Vous organisez un événement et souhaitez faire en sorte qu’il soit un succès retentissant ? La clé réside dans une communication efficace et percutante. Dans cet article, nos spécialistes en conception de stand d’exposition vous dévoilent 7 outils incontournables à maîtriser pour maximiser l’impact de votre communication événementielle. Des médias sociaux à la gestion d’événements, en passant par les applications mobiles et le marketing par courriel, découvrez comment exploiter ces outils stratégiques pour attirer, engager et convertir votre public cible.
Préparez-vous grâce à cette boîte à outils inestimable de la communication événementielle. Prêt à propulser vos événements vers de nouveaux sommets et à booster leur visibilité en créant des expériences mémorables ? Laissez-nous vous guider à travers ces 7 outils de la communication événementielle essentiels à maîtriser !
Qu’est-ce que la communication événementielle ?
La communication événementielle repose essentiellement sur la création et l’organisation d’événements commerciaux. Son objectif principal est de donner vie à une expérience unique et mémorable autour d’un produit, d’un service ou d’une marque. Elle vise à accroître la notoriété, à informer le public cible et à susciter un intérêt marqué pour votre entreprise, vos produits ou vos services. La communication événementielle cherche également à créer un besoin chez les participants, à les fidéliser et à les convertir en clients engagés. Elle offre une occasion unique de transmettre vos valeurs, votre expertise et de démontrer votre leadership dans votre domaine d’activité.
La communication événementielle englobe ainsi une variété d’événements tels que :
Des conférences et des séminaires,
Des salons professionnels,
Des lancements de produits,
Des soirées de gala,
Des événements sportifs et culturels
Des foires commerciales et bien d’autres.
L’idée centrale est de susciter un intérêt accru, de stimuler les émotions et de créer un lien durable avec les participants.
Les outils de communication événementielle
Que ce soit pour lancer un nouveau produit, renforcer votre marque ou créer des liens durables avec votre public, la communication événementielle est une stratégie puissante. Mais comment cette approche novatrice permet-elle de propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets en générant une visibilité accrue, un intérêt marqué et une connexion émotionnelle avec votre audience ? Location de stand d’exposition sur mesure, communication sur les réseaux sociaux, ou encore publicité, voici 7 outils qui devraient vous permettre d’y arriver.
1. Les stands d’exposition
Les stands d’exposition existent dans différents formats, allant des structures modulaires personnalisables aux kiosques portables. Faciles à installer, ce sont des outils précieux de communication événementielle vous permettant de créer une expérience de marque renversante lors de salons et d’événements. Intégrer un stand d’exposition à votre stratégie de marketing expérientiel est essentiel pour captiver votre public cible et renforcer votre image de marque.
Optez pour un design attrayant, des visuels percutants et une disposition réfléchie ! En effet, un stand bien conçu vous permettra de mettre en valeur vos produits, présenter vos services et transmettre efficacement votre message à un large auditoire.
2. Les dépliants publicitaires
Les dépliants jouent toujours un rôle essentiel dans votre stratégie de communication événementielle, malgré la digitalisation croissante du monde. Une conception soignée, idéalement écoresponsable, et un appel à l’action clair sont indispensables. Il est de ce fait courant que les entreprises intègrent les dépliants à leur stratégie pour maximiser leur visibilité, générer des leads et renforcer leur présence.
Chez totm exposition, nous avons une véritable conscience écologique et nous agissons chaque jour en faveur du développement durable. Nous compensons nos émissions de gaz à effet de serre par des actions de reboisement notamment. Nous vous conseillons ainsi d’opter pour une communication durable et respectueuse de l’environnement. Agissons ensemble en digitalisant davantage nos communications pour éviter le gaspillage de papier.
Les réseaux sociaux : votre atout incontournable pour des événements inoubliables !
Les réseaux sociaux sont-ils devenus indispensables ? nous en sommes convaincus ! Ces plateformes sont des outils de communication événementielle extrêmement puissants. Force incontestable dans ce domaine, les réseaux sociaux offrent un pouvoir sans précédent pour communiquer lors d’un événement et vous faire connaître auprès d’une audience nouvelle, avide de découvrir ce que vous avez à offrir. Imaginez : des millions d’utilisateurs prêts à tomber amoureux de votre marque, à partager votre message et à propager le buzz, et tout cela, la plupart du temps, gratuitement !
Mais attention, ne laissez pas vos plateformes s’endormir après votre événement ! Exploitez leur potentiel continu pour prolonger la magie bien après les derniers applaudissements. Partagez des moments forts, des photos époustouflantes et des témoignages enthousiastes. Faites revivre l’excitation et laissez les participants se remémorer les moments incroyables qu’ils ont vécus. C’est ainsi que vous transformerez un simple événement en une expérience mémorable qui restera gravée dans les esprits.
Les jeux-concours
Qui n’aime pas les jeux-concours ? Les jeux-concours sont excellents pour attirer la foule et établir un contact moins formel avec un prospect. Ils vous permettent de briser la glace avec un client potentiel et de l’intéresser à vous. Les jeux-concours en salon professionnel ont d’ailleurs toujours un succès ahurissant. Ils sont donc des outils de communication événementielle importants.
Les infolettres : atout ciblé et percutant !
Ne sous-estimez jamais le pouvoir des infolettres dans votre stratégie événementielle. Communiquez directement avec une audience qualifiée et offrez une expérience unique et captivante en personnalisant vos infolettres. Avec un taux d’ouverture élevé, ces médias numériques vous permettent de tenir informés vos contacts actuels de votre événement à travers des informations pertinentes, des mises à jour sur votre événement et des offres exclusives. Par ailleurs, cet outil de communication directe vous permet aussi de recueillir des informations précieuses sur vos abonnés et améliorer vos campagnes.
Profitez de cet outil puissant pour promouvoir votre événement et partager vos offres exclusives. Vos abonnés attendent avec impatience de lire vos infolettres !
La publicité payante (PPC) : un levier puissant de promotion événementielle
Utilisez la publicité payante pour promouvoir votre événement à grande échelle. Si vous organisez une fabuleuse vente sous la tente, faites-en la promotion via des campagnes Google Ads. Cet outil de communication événementielle permet de cibler précisément un groupe de personnes en fonction de mots-clés donnés. Grâce à cet outil, vous pourrez :
Accroître votre visibilité à travers des annonces payantes visibles sur les moteurs de recherche,
Atteindre les personnes intéressées,
Optimiser vos résultats en temps réel.
Il ne vous reste plus qu’à planifier et optimiser votre campagne pour maximiser l’impact. Enfin, créez des annonces convaincantes et optimisez vos pages de destination.
Publicité en lieu de vente (PLV)
Les publicités en lieu de vente (PLV) sont souvent utilisées par les épiceries et les commerces de détail pour cibler les clients et améliorer la visibilité des produits. Cependant, elles sont également très utiles lors des événements. Optez pour des visuels et des messages percutants, et placez stratégiquement vos PLV à l’entrée ou dans les zones fréquentées.
Certains fabricants de stands d’exposition proposent d’ailleurs des services complets, y compris en termes de conception graphique. Profitez de cette opportunité pour leur demander de concevoir vos affiches et bannières lors de la fabrication de votre stand. Les PLV sont des outils indispensables pour attirer l’attention et transmettre votre message lors de votre événement.
Maîtrisez l’art de la communication avec totm exposition
Il est essentiel de tirer profit des outils de communication événementielle pour maximiser l’impact de vos événements. Ne cherchez pas à tous les utiliser, mais prenez le temps de développer une stratégie réfléchie et sélectionnez ceux qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.
Laissez votre créativité s’exprimer et mettez en place une communication événementielle percutante. N’oubliez pas, les outils de communication événementielle sont là pour vous aider à vous faire connaitre, faites-en bon usage !
En tant qu’acteur majeur lors de vos événements, totm exposition est là pour vous aider à vous démarquer grâce à ses stands d’exposition personnalisés. Contactez-nous dès aujourd’hui et offrez-vous une chance unique de sortir du lot.
Les événements sont des plates-formes importantes pour rassembler les gens, favoriser les liens et partager les connaissances.
Cependant, pour vraiment maximiser leur impact, il est essentiel de s’assurer que les événements sont inclusifs, offrant un environnement où tous les participants se sentent valorisés, respectés et responsabilisés.
Savoir par où commencer ou quelles stratégies utiliser peut être difficile. Cet article explore les principales stratégies et considérations à prendre en compte pour rendre vos événements inclusifs, promouvoir la diversité, l’accessibilité et un sentiment d’appartenance.
Qu’est-ce qu’un événement inclusif ?
Un événement inclusif est un événement qui accueille et englobe des personnes d’horizons divers, y compris de sexes, ethnies, religions, capacités et statuts socio-économiques différents.
Cela implique de créer une atmosphère dans laquelle tous les participants se sentent à l’aise et respectés et ont des chances égales de s’engager et de contribuer.
Crédit photo : Katie Moum
Tout commence par un état d’esprit inclusif. Cela signifie être ouvert à différentes perspectives et origines et chercher activement à créer un environnement qui accueille et respecte tous les participants. Pour y parvenir, les organisateurs d’événements doivent commencer par examiner leurs propres préjugés et travailler à créer un environnement accueillant pour tous.
Planification pré-événement
Etablir des objectifs d’inclusion clairs
Avant d’organiser un événement, définissez clairement des objectifs d’inclusion en phase avec le but de l’événement et le public cible. Ces objectifs peuvent inclure la promotion de la diversité des intervenants, la garantie de l’accessibilité pour les personnes handicapées, la création d’espaces sûrs pour les groupes sous-représentés ou la promotion de la compréhension interculturelle. L’articulation claire de ces objectifs guidera le processus de planification de l’événement.
Favoriser une représentation diversifiée
Privilégiez une représentation diversifiée dans tous les aspects de l’événement, y compris les conférenciers, les panélistes, les interprètes et les organisateurs. Efforcez-vous d’inclure des personnes d’horizons, de perspectives et de niveaux d’expertise différents. Cette représentation enrichira les discussions, inspirera une réflexion novatrice et fournira des exemples variés aux participants.
Prendre en compte l’accessibilité
Tenez compte des besoins en matière d’accessibilité et prévoyez les aménagements nécessaires pour garantir que les personnes handicapées ou ayant des besoins spéciaux puissent pleinement participer. Cela comprend prévoir une accessibilité pour les personnes en fauteuil roulant, des interprètes en langue des signes, des services de sous-titrage, des appareils d’aide à l’écoute et des brochures dans différents formats (tels que l’audio, le braille ou les gros caractères), ainsi que la possibilité d’utiliser différents styles d’apprentissage. Consultez des experts en accessibilité ou des organisations de défense des personnes handicapées pour vous assurer que votre événement est vraiment inclusif.
Crédit photo : Ramona
Les organisateurs d’événements peuvent également prévoir des « espaces calmes » pour les participants qui ont besoin d’une pause loin du bruit et de la foule. Cela peut être particulièrement important pour les personnes ayant des problèmes de traitement sensoriel ou des troubles anxieux.
Sélectionner le lieu événementiel
Choisissez des lieux accessibles et inclusifs. Assurez-vous que le site dispose de rampes appropriées pour fauteuils roulants, de toilettes accessibles et de sièges réservés aux personnes handicapées.
Crédit photo : Yomex Owo
Pensez également à l’acoustique de l’espace afin de pouvoir accueillir les personnes ayant une déficience auditive. Enfin, sélectionnez des lieux qui correspondent aux valeurs d’inclusivité que vous souhaitez mettre en avant et qui accueillent des groupes diversifiés de façon régulière.
Création d’un environnement événementiel inclusif
Mettre en avant une culture inclusive
Créez une atmosphère accueillante et inclusive en mettant en avant un comportement respectueux et inclusif. Encouragez les participants à écouter de façon active, à s’engager dans un dialogue constructif et à éviter tout langage discriminatoire ou offensant. Établissez des lignes directrices claires pour une communication respectueuse et mettez en place des mécanismes pour répondre aux préoccupations ou aux problèmes qui pourraient survenir.
Prévoir des espaces sûrs et groupes d’affinité
Mettez en place des espaces sûrs ou des zones spécifiques par groupe d’affinité où les personnes issues de communautés marginalisées ou sous-représentées peuvent se rassembler, partager des expériences et trouver du soutien. Ces espaces peuvent promouvoir un sentiment d’appartenance et offrir des opportunités de réseautage, de mentorat et de développement communautaire.
Miser sur une programmation culturellement sensible
L’une des stratégies les plus efficaces pour créer un événement inclusif consiste à mettre l’accent sur la diversité et l’inclusion dans la programmation. Tenez compte de la diversité de votre public et intégrez divers éléments culturels dans votre événement.
Crédit photo : Daria Nepriakhina
Cela peut inclure une offre variée d’options culinaires, la reconnaissance et la célébration de fêtes culturelles importantes, et la présentation d’art, de musique ou de spectacles divers. Cela signifie également intégrer des conférenciers et des présentateurs de divers horizons et perspectives et inclure des sujets pertinents pour un large éventail de participants.
Offrir diverses options de restauration
Les options de restauration peuvent représenter un aspect essentiel de la création d’un événement inclusif. Les organisateurs d’événements doivent veiller à proposer des options adaptées aux différents besoins et restrictions alimentaires, telles que des options végétariennes, végétaliennes et sans gluten.
De plus, offrir des options qui reflètent la diversité des participants et de la communauté au sens large peut aider à créer un environnement plus inclusif.
Intégrer un langage et des visuels inclusifs
Faites attention au langage et aux éléments visuels utilisés lors de l’événement, comme la signalisation, les programmes et les présentations. Utilisez un langage inclusif qui évite les stéréotypes et respecte les identités, les ethnies et les capacités des individus. Par exemple, utiliser un langage non sexiste et éviter un langage qui discriminerait les personnes en situation de handicap peut aider à garantir que tous les participants se sentent bienvenus et valorisés.
Envisagez de fournir des documents en plusieurs langues pour répondre aux diverses préférences linguistiques.
Promotion d’une participation active
Proposer des formats interactifs
Mettez en place des sessions et des formats d’événements qui encouragent la participation active de tous les participants. Des discussions en petits groupes, des ateliers et des activités interactives peuvent favoriser l’engagement et la diversité des perspectives. Incorporez des techniques de facilitation inclusives, telles que le partage à tour de rôle, où chaque participant a une chance égale de contribuer.
Faciliter le réseautage
Facilitez les opportunités de réseautage qui encouragent les connexions entre divers groupes. Organisez des activités structurées, des rencontres ou des séances de réseautage qui permettent aux participants d’interagir avec des personnes extérieures à leurs cercles habituels. Envisagez d’utiliser des brise-glaces ou des amorces de conversation qui favorisent l’inclusivité.
Crédit photo : Brooke Cagle
Mettre en place une modération engageante
Assurez-vous que les modérateurs de vos événements sont compétents en animation inclusive et encouragez activement la participation de tous les participants. Les modérateurs doivent être formés à la création d’un espace sûr, à la gestion des discussions et prêts à résoudre les problèmes issus de préjugés ou de comportements discriminatoires.
Lutter contre le harcèlement et la discrimination
Enfin, les organisateurs d’événements doivent lutter contre le harcèlement et la discrimination sous toutes leurs formes. Cela comprend la prise de mesures proactives pour prévenir le harcèlement et la discrimination et la création d’un processus permettant aux participants de signaler les incidents s’ils se produisent.
Les organisateurs doivent également être prêts à agir rapidement et de manière appropriée en cas de signalement de harcèlement ou de discrimination. Cela peut inclure le retrait des personnes de l’événement ou le contact avec les forces de l’ordre si nécessaire.
Réflexion et amélioration post-événement
Feedback et évaluation
Recueillez les commentaires des participants concernant leur expérience d’inclusivité. Menez des sondages, des groupes de discussion ou des entretiens individuels pour évaluer l’efficacité de vos stratégies et identifier les domaines d’amélioration. Analysez les commentaires pour avoir un aperçu des expériences des participants et des suggestions pour améliorer l’inclusivité dans vos futurs événements.
Apprentissage continu et adaptation
Utilisez les commentaires reçus pour affiner la planification de vos événements et assurer des progrès continus dans la création d’événements inclusifs. Réfléchissez à ce qui a bien fonctionné et à ce qui pourrait être amélioré, et intégrez ces informations dans votre processus de planification d’événements. Restez à jour sur les meilleures pratiques émergentes et les tendances d’inclusivité pour continuellement améliorer vos événements.
En conclusion
Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un atelier ou d’un événement de réseautage, la création d’un environnement inclusif devrait être une priorité absolue pour tout organisateur d’événement.
Cela nécessite un effort intentionnel et un engagement à créer un environnement qui accueille et respecte tous les participants.
En fixant des objectifs d’inclusion clairs, en développant une stratégie d’événement complète, en promouvant une participation active et en sollicitant des commentaires pour améliorer l’événement, les organisateurs peuvent créer des environnements où tous les participants se sentent valorisés et responsabilisés. Adopter la diversité des conférenciers, assurer l’accessibilité, cultiver un environnement sensible à la culture et faciliter les opportunités de réseautage sont des éléments clés de la planification d’événements inclusifs.
Le monde des affaires se mondialise de plus en plus. Cela a entraîné une augmentation de la demande de responsables des opérations logistiques, chargés de gérer le mouvement des biens et des services. Le rôle d’un responsable logistique est essentiel pour garantir le bon fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement d’une entreprise, car il est responsable de la coordination de l’ensemble du processus logistique, depuis la planification et l’ordonnancement jusqu’à la livraison et la gestion des stocks.
Dans cet article, nous allons montrer l’importance de la logistique pour les événements et expliquer en détail le rôle et les responsabilités d’un responsable logistique.
Qu’est-ce qu’un responsable logistique ?
Un responsable logistique gère le mouvement des biens et des services au sein de la chaîne d’approvisionnement d’une entreprise. Son rôle est de superviser la planification, l’exécution et le suivi de l’ensemble du processus logistique, y compris le transport, le stockage et la distribution des biens et services. Il est responsable du bon fonctionnement, de l’efficacité et de la rentabilité de la chaîne d’approvisionnement.
Un responsable logistique est généralement responsable de la gestion d’une équipe de professionnels de la logistique, comprenant des superviseurs d’entrepôt, des coordinateurs de transport et des analystes d’inventaire. En outre, il travaille en étroite collaboration avec d’autres départements, tels que la production, ou les ventes, pour s’assurer que tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement sont en phase et fonctionnent efficacement.
Les responsabilités du responsable logistique
Les responsabilités d’un responsable logistique varient en fonction de la taille de l’entreprise pour laquelle il travaille. Cependant, certaines des tâches les plus courantes d’un responsable logistique comprennent :
Planification et ordonnancement
Les responsabilités d’un responsable logistique varient en fonction de la taille de l’entreprise pour laquelle il travaille. Cependant, certaines des tâches les plus courantes d’un responsable logistique comprennent :
Gestion des transports
Le responsable logistique est responsable de la gestion du transport des biens et services d’un point A à un point B.
Cela inclut la sélection du mode de transport approprié, la négociation des tarifs avec les transporteurs, la gestion du processus d’expédition. Cela implique également de s’assurer que les marchandises sont livrées à temps.
Gestion de l’inventaire
Le responsable logistique gère les niveaux de stocks pour s’assurer que les marchandises sont disponibles en cas de besoin. Cela implique de prévoir la demande, de commander des marchandises et de gérer les installations de stockage.
Gestion des risques
Le responsable logistique est chargé d’identifier et d’atténuer les risques associés aux opérations logistiques de l’entreprise. Cela comprend la gestion des risques liés au transport, à l’entreposage et à la gestion des stocks.
Gestion des fournisseurs
Gérer les relations avec les fournisseurs et s’assurer qu’ils respectent les normes de qualité de l’entreprise fait partie du travail du responsable logistique. Cela implique de surveiller les performances des fournisseurs, de négocier des contrats et de résoudre tout problème qui survient.
Gestion des coûts
Le responsable logistique est chargé de gérer les coûts logistiques et de s’assurer que la chaîne d’approvisionnement fonctionne de manière rentable. Cela implique généralement l’analyse des données logistiques, l’identification des opportunités de réduction des coûts et la mise en œuvre de stratégies de réduction des coûts, telles que la négociation des tarifs avec les transporteurs, la gestion des coûts d’entrepôt et l’optimisation des niveaux de stock.
Gestion d’équipe
Le responsable logistique gère les équipes logistiques, y compris l’embauche, la formation et la supervision des employés. Cela nécessite de s’assurer que les membres de l’équipe disposent des compétences et des ressources nécessaires pour effectuer leur travail de façon efficace.
Suivi de la performance
Le responsable logistique surveille la performance de la chaîne logistique pour s’assurer que l’entreprise atteint ses objectifs. Cela inclut le suivi des indicateurs de performance clés, tels que les taux de livraison à temps, les niveaux de stock et les coûts de transport.
Gestion de la conformité
Le responsable logistique est chargé de s’assurer que les opérations logistiques de l’entreprise sont conformes à toutes les lois et réglementations en vigueur. Cela comprend la gestion de la conformité aux réglementations douanières, aux réglementations de sécurité et aux réglementations environnementales.
Entreposage
Le responsable logistique est responsable de la gestion des opérations d’entreposage. Cela comprend la sélection et la gestion des emplacements des entrepôts et des niveaux de stock. Il doit également s’assurer que l’entrepôt fonctionne de façon efficace.
Les compétences requises pour être responsable logistique
Un responsable logistique événementiel efficace doit posséder un large éventail de compétences clés pour mener à bien ses missions.
Cela comprend des compétences essentielles telles que :
Des compétences analytiques : analyser des données complexes pour identifier les tendances et les modèles qui peuvent être utilisés pour optimiser les opérations logistiques.
Des compétences en leadership : diriger une équipe de professionnels de la logistique et les motiver à atteindre leurs objectifs.
Des compétences en communication : communiquer efficacement avec les membres de son équipe, les fournisseurs et les clients pour assurer le bon déroulement des opérations logistiques.
Des compétences en résolution de problèmes : identifier les problèmes et trouver des solutions rapidement et efficacement.
Des compétences techniques : comprendre les systèmes et technologies logistiques, tels que les logiciels de gestion des transports et les systèmes de gestion des entrepôts.
Parcours et rémunération
Le cheminement de carrière commence généralement par une licence en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe. Cependant, certaines entreprises peuvent exiger une maîtrise en logistique ou en administration des affaires pour des postes plus avancés.
Les postes de débutants peuvent inclure des rôles tels que coordinateur du transport, superviseur d’entrepôt ou analyste des stocks. Au fur et à mesure que le responsable logistique acquiert de l’expérience, il peut évoluer vers des rôles de transport, de distribution ou de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Le salaire d’un responsable logistique varie en fonction de son niveau d’expérience ainsi que de la taille de l’entreprise pour laquelle il travaille.
Aux États-Unis, le salaire médian était de 77 030 $ par an en 2021. Les perspectives d’emploi sont excellentes, avec un taux de croissance prévu estimé à 28 % à horizon 2031.
Au Canada, le salaire s’établit entre 52 000 $ CAN et 79 000 $ CAN, tandis qu’en France, le salaire varie de 30 000 € à 40 800 € par an.
L’importance de la logistique dans l’industrie événementielle
Crédit photo : Shoot Studio
Voici quelques raisons pour lesquelles la logistique est vitale pour les événements :
1. Une livraison en temps et heure
Les événements nécessitent beaucoup d’équipements et de fournitures, tels que du matériel audiovisuel, du mobilier, des décorations et des fournitures de restauration. La logistique permet de s’assurer que tous ces articles sont livrés à temps sur le lieu de l’événement afin que l’événement puisse commencer comme prévu.
2. La coordination des fournisseurs
Les événements impliquent souvent plusieurs fournisseurs, tels que des traiteurs, des décorateurs ou encore des techniciens audiovisuels. La logistique aide à coordonner ces fournisseurs afin qu’ils puissent travailler ensemble de manière transparente pour créer une expérience événementielle cohérente.
3. Le transport
Les événements peuvent nécessiter la mise en place d’un transport pour les participants, les conférenciers et les VIP. La logistique aide à organiser le transport vers et depuis le lieu de l’événement et le transport de l’équipement et des fournitures.
4. La configuration du lieu
La logistique est essentielle pour garantir que le lieu de l’événement est correctement configuré, avec tout l’équipement et les fournitures au bon endroit. Cela comprend l’organisation des sièges, des tables, de la signalisation et d’autres éléments nécessaires à l’événement.
5. La gestion sur place
Pendant l’événement, la logistique est primordiale pour la gestion des problèmes qui peuvent survenir, tels que les changements de dernière minute, les dysfonctionnements de l’équipement ou autres circonstances imprévues. Les professionnels de la logistique sont formés pour gérer ces situations rapidement et efficacement, en minimisant l’impact sur l’événement.
En conclusion
Comme nous l’avons vu, le travail des responsables logistiques est complexe et nécessite planification, coordination et attention aux détails. De plus, ils doivent gérer plusieurs tâches et projets simultanément tout en s’assurant que les délais et budgets sont respectés, et les normes de qualité maintenues.
La logistique joue un rôle crucial dans le succès des événements en s’assurant que tout est livré et mis en place à temps, que les fournisseurs sont coordonnés, que le transport est organisé et que tous les problèmes sont gérés efficacement. Sans logistique, les événements seraient chaotiques et désorganisés, ce qui pourrait entraîner une mauvaise expérience pour les participants et nuire à la réputation de l’événement.
Chez totm exposition, nous avons des responsables logistiques expérimentés qui s’assureront du bon déroulement de votre participation à un salon ! Contactez-nous pour discuter de votre projet !
La pandémie de COVID-19 a touché presque toutes les organisations occasionnant des pénuries de main-d’œuvre, des problèmes de chaîne d’approvisionnement et de nombreuses ramifications économiques qui ont recentré l’attention sur la santé mentale et le bien-être en général.
En conséquence, l’intégration d’éléments de bien-être dans les événements est de plus en plus courante.
Ainsi, selon la PCMA, deux planificateurs sur cinq ont déclaré avoir ajouté du contenu lié à la santé mentale en milieu de travail et à la conciliation travail-vie personnelle à leur programme éducatif. Un nombre égal a modifié la conception même de leurs événements en présentiel — les ajustements les plus courants offrent plus d’opportunités de réseautage et d’activité/mouvements, suivis d’options plus saines pour la nourriture et les boissons.
Pendant longtemps, les offres de santé physique (yoga, courses matinales, choix d’aliments et de boissons plus sains, etc.) ont été une option « agréable à avoir » lors de nombreux événements. Cependant, cela devient désormais une obligation si vous voulez que les gens assistent à vos événements.
Dans cet article, nous allons montrer pourquoi vous devriez inclure le bien-être dans vos événements d’entreprise et comment vous y prendre.
Pourquoi inclure le bien-être dans vos événements ?
Ajouter des éléments de santé et bien-être à vos événements est essentiel pour plusieurs raisons.
Lorsque vous planifiez des événements d’entreprise pour les employés, comme des exercices de renforcement d’équipe, des séminaires, etc., l’inclusion de certains éléments de bien-être sera bénéfique de plusieurs façons.
Encouragera un mode de vie sain.
L’intégration d’activités de bien-être telles que le yoga ou la méditation ainsi que d’options alimentaires saines lors d’événements d’entreprise peut encourager les employés à adopter des habitudes plus saines, ce qui peut avoir des avantages à long terme pour leur santé et leur bien-être en général.
Boostera le moral des employés.
Les employés qui estiment que leur entreprise valorise leur bien-être sont plus susceptibles d’être motivés et engagés dans leur travail.
Intégrer le bien-être à vos événements peut aider vos employés à se sentir appréciés et soutenus, ce qui peut améliorer le moral et la satisfaction globale au travail.
Réduira le stress et l’épuisement professionnel.
Des niveaux élevés de stress et d’épuisement professionnel peuvent avoir un impact négatif sur les performances et la productivité des employés. Offrir des activités de réduction du stress telles que des exercices de pleine conscience, une méditation guidée ou des massages peut aider les employés à réduire leur niveau de stress, améliorer leur santé mentale et éviter l’épuisement professionnel.
Augmentera la productivité.
L’accent mis sur le bien-être peut entraîner une productivité et une efficacité accrues. Les employés qui se sentent en bonne santé, énergiques et engagés sont plus susceptibles de mener à bien les tâches qui leur sont confiées et d’atteindre leurs objectifs.
Améliorera la culture d’entreprise.
L’accent mis sur le bien-être peut créer une culture d’entreprise positive qui favorise la santé et le bien-être. Cela peut attirer et retenir des employés talentueux qui apprécient un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Cela peut également favoriser un sentiment de communauté parmi les employés.
Si vous organisez des conférences et des salons professionnels
L’ajout d’éléments liés au bien-être à vos événements sera bénéfique des manières suivantes.
Aidera vos participants à s’épanouir.
Au cours d’une journée de programmation non-stop, l’engagement peut commencer à décliner. Ajouter des interludes de bien-être peut empêcher vos participants de se sentir submergés d’informations. De plus, profiter de quelques minutes entre ou après les réunions pour se désengager et se détendre leur permettra de se sentir plus énergiques, équilibrés et concentrés.
Et pourquoi ne pas planifier une séance d’entraînement en plein air et intégrer la marche à votre événement ? Cela pourrait aider à redynamiser vos participants et à améliorer leur humeur, leur circulation sanguine et leurs fonctions cognitives.
Attirera plus de participants.
Le succès de votre événement en termes de participation peut être influencé par l’intégration du bien-être, dans la mesure où il attirera des participants intéressés par la santé et le bien-être. En faisant cela, vous pourrez peut-être élargir votre audience et augmenter la fréquentation de vos événements.
Idées santé et bien-être pour les événements d’entreprise
Séances de méditation et de yoga
En offrant des séances de yoga et de méditation avant ou après l’événement, vous pouvez aider vos employés à se détendre et à se concentrer.
Ces sessions peuvent également être utilisées lors d’une conférence ou d’un salon professionnel pour aider les participants à se détendre et à se ressourcer. En effet, les salons professionnels sont notoirement épuisants pour les exposants, les organisateurs et les participants. Ces sessions peuvent être programmées pendant les pauses ou avant et après l’événement.
Vous pouvez également programmer de courtes pauses de pleine conscience tout au long de l’événement pour aider les participants à rester concentrés et centrés. Ces pauses peuvent inclure des exercices de respiration, une méditation guidée ou d’autres activités de pleine conscience.
Options plus saines pour la restauration
En offrant des options de restauration saines, vous faites la promotion d’une bonne nutrition et de saines habitudes alimentaires.
Au lieu de donner à vos employés et participants des beignets, des bonbons et des aliments frits, essayez d’inclure des fruits et légumes frais, des grains entiers, des protéines maigres et des boissons à faible teneur en sucre.
Pourquoi ne pas mettre en place un bar à smoothies avec soit un « Smoothie Barista » qui réalisera les smoothies, soit une sélection de lait et substituts de lait, yaourts, fruits et légumes frais, poudres protéinées et blenders pour que vos participants puissent créer leur propre boisson ?
Pour bien commencer la journée, vous pouvez également organiser un petit-déjeuner en plein air avec du café, du thé et une variété d’aliments comme du yaourt, des fruits frais et du muesli.
Pensez également à ajouter des options de boissons non alcoolisées plus créatives à vos soirées après le travail, telles que des cocktails sans alcool, afin que les gens puissent profiter d’une boisson « fun » sans qu’elle soit nécessairement à base d’alcool.
En organisant un défi de remise en forme, vous pouvez encourager vos employés à bouger et à améliorer leur condition physique.
Ces défis de remise en forme peuvent également faire partie d’activités de renforcement d’équipe. En plus d’être un excellent moyen de favoriser le sentiment d’appartenance à l’entreprise, les activités de renforcement d’équipe impliquant des exercices physiques, comme la randonnée ou les jeux de plein air, peuvent améliorer l’humeur de vos employés.
Pensez à récompenser la participation au challenge, cela favorisera l’adhésion de vos collaborateurs !
Pendant les conférences et les salons professionnels, surtout s’ils durent plusieurs jours, vous pouvez encourager les participants à bouger en proposant des options de pause active, telles que des promenades en groupe, des exercices d’étirement ou des défis de remise en forme.
Vous voudrez peut-être éviter de programmer une course/marche de 5 km, car cela peut être intimidant pour beaucoup, mais pourquoi pas un défi de 8 000 pas par jour ?
Massage thérapeutique
Vous pouvez favoriser la détente et le soulagement du stress en offrant à votre personnel de la massothérapie pendant leurs pauses. Cela aidera vos employés à être plus productifs.
Il en va de même pour les participants à un événement ; des séances de massage rapides peuvent être un excellent moyen de décompresser et d’encourager la relaxation. Alors, pourquoi ne pas prévoir des zones plus calmes avec des fauteuils de massage où vos participants pourront profiter de quelques minutes pour se ressourcer et se détendre ?
Soutien en santé mentale
De nombreuses personnes ont des problèmes de santé mentale, même si elles ne le montrent pas.
Fournir des ressources et du soutien à vos employés aux prises avec des problèmes de santé mentale peut faire toute la différence. Vous pouvez organiser des conférences et des ateliers pour sensibiliser aux problèmes de santé mentale et offrir un soutien à ceux qui en ont besoin. Vous pouvez également subventionner des services de bien-être mental et de thérapie.
Pendant les conférences et les salons professionnels, vous pouvez aménager quelques zones tranquilles où les gens peuvent rencontrer des conseillers ou trouver des ressources pour demander de l’aide.
En conclusion
Comme nous l’avons vu, l’ajout d’éléments de bien-être à vos événements d’entreprise internes peut profiter à la fois à vos employés et à votre organisation. En effet, en faisant la promotion du bien-être, vous pouvez aider vos employés à maintenir un équilibre sain entre travail et vie personnelle et à améliorer leur bien-être. Cela stimulera la productivité et l’engagement, créant une culture de travail plus positive qui soutient le succès de votre organisation.
Pour les conférences ou les salons professionnels, l’intégration d’éléments de santé et de bien-être permettra de créer une expérience positive et énergisante pour les participants qui améliorera leur santé physique, mentale et émotionnelle et favorisera leur bien-être et leur productivité.
L’industrie événementielle emploie une grande variété de profils professionnels. On pense immédiatement aux chargés de projets, aux producteurs, aux commerciaux sur les salons, etc. Mais bien d’autres métiers sont impliqués dans la réalisation d’un événement.
Lorsqu’il s’agit des salons professionnels, les stands des exposants font partie des éléments les plus visibles. La conception et la construction de ces stands impliquent en général une équipe complète de professionnels, qui vont du chef de projet, au designer en passant par les manutentionnaires.
Nous allons nous pencher aujourd’hui sur le métier parfois méconnu d’ébéniste, sans qui les stands ne pourraient dépasser le stade du simple projet.
Un peu d’histoire
Les métiers du bois sont nombreux et variés : bûcheron, charpentier, menuisier, tonnelier, tourneur sur bois, sculpteur sur bois, luthier, etc.
Dans le monde de l’événementiel et plus spécialement pour ce qui concerne les stands d’exposition lors des salons, un de ces métiers se révèle tout particulièrement important. Il s’agit du « menuisier en meubles » ou ébéniste.
« L’ébéniste est un artisan qui transforme des bois, plus ou moins précieux, pour créer du mobilier fonctionnel ou décoratif. » (source : Wikipédia).
Le charpentier est celui qui, historiquement, travaillait le bois, principalement pour construire les ossatures des maisons. Vinrent ensuite les menuisiers qui produisaient des ouvrages plus petits.
Le mot « ébénisterie » apparaît dans le dictionnaire en France qu’en 1732, et sa racine vient du mot « ébène », bois précieux de couleur noire. Bien entendu, le travail du bois pour la décoration ou la fabrication de meubles remonte bien avant, dès l’antiquité pour l’Israël et la Rome Antiques, et au Moyen Âge pour l’Europe. Mais avant le XVIe siècle, l’ébène n’est utilisée que pour la fabrication de petits objets, comme les échiquiers, les coffrets, etc.
C’est sous le règne de Louis XIV, grâce à Charles Le Brun et Charles Boulle, que va se développer le placage de marqueterie utilisant la feuille d’ébène, le cuivre, l’étain et l’écaille.
Au milieu du XVIIe siècle, la corporation des menuisiers accueille cette nouvelle catégorie d’artisans initialement « menuisier en ébène » et crée la Jurande des maîtres ébénistes.
De nos jours, les ébénistes utilisent de nouveaux matériaux, ainsi que des machines de plus en plus performantes et sophistiquées, notamment les machines à commandes numériques.
Crédit photo : Shoot Studio
L’ébéniste dans le monde de l’événementiel
Mais revenons à l’industrie événementielle et tout particulièrement aux salons professionnels.
L’ébéniste est un acteur primordial pour la construction des stands pour les exposants à ces salons.
En effet, il est responsable de la préparation et de la construction de toutes les cloisons, mais aussi des meubles, selon les plans fournis par le designer du stand. Il participe également à l’assemblage des différents composants du stand.
Il doit travailler en bonne intelligence avec le chef de projet et le designer afin que les échéances spécifiques à chaque projet puissent être respectées.
Crédit photo : Shoot Studio
Pour mener à bien ces missions, l’ébéniste doit maîtriser toutes les étapes de réalisation, fabrication et assemblage des composantes d’un projet d’ébénisterie et/ou menuiserie.
Il doit maîtriser l’utilisation de l’outillage nécessaire pour mener à bien les projets, être expert en lecture de plans, avoir une bonne connaissance des calculs mathématiques, et une connaissance approfondie des différents matériaux de construction.
Il doit désormais être également capable de programmer et d’opérer les machines à commande numérique.
Formation initiale
Aux États-Unis, les ébénistes n’ont pas l’obligation de suivre un cursus scolaire en relation avec ce métier. La plupart des employeurs préfèrent néanmoins embaucher des personnes disposant au minimum d’un baccalauréat (high-school diploma) ou certificat de fin d’études secondaires (GED). En général, il faut un minimum de 3 années d’expérience pour être considéré comme artisan qualifié. Il existe néanmoins des formations de type apprentissage disponibles post-baccalauréat. Ces formations se déroulent en général sur 4 ans.
Au Québec, le métier d’ébéniste requiert un DEP (diplôme d’études professionnelles) Bois et matériaux connexes — Ébénisterie, ou un DEC (diplôme d’études collégiales) à l’École nationale du meuble et de l’ébénisterie (Victoriaville et Montréal).
Crédit photo : Shoot Studio
En France, il est possible de débuter avec un CAP ébénisterie (en 2 ans), et de continuer avec un Bac Pro ébénisterie (2 ans également).
D’autres diplômes incluent un BMA (Brevet des Métiers d’Art) Niveau IV, un BTMS (Brevet Technique des Métiers Supérieurs) ébéniste option « conception et fabrication de mobilier contemporain » ou « restauration de mobilier ancien » Niveau III, un DMA (Diplôme des Métiers d’Art) Niveau III. Enfin, un BM (Brevet de Maîtrise) Niveau III, diplôme d’excellence de l’artisanat, est en cours de certification au niveau national.
Salaires dans la fonction
Aux États-Unis, le salaire moyen d’un ébéniste est de 40 070 USD par an (en 2021). Le BLS (U.S. Bureau of Labor Statistics) estime que les métiers du bois devraient connaître une croissance de 4 % entre 2021 et 2031, avec de très belles perspectives d’emploi pour les artisans les plus qualifiés.
Pour les fabricants de stands d’exposition, les ébénistes sont primordiaux. Ils font passer un stand du stade de projet au stade de réalisation.
Chez totm exposition, nous sommes très fiers de notre équipe d’ébénistes qui donnent vie aux idées de nos designers et de nos clients.
Et nous sommes toujours en recherche de nouveaux talents ! Si vous êtes intéressé ou connaissez quelqu’un qui souhaite rejoindre une équipe dynamique et sympathique, contactez-nous !
Les événements en présentiel ont fait leur grand retour l’année passée. Néanmoins, il apparaît que les événements virtuels et hybrides ne vont pas disparaître pour autant, même si conserver un haut niveau d’engagement pour ce type d’événement va nécessiter de nouvelles techniques et fonctionnalités. Et c’est là que le métavers pourrait bien prendre toute son importance.
Dans cet article, nous allons tout d’abord définir ce qu’est un métavers et comment ces univers pourraient remodeler l’industrie événementielle dans le futur.
Qu’est-ce qu’un métavers ?
« Un métavers est un monde virtuel. Le terme est régulièrement utilisé pour décrire une version future d’Internet où des espaces virtuels, persistants et partagés sont accessibles via interaction 3D ou 2D en visioconférence. Une autre définition conçoit le métavers comme l’ensemble des mondes virtuels connectés à Internet, lesquels sont perçus en réalité augmentée. » (source : Wikipédia).
En d’autres termes, le métavers fait référence à un espace numérique dans lequel les utilisateurs peuvent interagir en utilisant des avatars personnalisés. Et c’est en cela que le métavers diffère des événements virtuels actuels : les participants pourront se rendre à un événement numérique et se présenter avec leur propre avatar, ils auront la possibilité de se mouvoir au sein de l’espace virtuel sans contraintes, ils pourront communiquer avec les autres participants, et ils pourront ainsi créer leur propre et unique expérience événementielle.
Le concept n’est pas nouveau (le mot lui-même remonte à 1992), et on s’accorde en général à dire que le premier métavers fut le monde virtuel Second Life en 2003. Néanmoins, le concept a connu un regain de popularité lorsque Facebook a annoncé son changement de nom en « Méta » en 2021.
Selon Forbes, la valeur économique potentielle du métavers pourrait atteindre 5 billions de dollars en 2030.
Les technologies qui vont de pair avec le métavers
Les éléments technologiques nécessaires pour accéder au métavers incluent les ordinateurs et smartphones, la réalité augmentée et la réalité virtuelle. La plupart des gens utilisent ordinateurs et smartphones au quotidien, mais ne sont peut-être pas aussi familiers avec les notions de réalité virtuelle ou augmentée. Définissons donc ces deux concepts.
La réalité virtuelle
Selon Wikipédia, « l’expression “réalité virtuelle” (ou multimédia immersif ou réalité simulée par ordinateur) renvoie typiquement à une technologie informatique qui simule la présence physique d’un utilisateur dans un environnement artificiellement généré par des logiciels. La réalité virtuelle crée un environnement avec lequel l’utilisateur peut interagir. »
La réalité augmentée est, quant à elle, « la superposition de la réalité et d’éléments (sons, images 2D, 3D, vidéos, etc.) calculés par un système informatique en temps réel. Elle désigne souvent les différentes méthodes qui permettent d’incruster de façon réaliste des objets virtuels dans une séquence d’images. Elle s’applique aussi bien à la perception visuelle (superposition d’images virtuelles aux images réelles) qu’aux perceptions proprioceptives comme les perceptions tactiles ou auditives. » (source : Wikipédia).
Pour résumer la différence entre les deux concepts, la réalité virtuelle crée de façon virtuelle un environnement réel ou imaginaire tandis que la réalité augmentée ajoute des éléments virtuels dans l’environnement réel.
Quelles sont les implications pour les événements ?
De nouvelles opportunités d’engagement
Selon Jennifer Best, vice-présidente marketing pour All American Entertainment, le métavers va transformer la manière dont les gens se rencontrent en remédiant au plus important sujet de plainte qu’ont les organisateurs d’événements en ce qui concerne les événements virtuels — qui est que les plateformes utilisées actuellement pour ce type d’événement ne permettent pas un niveau suffisant d’engagement.
C’est sur les événements hybrides que le métavers pourrait avoir le plus gros impact, car il devrait supprimer le fossé actuel entre participants en présentiel et participants virtuels. Cela permettra aux organisateurs de s’assurer que tout le monde bénéficie d’une expérience captivante.
Une expérience plus immersive pour les participants sur site
Le métavers pourrait bien devenir un outil uniquement restreint par l’imagination des participants.
Ils pourront, par exemple, faire l’expérience des sensations générées par la conduite d’une voiture de sport à grande vitesse tout en restant complètement en sécurité sur le stand d’un constructeur automobile.
On peut aussi imaginer un discours d’ouverture à une conférence donnée par un personnage populaire de dessin animé ou encore un panel de spécialistes dont l’environnement se modifie selon le sujet qu’ils abordent.
Le sentiment d’être présent sur place pour les participants virtuels
Et il n’est pas réellement surprenant de constater que cela reste un des aspects les plus compliqués à recréer lors d’événements hybrides ou virtuels, principalement du fait de l’absence de sessions en petits groupes de type ateliers.
Avec le métavers, nous pouvons imaginer des participants en présentiel capables de voir les hologrammes des participants virtuels grâce à l’utilisation de lunettes de réalité augmentée. En même temps, les participants virtuels pourront voir les participants en présentiel projetés sur une version de l’événement en réalité virtuelle. Durant des conférences virtuelles, les participants pourront débattre de sujets via leur forme holographique, ce qui offrira sans nul doute une expérience totalement nouvelle de connexion à distance.
Le métavers pourra également enrichir la façon dont les conférenciers font leur présentation au cours d’événements virtuels. Lors d’un événement en présentiel, les orateurs ont de nombreuses méthodes à leur disposition pour présenter leur contenu, mais ces outils ne fonctionnent plus lors de conférences ou panels virtuels. Avec le métavers, on pourra imaginer des modèles en 3D qui apparaîtront devant les participants.
Dans le monde professionnel, le métavers pourrait combler le fossé qui existe entre le monde réel et le monde virtuel, ce qui permettra d’améliorer l’engagement de tous les participants.
Il est encore trop tôt pour dire si le métavers va rencontrer un franc succès, dans la mesure où les infrastructures nécessaires ne sont pas encore complètement prêtes, tandis que de nombreuses questions demeurent quant aux problèmes de sécurité ou de confidentialité.
Les métavers pourraient apporter des opportunités importantes de progression pour l’industrie événementielle. Les organisateurs d’événements devront alors s’adapter à cette nouvelle donne qui leur fournira de nouvelles voies pour construire et encourager la création de communautés.
L’année dernière à la même époque, nous publiions une liste de 5 tendances dont nous pensions qu’elles allaient définir l’industrie événementielle en 2022. Et certaines de ces prédictions se sont révélées exactes !
Après deux années marquées par la pandémie de la COVID-19, les événements sont de retour, mais ils ne ressemblent plus du tout aux événements de la période pré-COVID.
Un nouveau rapport produit par Skift Meetings montre que les événements utilisent plus d’outils technologiques, sont planifiés avec des délais de production plus courts, accueillent moins de participants, et presque toujours incluent une option de participation à distance.
Ça, c’était pour 2022. Qu’en est-il pour 2023 ?
Voici 5 tendances qui, d’après nous, vont être particulièrement importantes pour l’industrie événementielle dans les 12 prochains mois.
Tendance #1 : Les budgets se contractent alors même que les coûts explosent
Le Rapport Annuel ICE estime que les coûts liés aux événements vont augmenter de 83 %. C’est un signe d’une confiance retrouvée avec des événements de grande ampleur de retour en présentiel. Malheureusement, c’est aussi une conséquence directe de nombreux problèmes récurrents : la hausse des coûts de l’énergie, des frais de restauration et de production des événements, la pénurie de main-d’œuvre toujours d’actualité, le prix des matières premières au plus haut, etc.
En parallèle, comme le montre le dernier rapport produit par Skift Meetings, les budgets, quant à eux, se réduisent, et un total de 36,7 % des personnes interviewées rapporte une diminution de leur budget 2023 par rapport à 2019.
Nous pensons que cela affectera la façon dont les événements seront organisés, plus petits et locaux (sans transport aérien).
Tendance #2 : Les événements misant tout sur l’expérience deviendront encore plus importants
Avec le retour en force des événements en présentiel, les organisateurs pensent peut-être que tout est revenu « à la normale ».
Pourtant, rien n’est plus éloigné de la vérité. Deux années de pandémie ont donné à beaucoup de gens un avant-goût de ce que cela signifie avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Et, même si les interactions face à face ont manqué à beaucoup de gens, certains ne sont pas encore prêts à assister à de grands événements en présentiel si l’expérience sur place est loin d’être garantie.
Il peut paraître illogique de dire que les événements en 2023 seront centrés sur l’expérience vécue dans la mesure où, qu’est-ce qu’un événement ? Si ce n’est une expérience ? Et nous parlons de faire de vos événements de véritables expériences depuis des années.
Mais certaines composantes d’un événement peuvent probablement être vécues à distance sans que cela change la perception des participants de façon drastique (les panels, les activités d’apprentissage, etc.), d’autant plus maintenant que les événements numériques et les métavers se multiplient.
Le travail à distance a diminué la demande pour les événements en présentiel et les participants ont désormais besoin d’une bonne raison pour quitter leur domicile, tout particulièrement du fait des problèmes liés à l’inflation, aux prix du carburant en forte hausse, et aux soucis rencontrés lors de trajets en avion.
Ainsi, le rapport de Skift Meetings souligne que 73 % des organisateurs interviewés font état d’une baisse du niveau de participation à leurs événements professionnels par rapport à 2019.
De ce fait, si les organisateurs d’événements veulent que les gens assistent en présentiel, ils vont devoir se focaliser sur les moyens d’inclure des éléments qui font que les gens sont suffisamment motivés pour se déplacer.
Tendance #3 : La technologie sera utilisée pour enrichir l’expérience vécue
Avec l’arrivée des métavers, il est probable que les organisateurs d’événements doivent prêter une plus grande attention au fait d’utiliser les outils technologiques pour enrichir l’expérience vécue par les participants à leurs événements.
Même si le concept n’est pas nouveau, les métavers ont gagné en visibilité quand Facebook s’est offert un relookage de son identité d’entreprise en changeant son nom en Meta en octobre 2021.
Certaines des technologies qui permettent d’accéder à ces univers virtuels, telles que la réalité virtuelle et la réalité augmentée, sont apparues il y a déjà plusieurs années, mais n’ont pas encore été déployées à grande échelle dans l’événementiel.
Les métavers pourraient ainsi offrir de nouvelles opportunités aux organisateurs d’événements (centres de conférences virtuels, boutiques et stands virtuels, etc.) et cela pourrait augmenter l’intérêt des participants pour les événements virtuels et hybrides.
Tendance #4 : L’écoute sociale est en progression
Hootsuite définit l’écoute sociale comme le fait de surveiller les plateformes de réseaux sociaux pour trouver toute mention de votre marque, de celles de vos concurrents, et tout mot-clé associé.
L’écoute sociale peut être utilisée dans des cas d’urgence ou de crise, mais également pour fournir une « aide sociale ».
Les organisateurs d’événements peuvent ainsi être alertés via leurs réseaux sociaux si une crise potentielle est en train de naître : cela peut se présenter sous la forme d’individus douteux qui devront être signalés aux professionnels chargés de la sécurité ; cela peut également être lié à des soucis opérationnels comme des étincelles provenant de fils électriques ou des sols glissants ; cela peut aussi être une crise de type sanitaire si vous recevez de nombreuses remontées de personnes se sentant mal après avoir toutes consommé de la nourriture provenant du même stand.
Dans la majorité des cas, toutefois, l’écoute sociale permettra d’aider les personnes en quête d’assistance ou d’information. Un assistant virtuel ou « chatbot » peut être d’une grande aide avec ce type de charge de travail, d’autant plus que les gens s’attendent désormais à avoir accès à des canaux de support permettant une réponse quasi instantanée et une résolution immédiate du problème. Les numéros d’assistance téléphonique appartiennent désormais au passé !
Tendance #5 : Les créateurs de contenu sont partout et les organisateurs d’événements devraient en tirer parti
Les événements sont faits par des humains pour des humains. Il s’agit bien entendu des organisateurs et des participants, mais il ne faut pas oublier le personnel et les bénévoles qui sont responsables des stands, des entrées, etc.
De nos jours, presque tout le monde est armé d’un smartphone disposant d’un appareil photo et d’une caméra de haute qualité. Cela signifie que toute personne présente lors d’un événement est un créateur de contenu en puissance.
Et à moins que cela ne leur soit défendu, la plupart des gens vont partager les moments dont ils sont témoins et qu’ils trouvent dignes d’intérêt. Avec la prédominance des réseaux sociaux, cette tendance va probablement se renforcer.
Alors, utilisez cela à votre avantage pour vos événements, et encouragez vos équipes à prendre des photos et des vidéos qui vont piquer la curiosité de potentiels futurs participants, ou encore montrer à vos sponsors qu’ils sont bien représentés.
Et n’oubliez pas que vous pouvez utiliser la gamification pour encourager la création de contenu par vos participants en organisant par exemple une chasse au trésor photographique avec prix à la clé.
En conclusion
Nous vivons une période à la fois effrayante et excitante dans le monde de l’événementiel.
D’un côté, les budgets se contractent et les coûts augmentent, alors même que les attentes des participants restent identiques, voire augmentent. La pandémie de COVID-19 est toujours un sujet de préoccupation pour beaucoup, les infortunes liées au transport ont fait la une des journaux à plusieurs reprises en 2022, et les gens ne sont plus si impatients de voyager pendant des jours pour assister à des événements en présentiel.
D’un autre côté, nous pensons que l’avenir sera passionnant avec plus de possibilités offertes pour l’écoute sociale, la création de contenu, et les expériences mises en œuvre grâce aux évolutions technologiques.
Pour vous aider dans ces périodes compliquées, vous pouvez compter sur les équipes de totm exposition. Contactez-nous aujourd’hui si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter !
Lorsque vous organisez un événement, votre but principal devrait être de proposer la meilleure expérience possible à vos participants. Mais, si vous ne mesurez pas leur taux de satisfaction d’une manière ou d’une autre, comment pouvez-vous être certain que vous avez bien atteint votre objectif et que votre événement est un succès ? De plus, comment pouvez-vous améliorer vos futurs événements si vous n’avez pas mesuré le niveau de satisfaction lors de votre dernier événement ?
Mais comment faire ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider ! Dans cet article, nous allons partager 5 méthodes pour mesurer la satisfaction des participants à vos événements.
Mesurez l’engagement des participants
Le taux d’engagement est un des meilleurs indicateurs pour déterminer si votre événement résonne auprès de votre auditoire. En effet, l’attention des gens, de nos jours, peut être si facilement détournée de l’expérience que vous avez essayé de bâtir pour eux que vous devez vous assurer qu’ils ne vont pas en être distraits.
Et mesurer ce taux d’engagement est un excellent moyen pour déterminer le niveau de satisfaction de vos participants, dans la mesure où il y a corrélation directe entre engagement et satisfaction. Plus vos participants sont engagés, plus ils seront satisfaits de leur expérience lors de votre événement, et plus grande est la probabilité qu’ils se réinscriront pour un futur événement.
Vérifiez les résultats des sondages menés sur les sessions
Dès que votre événement est basé sur la qualité d’un contenu (par exemple, lors de conférences, webinaires, etc.), vous vous devez de prendre en compte les opinions des participants concernant des sessions et des orateurs spécifiques.
Des sondages instantanés effectués après chaque session peuvent vous permettre d’évaluer les réactions du public à un orateur ou un contenu spécifique.
Ces sondages peuvent être envoyés via une application événementielle et doivent être courts et pertinents. N’ayez pas peur de les utiliser aussi souvent que possible durant votre événement pour vous faire une bonne idée de l’état d’esprit des participants.
Les notes données aux sessions et aux orateurs vous donneront une bonne indication de ce qui a le plus intéressé vos invités et vous permettront de décider ce qu’il convient de garder pour votre prochain événement.
Récupérez des données concrètes via vos enquêtes post-événement
Les enquêtes sont un type d’outil de récupération active de données et vont vous aider à évaluer l’opinion que vos participants portent sur votre événement. C’est le nec plus ultra lorsqu’il s’agit de donner la parole à vos invités et déterminer ce qui a fonctionné ou pas.
Les enquêtes représentent un complément indispensable aux sondages instantanés que vous avez menés tout au long de l’événement, et vous donneront un éclairage qualitatif sur l’état d’esprit de vos participants en plus de données quantitatives.
L’idéal est d’utiliser un mélange composé de questions demandant aux participants d’évaluer un sujet en utilisant une échelle numérique, de questions fermées (oui/non) qu’il sera facile d’analyser en masse, et enfin de questions ouvertes qui vont fournir un feed-back plus qualitatif.
N’oubliez pas d’inclure une question vous permettant de calculer le « Net Promoter Score » ou score net de recommandation (NPS = % de promoteurs — % de détracteurs). Cette question peut être formulée de la façon suivante : « Sur une échelle de 1 à 10, quelle est la probabilité que vous recommandiez cet événement à un ami ou un collègue ? ».
Si vous organisez des événements de façon régulière, avoir ce type d’information vous permettra de faire les changements nécessaires pour vous assurer que vos invités tirent le meilleur parti de votre événement.
Surveillez l’activité sur les réseaux sociaux
De nos jours, si vous ne voyez pas un événement apparaître sur une plateforme de réseaux sociaux, c’est qu’il n’a pas eu lieu !
Donc, assurez-vous que vous tirez avantage de vos différents réseaux sociaux de façon efficace pour répandre la nouvelle sur votre événement et ce qui s’y passe, ainsi que pour surveiller les réactions et contributions des participants. N’oubliez pas de créer un hashtag spécifique pour votre événement, car cela facilitera grandement le suivi de toute l’activité liée à votre événement.
Le nombre de partages ou d’articles sur votre événement vous donnera une bonne idée du niveau d’engagement de vos participants et faire le suivi et l’évaluation des réactions vous permettra de déterminer ce que vos participants ont pensé de l’événement.
Cela devrait au final vous donner une idée précise de leur niveau de satisfaction.
Enfin, n’omettez pas de réagir aux commentaires négatifs ! Prenez le temps d’y répondre afin que les gens sachent que leur opinion compte.
Faites une évaluation des nouvelles inscriptions
Une des meilleures façons de mesurer la satisfaction est de regarder le nombre de nouvelles inscriptions à vos événements faites par des personnes ayant déjà participé.
Si votre événement ne satisfait pas vos invités, il est peu probable qu’ils reviennent. Il est également improbable qu’il le recommande à leurs collègues et amis. En effet, participer à un événement est coûteux en termes financiers et prend du temps (denrée de plus en plus précieuse). C’est pour cela que les participants veulent être sûrs que votre événement en vaut la chandelle avant de se déplacer.
De ce fait, si une majorité de participants se réinscrivent pour un futur événement, il y a de grandes chances qu’ils aient été très satisfaits de leur première expérience avec vous.
Pensez également à personnaliser vos messages lorsque vous envoyez des invitations à des personnes qui se sont inscrites par le passé, dans la mesure où cela renforcera l’impression que vous vous intéressez à vos invités. La plupart des gens le prendront comme une délicate attention.
En conclusion
Que vous organisiez des salons professionnels de grande envergure ou des conférences de plus petite ampleur, le succès de votre événement se mesurera toujours à l’aune du taux de satisfaction des participants. C’est pourquoi analyser le ressenti de vos invités est essentiel.
Comme nous venons de le voir, vous avez plusieurs méthodes à votre disposition pour mesurer ce niveau de satisfaction.
L’analyse des données collectées pendant et après l’événement vous fournira un éclairage précieux pour déterminer ce qui fonctionne ou pas, et pourra vous aider dans l’élaboration de stratégies efficaces pour vos futurs événements.
Si vous organisez des événements internationaux, il est presque certain que vous allez être confronté un jour ou l’autre aux problèmes de traduction/interprétation, dans la mesure où vos participants potentiels ne maîtriseront probablement pas tous une même langue commune.
Mais quelle est la différence entre traduction et interprétation ?
Selon la Kent State University, interpréter et traduire requièrent des compétences différentes. Les interprètes interviennent sur les langues à l’oral, tandis que les traducteurs travaillent sur des documents écrits. Pour ce qui est des compétences linguistiques, les traducteurs doivent avoir de solides compétences en termes de compréhension à la lecture, et de transfert et production dans la langue cible. Les interprètes, quant à eux, doivent optimiser leur mémoire active pour produire du contenu bien plus rapidement et sans pouvoir compter sur des ressources externes.
Comme vous le voyez, vous pouvez utiliser traduction et interprétation pour vos événements dans la mesure où ils rempliront des rôles différents : les interprètes interviendront pour vos conférences live et les traducteurs pour tous vos documents écrits.
Dans le cadre de cet article, nous allons nous concentrer sur le côté interprétation et expliquer pourquoi il peut s’avérer crucial d’ajouter l’interprétation à votre prochain événement international et quelles sont vos options pour fournir une expérience fluide à vos participants.
Pourquoi penser à intégrer l’interprétation à votre prochaine conférence
Lorsque vous accueillez des visiteurs internationaux, vous devez vous assurer que votre événement va être accessible au plus grand nombre. C’est pourquoi la barrière des langues peut devenir un obstacle important dans la poursuite de votre objectif.
Bien entendu, vous pourriez vous contenter de satisfaire uniquement ceux qui parlent et comprennent couramment une langue prédominante, telle que l’anglais. Mais cela vous privera probablement d’une véritable manne de participants qui ne se sentent pas assez à l’aise dans cette langue pour se dire qu’ils vont pouvoir retirer tous les bénéfices de votre événement.
En ajoutant des services d’interprétation linguistique, vous pourrez vous assurer que votre cible internationale va se sentir incluse et de ce fait plus engagée (ce qui reste après tout le but ultime pour la majorité des organisateurs d’événements). N’oubliez pas en effet que vos participants dépensent beaucoup de temps et d’argent pour être présents ; il est donc normal qu’ils souhaitent s’assurer qu’ils vont retirer le maximum de votre événement.
Heureusement, vous disposez de solutions, tant humaines que technologiques, pour résoudre le problème de la barrière de langues et vous permettre d’organiser le meilleur événement international possible.
Quelques solutions pour l’interprétation
Les interprètes humains
L’interprétation humaine peut être conduite de 2 façons : consécutivement ou simultanément.
Avec l’interprétation consécutive, l’interprète transmet les informations données par l’orateur plusieurs minutes après la présentation elle-même. Les annonces liées à la sécurité lors des vols sont un des meilleurs exemples d’interprétation consécutive.
Ce système fonctionne principalement lorsque vous devez traduire dans un seul langage, et son principal défaut est que cette méthode allonge considérablement la durée de la présentation.
Au contraire, avec l’interprétation simultanée, l’orateur n’a pas à arrêter sa présentation, dans la mesure où les interprètes traduisent ses propos en temps réel au travers d’oreillettes portées par les participants. Cette configuration vous permet d’avoir autant d’interprètes que de langages présents dans la pièce.
Cela requiert bien entendu plus de compétences de la part des interprètes que lorsqu’ils sont en mode consécutif. En effet, au même moment où ils reçoivent l’information, ils doivent en comprendre le sens, traduire l’information et la transmettre aux participants. L’interprétation simultanée nécessite également des équipements audio visuels complémentaires et coûteux, tels que des oreillettes pour les participants, mais aussi des micros, des casques audio et un espace séparé pour les interprètes. C’est donc une solution bien plus onéreuse qui n’est pas toujours à la portée des organisateurs d’événements, d’autant que certains ont vu leurs budgets réduits de façon drastique ces dernières années.
Tout n’est pas perdu cependant, et des solutions technologiques peuvent vous aider.
Les solutions technologiques
Il y a désormais quelques solutions technologiques qui peuvent vous assister pour l’interprétation linguistique. Certaines de ces applications reposent sur des interprètes humains, tandis que d’autres font usage de techniques d’intelligence artificielle telles que la reconnaissance vocale et la traduction par machine.
Comme nous l’avons vu, louer des équipements onéreux, tels que des casques audio spéciaux, ou payer les frais de transport et d’hébergement pour que des interprètes puissent être présents à votre événement peut réellement entamer votre budget de façon significative. Néanmoins, certaines applications peuvent vous aider à utiliser les services d’interprètes partout dans le monde sans qu’ils aient besoin d’être physiquement présents sur le lieu de votre événement. Avec ces applications, les participants peuvent se connecter sur le flux audio de l’interprète en utilisant leurs propres téléphones et écouteurs. Les interprètes, de leur côté, peuvent se connecter à l’événement à distance.
On peut également désormais trouver des équipements (tels que les assistants personnels intelligents, les Pixel Buds de Google, etc.) qui utilisent l’intelligence artificielle pour aider à l’interprétation simultanée sans avoir à passer par un interprète humain.
Par exemple, avec les écouteurs de Google, le mode « transcrire » vous permet d’entendre la traduction de la langue parlée directement dans vos oreilles, avec une transcription sur votre téléphone (vous aurez besoin d’un téléphone Android pour cela).
Comme nous l’avons vu, la meilleure solution, et de loin, pour l’interprétation linguistique en mode simultané semble être via une équipe d’interprètes humains. Malheureusement, avoir un interprète sur site par langue peut se révéler très coûteux.
Les outils technologiques peuvent fournir le même type de services à distance, ce qui permet de baisser le prix d’entrée. Le futur réside peut-être également dans des techniques tirées de l’intelligence artificielle telles que la reconnaissance vocale et la traduction par machine, mais ces outils ne sont pas encore normalisés et accessibles pour tous.
Ces obstacles potentiels ne doivent pas vous empêcher de réfléchir à l’utilisation de l’interprétation lorsque vous organisez un événement international, sous peine de perdre l’intérêt de nombreux participants potentiels.
Chez totm exposition, nous sommes bien conscients que l’industrie dans laquelle nous évoluons a beaucoup de progrès à faire en termes de durabilité. C’est pourquoi nous avons partagé avec vous plusieurs articles sur le sujet. Les 2 premiers articles traitaient des mesures que les organisateurs d’événements peuvent prendre pour rendre leurs événements plus verts (comment réduire l’impact écologique de vos événements — Première partie : le transport, et Deuxième partie : énergie et restauration).
Nous avons aussi mis en avant 5 centres de congrès aux États-Unis et au Canada qui ont pris des mesures pour s’assurer que leurs opérations deviennent plus écoresponsables.
Pour en finir (pour l’instant) avec notre tournée des centres de congrès écologiques dans le monde, nous nous concentrons ici sur l’Europe, avec 5 centres qui font leur maximum pour atteindre leurs buts en termes de durabilité.
Depuis son ouverture en 1987, l’Austria Center Vienna demeure le plus grand centre de congrès en Autriche. Le centre inclut 19 halls et 180 salles de réunion sur 5 niveaux, pour un total de 26 000 m2 d’espace dédié aux expositions et rencontres professionnelles, et pouvant accueillir jusqu’à 22 800 visiteurs. Les salles sont de tailles variées et peuvent recevoir de 4 à 4320 personnes.
Initiatives écologiques
En tant qu’entreprise publique, le centre est conscient de ses responsabilités tant sur le plan social qu’environnemental et ils ont mis un point d’honneur à diminuer leur empreinte carbone.
Alors que de nombreuses améliorations ont été apportées au bâtiment depuis 1987, ils ont également des plans pour un futur plus durable. Cela inclut des mesures pour continuer à moderniser le centre, rendre les espaces extérieurs plus écologiques, augmenter la prise de conscience sur les options de transport plus écoresponsables, et accueillir un nombre croissant d’événements verts.
Depuis 1987, l’Austria Center Vienna est passé par plusieurs programmes de modernisation. La technologie de récupération de chaleur installée en 2018 dans le système de ventilation a réduit la consommation d’énergie de 90 %, alors que la chaleur inutilisée provenant des unités de climatisation est réinjectée dans le réseau de chauffage de la ville de Vienne.
Le centre estime que le passage à la technologie LED permet d’économiser environ 500 000 kWh par an. Les LED génèrent également moins de chaleur que les ampoules ordinaires, ce qui permet de diminuer la demande en puissance de refroidissement lorsqu’il fait chaud.
Les panneaux solaires installés sur le toit du centre fournissent l’eau chaude utilisée dans les cuisines et les toilettes. Le centre dispose également de son propre puits, qui est utilisé pour les chasses d’eau dans tout le centre, et qui fournit aussi l’eau nécessaire aux systèmes de refroidissement.
Enfin, toute l’électricité provient de sources renouvelables, principalement hydraulique, et n’émet pas de CO2.
Réduction des déchets
Pour réduire la production de déchets provenant aussi bien des opérations du centre que des événements qui y ont lieu, le centre distribue des notices d’information sur les mesures de diminution des déchets à ses employés, mais aussi aux visiteurs.
Ils sont également capables d’adapter leur concept de gestion des déchets aux demandes spécifiques d’un événement.
Les principales mesures incluent : ne pas utiliser de vaisselle jetable, cannettes, capsules de café, ni d’emballage jetable pour les cadeaux, n’imprimer que lorsqu’absolument nécessaire, et utiliser uniquement du papier certifié écologique quand il est indispensable d’avoir des documents ou matériaux imprimés.
Promotion de la nourriture locale
Le partenaire exclusif du centre pour la restauration, MOTTO, offre des concepts culinaires sur mesure et est certifié par l’écolabel pour des événements verts. Ils utilisent des ingrédients locaux, et mettent en avant des plats de saison, y compris des options pour les végétariens et les végétaliens.
Promotion des modes de transport en masse/verts
Le centre a un excellent accès au réseau de transport public de Vienne, et fait la promotion active de son usage auprès des organisateurs d’événements et des visiteurs.
Promotion des événements verts
Le centre encourage les organisateurs à travailler sur des solutions durables pour tous les événements qui ont lieu au centre. L’Austria Center Vienna peut aider dans la planification de l’événement et dans la certification verte, sans frais. Leur offre d’événements verts met en avant la réduction des déchets, les options de transport écoresponsables, et l’approvisionnement local pour la restauration.
Récompenses et certifications
Le centre est certifié « Green Conference Center » par l’écolabel autrichien Umweltzeichen depuis 2014.
France—Lille Grand Palais
Avec l’aimable autorisation de Maxime Dufour Photographies, pour Lille Grand Palais.
Quelques informations sur le Centre
Lille Grand Palais est un bâtiment offrant des espaces dédiés à l’événementiel sur une surface totale de 45 000 m2, pouvant ainsi accueillir entre 20 et 20 000 personnes.
Les espaces disponibles incluent 4 auditoriums qui peuvent accueillir jusqu’à 4550 participants, 4 halls d’exposition sur une surface totale de 18 000 m2, 2 espaces modulaires multifonctions, ainsi que 28 salles de commission qui peuvent être configurées de 39 façons différentes et qui sont disposées sur 4 niveaux et connectées aux autres zones.
Lille Grand Palais est l’un des rares centres de convention et d’exposition à offrir des salles de conférence et une grande zone d’exposition sur le même niveau.
Initiatives écologiques
Le développement durable est au cœur des préoccupations de Lille Grand Palais depuis longtemps avec le souhait de réduire son impact environnemental. Le centre a ainsi adapté ses méthodes opérationnelles pour inclure le développement durable à tout moment et à toutes les étapes des événements qui s’y tiennent. De plus, ils ont lancé un plan ambitieux de réduction de leur impact sur l’environnement par la réduction de leurs consommations de papier, énergie et eau.
L’ensemble des déchets produits dans le centre sont triés selon les catégories suivantes : déchet industriel commun, carton, bois, moquette, ferraille, et gravats provenant des événements. Lorsque cela est possible, ils privilégient des solutions autres que le papier. Ils adaptent les quantités disponibles au bar pour éviter le gaspillage, trient les déchets provenant de la restauration et les recyclent. Ils ont également fait le choix de consommables écoconçus qui sont meilleurs pour l’environnement.
Engagement local
Lille Grand Palais représente 446 emplois directs ou indirects pour l’économie locale, ce qui représente l’équivalent de 72 millions d’euros en revenus économiques pour la ville de Lille.
Amélioration de la qualité de l’air
Le centre a mis en place une politique de nettoyage écoresponsable, en choisissant d’utiliser des produits de nettoyage écologiques et peu polluants.
Mise en œuvre de la durabilité pour les achats
Le centre travaille en majorité avec des acteurs locaux ou régionaux.
Ils organisent une réunion annuelle avec tous leurs fournisseurs pour développer de nouveaux produits, des variations saisonnières pour les repas, utilisant des produits biologiques.
Récompenses et certifications
Lille Grand Palais a montré son engagement à évoluer vers plus d’écoresponsabilité en obtenant diverses certifications : ISO14001 (systèmes de management environnemental) depuis 2010 et la certification « Charte Qualité et Développement Durable » de France Congrès.
ISO14001 est une norme internationale qui atteste d’une démarche de mise en œuvre de systèmes de management environnemental. Cette norme aide les entreprises à améliorer leur performance environnementale à travers une utilisation plus efficace des ressources et une réduction des déchets.
La certification délivrée par la « Charte Qualité et Développement Durable » de France Congrès inclut 25 engagements groupés selon 3 axes principaux : aider les clients pour assurer le succès de leurs événements ; s’assurer que les employés sont informés sur le sujet de l’écoresponsabilité (Guide Qualité et Développement Durable, Intégration ISO, participation aux Journées Européennes du Développement Durable, etc.) ; enfin, passer à l’action pour protéger l’environnement.
Plus récemment (fin mai 2022), Lille Grand Palais a également obtenu la certification ISO20121, norme internationale dédiée au secteur de l’événementiel.
Le centre dispose de 3 auditoriums (450, 800 et 2000 places), 30 salles de réunion et plus de 6000 m2 d’espace multifonction. Il peut accueillir des événements entre 200 et 4000 participants.
Initiatives écologiques
Depuis plus de 15 ans, le centre poursuit une politique écoresponsable, attestée par les nombreuses certifications obtenues en lien avec le développement durable.
Le centre a mis en place une Gestion Technique Centralisée (GTC), qui autorise une gestion de l’énergie plus efficace pour tous les systèmes techniques du bâtiment, et permet d’économiser de façon importante sans perte de contrôle pour les utilisateurs ou perte de qualité dans les services disponibles dans le bâtiment.
Le centre utilise une énergie verte à 100 % ; l’incinération des déchets produit un chauffage urbain à vapeur. Des lampes basse consommation (LED) ont été installées et la plupart des salles bénéficient de la lumière du jour.
Réduction des déchets
Plus de 26 types de déchets différents sont traités et 33 % de l’ensemble des déchets sont recyclés. Les organisateurs d’événements et les exposants sont également encouragés à trier leurs déchets.
Engagement local
La Cité a mis en place un système de redistribution de nourriture aux associations locales.
Réduction de la consommation d’eau
La consommation d’eau dans le centre est contrôlée et surveillée en permanence.
Mise en œuvre de la durabilité pour les achats
La Cité travaille majoritairement avec des fournisseurs locaux écoresponsables, ce qui permet de réduire l’empreinte carbone sur les services de livraison. De surcroît, les compositions florales utilisées sur le site sont produites localement.
Utilisation de produits écologiques, recyclables ou réutilisables
Cela inclut l’utilisation de mobilier écoresponsable, de stands écoconçus et dépourvus de moquette ; cela implique également l’utilisation de moquette recyclée quand il est indispensable d’avoir de la moquette, l’utilisation d’encre écologique pour toute la signalétique, la préférence donnée aux matériaux recyclables et aux installations réutilisables, etc.
Pour la partie restauration, le centre offre des pauses café mettant en avant des produits bios locaux ou des produits issus du commerce équitable ; de plus, toute la vaisselle est en porcelaine.
Récompenses et certifications
La Cité a obtenu et maintient plusieurs certifications relatives à la durabilité : ISO20121 (systèmes de management responsable appliqués à l’activité événementielle) et la « Charte Qualité et Développement Durable » de France Congrès. La Cité est également le seul palais des congrès français, parmi 30 au monde, à avoir obtenu l’AIPC (Association Internationale des Palais des Congrès) Quality Standards niveau « Or ».
Le bâtiment offre 22 salles multifonctionnelles qui peuvent accueillir réunions, banquets, conférences et expositions de toutes tailles, un auditorium de 2000 places, et 4500 m2 d’espace dédié aux expositions. Le Forum peut accueillir 3000 participants dans sa configuration théâtre. Le CCD est situé au cœur du réseau de transport de Dublin, à 15 minutes de l’aéroport, et à distance de marche de nombreux hôtels, restaurants et attractions.
Initiatives écologiques
Le Convention Centre Dublin est considéré comme le premier centre de conférence neutre en carbone au monde, et un des lieux les plus écoresponsables d’Europe. Son design est en adéquation avec les plus hauts standards de la durabilité écologique. Ils se sont aussi engagés à poursuivre une durabilité sur le long terme via leur certification ISO14001.
Le centre a pour but de devenir le lieu le plus écologique d’Irlande et un leader en termes d’expertise sur l’organisation d’événements durables en Europe. Pour atteindre ces objectifs, ils ont identifié 4 domaines d’action : atteindre la neutralité carbone à horizon 2025, être certifiés ISO 20121 en 2021 (ce qu’ils ont accompli), avoir une offre d’hôtellerie durable, et éliminer tout recours aux plastiques à usage unique à horizon 2023.
Pour réduire leur consommation globale d’énergie, ils s’appuient sur un fournisseur écoresponsable, ce qui leur a permis d’éliminer complètement leurs émissions de CO2 pour ce qui concerne l’électricité utilisée sur site (ce qui représente une diminution de 67,5 % de leurs émissions totales).
Ils ont mis en œuvre des systèmes durables, par exemple un système intégré d’automatisation du bâtiment (IBAS). Ils ont également installé un système de récupération de chaleur via une roue thermique et une unité thermique pour le stockage de la glace (ISTU), qui refroidit l’eau la nuit pour former de larges blocs de glace qui vont fondre durant la journée pour fournir la climatisation pour tout le bâtiment.
La conception du bâtiment fait bon usage de la lumière du jour dans tous les espaces de type foyers et petites salles de réunion. De surcroît, la plupart des espaces de réunion sont équipés de détecteurs de mouvement, qui éteignent les lumières automatiquement quand la pièce est vide. De plus, toutes les lampes extérieures sont équipées d’ampoules de type LED.
Le mode veille est automatiquement activé pour tous les ordinateurs et équipements de bureau.
Enfin, ils explorent les options disponibles pour utiliser du gaz renouvelable, et pour faire de la compensation carbone quand de meilleures options ne sont pas possibles ou pas encore disponibles.
Réduction des déchets
Le CCD a mis en place une politique complète de gestion des déchets pour s’assurer de la correcte séparation des différents types de déchets. Ils estiment que cette politique leur permet de recycler environ 95 % de leurs déchets.
L’effort de recyclage est fait aussi bien dans le bâtiment que pour les événements qui s’y tiennent (par exemple, en fournissant des conteneurs de recyclage faits sur mesure pour aider les visiteurs à participer à l’effort commun).
En ce qui concerne les déchets alimentaires, ils s’intéressent de près à différentes initiatives comme la transformation de ces déchets en engrais.
Ils explorent aussi des pistes pour ce qui est des alternatives à la décharge, parmi lesquelles la transformation des déchets en énergie.
Pour éliminer l’utilisation des plastiques à usage unique d’ici 2023, ils les ont déjà retirés de leur offre de restauration sur site et les ont remplacés par des emballages verts.
Toutes les tasses à café jetables sont décomposées en déchets CSR (Combustibles Solides de Récupération).
Les équipes de nettoyage utilisent des chiffons en microfibre réutilisables et des serpillières faites à partir de matériaux recyclés qui sont lavés sur site. Ils utilisent également des produits en papier recyclé et des distributeurs de savon rechargeables.
Réduction de la consommation d’eau
Pour réduire la consommation d’eau, le centre a installé des robinets avec détecteurs pour tous les lavabos et des chasses d’eau automatiques pour tous les urinoirs.
Promotion de la nourriture locale
Le CCD s’engage à fournir des mets écoresponsables, mais promet également la sécurité alimentaire, la fraîcheur, la mise en avant des fermes, et la durabilité environnementale. Ils utilisent des fournisseurs originaires d’Irlande qui se sont fait les champions des pratiques écologiques.
De plus, la grande majorité des produits alimentaires, y compris le bœuf et le poulet, sont produits localement. Cela permet de s’assurer que les repas sont frais et saisonniers tout en soutenant les fermiers locaux. Enfin, le chocolat, le thé et le café proviennent du commerce équitable.
Mise en œuvre de la durabilité pour les achats
Dans la mesure du possible, le CCD choisit les produits et services qui présentent le moins d’impact négatif sur l’environnement.
Promotion des modes de transport en masse/verts
Le CCD est à 10 minutes de marche du centre-ville et facilement accessible par les transports en commun. Il est également à distance de marche de nombreux hôtels, restaurant et lieux de divertissement.
Le centre encourage l’usage des transports en commun et offre à ses employés un système de « Venir au travail à vélo ».
Compensation des émissions carbone
Le CCD offre à ses clients la possibilité de compenser toutes les émissions carbone générées par leurs événements. Pour cela, ils calculent le montant total des émissions de CO2 de l’événement et en déduisent le nombre d’arbres locaux qui seront plantés dans toute l’Irlande.
Récompenses et certifications
Le Convention Centre Dublin possède 2 certifications ISO qui mettent en avant son engagement vers une durabilité sur le long terme : ISO20121 (systèmes de management responsable appliqués à l’activité événementielle) depuis 2021 et ISO14001 (systèmes de management environnemental) depuis 2011.
IFEMA MADRID est un consortium constitué par la Communauté de Madrid, le Conseil Municipal de Madrid, la Chambre de Commerce et d’Industrie, et la fondation Montemadrid. Leur département « Conventions et Congrès » gère 2 lieux, le Recinto Ferial (pour les foires) et, depuis 2019, le Palacio Municipal (centre de congrès) qui sont tous deux reliés au centre-ville et proches de l’aéroport.
Ces lieux peuvent accueillir tous types d’événements : conventions, congrès, présentations de produits, conférences, symposiums, réunions professionnelles, dîners de gala, événements sportifs ou concerts, etc.
Le Palacio Municipal intègre plus de 30 000 m2 d’espace disponible, et inclut un auditorium d’une capacité de 1812 personnes, une pièce pouvant servir à divers usages de 2414 m2, ainsi que 32 salles qui peuvent accueillir de 26 à 360 personnes.
Le Recinto Ferial propose un espace de 200 000 m2, réparti sur 13 halls, 85 salles, 2 centres de congrès (le Centre Nord dispose d’un auditorium pouvant accueillir 1100 personnes et de 18 salles ; le Centre Sud propose un deuxième auditorium d’une capacité de 600 personnes), ainsi que des espaces extérieurs.
Initiatives écologiques
IFEMA MADRID est bien conscient de l’impact considérable que les événements peuvent avoir, tout particulièrement sur l’environnement, et ils prennent des mesures pour rendre leur gestion plus écologique. Ils ont publié des guides à destination des exposants et des visiteurs.
IFEMA MADRID concentre ses efforts sur les domaines suivants, qui sont inclus dans son Schéma Directeur RSE publié tous les ans.
Réduction de la consommation d’énergie
L’électricité utilisée dans tous les bâtiments gérés par IFEMA MADRID provient à 100 % de sources renouvelables.
Le bâtiment Puerta Sur est chauffé grâce à l’énergie géothermique, qui utilise l’énergie du sol pour le chauffage et pour fournir l’eau chaude sanitaire de façon plus écologique. Des panneaux photovoltaïques ont également été installés.
Réduction des déchets
Pour réduire la consommation de papier et les déchets, ils ont mis en place la numérisation autant que possible et ont réduit le nombre d’imprimantes dans les bureaux. Ils ont également supprimé presque tous les badges et invitations papier.
Ils essaient également de réduire l’utilisation de la moquette, et l’ont éliminée complètement pour certains événements. Ils installent également de la moquette usagée lors de certains événements et ont arrêté d’installer de la moquette entre les stands et les allées pour tous les salons.
Enfin, ils donnent les surplus générés lors des événements organisés par le secteur alimentaire à diverses associations caritatives, ce qui réduit également la quantité de déchets.
Grâce à ces différentes mesures, IFEMA MADRID a réduit son ratio de déchets de 53 % au cours des 4 dernières années, et en 2021, 69,4 % des déchets étaient recyclés.
Réduction des gaz à effet de serre
Suite à ces efforts, IFEMA MADRID a réussi à réduire ses émissions de gaz à effet de serre de plus de 72 % au cours des 5 dernières années.
Réduction de la consommation d’eau
Les eaux de récupération et de consommation sont fournies à travers le réseau général d’eau et le réseau d’eau récupérée.
IFEMA MADRID a mis en place les mesures suivantes pour réduire la consommation d’eau au fil des ans : l’irrigation sur site utilise de l’eau récupérée, tous les robinets sont équipés de régulateurs, et ils ont installé des urinoirs secs, des robinets automatiques, et des WC à double chasse dans les halls et les vestiaires, ainsi que des pommes de douche efficaces dans les vestiaires.
Les espaces verts sont plantés d’espèces adaptées au climat local et au système d’irrigation par eau récupérée.
Ils ont graduellement réduit la surface occupée par les pelouses pour réduire la consommation d’eau et les besoins en maintenance.
Ils ont donné la priorité aux plantes de couverture pour stabiliser le sol, empêcher la croissance des mauvaises herbes, et permettre l’utilisation d’un système d’irrigation localisé qui réduit la consommation d’eau.
De plus, ils utilisent des engrais écologiques et ne font usage de produits chimiques que pour pallier certains manques, et optent toujours pour les formules faibles en nitrogène afin de minimiser la pollution de l’eau. Ils préfèrent également utiliser des méthodes mécaniques pour le contrôle des mauvaises herbes, ratisser et biner afin de ne pas utiliser d’herbicides.
Promotion des modes de transport en masse/verts
IFEMA MADRID travaille avec Iberdrola sur certaines initiatives telles que l’installation du premier parc de stationnement public écoresponsable sur une foire commerciale en Espagne ou encore l’organisation d’activités pour promouvoir et diffuser des informations sur la mobilité électrique.
Le parc de stationnement peut recharger simultanément 34 véhicules avec de l’énergie à 100 % verte. Cela a permis d’éviter l’émission de 8 tonnes de CO2 dans l’atmosphère.
En termes de mobilité et d’électrification des modes de transport, ils disposent d’une flotte de véhicules électriques ce qui a permis de réduire de façon significative leurs émissions annuelles de CO2 provenant du transport.
Récompenses et certifications
Les certifications suivantes sont la preuve de l’engagement qu’IFEMA MADRID a pris concernant une plus grande écoresponsabilité : ISO50001 (management de l’énergie pour le bâtiment Puerta Sur), ISO14001 (systèmes de management environnemental), et ISO20121 (systèmes de management responsable appliqués à l’activité événementielle).
En 2021, IFEMA MADRID a également reçu le Prix « Commitment to Energy Efficiency and Sustainability » lors de la 8e remise de prix par l’Association of Energy Efficiency Companies (A3E).
En conclusion
Les vagues de chaleur récentes, les feux de forêt, et autres catastrophes climatiques ont mis en avant, si besoin était, l’importance de travailler de concert pour construire une société plus durable.
Le secteur de l’événementiel est par nature assez peu respectueux de l’environnement, mais il est possible de prendre certaines mesures pour améliorer cet impact négatif sur l’environnement.
Comme nous l’avons vu, des centres de congrès dans le monde entier essaient d’avancer dans une direction plus écoresponsable en rendant leurs opérations plus vertes.
Leurs actions sont, sans nul doute, les bienvenues pour les organisateurs qui souhaitent rendre leurs événements plus respectueux de l’environnement.
Chez totm exposition, nous pouvons vous aider à rendre vos stands plus écologiques, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet !
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