Catégorie : Événements

Le bien-être est passé, ces dernières années, d’une préoccupation personnelle à une priorité professionnelle. Dans le monde du travail, il est désormais courant de voir des initiatives axées sur le bien-être des employés, comme les horaires flexibles ou les bureaux assis-debout. Cette prise de conscience influence également la manière dont les événements professionnels sont organisés. Les planificateurs d’événements B2B reconnaissent de plus en plus qu’intégrer des activités de bien-être lors des conférences, salons et réunions peut améliorer l’engagement, faciliter le réseautage et offrir une expérience plus positive aux participants.

Cet article propose des approches concrètes et réalistes pour inclure des activités de bien-être dans vos événements B2B, sans détourner l’attention des objectifs commerciaux ni dépasser le budget.

Comprendre la valeur du bien-être dans le contexte B2B

Le bien-être n’est pas une simple tendance, mais s’inscrit dans un mouvement plus large vers une conception d’événements centrée sur les participants. Les journées remplies de réunions, de conférences et de réseautage peuvent entraîner une fatigue physique et mentale. Les activités de bien-être permettent aux participants de se ressourcer, de rester concentrés et disponibles.

Intégrer des initiatives de bien-être dans un événement B2B peut également :

• Améliorer la perception de la marque pour les organisateurs et sponsors
• Favoriser une meilleure participation aux sessions et aux activités de réseautage
• Répondre aux besoins variés des participants, notamment en matière d’inclusion et de diversité
• Offrir une valeur ajoutée aux exposants et aux visiteurs

Le bien-être ne transforme pas un salon professionnel en retraite de yoga : il s’agit simplement d’ajouter des petites attentions qui montrent que l’on considère les participants dans leur globalité, et pas uniquement comme des professionnels.

Points clés à considérer avant d’ajouter des activités de bien-être

Avant d’intégrer des initiatives de bien-être, il est essentiel de bien comprendre le contexte de votre événement et son public. Posez-vous les questions suivantes :

• Profil des participants : sont-ils susceptibles d’apprécier des séances de relaxation, des sessions sportives ou des espaces de détente ? Les attentes varient selon les secteurs, les âges et les cultures.
• Contraintes du lieu : l’espace disponible permet-il d’installer des zones de mouvement ou de calme ? Le bruit pose-t-il un problème ?
• Planning : les activités peuvent-elles s’intégrer naturellement au programme sans perturber les sessions principales ?
• Budget : certaines initiatives coûtent peu, mais il faut déterminer ce qui est réaliste pour votre événement.

Idées de bien-être faciles à mettre en place

Voici plusieurs types d’activités à adapter selon votre audience, votre espace et vos moyens.

1. Activités physiques légères

Même une activité physique douce peut contrer la fatigue liée aux longues heures assises.

• Séances de stretching ou de yoga matinales : 30 minutes avant le début des sessions pour dynamiser la journée.
• Balades guidées : des marches en groupe à la pause déjeuner favorisent la détente et les échanges informels.
• Mini-séances de fitness : proposez des activités courtes (15-20 minutes) comme le yoga sur chaise ou des exercices d’étirement avec bandes élastiques.

2. Pleine conscience et relaxation

Ces activités aident à réduire la fatigue mentale et à maintenir la concentration.

• Espaces calmes ou zones de détente : aménagez des espaces avec éclairage doux, sièges confortables et musique apaisante pour permettre à vos participants de décompresser.
• Séances de respiration ou méditation : proposez de courtes séances guidées en présentiel ou accessibles via l’application de l’événement, tout particulièrement l’après-midi quand la fatigue commence à se faire sentir.
• Aromathérapie ou bains sonores : des expériences sensorielles basées sur les huiles essentielles ou des fonds sonores calmants permettent de se recentrer.

3. Nutrition et hydratation

Une alimentation équilibrée soutient l’énergie et la concentration.

• Bars à collations saines : fruits, noix, smoothies ou barres énergétiques en complément des options classiques.
• Stations d’eau aromatisée : eau infusée aux fruits, herbes ou agrumes.
• Interventions de nutritionnistes : sessions courtes ou conseils pratiques sur l’alimentation lors de déplacements professionnels.

 

4. Améliorations ergonomiques et confort

Créer des espaces confortables favorise le bien-être global.

• Zones lounge : sièges variés et lumière naturelle pour des discussions informelles ou des pauses solos.
• Chaises de massage ou réflexologie plantaire : séances rapides pendant les pauses.
• Espaces de recharge calmes : permettent de recharger ses appareils… et ses batteries personnelles.

5. Soutien à la santé mentale

Prendre en compte la santé mentale renforce le sentiment d’inclusion.

• Présence de conseillers ou d’organismes partenaires : consultations ponctuelles ou distribution de ressources sur place.
• Murs de gratitude ou coins journalisation : un espace pour écrire ou partager des messages positifs.
• Ressources numériques : liens vers des applications de méditation ou des guides de bien-être.

Collaborer avec les bons prestataires et sponsors

Les organisateurs ne doivent pas tout gérer seuls. De nombreux prestataires spécialisés peuvent apporter leur expertise, comme :

• Studios de yoga
• Masseurs professionnels
• Nutritionnistes ou diététiciens
• Coachs en méditation

Certains de ces partenaires recherchent justement de la visibilité dans les milieux professionnels, ce qui en fait de bons candidats pour des partenariats sponsorisés. Par exemple, un sponsor peut apposer son nom sur une zone de détente ou un bar à eaux aromatisées.

Communication et participation

Il est essentiel d’informer les participants sur ces initiatives.

• Avant l’événement : mentionnez les activités de bien-être dans le site web, l’application et les e-mails d’information.
• Sur place : prévoyez une signalétique claire et des annonces pour rappeler les horaires et lieux.
• Participation libre : les activités doivent rester optionnelles et ne pas concurrencer le contenu principal.

Pensez également à informer les bénévoles et équipes sur site, afin qu’ils puissent guider les participants.

Mesurer l’impact

Pour démontrer la valeur de ces initiatives, collectez des données :

• Enquêtes et sondages : ajoutez des questions spécifiques dans les questionnaires post-événement.
• Suivi de l’application : mesurez l’engagement sur les contenus liés au bien-être.
• Observations directes : notez la fréquentation des espaces dédiés et la participation aux ateliers.

Les témoignages et commentaires positifs sont aussi précieux que les chiffres pour évaluer la réussite.

Conseils finaux pour une intégration réussie

Enfin, pour faire du bien-être une partie intégrante de vos événements B2B :

• Commencez petit : une ou deux initiatives suffisent pour tester l’accueil du public.
• Soyez inclusif : adaptez les activités aux capacités physiques et aux différences culturelles.
• Alignez-vous sur les valeurs de l’événement : par exemple, optez pour des initiatives durables si votre marque met l’accent sur la RSE.
• Pensez aux participants en ligne : dans le cas d’événements hybrides, proposez des pauses bien-être virtuelles (méditation, étirements).

En résumé

Intégrer le bien-être dans un événement B2B ne demande pas de changements radicaux. De petites initiatives, comme un espace de détente ou un bar à eau aromatisée, peuvent améliorer l’expérience des participants et valoriser votre image de marque.

À mesure que les attentes évoluent, ces attentions deviennent un véritable levier pour renforcer la satisfaction et l’engagement lors de vos événements.

Auteur : Véronique Colombani

Le choix du lieu est l’une des décisions les plus déterminantes dans la planification d’un événement d’entreprise. Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, d’une conférence annuelle ou d’un cocktail de réseautage, le lieu constitue la base de toute l’expérience. Il influence la logistique, le budget, le ton et, en fin de compte, le succès de l’événement. Face à la multitude d’options disponibles, il est essentiel d’adopter une démarche structurée pour identifier l’espace le plus adapté.

Voici dix critères clés à considérer pour choisir le lieu idéal pour tout type d’événement d’entreprise.

1. Définir les objectifs et le format de l’événement

Avant de commencer à chercher un lieu, il est indispensable de clarifier l’objectif de l’événement. S’agit-il de former, de célébrer, de collaborer ou de promouvoir ? Le lieu doit être cohérent avec la nature de l’événement : un gala formel n’aura pas les mêmes exigences qu’une démonstration produit informelle ou une séance de formation interne.

Le format doit également être défini : assis ou debout ? Prévoit-on des démonstrations, des panels, du réseautage ? Ces éléments orienteront le choix du lieu en termes d’agencement, d’équipements et de surface nécessaires.

2. Connaître son public

Le lieu doit répondre aux besoins et aux attentes des participants. Quel est le profil des invités ? S’agit-il de cadres supérieurs, de collaborateurs internes, de visiteurs internationaux ? Des besoins spécifiques en matière d’accessibilité ou de mobilité doivent-ils être pris en compte ?

La taille du public joue aussi un rôle. Un espace trop vaste peut sembler vide et impersonnel ; trop exigu, il génère de l’inconfort. Une bonne compréhension du profil des participants permet d’anticiper les contraintes et de concevoir une expérience fluide.

3. L’importance de l’emplacement

La localisation du lieu influence fortement la participation. Plusieurs éléments sont à prendre en compte :

• Accessibilité : proximité d’un aéroport, d’une gare, de transports en commun
• Hébergement : existence d’hôtels à proximité pour tous les budgets
• Commodités : restaurants, boutiques, attractions culturelles
• Sécurité : réputation et environnement autour du lieu

Un événement local peut se tenir en centre-ville, tandis qu’un événement international bénéficiera d’un accès facilité aux infrastructures de transport.

4. Capacité et flexibilité de l’espace

Outre la capacité maximale, il faut évaluer la modularité du lieu. Un espace flexible permet d’adapter l’agencement selon le programme ou le nombre de participants.

Il est important de vérifier :

• Les normes de sécurité (capacités légales)
• Les configurations possibles (théâtre, banquet, etc.)
• La circulation dans l’espace
• La possibilité de créer des zones distinctes pour des activités parallèles

5. Considérations budgétaires

Le coût de la location représente souvent une part importante du budget global. Toutefois, il ne faut pas s’arrêter au tarif affiché. Il convient de clarifier ce qui est inclus ou non :

• Matériel audiovisuel et support technique
• Mobilier, nappage
• Personnel pour le montage/démontage
• Sécurité et personnel disponible
• Assurances requises

Un lieu plus cher peut parfois s’avérer plus rentable s’il comprend des services intégrés qui évitent des dépenses additionnelles.

6. Infrastructures techniques et connectivité

Dans un contexte où les événements hybrides se développent, la qualité des infrastructures techniques devient un critère décisif. Il est recommandé de vérifier les éléments suivants :

• Présence d’un système de sonorisation intégré
• Écrans, vidéoprojecteurs, éclairage
• Connexion Wi-Fi fiable pour les participants et les intervenants
• Possibilité de captation vidéo ou de diffusion en direct

Même pour un événement exclusivement en présentiel, la connectivité est indispensable pour l’usage des applications mobiles, les partages sur les réseaux sociaux et la communication professionnelle.

7. Accessibilité et inclusion

Un lieu inclusif permet à tous les participants de vivre pleinement l’événement. Voici quelques points à vérifier :

• Entrées de plain-pied ou rampes d’accès
• Toilettes accessibles
• Ascenseurs disponibles
• Boucles magnétiques pour malentendants

Il est également pertinent de prévoir des menus adaptés (végétariens, casher, halal, sans allergènes), des espaces de repos, de prière ou d’allaitement, et d’éventuels services de traduction ou de signalétique multilingue.

8. Services et commodités sur place

Le confort et la commodité jouent un rôle important dans l’expérience des participants. Voici ce que vous pouvez considérer :

• Stationnement : nombre de places, coût, accessibilité
• Service traiteur : interne ou prestataires imposés, options de menus
• Coordination : présence d’un responsable événement dédié
• Sécurité : obligatoire pour les événements de grande envergure ou en soirée

Certains lieux imposent des prestataires agréés, d’autres offrent des solutions tout-en-un. Il est essentiel de comprendre les conditions pour éviter les mauvaises surprises.

9. Conditions contractuelles et flexibilité

Lire attentivement le contrat est essentiel. Voici les éléments à surveiller :

• Politiques d’annulation et de remboursement
• Clauses de force majeure
• Dépenses minimales ou quotas de consommation
• Calendrier de paiement

Un lieu offrant des conditions souples en cas de report ou d’annulation constitue un avantage non négligeable, surtout dans un contexte incertain.

10. Visite du site et vérification des références

Une visite sur site est indispensable pour confirmer qu’un lieu répond réellement aux attentes. Lors de cette visite, il convient d’observer :

• Propreté et état général
• Accueil et disponibilité du personnel
• Taille réelle des espaces
• Qualité de l’éclairage et de l’acoustique
• Clarté de la signalisation

Demander l’avis d’anciens clients ou assister à un autre événement dans ce même lieu peut fournir des informations précieuses sur l’expérience vécue.

En conclusion

Choisir un lieu ne se résume pas à cocher des cases dans une liste. Il s’agit de trouver un espace en phase avec les objectifs de l’événement, qui facilite la logistique et crée une expérience positive pour les participants. En évaluant systématiquement les dix critères abordés dans cet article, les planificateurs peuvent prendre des décisions éclairées et sécuriser le succès de leur événement.

Mettre en place une grille d’évaluation ou une checklist peut également simplifier le processus de comparaison entre plusieurs options. Avec une méthodologie claire, le choix du lieu devient une opportunité stratégique plutôt qu’un facteur de stress.

Auteur : Véronique Colombani

Les salons professionnels restent une pierre angulaire du marketing interentreprises (B2B), offrant aux entreprises l’opportunité de présenter leurs produits, de nouer des contacts avec des professionnels du secteur et de générer des leads. Cependant, capter l’attention des visiteurs devient de plus en plus difficile, car les exposants rivalisent pour se démarquer sur des espaces d’exposition très fréquentés. Une approche qui gagne en popularité est la gamification, c’est-à-dire l’intégration d’éléments ludiques dans les stands pour captiver le public, encourager la participation et créer des interactions mémorables.

La gamification ne se limite pas au divertissement ; c’est un outil stratégique permettant d’améliorer la mémorisation de la marque, d’optimiser la génération de leads et d’encourager un engagement plus profond avec l’offre d’une entreprise. En intégrant des défis interactifs, les exposants peuvent transformer les visiteurs passifs en participants actifs.

Cet article explore cinq façons d’intégrer la gamification dans les salons professionnels.

1. Pourquoi la gamification fonctionne lors des salons professionnels

La gamification s’appuie sur des principes psychologiques qui encouragent la participation. Des recherches en sciences du comportement suggèrent que des éléments de jeu tels que la compétition, les récompenses et l’interaction sociale peuvent augmenter la motivation et l’engagement.

Lorsqu’ils sont appliqués à un salon professionnel, ces éléments :

• Augmentent le trafic sur le stand : les participants sont plus enclins à s’arrêter à un stand proposant un défi interactif.
• Améliorent la rétention d’informations : les jeux aident à renforcer les messages clés de la marque d’une manière plus efficace que les brochures ou les présentations commerciales traditionnelles.
• Favorisent les opportunités de réseautage : les défis en équipe ou les classements créent des occasions pour les visiteurs d’interagir entre eux et avec les représentants du stand.
• Boostent la génération de leads : les participants fournissent souvent leurs coordonnées pour participer à des concours ou recevoir des récompenses, offrant ainsi aux exposants des données précieuses.

2. Cinq façons d’intégrer la gamification sur votre stand

1. Quiz interactifs et jeux de culture générale

Les jeux basés sur des quiz sont un moyen efficace d’éduquer les participants sur les produits ou services d’une entreprise. Les exposants peuvent créer des stations de quiz interactives sur écran tactile où les visiteurs répondent à des questions liées au secteur pour tenter de gagner des prix.

Bonnes pratiques :

• Rendre les questions courtes et engageantes pour maintenir l’intérêt.
• Proposer des récompenses par niveaux (ex. : petits cadeaux pour la participation, prix plus importants pour les meilleurs scores).
• Intégrer des classements en temps réel pour encourager une compétition amicale.

2. Expériences numériques et en réalité augmentée

Les expériences immersives basées sur la réalité augmentée et la réalité virtuelle attirent fortement l’attention. Ces technologies permettent aux exposants de présenter des produits complexes de manière interactive.

Bonnes pratiques :

• Assurer une navigation intuitive pour les visiteurs qui ne sont pas familiers avec la réalité augmentée.
• Utiliser la réalité augmentée pour simplifier des concepts complexes grâce à une narration interactive.
• Fournir un support post-événement (ex. : un résumé numérique de l’expérience) pour un suivi après le salon.

3. Chasses au trésor et badges numériques

Les salons professionnels regroupent souvent plusieurs exposants du même secteur. Les chasses au trésor encouragent les visiteurs à explorer différents stands tout en collectant des badges numériques ou des tampons virtuels.

Bonnes pratiques :

• Concevoir des défis en lien avec les objectifs d’apprentissage (ex. : visiter des zones de démonstration de produits).
• Utiliser une application mobile pour suivre la progression et attribuer des points.
• Offrir des récompenses attractives adaptées à l’audience cible (ex. : réductions, accès exclusif à du contenu).

4. Classements et compétitions en temps réel

Les compétitions avec des classements en temps réel créent de l’enthousiasme et un sentiment d’urgence. Qu’il s’agisse d’un défi physique (ex. : course d’assemblage de produits) ou d’un jeu numérique, les classements incitent les participants à viser les premières places.

Bonnes pratiques :

• Utiliser des écrans de grande taille pour afficher les classements en direct.
• Encourager le partage sur les réseaux sociaux en permettant aux participants de publier leurs scores en ligne.
• Offrir des récompenses exclusives aux meilleurs compétiteurs (ex. : accès VIP à un événement).

5. Démonstrations ludiques de produits

Plutôt que de proposer des présentations traditionnelles, les entreprises peuvent transformer leurs démonstrations de produits en défis interactifs. Cette approche permet aux visiteurs de s’impliquer activement avec le produit plutôt que d’écouter passivement un argumentaire commercial.

Bonnes pratiques :

• Concevoir des défis pratiques mettant en avant les fonctionnalités clés du produit.
• Intégrer des contraintes de temps pour maintenir l’engagement.
• Fournir des ressources pour assurer le suivi (ex. : essais gratuits, remises sur achat).

3. Mesurer le succès de la gamification lors des salons professionnels

Pour évaluer l’impact des stratégies de gamification, les exposants doivent étudier certains indicateurs clés de performance :

• Trafic sur le stand pour mesurer le nombre de participants ayant pris part au jeu.
• Durée d’engagement pour suivre le temps que les visiteurs passent à interagir avec l’expérience.
• Taux de capture de leads pour comparer le nombre de leads collectés via les éléments ludiques par rapport aux méthodes traditionnelles.
• Mentions sur les réseaux sociaux pour surveiller si les participants partagent leur expérience en ligne.
• Conversions post-événement pour analyser l’engagement après le salon (ex. : réponses aux e-mails, visites du site web).

Selon Swoogo, 73 % des participants se sentent plus engagés lorsque des éléments de gamification sont intégrés aux événements. Momencio rapporte que les stands avec des jeux enregistrent un trafic supérieur de 40 % par rapport à ceux qui n’en proposent pas.

En conclusion

La gamification s’est imposée comme un outil d’engagement précieux pour les salons professionnels, permettant aux exposants de captiver les visiteurs tout en renforçant leur message de marque. Qu’il s’agisse de quiz interactifs, d’expériences en réalité augmentée, de chasses au trésor, de compétitions en temps réel ou de démonstrations ludiques, l’intégration stratégique d’éléments de gamification peut augmenter le trafic sur le stand, optimiser la génération de leads et améliorer la rétention des participants.

Pour maximiser l’impact, les entreprises doivent aligner leurs initiatives de gamification sur leurs objectifs commerciaux, suivre certains indicateurs d’engagement, et s’assurer que les expériences restent fluides, pertinentes et gratifiantes. Alors que les visiteurs des salons recherchent de plus en plus des expériences interactives et personnalisées, la gamification devrait occuper une place croissante dans les stratégies des exposants.

 

 

Auteur : Véronique Colombani

L’industrie événementielle est sur le point de connaître une transformation significative en 2025, portée par les avancées technologiques, l’évolution des attentes des participants et une attention accrue portée à la durabilité. 

Les organisateurs d’événements doivent se tenir informés de ces évolutions pour continuer à créer des expériences percutantes et engageantes. Voici les principales tendances qui devraient façonner l’industrie dans l’année à venir.

1. Une intégration poussée de l’IA et de l’automatisation

L’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation révolutionneront la planification et l’exécution des événements en 2025. Les applications clés incluent :

• Des expériences personnalisées pour les participants : les outils basés sur l’IA analyseront les données des participants pour offrir des recommandations de contenu personnalisées et des opportunités de réseautage, améliorant ainsi l’engagement. Par exemple, l’IA peut associer des participants partageant des intérêts similaires, augmentant ainsi les chances de connexions significatives.
• L’efficacité opérationnelle : l’automatisation rationalisera des tâches telles que les inscriptions aux événements, la planification et l’assistance en temps réel via des chatbots, permettant aux organisateurs de se concentrer sur des éléments plus stratégiques. Les outils automatisés peuvent également prédire les tendances de participation, aidant ainsi les organisateurs à optimiser les ressources.

2. Durabilité et priorité à une approche locale

La durabilité sera au centre des préoccupations en 2025, les organisateurs adoptant des mesures respectueuses de l’environnement pour répondre aux attentes des participants et aux objectifs de responsabilité sociétale. Les stratégies incluent :

• Des événements zéro déchet : mise en place de programmes complets de recyclage et de compostage, utilisation de matériaux biodégradables et don des surplus pour minimiser l’impact environnemental. Les organisateurs utiliseront également des plateformes numériques pour remplacer les supports papier, réduisant ainsi davantage les déchets.
• Plus d’initiatives neutralité carbone : calcul et compensation des empreintes carbone par des investissements dans des projets environnementaux, et choix de lieux certifiés verts. Les organisateurs exploiteront également des outils de suivi des émissions carbone pour mesurer l’impact environnemental de leurs événements en temps réel.
• Une approche locale prioritaire : mise en avant des fournisseurs, talents et éléments culturels locaux pour créer des expériences authentiques. Cette approche réduit la complexité logistique tout en enrichissant l’expérience des participants grâce à la diversité régionale.

3. Évolution des événements hybrides et virtuels

Le modèle d’événement hybride, combinant expériences en présentiel et virtuelles, continuera d’évoluer en 2025, offrant :

• Une intégration transparente : des technologies améliorées garantiront une expérience unifiée pour tous les participants, quel que soit leur mode de participation. De nouvelles plateformes prendront en charge des fonctionnalités telles que la diffusion en direct simultanée et le contenu à la demande.
• Un réseautage virtuel avancé : le matchmaking alimenté par l’IA et les salles de réunion en réalité virtuelle faciliteront des connexions significatives entre les participants. Ces outils créent des opportunités pour les participants virtuels de réseauter aussi efficacement que leurs homologues en présentiel.

4. Diversité, équité et inclusion

En 2025, la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) seront des éléments essentiels de la planification des événements. Les efforts pour intégrer la DEI incluent :

• Une représentation diversifiée : s’assurer que les intervenants, fournisseurs et participants reflètent une large gamme d’origines et de perspectives.
• Des pratiques inclusives : fournir un accès équitable aux ressources et créer des espaces sûrs pour les groupes sous-représentés. Cela inclut la mise à disposition d’installations accessibles et de contenu inclusif.
• Des métriques de succès : utiliser des outils pour mesurer les efforts de DEI, tels que les retours des participants et les indices de diversité des intervenants. Ces métriques permettent aux organisateurs d’aligner leurs événements sur les valeurs des participants.

5. Événements personnalisés et expérientiels

Les participants en 2025 rechercheront des expériences personnalisées et immersives. Les organisateurs d’événements se concentreront sur :

• Un contenu personnalisé : utilisation de l’IA pour adapter les agendas et recommandations de sessions en fonction des préférences individuelles. La personnalisation s’étend à la création d’itinéraires sur mesure répondant aux objectifs des participants.
• Les éléments interactifs : intégration de la gamification, de la réalité augmentée et du marketing expérientiel pour engager les participants de façon active. Les installations interactives et les démonstrations en réalité augmentée deviennent des éléments incontournables des événements, captivant les audiences.

6. Applications de la technologie Blockchain pour la sécurité et la transparence

La technologie Blockchain jouera un rôle croissant dans la gestion des événements, offrant des avantages tels que :

• La billetterie sécurisée : la technologie Blockchain peut éliminer les billets contrefaits en créant des justificatifs numériques infalsifiables.
• La gestion transparente des sponsors : les organisateurs peuvent utiliser la technologie Blockchain pour garantir aux sponsors des données précises sur les interactions des participants, renforçant ainsi la confiance et la responsabilité.
• Des contrats intelligents : ces contrats simplifient les accords avec les fournisseurs et prestataires de services, réduisant les litiges et garantissant des paiements ponctuels.

7. Mesures de sécurité et de protection renforcées

Compte tenu de la persistance des préoccupations sanitaires et de la numérisation croissante des événements, la sécurité et la protection seront primordiales en 2025. Les mesures incluent :

• Les technologies sans contact : mise en place de systèmes d’inscription, de paiement et de contrôles d’accès sans contact pour minimiser les contacts physiques. Les participants apprécient le côté pratique et la sécurité supplémentaire offerts par ces systèmes.
• Les protocoles de cybersécurité : renforcement de la sécurité numérique pour protéger les informations des participants et garantir l’intégrité des plateformes d’événements virtuels. Une formation complète du personnel événementiel sur les meilleures pratiques en matière de cybersécurité est également priorisée.

En conclusion

L’industrie événementielle en 2025 sera définie par son adaptabilité, son innovation et son engagement en faveur de la durabilité. Qu’il s’agisse de tirer parti de l’IA et de la technologie Blockchain ou de créer des expériences inclusives et immersives, les organisateurs d’événements entrent dans une ère où la technologie et la conception centrée sur l’humain convergent. 

L’accent mis sur la gestion environnementale, la sécurité et la personnalisation reflète les priorités évolutives de tous les acteurs. En adoptant ces tendances, l’industrie non seulement relève les défis actuels, mais prépare également le terrain pour une croissance et un succès à long terme.

Auteur : Véronique Colombani

Le rôle d’organisateur d’événements dans la sphère B2B (business-to-business) devient de plus en plus crucial à mesure que les entreprises reconnaissent la valeur ajoutée des événements lorsqu’ils sont bien organisés.

Qu’il s’agisse de conférences, de salons professionnels, de séminaires intra-entreprise ou encore d’événements dédiés au réseautage, les événements B2B sont des occasions pour les entreprises de renforcer leurs relations, d’accroître la notoriété de leur marque et d’atteindre leurs objectifs commerciaux.

Cependant, la complexité de ces événements nécessite un ensemble de compétences uniques qui vont au-delà de ce qui pourrait être requis dans d’autres domaines de la planification d’événements. Voici les compétences essentielles dont chaque organisateur d’événements a besoin pour réussir dans le domaine B2B.

Réflexion stratégique

La réflexion stratégique est la pierre angulaire de la planification réussie d’événements B2B. Contrairement aux événements sociaux, les événements B2B sont étroitement liés aux objectifs commerciaux d’une entreprise. Un organisateur d’événements doit être capable d’aligner les objectifs de l’événement sur les objectifs stratégiques plus larges de l’organisation. Cela implique de comprendre le public cible, de définir des indicateurs clés de performance (KPI) et de s’assurer que chaque aspect de l’événement contribue à atteindre ces objectifs.

Les organisateurs d’événements doivent également prendre en compte les implications à long terme, telles que le positionnement de la marque et les relations avec les clients. Par exemple, un salon professionnel peut être un événement ponctuel, mais les connexions établies à cette occasion pourraient déboucher sur des partenariats durables. Par conséquent, un planificateur doit aborder chaque événement avec une vision stratégique, en tenant compte à la fois des résultats immédiats et des opportunités futures.

Gestion de projet

Une gestion de projet efficace est essentielle dans le domaine des événements B2B, où les délais sont souvent courts, les budgets stricts et les attentes élevées. Un planificateur d’événements doit être capable de gérer plusieurs tâches simultanément, de coordonner les équipes et de veiller à ce que tous les aspects de l’événement s’assemblent de manière fluide.

Cette compétence implique une planification méticuleuse, allant de la création de plannings détaillés à la gestion efficace des ressources. Elle nécessite également de la flexibilité, car les changements sont inévitables, et la capacité à s’adapter rapidement est cruciale. Un bon gestionnaire de projet maintiendra l’événement sur la bonne voie, en veillant à ce que tous les délais soient respectés et que le budget ne soit pas dépassé.

Gestion budgétaire

La gestion budgétaire est une compétence essentielle pour tout planificateur d’événements, mais elle est particulièrement importante dans le domaine B2B. Les clients professionnels s’attendent à un haut niveau de professionnalisme et d’efficacité, et une partie de cela consiste à organiser un événement qui répond à leurs attentes sans dépasser le budget.

Un organisateur d’événements doit être capable de créer des plans budgétaires détaillés, de suivre les dépenses et d’effectuer des ajustements si nécessaire. Cela inclut la négociation avec les fournisseurs, la recherche de solutions économiques et la garantie que chaque dollar dépensé apporte de la valeur à l’événement. Un budget bien géré assure non seulement le succès financier de l’événement, mais renforce également la confiance des clients.

Compétences en négociation

La négociation est un élément clé de la planification d’événements, particulièrement dans le domaine B2B, où les enjeux sont élevés et chaque détail compte. Que ce soit pour obtenir les meilleurs tarifs auprès des fournisseurs, négocier des contrats avec les lieux ou gérer les attentes des clients, de solides compétences en négociation sont essentielles.

Un négociateur efficace comprend l’importance de trouver des solutions gagnant-gagnant. Cela signifie être ferme mais équitable, comprendre les besoins et les priorités de toutes les parties impliquées, et être prêt à faire des compromis si nécessaire. De bonnes compétences en négociation peuvent conduire à de meilleurs accords, à des relations plus solides avec les fournisseurs et à des événements plus réussis.

Compétences en communication

Une communication claire et efficace est essentielle dans la planification d’événements B2B. Les organisateurs d’événements doivent être capables de communiquer leur vision aux clients, de collaborer avec les fournisseurs et de coordonner les équipes pour garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Cette compétence va au-delà de la parole et de l’écriture ; elle implique également une écoute active, la compréhension des différents styles de communication et la transmission d’idées complexes de manière simple et concise. Dans le domaine B2B, où une mauvaise communication peut entraîner des erreurs coûteuses, de solides compétences en communication sont essentielles pour garantir que tout se déroule sans accrocs.

Attention portée aux détails

L’attention aux détails est ce qui distingue un bon événement d’un événement exceptionnel. Dans le domaine B2B, où les événements sont souvent le reflet de la marque d’une entreprise, même les plus petits détails comptent. Que ce soit la disposition de la salle de conférence, la qualité du traiteur ou le timing des présentations, chaque aspect de l’événement doit être méticuleusement planifié et exécuté.

Un organisateur d’événements doit être attentif aux détails, en veillant à ce que rien ne soit négligé. Cela inclut la vérification des horaires, la révision des contrats et la garantie que tous les éléments de l’événement sont bien en place et fonctionnent comme ils le doivent. Une approche axée sur les détails aide à éviter les problèmes de dernière minute et garantit que l’événement répond ou dépasse les attentes des clients.

Compétences en résolution de problèmes

Quelle que soit la qualité de la planification, il est presque inévitable de rencontrer des problèmes. Que ce soit un dysfonctionnement technique, un changement de dernière minute ou un problème imprévu avec un fournisseur, un organisateur d’événements doit être capable de réagir rapidement et de trouver des solutions efficaces.

Les compétences en résolution de problèmes sont cruciales dans le domaine B2B, où il y a souvent peu de marge d’erreur. Un planificateur d’événements doit être capable d’évaluer la situation, d’identifier la meilleure ligne de conduite et de mettre en œuvre une solution sans perturber le déroulement de l’événement. Cela nécessite un comportement calme et posé, ainsi que la capacité à prendre des décisions sous pression.

Créativité

Bien que les événements B2B soient souvent plus structurés et formels que les événements sociaux, il y a encore beaucoup de place pour la créativité. En fait, la créativité est essentielle pour rendre un événement remarquable et laisser une impression durable sur les participants.

Un organisateur d’événements doit être capable de penser différemment et de générer des idées innovantes qui s’alignent avec la marque et les objectifs du client. Cela pourrait inclure la conception de thèmes d’événements uniques, la création d’activités engageantes ou la recherche de nouvelles façons d’intégrer la technologie dans l’événement. La créativité permet souvent de différencier les événements entre eux et peut faire la différence entre un bon événement et un événement mémorable.

Compétence en technologie

Nous sommes à l’ère numérique, et la technologie joue un rôle significatif dans la planification d’événements, en particulier dans le domaine B2B. Des logiciels de gestion d’événements aux plateformes d’événements virtuels, un organisateur d’événements doit maîtriser diverses technologies pour planifier, exécuter et mesurer le succès d’un événement.

Cela inclut l’utilisation des outils de gestion d’événements pour rationaliser la planification, l’utilisation des médias sociaux pour promouvoir l’événement et l’intégration d’éléments numériques tels que la diffusion en direct, la réalité virtuelle ou des applications interactives. Être à l’aise avec la technologie améliore non seulement l’expérience des participants, mais permet également une meilleure collecte et analyse des données, ce qui peut être utilisé pour améliorer les événements futurs.

Orientation vers le service client

Le but de l’organisation d’événements est de créer des expériences positives pour les participants et les clients. Dans le domaine B2B, cela signifie aller au-delà des attentes pour répondre aux besoins à la fois du client et des participants à l’événement.

Une orientation vers le service client implique de répondre rapidement aux demandes des clients, d’anticiper les besoins des participants et de veiller à ce que toutes les personnes impliquées dans l’événement aient une expérience positive. Cela signifie également gérer tout problème qui survient avec professionnalisme et élégance, en veillant à ce que le client soit satisfait du résultat de l’événement.

Connaissance du secteur

Enfin, les organisateurs d’événements B2B doivent avoir une compréhension approfondie du secteur dans lequel ils travaillent. Cela implique de se tenir au courant des tendances du secteur, de comprendre le paysage concurrentiel et de savoir reconnaître ce qui est essentiel pour le public cible.

La connaissance du secteur permet à l’organisateur de créer des événements plus pertinents et impactants. Par exemple, s’il planifie un événement pour le secteur technologique, l’organisateur doit être au courant des dernières innovations technologiques et de la manière dont elles peuvent être intégrées dans l’événement. Comprendre le secteur aide également à identifier les sponsors, partenaires et intervenants potentiels qui peuvent ajouter de la valeur à l’événement.

En conclusion

Le domaine des événements B2B est un environnement dynamique et exigeant qui nécessite un ensemble diversifié de compétences. 

De la pensée stratégique et la gestion de projet à la créativité et le sens du service client, chacune de ces compétences joue un rôle crucial dans le succès d’un événement. En développant et en perfectionnant ces compétences, les organisateurs d’événements peuvent non seulement répondre aux attentes de leurs clients corporatifs, mais aussi créer des événements qui favorisent le succès des affaires et laissent un impact durable.

Auteur : Véronique Colombani

La gestion événementielle est un art à manier avec minutie si vous souhaitez faire de vos projets d’événements une réussite. Que ce soient des conférences inspirantes qui stimulent la croissance des entreprises, des salons professionnels qui favorisent les opportunités d’affaires, des événements de networking qui tissent des liens solides entre professionnels… Tout cela est rendu possible grâce à une gestion de projet rigoureuse et efficace.

Vous rêvez de créer des expériences marquantes qui laisseront une empreinte durable dans l’esprit des participants ? totm exposition, votre spécialiste en fabrication de stand d’exposition à Montréal vous dévoile les coulisses de la gestion de projet événementiel.

Qu’est-ce que la gestion de projet événementiel ?

La gestion de projet événementiel est une discipline qui consiste à planifier, organiser, coordonner et exécuter des événements spécifiques, tels que des conférences, des concerts, des festivals, des mariages, des expositions, des foires commerciales ou des cérémonies officielles. 

Le projet événementiel, qu’il soit organisé par des entreprises ou des particuliers, vise à promouvoir des produits et services ou à rassembler un public autour d’un objectif spécifique. 

Le but principal de la gestion de projet événementiel est de garantir que l’événement se déroule sans heurts, en respectant les objectifs fixés et en satisfaisant les attentes des parties prenantes, qu’il s’agisse des organisateurs, des participants, des sponsors ou du public. 

Le principal défi de la gestion de projet événementiel réside dans le respect absolu :

• Des coûts de participation et d’organisation,
• De la qualité,
• Et surtout des délais, car il fonctionne selon un rétroplanning précis.

Pour cette même raison, lors des réunions de lancement d’un projet événementiel, il est crucial de se poser les bonnes questions. 

Les responsabilités typiques de la gestion de projet événementiel incluent ces différents aspects:

• La définition des objectifs de l’événement
• La budgétisation, 
• La planification logistique, 
• La réservation de lieux, 
• La coordination des fournisseurs, 
• La gestion des ressources humaines, 
• La promotion et la commercialisation, 
• La gestion des inscriptions et des participants, 
• La sécurité et la gestion des risques, 
• L’évaluation post-événementielle. 

Les gestionnaires de projet événementiel doivent souvent jongler avec de multiples tâches et maintenir une communication efficace avec toutes les parties impliquées pour assurer le succès de l’événement.

Pourquoi la gestion événementielle est indispensable?

La gestion événementielle est indispensable pour plusieurs raisons :

• Réalisation des objectifs : une gestion efficace garantit que tous les objectifs, quels qu’ils soient, sont atteints de manière efficace et efficiente.
• Gestion des ressources : une gestion appropriée du temps, du budget, du personnel, des installations et des équipements permet d’obtenir les meilleurs résultats possibles.
• Coordination complexe : la gestion événementielle assure une coordination harmonieuse et efficace des différentes parties prenantes comme les responsables de la logistique, la sécurité, la technologie, le divertissement, la restauration,…
• Gestion des risques : une gestion compétente permet d’identifier, d’évaluer et de gérer ces risques comme les problèmes de sécurité, les problèmes techniques ou les conditions météorologiques défavorables de manière proactive.
• Satisfaction des parties prenantes : une gestion efficace garantit que les besoins et les attentes de toutes les parties prenantes comme les organisateurs, les participants, les sponsors, les fournisseurs et le public sont pris en compte et satisfaits.

Les étapes de la gestion de projet événementiel

Nous allons les voir plus en détail, mais voici un aperçu des étapes importantes pour une gestion événementielle rondement menée.

1. Définition des objectifs et des besoins de l’événement;
2. Choix du lieu et de la date de l’événement;
3. Établissement du planning;
4. Budgétisation de l’événement;
5. Sélection des fournisseurs et prestataires de services;
6. Coordination logistique et suivi avec les prestataires;
7. Communication et promotion de l’événement auprès de la cible;
8. Organisation et programmation de l’événement;
9. Déroulement du jour J de l’événement;
10. Bilan et leçons à tirer de l’événement.

Examinons chacune de ces étapes une par une.

Étape 1 : Définition des objectifs et des besoins de l’événement

La première étape cruciale de la gestion de projet événementiel est de définir les objectifs spécifiques de l’événement. Clarifiez vos intentions pour orienter vos actions et décisions futures. Cela étant valable que ce soit pour promouvoir un produit, renforcer la notoriété de votre marque ou offrir une expérience enrichissante aux participants.

Une fois les objectifs définis, vous devrez faire de plus amples recherches pour gagner en compréhension :

• Analyser attentivement les besoins des participants et des parties prenantes. Qu’attendent-ils de l’événement ? Quelles sont leurs préférences et attentes spécifiques ? Quel thème veulent-ils?
• Tenir compte de critères tels que le sexe, l’âge, la situation géographique et professionnelle, le pouvoir d’achat, les centres d’intérêt et les préférences.
• Établir des critères de succès pour évaluer votre événement, tel que le nombre de participants, le taux de satisfaction et les opportunités commerciales générées.

Gardez à l’esprit qu’une bonne gestion de projet événementiel doit être ciblée vers un public approprié, c’est-à-dire les personnes concernées par votre événement.

Étape 2 : Choix du lieu et de la date de l’événement

Une fois les objectifs de l’événement définis, il sera nécessaire de trouver la date et le lieu adéquat. Ces critères influencent la réussite du projet. Assurez-vous de tenir compte de votre public cible, de leur calendrier et des objectifs. 

Choisissez un lieu correspondant à l’image de votre projet et capable d’accueillir les participants de manière adéquate. En fonction des objectifs et de la cible, vous pourriez vous tourner vers une salle de théâtre, un grand jardin, un parc, un cabaret,… Mais surtout ne choisissez pas au hasard. Par exemple, pour un événement professionnel, vous pouvez opter pour une salle de réunion ou de conférence. Pensez bien à la capacité du lieu lors du choix de salle.

Avant de choisir la date, établissez une programmation des tâches à faire. Un événement implique de nombreuses parties prenantes et prend du temps à organiser. Ne soyez donc pas trop optimiste sur la date. Il faut entre 3 et 6 mois pour tout planifier. Renseignez-vous également sur les événements concurrents et quand ils ont lieu afin de choisir un moment assez éloigné de ceux-ci! 

Pensez aussi à la saison à laquelle vous organisez l’événement et couplez cela avec le lieu. Et ne négligez pas le fait que le prix d’un lieu peut fortement varier d’une saison à l’autre.

Étape 3 : Établissement du planning 

Avant d’établir un budget, il est crucial d’élaborer un plan détaillé comprenant toutes les activités nécessaires, en définissant les étapes, les responsabilités, les délais et les jalons importants. Ce plan doit être clair, organisé et compréhensible par tous les acteurs impliqués. Il définit le cadre, détaille les activités et permet d’allouer les ressources et de gérer les risques potentiels. Commencez par établir une liste de toutes les tâches, placez-les dans l’ordre chronologique, estimez le temps nécessaire pour chacune et assignez-les. Établissez le calendrier précis et prévoyez une marge de temps en cas de contretemps.

Étape 4 : Budgétisation de l’événement

La planification et le budget sont des éléments essentiels dans la gestion d’un projet événementiel. Ils permettent d’assurer le succès de l’événement. 

Le budget de votre événement doit être évalué en prenant en compte les dépenses prévues, telles que la location du lieu, la logistique, les intervenants, le marketing, la conception et l’impression des supports promotionnels. Ainsi, pour établir le budget, vous devrez établir toutes les ressources nécessaires à l’événement mais aussi penser aux potentiels imprévus qui pourraient engendrer des dépenses supplémentaires.

Allocation des ressources nécessaires (budget, personnel, matériel, etc.).

Après la planification détaillée de l’événement, l’étape suivante est d’allouer les ressources nécessaires à sa réalisation. Cela comprend le personnel, les équipements et les matériaux.

1. Déterminer le personnel requis : les organisateurs, les responsables de la logistique, les animateurs, les techniciens et les hôtes. Les rôles et les responsabilités de chaque membre doivent être clairement définis, en veillant à ce qu’ils possèdent les compétences nécessaires.
2. Les équipements et les matériaux nécessaires: tels que le matériel audiovisuel, les décors, les stands d’exposition sur mesure et les fournitures de bureau, doivent être répertoriés et leur disponibilité assurée.

Enfin, tous les aspects logistiques tels que le transport, l’hébergement, la restauration, la sécurité et les autorisations légales doivent être pris en compte. En effet, tout doit être planifié de manière à permettre la réalisation des activités dans les délais prévus et avec les moyens appropriés.

L’identification et la gestion des risques

Enfin, la planification d’un projet événementiel doit inclure la gestion des risques. Anticipez les obstacles potentiels liés à la logistique, aux fournisseurs, aux conditions météorologiques, à la sécurité, etc. Identifiez les risques et mettez en place des mesures préventives pour assurer le bon déroulement de l’événement.

Étape 5 : Sélection des fournisseurs et prestataires de services

Une fois que les ressources nécessaires sont identifiées, il est temps de rechercher et de sélectionner les fournisseurs et prestataires de services appropriés pour l’événement. Cela peut inclure des traiteurs, des techniciens audiovisuels, des décorateurs et d’autres professionnels nécessaires à la réalisation de l’événement.

Lorsque vous engagez un spécialiste pour l’installation des équipements audio, par exemple, il est important de prévoir le coût de cette prestation dans le budget de l’organisation du projet. Il s’agit d’un partenariat établi spécifiquement pour l’événement, où les fournisseurs et prestataires de services sont rémunérés pour leurs services.

Étape 6 : Coordination logistique et suivi avec les prestataires

La coordination logistique est une étape très importante de la gestion de projet événementiel. Elle implique la gestion de divers aspects logistiques pour assurer le bon déroulement de l’événement. Voici les différentes tâches associées à cette étape :

Gestion des aspects logistiques 

Elle comprend la réservation d’un lieu adapté en fonction des besoins spécifiques de l’événement. On tient ainsi compte de la capacité, des équipements et de la localisation, ainsi que de la gestion logistique du transport pour faciliter l’arrivée des participants et la circulation pendant l’événement.

Planification de l’aménagement de l’espace et mise en place des équipements nécessaires

Une fois le lieu réservé, il est nécessaire de planifier l’aménagement de l’espace en fonction des activités prévues. Cela comprend la disposition des stands, des équipements audiovisuels, des décors, des tables et chaises, etc. Il est important de s’assurer que l’espace est optimisé pour offrir une expérience fluide et agréable aux participants.

Gestion des inscriptions et de la communication avec les participants

La gestion des inscriptions comprend la collecte d’informations, l’enregistrement et la gestion des paiements des participants. Établissez un système efficace pour suivre les inscriptions et maintenir une communication claire avec les participants pour assurer leur engagement et satisfaction.

Étape 7 : Communication et promotion l’événement auprès de la cible

Une stratégie de communication efficace est essentielle pour attirer les participants à votre événement. Choisissez les bons canaux et créez des messages pertinents pour votre public cible. Mettez en avant les avantages et les valeurs de l’événement, suscitez l’enthousiasme et collaborez avec des partenaires et des influenceurs. Ayez par exemple recours à différents canaux comme un site web dédié, les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter) et des courriels personnalisés.

Mesurez ensuite les indicateurs de performance tels que le nombre de visiteurs, le taux de conversion, l’engagement sur les réseaux sociaux et les taux d’ouverture et de clics des courriels. Ces mesures vous permettront d’évaluer l’efficacité de votre stratégie et d’optimiser la participation à votre événement.

Quand faut-il envoyer l’invitation ?

Il est recommandé d’envoyer votre invitation avec suffisamment d’avance. En général, il est conseillé de contacter votre public environ 6 semaines avant l’événement pour les clients locaux, et jusqu’à 2 mois à l’avance pour le public international, afin qu’ils puissent s’organiser de leur côté.

Une planification minutieuse de l’utilisation de vos outils de communication événementielle, tels que l’envoi d’invitations par courrier électronique, est d’ailleurs l’un des moyens de réussir et préparer votre salon professionnel.

Étape 8 : Organisation et programmation de l’événement

Pour que votre événement soit une réussite, il est indispensable d’établir les responsabilités de chacun que ce soit avant ou pendant l’événement. Il est également très important d’établir un programme clair et précis de ce qu’il se passera le jour J tant pour les parties prenantes que pour les participants. De cette manière, tout le monde saura quand ce sera son tour d’intervenir. 

Étape 9 : Déroulement du jour J de l’événement

La gestion de projet événementiel ne s’arrête pas là. En effet, le jour de l’événement, la gestion de projet événementiel requiert une supervision minutieuse de l’installation et de la mise en place pour en assurer le bon déroulement. Il est crucial de coordonner les équipes et de gérer les activités conformément au plan établi.

En cas de problèmes imprévus, une réaction rapide et efficace est nécessaire pour trouver des solutions et minimiser leur impact sur l’événement, ce qui peut impliquer des décisions rapides, des ressources supplémentaires et une adaptation des plans prévus. La communication avec le client est indispensable. 

Il est aussi du rôle du gestionnaire de l’événement de s’occuper des interactions avec le public et les médias qui pourraient être présents.

Étape 10 : Bilan et leçons à tirer de l’événement

À la fin d’un projet événementiel, il est important d’analyser les résultats pour identifier les points forts, les points faibles et évaluer la satisfaction des participants. Cette évaluation, réalisée avec les responsables chargés de la gestion du projet événementiel, offre une vue précise des résultats obtenus et le retour sur investissement de votre salon. Parfois, il peut y avoir un écart entre les attentes et les résultats réels. Si cet écart est important, cela signifie que les objectifs n’ont pas été atteints.

Pour cela, il est indispensable d’envoyer un message de remerciement ainsi qu’un sondage à chaque participant dans les 48 heures suivant l’événement. De cette façon, vous vous assurez d’optimiser le nombre de réponses et d’informations récoltées pour faire vos analyses de satisfactions.

totm exposition : un partenaire de confiance pour votre gestion de projet événementiel

Vous l’aurez compris, la gestion de projet événementiel repose sur des étapes clés qui permettent d’assurer le succès de l’événement. De la planification minutieuse à la coordination logistique, en passant par la communication efficace et la gestion du jour de l’événement, chaque étape joue un rôle essentiel dans la réalisation d’un événement mémorable.

Pour un événement professionnel réussi avec des stands d’exposition modulaires et sur mesure, n’hésitez pas à contacter totm exposition.

L’organisation d’événements évolue constamment, et dans ce contexte, l’intégration de technologies de pointe redéfinit sans cesse la manière dont les professionnels organisent et exécutent les événements dont ils ont la charge. 

Parmi ces technologies, la réalité augmentée se révèle être un agent de changement majeur, offrant aux organisateurs d’événements un ensemble d’outils excitants pour améliorer l’expérience des participants et simplifier les défis logistiques.

Dans cet article, nous détaillons comment l’adoption de la réalité augmentée pourrait transformer la manière dont les événements professionnels sont planifiés.

Qu’est-ce que la réalité augmentée ?

Wikipédia définit la réalité augmentée comme « la superposition de la réalité et d’éléments (sons, images 2D, 3D, vidéos, etc.) calculés par un système informatique en temps réel. Elle désigne souvent les différentes méthodes qui permettent d’incruster de façon réaliste des objets virtuels dans une séquence d’images. Elle s’applique aussi bien à la perception visuelle (superposition d’images virtuelles aux images réelles) qu’aux perceptions proprioceptives comme les perceptions tactiles ou auditives. »

Par conséquent, la réalité augmentée se situe à l’intersection des domaines physique et numérique, améliorant les environnements réels en superposant du contenu numérique. Contrairement à la réalité virtuelle, qui plonge les utilisateurs dans un environnement entièrement fabriqué, la réalité augmentée enrichit la réalité existante, ajoutant des couches d’informations qui peuvent être perçues à travers des dispositifs tels que des smartphones, des tablettes ou encore des lunettes spécifiques. Cette technologie permet aux organisateurs d’événements de créer des expériences plus immersives, interactives et mémorables pour les participants.

David Grandmougin — Unsplash

Afin d’assister les participants dans leurs déplacements au sein de l’espace événementiel, la réalité augmentée peut ainsi offrir des informations en temps réel, des cartes interactives et du contenu contextuel. Par exemple, les exposants lors d’un salon professionnel peuvent utiliser la réalité augmentée pour présenter des produits en 3D de façon très précise, permettant aux participants d’explorer les fonctionnalités desdits produits sans recours à des prototypes physiques. Cette convergence des mondes physique et numérique fournit une plateforme dynamique pour les organisateurs d’événements afin d’innover et de captiver leur audience.

5 raisons pour lesquelles les organisateurs d’événements devraient utiliser la réalité augmentée

L’adoption de la réalité augmentée dans la planification d’événements n’est pas simplement une tendance ; c’est une réponse stratégique aux attentes des participants. Voici quelques raisons pour lesquelles les organisateurs d’événements devraient intégrer la réalité augmentée dans leurs stratégies.

1. Engagement amélioré avec des expériences immersives

La réalité augmentée introduit un niveau d’interactivité qui surpasse les méthodes traditionnelles. Les participants peuvent interagir avec des éléments numériques intégrés de manière transparente dans l’environnement physique, favorisant une connexion plus profonde avec l’événement.

2. Des expériences personnalisées grâce à la livraison de contenu sur mesure

La réalité augmentée permet aux organisateurs d’événements de personnaliser le contenu en fonction des préférences des participants, créant une expérience plus significative et personnalisée. Que ce soit à travers des applications événementielles améliorées par la réalité augmentée ou des déclencheurs basés sur la localisation, les participants reçoivent du contenu qui correspond à leurs intérêts.

3. Efficacité opérationnelle et logistique simplifiée

La réalité augmentée a le potentiel de révolutionner la logistique des événements. Les planificateurs peuvent utiliser la réalité augmentée pour améliorer la signalisation dans des lieux vastes, réduisant les soucis de navigation au sein de l’espace pour les participants. De plus, la visualisation en temps réel des configurations d’événements peut optimiser la planification logistique, minimisant ainsi les erreurs et améliorant l’efficacité globale du planificateur.

4. Opportunités de monétisation à travers le parrainage et la publicité

La réalité augmentée ouvre de nouvelles voies pour le parrainage et la publicité au sein des événements. Depuis les expériences de marque en réalité augmentée jusqu’aux publicités interactives, les sponsors peuvent interagir avec les participants de manière innovante, créant des flux de revenus pour les organisateurs d’événements.

En embrassant la réalité augmentée, les organisateurs d’événements peuvent se positionner à l’avant-garde de l’innovation, livrant des événements qui non seulement répondent, mais dépassent les attentes des participants.

5. De meilleures informations grâce à la collecte de données sur les participants

Les interactions liées à la réalité augmentée fournissent des informations précieuses. En analysant comment les participants interagissent avec les éléments de réalité augmentée, les organisateurs d’événements peuvent recueillir des informations sur les préférences, les modèles de comportement et les domaines d’intérêt, permettant ainsi d’améliorer de futurs événements.

Exemples des utilisations potentielles de la réalité augmentée dans les événements

Voici quelques exemples illustrant la polyvalence de la réalité augmentée et ses applications pratiques dans les événements.

Présentation virtuelle de produits lors de salons professionnels

La réalité augmentée permet aux exposants de créer des présentations de produits virtuelles, où les participants peuvent interagir avec les produits dans un espace 3D. Cela va non seulement améliorer l’expérience des visiteurs lors du salon, mais également faciliter une compréhension plus approfondie du produit.

Présentations interactives lors de conférences

Les intervenants peuvent intégrer la réalité augmentée dans leurs présentations, transformant des données complexes en modèles 3D visuellement engageants. Les participants peuvent alors explorer et interagir avec le contenu en temps réel, permettant une compréhension plus profonde du sujet.

Utilisation de cartes de visite lors d’événements de réseautage

Les participants peuvent échanger des cartes de visite numériques avec des fonctionnalités de réalité augmentée, offrant un moyen dynamique et mémorable de partager des informations de contact. Cette approche innovante du réseautage améliorerait l’expérience globale de l’événement.

Apprentissage pratique lors de sessions de formation

Lors de sessions de formation, la réalité augmentée peut faciliter des expériences d’apprentissage pratique. Ainsi, les professionnels de la santé peuvent utiliser la réalité augmentée pour simuler des procédures chirurgicales, offrant un environnement sans risque pour le développement des compétences.

Ces exemples soulignent la capacité de la réalité augmentée à s’adapter à divers formats d’événements et son potentiel pour révolutionner la manière dont les informations sont présentées, les expériences conçues et les connexions établies.

Défis liés à la réalité augmentée

Bien que les avantages de la réalité augmentée dans les événements soient substantiels, il est essentiel de reconnaître les défis potentiels associés à son implémentation.

Coûts et investissement

Développer des applications et des expériences utilisant la réalité augmentée peut impliquer des coûts initiaux significatifs. Les organisateurs d’événements doivent évaluer soigneusement le retour sur investissement et peser les avantages par rapport aux dépenses.

Barrières technologiques

Les participants peuvent avoir des niveaux de familiarité variables avec la technologie, et tous peuvent ne pas avoir des appareils compatibles. Les organisateurs d’événements doivent considérer l’accessibilité et l’inclusivité des expériences de réalité augmentée.

Création de contenu

Concevoir un contenu utilisant la réalité augmentée nécessite des compétences spécialisées. Les organisateurs d’événements peuvent avoir besoin de collaborer avec des développeurs et des créateurs de contenu spécialisés en réalité augmentée pour assurer des expériences de haute qualité.

Adoption par les utilisateurs

Encourager les participants à utiliser les fonctionnalités de réalité augmentée peut s’avérer un défi. Une communication claire, des tutoriels et des incitations peuvent être nécessaires pour faciliter une adoption généralisée.

Préoccupations en termes de confidentialité

Les expériences de réalité augmentée impliquent souvent une collecte de données. Les organisateurs d’événements doivent prioriser la confidentialité des participants et se conformer aux réglementations sur la protection des données, établissant des politiques transparentes concernant l’utilisation des données.

En conclusion

Alors que nous considérons l’avenir de l’organisation d’événements, l’intégration de la réalité augmentée émerge non seulement comme une évolution technologique, mais comme un impératif stratégique. La polyvalence de la réalité augmentée, de l’amélioration de l’engagement à la fourniture d’expériences personnalisées, la positionne comme un outil clé pour les organisateurs d’événements cherchant à garder une longueur d’avance dans une industrie dynamique.

L’avenir des événements professionnels pourrait être lié à la fusion des domaines physiques et numériques, et c’est là que la réalité augmentée pourrait s’avérer inestimable. En comprenant ce qu’est la réalité augmentée, en reconnaissant ses avantages, en explorant des applications réelles et en prenant en compte les défis potentiels, les organisateurs d’événements peuvent débloquer une nouvelle ère d’innovation, créant des événements qui résonnent avec les participants longtemps après la fin de l’événement.

Auteur : Véronique Colombani

Vous organisez un événement et souhaitez faire en sorte qu’il soit un succès retentissant ? La clé réside dans une communication efficace et percutante. Dans cet article, nos spécialistes en conception de stand d’exposition vous dévoilent 7 outils incontournables à maîtriser pour maximiser l’impact de votre communication événementielle. Des médias sociaux à la gestion d’événements, en passant par les applications mobiles et le marketing par courriel, découvrez comment exploiter ces outils stratégiques pour attirer, engager et convertir votre public cible.

Préparez-vous grâce à cette boîte à outils inestimable de la communication événementielle. Prêt à propulser vos événements vers de nouveaux sommets et à booster leur visibilité en créant des expériences mémorables ? Laissez-nous vous guider à travers ces 7 outils de la communication événementielle essentiels à maîtriser !

Qu’est-ce que la communication événementielle ?

La communication événementielle repose essentiellement sur la création et l’organisation d’événements commerciaux. Son objectif principal est de donner vie à une expérience unique et mémorable autour d’un produit, d’un service ou d’une marque. Elle vise à accroître la notoriété, à informer le public cible et à susciter un intérêt marqué pour votre entreprise, vos produits ou vos services. La communication événementielle cherche également à créer un besoin chez les participants, à les fidéliser et à les convertir en clients engagés. Elle offre une occasion unique de transmettre vos valeurs, votre expertise et de démontrer votre leadership dans votre domaine d’activité.

La communication événementielle englobe ainsi une variété d’événements tels que :

• Des conférences et des séminaires,
• Des salons professionnels,
• Des lancements de produits,
• Des soirées de gala,
• Des événements sportifs et culturels
• Des foires commerciales et bien d’autres.

L’idée centrale est de susciter un intérêt accru, de stimuler les émotions et de créer un lien durable avec les participants.

Les outils de communication événementielle

Que ce soit pour lancer un nouveau produit, renforcer votre marque ou créer des liens durables avec votre public, la communication événementielle est une stratégie puissante. Mais comment cette approche novatrice permet-elle de propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets en générant une visibilité accrue, un intérêt marqué et une connexion émotionnelle avec votre audience ? Location de stand d’exposition sur mesure, communication sur les réseaux sociaux, ou encore publicité, voici 7 outils qui devraient vous permettre d’y arriver.

1. Les stands d’exposition

Les stands d’exposition existent dans différents formats, allant des structures modulaires personnalisables aux kiosques portables. Faciles à installer, ce sont des outils précieux de communication événementielle vous permettant de créer une expérience de marque renversante lors de salons et d’événements. Intégrer un stand d’exposition à votre stratégie de marketing expérientiel est essentiel pour captiver votre public cible et renforcer votre image de marque.

Optez pour un design attrayant, des visuels percutants et une disposition réfléchie ! En effet, un stand bien conçu vous permettra de mettre en valeur vos produits, présenter vos services et transmettre efficacement votre message à un large auditoire.

2. Les dépliants publicitaires

Les dépliants jouent toujours un rôle essentiel dans votre stratégie de communication événementielle, malgré la digitalisation croissante du monde. Une conception soignée, idéalement écoresponsable, et un appel à l’action clair sont indispensables. Il est de ce fait courant que les entreprises intègrent les dépliants à leur stratégie pour maximiser leur visibilité, générer des leads et renforcer leur présence.

Chez totm exposition, nous avons une véritable conscience écologique et nous agissons chaque jour en faveur du développement durable. Nous compensons nos émissions de gaz à effet de serre par des actions de reboisement notamment. Nous vous conseillons ainsi d’opter pour une communication durable et respectueuse de l’environnement. Agissons ensemble en digitalisant davantage nos communications pour éviter le gaspillage de papier.

Les réseaux sociaux : votre atout incontournable pour des événements inoubliables !

Les réseaux sociaux sont-ils devenus indispensables ? nous en sommes convaincus ! Ces plateformes sont des outils de communication événementielle extrêmement puissants. Force incontestable dans ce domaine, les réseaux sociaux offrent un pouvoir sans précédent pour communiquer lors d’un événement et vous faire connaître auprès d’une audience nouvelle, avide de découvrir ce que vous avez à offrir. Imaginez : des millions d’utilisateurs prêts à tomber amoureux de votre marque, à partager votre message et à propager le buzz, et tout cela, la plupart du temps, gratuitement !

Mais attention, ne laissez pas vos plateformes s’endormir après votre événement ! Exploitez leur potentiel continu pour prolonger la magie bien après les derniers applaudissements. Partagez des moments forts, des photos époustouflantes et des témoignages enthousiastes. Faites revivre l’excitation et laissez les participants se remémorer les moments incroyables qu’ils ont vécus. C’est ainsi que vous transformerez un simple événement en une expérience mémorable qui restera gravée dans les esprits.

Les jeux-concours

Qui n’aime pas les jeux-concours ? Les jeux-concours sont excellents pour attirer la foule et établir un contact moins formel avec un prospect. Ils vous permettent de briser la glace avec un client potentiel et de l’intéresser à vous. Les jeux-concours en salon professionnel ont d’ailleurs toujours un succès ahurissant. Ils sont donc des outils de communication événementielle importants.

Les infolettres : atout ciblé et percutant !

Ne sous-estimez jamais le pouvoir des infolettres dans votre stratégie événementielle. Communiquez directement avec une audience qualifiée et offrez une expérience unique et captivante en personnalisant vos infolettres. Avec un taux d’ouverture élevé, ces médias numériques vous permettent de tenir informés vos contacts actuels de votre événement à travers des informations pertinentes, des mises à jour sur votre événement et des offres exclusives. Par ailleurs, cet outil de communication directe vous permet aussi de recueillir des informations précieuses sur vos abonnés et améliorer vos campagnes.

Profitez de cet outil puissant pour promouvoir votre événement et partager vos offres exclusives. Vos abonnés attendent avec impatience de lire vos infolettres !

La publicité payante (PPC) : un levier puissant de promotion événementielle

Utilisez la publicité payante pour promouvoir votre événement à grande échelle. Si vous organisez une fabuleuse vente sous la tente, faites-en la promotion via des campagnes Google Ads. Cet outil de communication événementielle permet de cibler précisément un groupe de personnes en fonction de mots-clés donnés. Grâce à cet outil, vous pourrez :

• Accroître votre visibilité à travers des annonces payantes visibles sur les moteurs de recherche,
• Atteindre les personnes intéressées,
• Optimiser vos résultats en temps réel.

Il ne vous reste plus qu’à planifier et optimiser votre campagne pour maximiser l’impact. Enfin, créez des annonces convaincantes et optimisez vos pages de destination.

Publicité en lieu de vente (PLV)

Les publicités en lieu de vente (PLV) sont souvent utilisées par les épiceries et les commerces de détail pour cibler les clients et améliorer la visibilité des produits. Cependant, elles sont également très utiles lors des événements. Optez pour des visuels et des messages percutants, et placez stratégiquement vos PLV à l’entrée ou dans les zones fréquentées.

Certains fabricants de stands d’exposition proposent d’ailleurs des services complets, y compris en termes de conception graphique. Profitez de cette opportunité pour leur demander de concevoir vos affiches et bannières lors de la fabrication de votre stand. Les PLV sont des outils indispensables pour attirer l’attention et transmettre votre message lors de votre événement.

Maîtrisez l’art de la communication avec totm exposition

Il est essentiel de tirer profit des outils de communication événementielle pour maximiser l’impact de vos événements. Ne cherchez pas à tous les utiliser, mais prenez le temps de développer une stratégie réfléchie et sélectionnez ceux qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.

Laissez votre créativité s’exprimer et mettez en place une communication événementielle percutante. N’oubliez pas, les outils de communication événementielle sont là pour vous aider à vous faire connaitre, faites-en bon usage !

En tant qu’acteur majeur lors de vos événements, totm exposition est là pour vous aider à vous démarquer grâce à ses stands d’exposition personnalisés. Contactez-nous dès aujourd’hui et offrez-vous une chance unique de sortir du lot.

Les événements sont des plates-formes importantes pour rassembler les gens, favoriser les liens et partager les connaissances.

Cependant, pour vraiment maximiser leur impact, il est essentiel de s’assurer que les événements sont inclusifs, offrant un environnement où tous les participants se sentent valorisés, respectés et responsabilisés.

Savoir par où commencer ou quelles stratégies utiliser peut être difficile. Cet article explore les principales stratégies et considérations à prendre en compte pour rendre vos événements inclusifs, promouvoir la diversité, l’accessibilité et un sentiment d’appartenance.

Qu’est-ce qu’un événement inclusif ?

Un événement inclusif est un événement qui accueille et englobe des personnes d’horizons divers, y compris de sexes, ethnies, religions, capacités et statuts socio-économiques différents.

Cela implique de créer une atmosphère dans laquelle tous les participants se sentent à l’aise et respectés et ont des chances égales de s’engager et de contribuer.

Crédit photo : Katie Moum 

Tout commence par un état d’esprit inclusif. Cela signifie être ouvert à différentes perspectives et origines et chercher activement à créer un environnement qui accueille et respecte tous les participants. Pour y parvenir, les organisateurs d’événements doivent commencer par examiner leurs propres préjugés et travailler à créer un environnement accueillant pour tous.

Planification pré-événement

Etablir des objectifs d’inclusion clairs

Avant d’organiser un événement, définissez clairement des objectifs d’inclusion en phase avec le but de l’événement et le public cible. Ces objectifs peuvent inclure la promotion de la diversité des intervenants, la garantie de l’accessibilité pour les personnes handicapées, la création d’espaces sûrs pour les groupes sous-représentés ou la promotion de la compréhension interculturelle. L’articulation claire de ces objectifs guidera le processus de planification de l’événement.

Favoriser une représentation diversifiée 

Privilégiez une représentation diversifiée dans tous les aspects de l’événement, y compris les conférenciers, les panélistes, les interprètes et les organisateurs. Efforcez-vous d’inclure des personnes d’horizons, de perspectives et de niveaux d’expertise différents. Cette représentation enrichira les discussions, inspirera une réflexion novatrice et fournira des exemples variés aux participants.

Prendre en compte l’accessibilité

Tenez compte des besoins en matière d’accessibilité et prévoyez les aménagements nécessaires pour garantir que les personnes handicapées ou ayant des besoins spéciaux puissent pleinement participer. Cela comprend prévoir une accessibilité pour les personnes en fauteuil roulant, des interprètes en langue des signes, des services de sous-titrage, des appareils d’aide à l’écoute et des brochures dans différents formats (tels que l’audio, le braille ou les gros caractères), ainsi que la possibilité d’utiliser différents styles d’apprentissage. Consultez des experts en accessibilité ou des organisations de défense des personnes handicapées pour vous assurer que votre événement est vraiment inclusif.

 Crédit photo : Ramona 

Les organisateurs d’événements peuvent également prévoir des « espaces calmes » pour les participants qui ont besoin d’une pause loin du bruit et de la foule. Cela peut être particulièrement important pour les personnes ayant des problèmes de traitement sensoriel ou des troubles anxieux.

Sélectionner le lieu événementiel

Choisissez des lieux accessibles et inclusifs. Assurez-vous que le site dispose de rampes appropriées pour fauteuils roulants, de toilettes accessibles et de sièges réservés aux personnes handicapées.

Crédit photo : Yomex Owo 

Pensez également à l’acoustique de l’espace afin de pouvoir accueillir les personnes ayant une déficience auditive. Enfin, sélectionnez des lieux qui correspondent aux valeurs d’inclusivité que vous souhaitez mettre en avant et qui accueillent des groupes diversifiés de façon régulière.

Création d’un environnement événementiel inclusif

Mettre en avant une culture inclusive

Créez une atmosphère accueillante et inclusive en mettant en avant un comportement respectueux et inclusif. Encouragez les participants à écouter de façon active, à s’engager dans un dialogue constructif et à éviter tout langage discriminatoire ou offensant. Établissez des lignes directrices claires pour une communication respectueuse et mettez en place des mécanismes pour répondre aux préoccupations ou aux problèmes qui pourraient survenir.

Prévoir des espaces sûrs et groupes d’affinité

Mettez en place des espaces sûrs ou des zones spécifiques par groupe d’affinité où les personnes issues de communautés marginalisées ou sous-représentées peuvent se rassembler, partager des expériences et trouver du soutien. Ces espaces peuvent promouvoir un sentiment d’appartenance et offrir des opportunités de réseautage, de mentorat et de développement communautaire.

Miser sur une programmation culturellement sensible

L’une des stratégies les plus efficaces pour créer un événement inclusif consiste à mettre l’accent sur la diversité et l’inclusion dans la programmation. Tenez compte de la diversité de votre public et intégrez divers éléments culturels dans votre événement.

Crédit photo : Daria Nepriakhina

Cela peut inclure une offre variée d’options culinaires, la reconnaissance et la célébration de fêtes culturelles importantes, et la présentation d’art, de musique ou de spectacles divers. Cela signifie également intégrer des conférenciers et des présentateurs de divers horizons et perspectives et inclure des sujets pertinents pour un large éventail de participants.

Offrir diverses options de restauration

Les options de restauration peuvent représenter un aspect essentiel de la création d’un événement inclusif. Les organisateurs d’événements doivent veiller à proposer des options adaptées aux différents besoins et restrictions alimentaires, telles que des options végétariennes, végétaliennes et sans gluten.

De plus, offrir des options qui reflètent la diversité des participants et de la communauté au sens large peut aider à créer un environnement plus inclusif.

Intégrer un langage et des visuels inclusifs

Faites attention au langage et aux éléments visuels utilisés lors de l’événement, comme la signalisation, les programmes et les présentations. Utilisez un langage inclusif qui évite les stéréotypes et respecte les identités, les ethnies et les capacités des individus. Par exemple, utiliser un langage non sexiste et éviter un langage qui discriminerait les personnes en situation de handicap peut aider à garantir que tous les participants se sentent bienvenus et valorisés.

Envisagez de fournir des documents en plusieurs langues pour répondre aux diverses préférences linguistiques.

Promotion d’une participation active

Proposer des formats interactifs

Mettez en place des sessions et des formats d’événements qui encouragent la participation active de tous les participants. Des discussions en petits groupes, des ateliers et des activités interactives peuvent favoriser l’engagement et la diversité des perspectives. Incorporez des techniques de facilitation inclusives, telles que le partage à tour de rôle, où chaque participant a une chance égale de contribuer.

Faciliter le réseautage

Facilitez les opportunités de réseautage qui encouragent les connexions entre divers groupes. Organisez des activités structurées, des rencontres ou des séances de réseautage qui permettent aux participants d’interagir avec des personnes extérieures à leurs cercles habituels. Envisagez d’utiliser des brise-glaces ou des amorces de conversation qui favorisent l’inclusivité.

Crédit photo : Brooke Cagle

Mettre en place une modération engageante

Assurez-vous que les modérateurs de vos événements sont compétents en animation inclusive et encouragez activement la participation de tous les participants. Les modérateurs doivent être formés à la création d’un espace sûr, à la gestion des discussions et prêts à résoudre les problèmes issus de préjugés ou de comportements discriminatoires.

Lutter contre le harcèlement et la discrimination

Enfin, les organisateurs d’événements doivent lutter contre le harcèlement et la discrimination sous toutes leurs formes. Cela comprend la prise de mesures proactives pour prévenir le harcèlement et la discrimination et la création d’un processus permettant aux participants de signaler les incidents s’ils se produisent.

Les organisateurs doivent également être prêts à agir rapidement et de manière appropriée en cas de signalement de harcèlement ou de discrimination. Cela peut inclure le retrait des personnes de l’événement ou le contact avec les forces de l’ordre si nécessaire.

Réflexion et amélioration post-événement

Feedback et évaluation

Recueillez les commentaires des participants concernant leur expérience d’inclusivité. Menez des sondages, des groupes de discussion ou des entretiens individuels pour évaluer l’efficacité de vos stratégies et identifier les domaines d’amélioration. Analysez les commentaires pour avoir un aperçu des expériences des participants et des suggestions pour améliorer l’inclusivité dans vos futurs événements.

Apprentissage continu et adaptation

Utilisez les commentaires reçus pour affiner la planification de vos événements et assurer des progrès continus dans la création d’événements inclusifs. Réfléchissez à ce qui a bien fonctionné et à ce qui pourrait être amélioré, et intégrez ces informations dans votre processus de planification d’événements. Restez à jour sur les meilleures pratiques émergentes et les tendances d’inclusivité pour continuellement améliorer vos événements.

En conclusion

Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un atelier ou d’un événement de réseautage, la création d’un environnement inclusif devrait être une priorité absolue pour tout organisateur d’événement.

Cela nécessite un effort intentionnel et un engagement à créer un environnement qui accueille et respecte tous les participants.

En fixant des objectifs d’inclusion clairs, en développant une stratégie d’événement complète, en promouvant une participation active et en sollicitant des commentaires pour améliorer l’événement, les organisateurs peuvent créer des environnements où tous les participants se sentent valorisés et responsabilisés. Adopter la diversité des conférenciers, assurer l’accessibilité, cultiver un environnement sensible à la culture et faciliter les opportunités de réseautage sont des éléments clés de la planification d’événements inclusifs.

Auteur : Véronique Colombani

L’industrie événementielle emploie une grande variété de profils professionnels. On pense immédiatement aux chargés de projets, aux producteurs, aux commerciaux sur les salons, etc. Mais bien d’autres métiers sont impliqués dans la réalisation d’un événement.

Lorsqu’il s’agit des salons professionnels, les stands des exposants font partie des éléments les plus visibles. La conception et la construction de ces stands impliquent en général une équipe complète de professionnels, qui vont du chef de projet, au designer en passant par les manutentionnaires. 

Nous allons nous pencher aujourd’hui sur le métier parfois méconnu d’ébéniste, sans qui les stands ne pourraient dépasser le stade du simple projet.

Un peu d’histoire

Les métiers du bois sont nombreux et variés : bûcheron, charpentier, menuisier, tonnelier, tourneur sur bois, sculpteur sur bois, luthier, etc.

Crédit photo : Michel Rohan — Pixabay

Dans le monde de l’événementiel et plus spécialement pour ce qui concerne les stands d’exposition lors des salons, un de ces métiers se révèle tout particulièrement important. Il s’agit du « menuisier en meubles » ou ébéniste.

« L’ébéniste est un artisan qui transforme des bois, plus ou moins précieux, pour créer du mobilier fonctionnel ou décoratif. » (source : Wikipédia).

Le charpentier est celui qui, historiquement, travaillait le bois, principalement pour construire les ossatures des maisons. Vinrent ensuite les menuisiers qui produisaient des ouvrages plus petits. 

Le mot « ébénisterie » apparaît dans le dictionnaire en France qu’en 1732, et sa racine vient du mot « ébène », bois précieux de couleur noire. Bien entendu, le travail du bois pour la décoration ou la fabrication de meubles remonte bien avant, dès l’antiquité pour l’Israël et la Rome Antiques, et au Moyen Âge pour l’Europe. Mais avant le XVIe siècle, l’ébène n’est utilisée que pour la fabrication de petits objets, comme les échiquiers, les coffrets, etc.

C’est sous le règne de Louis XIV, grâce à Charles Le Brun et Charles Boulle, que va se développer le placage de marqueterie utilisant la feuille d’ébène, le cuivre, l’étain et l’écaille.

Au milieu du XVIIe siècle, la corporation des menuisiers accueille cette nouvelle catégorie d’artisans initialement « menuisier en ébène » et crée la Jurande des maîtres ébénistes.

De nos jours, les ébénistes utilisent de nouveaux matériaux, ainsi que des machines de plus en plus performantes et sophistiquées, notamment les machines à commandes numériques.

Crédit photo : Shoot Studio

L’ébéniste dans le monde de l’événementiel

Mais revenons à l’industrie événementielle et tout particulièrement aux salons professionnels.

L’ébéniste est un acteur primordial pour la construction des stands pour les exposants à ces salons.

En effet, il est responsable de la préparation et de la construction de toutes les cloisons, mais aussi des meubles, selon les plans fournis par le designer du stand. Il participe également à l’assemblage des différents composants du stand.

Il doit travailler en bonne intelligence avec le chef de projet et le designer afin que les échéances spécifiques à chaque projet puissent être respectées.

Crédit photo : Shoot Studio

Pour mener à bien ces missions, l’ébéniste doit maîtriser toutes les étapes de réalisation, fabrication et assemblage des composantes d’un projet d’ébénisterie et/ou menuiserie.

Il doit maîtriser l’utilisation de l’outillage nécessaire pour mener à bien les projets, être expert en lecture de plans, avoir une bonne connaissance des calculs mathématiques, et une connaissance approfondie des différents matériaux de construction.

Il doit désormais être également capable de programmer et d’opérer les machines à commande numérique.

Formation initiale

Aux États-Unis, les ébénistes n’ont pas l’obligation de suivre un cursus scolaire en relation avec ce métier. La plupart des employeurs préfèrent néanmoins embaucher des personnes disposant au minimum d’un baccalauréat (high-school diploma) ou certificat de fin d’études secondaires (GED). En général, il faut un minimum de 3 années d’expérience pour être considéré comme artisan qualifié. Il existe néanmoins des formations de type apprentissage disponibles post-baccalauréat. Ces formations se déroulent en général sur 4 ans.

Au Québec, le métier d’ébéniste requiert un DEP (diplôme d’études professionnelles) Bois et matériaux connexes — Ébénisterie, ou un DEC (diplôme d’études collégiales) à l’École nationale du meuble et de l’ébénisterie (Victoriaville et Montréal).

Crédit photo : Shoot Studio

En France, il est possible de débuter avec un CAP ébénisterie (en 2 ans), et de continuer avec un Bac Pro ébénisterie (2 ans également).

D’autres diplômes incluent un BMA (Brevet des Métiers d’Art) Niveau IV, un BTMS (Brevet Technique des Métiers Supérieurs) ébéniste option « conception et fabrication de mobilier contemporain » ou « restauration de mobilier ancien » Niveau III, un DMA (Diplôme des Métiers d’Art) Niveau III. Enfin, un BM (Brevet de Maîtrise) Niveau III, diplôme d’excellence de l’artisanat, est en cours de certification au niveau national.

Salaires dans la fonction

Aux États-Unis, le salaire moyen d’un ébéniste est de 40 070 USD par an (en 2021). Le BLS (U.S. Bureau of Labor Statistics) estime que les métiers du bois devraient connaître une croissance de 4 % entre 2021 et 2031, avec de très belles perspectives d’emploi pour les artisans les plus qualifiés.

Au Québec, le salaire horaire varie entre 16 et 29,71 CAD suivant l’expérience et les qualifications, soit entre 33 280 et 61 796,80 CAD par an sur une base de 40 heures par semaine à temps plein.

En France, un ébéniste débutant est rémunéré en général au S.M.I.C. (1 709,28 € brut par mois au 1er janvier 2023, soit 20 511,36 € par an). Un artisan expérimenté peut espérer atteindre 3 800 € par mois, soit 45 600 € annuels.

En conclusion

Pour les fabricants de stands d’exposition, les ébénistes sont primordiaux. Ils font passer un stand du stade de projet au stade de réalisation.

Chez totm exposition, nous sommes très fiers de notre équipe d’ébénistes qui donnent vie aux idées de nos designers et de nos clients.

Et nous sommes toujours en recherche de nouveaux talents ! Si vous êtes intéressé ou connaissez quelqu’un qui souhaite rejoindre une équipe dynamique et sympathique, contactez-nous !

Auteur : Véronique Colombani