelle et la ventilation sont maximisées dans l’ensemble du Centre. L’éclairage général est contrôlé par des détecteurs de lumière et de remplissage. Le système de CVCA est également programmé pour prendre en compte les niveaux d’activité dans les bâtiments.
Des équipements à faible débit sont utilisés dans l’ensemble de l’établissement, ainsi que des produits de nettoyage approuvés Green Seal™ et EcoLogo™.
Réduction des déchets
Le Centre réachemine environ 75 % du volume total de déchets générés, ce qui représente plus d’un million de kilogrammes de matériaux par an. En moyenne, 44 000 kg de déchets organiques sont recyclés tous les mois.
Le Centre évite d’acheter des aliments en boîte préconditionnés, ils utilisent des couverts, de la vaisselle en porcelaine, du verre, et des serviettes en tissu, et ne présentent jamais leurs condiments en portions individuelles ou dans des conteneurs non réutilisables.
Réduction de la consommation d’eau
Le Centre dispose de sa propre usine de traitement des eaux noires, qui recycle toute l’eau utilisée sur le Centre, la réutilisant pour les chasses d’eau des toilettes et l’irrigation du toit végétal par temps chaud.
Le personnel du Centre et les visiteurs sont également encouragés à adopter les bonnes pratiques en termes de conservation de l’eau.
Amélioration de la qualité de l’air
Les mesures mises en place incluent l’interdiction pour les véhicules de tourner au ralenti, des réglementations concernant la consommation de tabac (il est interdit de fumer dans un rayon de 7,5 m autour d’une porte ou d’une fenêtre), la promotion des modes de transport alternatifs, et la gestion des composés organiques volatils et des substances polluantes dangereuses.
Promotion de la nourriture locale
Le Centre dispose d’une cuisine « scratch » qui utilise principalement des ingrédients frais, locaux et de saison.
Quatre ruches ont été installées sur le toit végétal, et les abeilles fournissent du miel pour les besoins culinaires du Centre, tout en aidant à polliniser les plantes et graminées présentes sur le toit.
Promouvoir et utiliser des produits cultivés localement signifie moins de consommation d’énergie pour le transport des produits.
Mise en œuvre de la durabilité pour les achats
Quand cela est possible, le Centre privilégie les achats de matériaux régionaux, bio et durables, et choisit des prestataires fortement engagés envers l’environnement.
Récompenses et certifications
Le Vancouver Convention Centre a reçu de nombreuses certifications et récompenses pour son engagement écologique.
Par exemple, en 2010, le Centre a reçu le prix du leadership environnemental accordé par la PCMA (Professional Convention Management Association).
Mais surtout, le Centre s’est vu remettre une certification LEED® Platine pour nouveaux bâtiments en 2010, puis une certification LEED® Platine pour le Bâtiment Ouest, dans la catégorie Bâtiments Existants : Exploitation et Maintenance en 2017. Cela fait du Vancouver Convention Centre le premier Centre de congrès doublement certifié LEED® Platine au monde.
En conclusion
Le Canada est souvent représenté comme une destination de choix pour le tourisme vert du fait de son immense territoire relativement peu peuplé (4 per Km2). En effet, la beauté naturelle du pays, depuis les montagnes et glaciers jusqu’aux lacs isolés et majestueuses forêts, est presque sans pareille.
Mais comme nous le savons, cette diversité et cette beauté sont en danger à cause de menaces environnementales. Une forte majorité de Canadiens se disent très inquiets au sujet des questions écologiques et sont conscients qu’ils doivent s’impliquer dans la sauvegarde de leur environnement naturel.
Il n’est donc pas surprenant que cela ait un impact pour l’industrie événementielle et soit reflété dans les efforts faits par les lieux événementiels pour réduire leur impact sur l’environnement, tout particulièrement au travers de la réduction des déchets et une efficacité énergétique accrue.
Chez totm exposition, nous nous mobilisons pour un développement durable et nous pouvons vous aider à rendre vos stands plus écologiques, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet !
L’intelligence artificielle (IA) peut être décrite de façon simple comme la capacité d’un ordinateur ou d’un robot contrôlé par ordinateur à réaliser des tâches habituellement associées à des êtres intelligents, telles que l’aptitude à faire appel à la raison, à découvrir du sens, à généraliser, ou encore à apprendre d’une expérience passée (source : Britannica).
La plupart d’entre nous utilisent désormais l’intelligence artificielle au quotidien ou sont tout au moins familiers avec le concept, à travers les films ou des applications telles que Siri, Alexa ou encore les assistants virtuels présents sur certains sites Internet. Il est donc logique que l’intelligence artificielle fasse également son chemin dans le monde des événements.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment appliquer l’intelligence artificielle dans l’industrie événementielle et quels types de bénéfices les différentes parties prenantes peuvent en retirer.
Quelle place pour l’intelligence artificielle dans l’industrie événementielle ?
L’intelligence artificielle peut être utilisée de deux façons lors d’événements : en mettant en œuvre des activités fonctionnant grâce à l’IA, ou en utilisant l’IA pour obtenir une analyse de données plus pertinente.
Activités fonctionnant grâce à l’intelligence artificielle
Reconnaissance faciale : un système de reconnaissance faciale utilise la biométrie pour cartographier les caractéristiques du visage à partir d’une photographie ou d’une vidéo. Le système compare alors cette information à une base de données de visages connus pour trouver une correspondance (source : Norton). Pour utiliser ce type de service pour leurs événements, les organisateurs doivent au préalable avoir recueilli les photographies des participants avec leur accord, par exemple lors de la phase d’enregistrement.
Les assistants personnels intelligents : « un agent logiciel qui peut effectuer des tâches ou des services pour un individu » (source : Wikipédia). Quand la conversation se déroule via texte uniquement ou texte vers parole, on l’appelle souvent un assistant virtuel (« chatbot »). Mais on trouve également des assistants vocaux, les plus fameux d’entre eux étant Siri ou Alexa. Ces outils peuvent, par exemple, fournir des services de traduction lors d’événements.
Systèmes d’apprentissage automatique/apprentissage profond : l’apprentissage automatique est un sous-domaine de l’intelligence artificielle qui donne aux ordinateurs la capacité d’apprendre sans avoir été spécifiquement programmés (source : MIT Sloan). Pour le monde de l’événementiel, cela peut, par exemple, être utilisé pour fournir des services d’« entremise » intelligente aux exposants/fournisseurs qui peuvent être mis en contact avec des participants potentiellement intéressés par leurs produits/services.
L’analyse de données générée par l’intelligence artificielle
Il n’a jamais été aussi facile de recueillir des données. Ainsi, si on cumule toutes les données numériques, on atteint un total de 64 zettaoctets en 2020 (ce qui, au passage, représente environ 60 fois plus d’octets que d’étoiles dans l’univers perceptible !)
Cette tendance n’a pas épargné l’industrie événementielle et une véritable manne de données est désormais créée par les événements, en partie grâce aux nouvelles activités de type technologique (balises radar, objets connectés portatifs, caméras de reconnaissance faciale, etc.).
Le problème, c’est qu’analyser, classifier, et produire des analyses et des éclairages pertinents à partir de ces données est devenu quasi impossible pour le cerveau humain, les variables étant trop nombreuses.
Et les organisateurs d’événements sont conscients qu’ils doivent s’améliorer sur ce sujet comme le montre une récente étude menée par CVENT. En effet, 81 % des professionnels de l’événementiel interrogés à l’occasion de cette étude pensent que l’intégration des données générées par l’empreinte numérique et physique des participants est un sujet très, voire extrêmement important — mais seulement 20 % d’entre eux pensent que leur entreprise gère cette intégration de façon efficace. L’intérêt est bien présent, mais la réalisation n’est pas encore aboutie (source : CVENT “The power of live event data” research report).
C’est là que les solutions d’intelligence artificielle, tout particulièrement les algorithmes d’apprentissage profond, peuvent venir à la rescousse. Ces outils permettent de rassembler les données provenant de plusieurs sources et les analysent, mettant ainsi en avant tendances et schémas comportementaux. Les rapports produits peuvent fournir aux organisateurs d’événements un éclairage concret sur les façons dont ils peuvent améliorer leurs événements en offrant une expérience de meilleure qualité à leurs participants.
Penchons-nous donc plus avant sur les bénéfices que les différentes parties prenantes peuvent retirer de l’utilisation de l’intelligence artificielle.
Les bénéfices apportés par l’utilisation de l’intelligence artificielle lors des événements
L’intelligence artificielle peut aider à une meilleure compréhension des données
En rassemblant des données provenant de différentes sources sur une interface unique, l’intelligence artificielle rend la collecte de données plus facile et plus complète.
Cela permet également d’obtenir des éclairages plus riches dans la mesure où l’intelligence artificielle peut interpréter et rapprocher des données provenant de multiples sources et ainsi permettre d’accéder à de nouvelles perspectives, telles que l’analyse des sentiments à partir du langage utilisé dans un assistant virtuel ou dans les interactions sur réseaux sociaux.
L’intelligence artificielle peut permettre de mettre en œuvre des changements en temps réel
Les cartes de chaleur (obtenues grâce aux balises radar, objets connectés portatifs, ou encore systèmes de reconnaissance faciale) vont fournir une information en temps réel sur la localisation des participants à tout instant.
Cela peut permettre aux organisateurs d’anticiper les problèmes logistiques, tels que des engorgements, des sessions trop bondées, une pénurie de boissons ou de nourriture, ou même des zones qui n’atteignent pas leurs objectifs. Ils peuvent alors faire des ajustements de façon immédiate.
L’intelligence artificielle peut faciliter les opérations d’enregistrement
L’intelligence artificielle peut également devenir un atout en termes de sécurité, tout particulièrement dans le cas de rassemblements importants : un système de reconnaissance faciale, par sa capacité à faire le tri dans différentes bases de données, peut reconnaître les participants légitimes ou des personnes sur des listes de surveillance, plus rapidement et avec plus de précision que nombre d’êtres humains.
Cela signifie que moins de main-d’œuvre sera nécessaire et que le processus sera plus précis d’une façon générale. Cela permet également d’améliorer l’expérience vécue par les participants.
L’intelligence artificielle peut permettre d’améliorer le taux de satisfaction et d’engagement des participants
Les outils d’intelligence artificielle peuvent donner un aperçu en temps réel de l’engagement et de la satisfaction des participants au travers des applications événementielles avec IA intégrée ou au travers des assistants virtuels. Cela va des problèmes rencontrés le plus fréquemment par les participants aux résultats des enquêtes menées à la sortie de l’événement.
Cela peut aider l’organisateur à s’occuper sans délai de problèmes critiques pour le niveau de satisfaction des participants.
Lors de conférences, ces outils peuvent donner un aperçu de la popularité des différentes sessions ainsi que des évaluations sur les intervenants, en montrant par exemple quels sont les sujets qui intéressent le plus les participants. Cela permet alors aux orateurs et organisateurs d’ajuster le contenu en temps réel.
L’analyse de sentiments menée à travers l’analyse des commentaires, interactions et conversations sur les réseaux sociaux peut également fournir une bonne idée de la façon dont les participants ressentent l’événement et ainsi aider les organisateurs à répondre à leurs attentes.
Les assistants vocaux et assistants virtuels peuvent également devenir de véritables assistants personnels ou des services de conciergerie pour l’événement. Ces outils sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et peuvent fournir des conseils personnalisés concernant les sessions auxquelles participer, les stands à visiter, etc.
Les outils d’intelligence artificielle peuvent aider les exposants à obtenir de meilleurs leads et un bon retour sur investissement
Si on leur fournit en temps réel des informations sur la performance de leur stand grâce aux cartes de chaleurs, les exposants peuvent agir immédiatement pour améliorer la visibilité de leur stand, par exemple en envoyant des notifications à des prospects potentiels. Cela peut également leur permettre de déterminer où se situent les zones à plus fort trafic, ce qui peut être intéressant pour une participation future.
Les logiciels d’apprentissage profond peuvent être utilisés pour « marier » participants et fournisseurs. Les assistants virtuels ou les applications événementielles peuvent alors envoyer des recommandations aux participants concernant les stands qui pourraient les intéresser.
Les exposants peuvent alors personnaliser leur offre pour s’adapter au mieux aux besoins des participants puisqu’ils ont une meilleure idée de ce que ces participants attendent. Un système de reconnaissance faciale peut également être utilisé pour saluer de façon personnalisée chaque visiteur sur le stand, ce qui rend l’expérience infiniment plus personnelle et mémorable.
En conclusion
L’intelligence artificielle a beaucoup à offrir au monde de l’événementiel.
En fournissant de nouvelles et excitantes activités, certains outils d’intelligence artificielle permettent de créer une meilleure expérience pour les participants et ainsi d’augmenter leur niveau d’engagement.
Et en aidant les organisateurs à mieux gérer et traiter la masse de données générée par les participants, l’analyse de données faite par l’intelligence artificielle peut permettre de discerner des tendances et ainsi d’obtenir une vision plus riche qui peut alors être utilisée pour améliorer l’événement en temps réel ou pour assister à la prise de décisions pour de futurs efforts marketing.
Nous pouvons vous aider à intégrer ces nouvelles technologies pour faire de votre stand la star du salon ! N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter.
Auteur : Véronique Colombani
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