L’organisation d’événements d’entreprise peut se révéler un processus complexe et coûteux. Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, d’une conférence ou d’une célébration, les dépenses imprévues peuvent rapidement s’accumuler et peser sur votre budget.

Selon une étude menée par Bizzabo, 53 % des professionnels de l’événementiel s’accordent à dire que la diminution des budgets est leur plus grand défi. De plus, quiconque a déjà organisé un événement sait que les imprévus s’invitent bien souvent et qu’ils ont un coût non négligeable.

Dans cet article, nous partageons dix conseils pour vous aider à gérer ces dépenses imprévues lors de l’organisation d’événements d’entreprise.

Conseil #1 — Créez un budget détaillé

Établir un budget vous aidera à mieux comprendre les coûts globaux de l’événement et à identifier les domaines où vous avez une certaine latitude pour dépenser moins. Il est essentiel d’inclure toutes les dépenses, aussi minimes soient-elles, pour éviter toute mauvaise surprise.

Lors de la création de votre budget, pensez à prendre en compte les dépenses suivantes :

Frais de location de salle
Frais de restauration
Équipement audiovisuel
Décorations
Transport
Marketing et publicité
Assurance

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Pensez également à hiérarchiser les dépenses en fonction de leur importance. Identifiez celles qui sont essentielles au succès de l’événement et allouez-leur plus de fonds. Par exemple, l’équipement audiovisuel est peut-être plus important pour votre événement que les décorations de table, dans ce cas, consacrez un budget plus important à cette dépense.

Une fois que vous avez créé votre budget, révisez-le régulièrement pour vous assurer que vous respectez les fonds qui vous sont alloués. Puis, faites les ajustements nécessaires et gardez une trace de toutes les dépenses imprévues.

Conseil #2 — Considérez ces idées pour réduire vos coûts

Pensez à utiliser du personnel bénévole pour vous aider dans l’organisation de votre événement. Il peut s’agir d’employés ou de membres de votre communauté désireux de donner de leur temps et de leurs compétences. Cela peut réduire les coûts de façon significative et apporter un sentiment d’implication communautaire.

Si votre entreprise dispose de ressources internes, telles que des services marketing ou audiovisuels, vous pouvez les utiliser pour réduire les coûts, car ils peuvent vous fournir des services à un tarif réduit ou même gratuitement.

Vous devrez peut-être également envisager de tenir votre événement dans un lieu alternatif afin de rester dans votre budget. En effet, si l’espace événementiel traditionnel coûte trop cher, des espaces alternatifs tels que parcs, centres communautaires ou entreprises locales peuvent être plus abordables et offrir une expérience unique aux participants.

Conseil # 3 — Préparez-vous à l’inattendu

Quelle que soit la qualité de votre planification, des dépenses imprévues peuvent toujours survenir. Il est donc important de se préparer à ces coûts en créant un fonds de secours. Il s’agit d’un budget distinct qui est mis de côté dans le but précis de faire face aux dépenses imprévues. Ce fonds devrait représenter un pourcentage du budget total, généralement entre 5 % et 10 %.

Il est également crucial d’avoir un plan de secours en cas d’urgence. Supposons, par exemple, que la société de restauration annule de manière inattendue juste avant votre événement. Avoir un traiteur de secours ou un service de livraison de nourriture peut être le seul moyen de sauver votre événement, d’éviter des recherches effrénées à la dernière minute, qui engendreront sans nul doute des dépenses excessives.

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Si des dépenses imprévues surviennent, puisez dans le fonds de secours plutôt que dans votre budget principal. Cela vous aidera à respecter votre budget global.

Conseil #4 — Négociez avec vos fournisseurs

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, les prestataires jouent un rôle clé dans le succès de l’événement. Les fournisseurs tels que les traiteurs, les planificateurs d’événements et les techniciens audiovisuels peuvent être coûteux, mais négocier avec eux peut vous aider à réduire les coûts.

Lors de la négociation, soyez clair sur votre budget et sur ce que vous pouvez vous permettre. Demandez des réductions et soyez prêt à négocier le prix.

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En outre, envisagez de limiter le nombre de vos fournisseurs en les utilisant pour divers services. Par exemple, si vous engagez un planificateur d’événements, demandez-lui s’il peut également fournir des services audiovisuels à un tarif réduit. Cela peut aider à réduire les coûts tout en simplifiant le processus de planification.

Enfin, examinez attentivement les contrats pour éviter des dépenses ou des frais imprévus. Soyez clair sur votre budget et assurez-vous que tous les coûts sont indiqués dans le contrat avant de le signer.

Conseil #5 — Utilisez le sponsoring

Un partenariat avec des sponsors peut vous aider à financer votre événement. Les sponsors peuvent fournir un soutien financier, mais aussi des dons en nature ou aider à promouvoir l’événement.

Pour attirer des sponsors, assurez-vous de communiquer clairement les avantages du parrainage et comment il s’aligne sur leurs objectifs commerciaux.

Conseil #6 — Appuyez-vous sur la technologie

La technologie peut être un outil puissant lors de l’organisation d’événements d’entreprise. Il existe de nombreux outils et applications disponibles qui peuvent vous aider à économiser de l’argent et à rationaliser le processus de planification.

Par exemple, un logiciel de planification d’événements peut vous aider à gérer votre budget, à suivre les dépenses et à communiquer avec les fournisseurs. Ce logiciel peut également vous aider à trouver des fournisseurs à un tarif réduit et à négocier les prix.

Pensez aussi à utiliser les médias sociaux pour promouvoir votre événement. Des plateformes telles que Facebook ou Twitter peuvent vous aider à atteindre un public plus large et à promouvoir votre événement sans frais.

Conseil #7 — Soyez flexible

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, rester flexible est essentiel. En effet, des dépenses imprévues peuvent et vont survenir, et vous devrez sans doute faire des ajustements pour rester dans votre budget.

Ainsi, si le coût de la restauration est plus élevé que prévu, envisagez de proposer un menu plus simple ou de réduire le nombre de participants. De même, si le coût initial du transport est élevé, cherchez des options plus abordables.

Être flexible avec vos plans peut vous aider à respecter votre budget tout en assurant le succès de votre événement.

Conseil #8 — Faites un suivi de vos dépenses

Le suivi de vos dépenses est essentiel, car il vous aidera à respecter votre budget et à identifier les coûts imprévus.

Assurez-vous d’inclure tous les coûts, aussi minimes soient-ils. Utilisez un tableur ou un logiciel de budgétisation pour organiser vos dépenses et révisez-les régulièrement. Cela vous aidera à rester dans votre budget et à éviter les dépenses excessives.

Conseil #9 — Communiquez avec les parties prenantes

Assurez-vous de communiquer avec toutes les parties prenantes, telles que les cadres de l’entreprise ou les membres du conseil d’administration, au sujet du budget et de toute dépense imprévue.

Cela aidera à gérer les attentes et à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Conseil #10 — Et enfin… apprenez de vos erreurs

Enfin, il est essentiel d’apprendre de ses erreurs lors de l’organisation d’événements d’entreprise.

Après l’événement, évaluez votre budget et vos dépenses. Identifiez les domaines où vous avez trop dépensé et où vous pourriez économiser de l’argent. Cela vous aidera à faire des ajustements pour les événements futurs et à améliorer votre processus de budgétisation.

En conclusion

La gestion des dépenses imprévues lors de l’organisation d’événements d’entreprise est un aspect essentiel de la planification d’événements.

Et bien que ces dépenses puissent présenter des défis, avec une planification minutieuse, une communication efficace et une prise de décision proactive, les organisateurs d’événements peuvent surmonter ces obstacles.

En mettant en œuvre des stratégies efficaces et en suivant les conseils ci-dessus, les organisateurs d’événements peuvent gérer les coûts imprévus et assurer le succès de leurs événements tout en respectant leur budget.

Auteur : Véronique Colombani

10 conseils pour gérer les dépenses imprévues lors de vos événements