Comment augmenter l’engagement des participants à vos événements

Que vous organisiez une conférence, une exposition ou une réunion d’équipe, il y a fort à parier que vous souhaitiez que les participants soient réellement impliqués dans l’événement. Fini le temps béni où les gens écoutaient religieusement un orateur parlant depuis son podium. De nos jours, tout le monde est très facilement distrait par les sollicitations provenant de leurs smartphones, tout en voulant prendre une part active dans la conversation.

Ainsi, l’engagement est une priorité pour 80 % des professionnels de l’événementiel (selon une étude menée par Bizzabo), car il représente la meilleure façon de mesurer la valeur de l’événement, la satisfaction des participants et la probabilité qu’ils reviennent.

Mais alors, comment faire pour s’assurer de l’engagement de vos participants ? La réponse semble être de rendre l’événement le plus personnel possible pour vos invités, et de les faire participer en tant qu’acteurs et non simples spectateurs.

Dans cet article, nous partageons quelques conseils pour vous aider à créer ou augmenter l’engagement lors de vos événements.

Apprenez à connaître votre cible et communiquez avec elle

En faisant des recherches sur votre cible, vous pourrez découvrir les sujets qui l’intéressent le plus tout en déterminant leur niveau de connaissance sur ces sujets. Cela vous permettra d’adapter votre contenu à leurs besoins. Vous devez également communiquer sur les opportunités offertes de participer activement, plutôt que de leur laisser tout découvrir par eux-mêmes, ce qui est une perte de temps pour tout le monde.

Crédit photo : Melanie Deziel – Unsplash

Nos conseils :

• Faites des recherches approfondies sur votre cible en amont. Définissez les persona de votre cible et analysez comment structurer votre événement autour de ces persona en utilisant les données collectées lors d’événements antérieurs, la liste d’invités, les données démographiques de votre public cible, etc.
• Créez des possibilités d’engagement pour vos invités : ces opportunités peuvent se présenter sous la forme de contenu exclusif (un entretien avec un des orateurs par exemple), des conseils ou des instructions (comme télécharger l’application événementielle), ou des offres exclusives (c’est-à-dire, présentes sur l’application ou fournies en échange d’une action spécifique telle que répondre à un sondage). Aidez-les à tirer parti de toutes les options en leur envoyant des emails réguliers qui détaillent tout ce qui est mis à leur disposition.
• Créez et partagez du contenu qui incite à la discussion. Cela devrait vous aider à entretenir l’intérêt pour l’événement à venir. N’hésitez pas à travailler de concert avec vos sponsors et exposants pour créer ce contenu.
• Impliquez votre cible le plus possible via les réseaux sociaux : avant même le démarrage de votre événement, créez des groupes sur Facebook ou LinkedIn pour amorcer un sentiment d’appartenance à une communauté.
• Créez des attentes : partagez des extraits de ce que vous avez prévu pour l’événement et utilisez tous les moyens de communication à votre disposition. Il peut s’agir d’un guide rapide sur la ville accueillant l’événement que vous enverrez par email à votre liste de contacts, d’articles réguliers sur Facebook et Twitter qui montrent des photos du lieu que vous avez réservé, etc.

Améliorez votre usage des réseaux sociaux

Les plates-formes sociales sont devenues les outils préférés pour l’engagement dans la mesure où elles sont désormais omniprésentes. Elles permettent aux gens d’être en contact, de partager des informations, et de discuter sur certains sujets. De surcroît, vous pourrez les utiliser à toutes les étapes de votre événement.

Crédit photo : Camilo Jimenez – Unsplash

Nos conseils :

• Choisissez vos plateformes judicieusement : selon Skift Meetings, 57 % des organisateurs d’événements considèrent Facebook comme la meilleure plateforme sociale pour construire une communauté et pour un engagement permanent ; puis viennent LinkedIn (25 %), Twitter (7 %) et Instagram (7 %). Facebook permet des relations plus personnelles avec votre cible et est probablement la plateforme qui permet d’atteindre le plus de gens. En parallèle, LinkedIn est plutôt dédiée aux relations professionnelles.

• Avant l’événement : créez un hashtag dédié à votre événement et faites-en la promotion auprès de vos sponsors, exposants, orateurs, etc. ; créez un groupe sur Facebook et LinkedIn pour mettre en place une communauté où vos abonnés pourront interagir ; publiez toutes vos annonces pertinentes telles que le nom des orateurs, le programme des sessions, etc.

• Pendant l’événement : diffusez ou twittez en direct pour que votre public virtuel soit également impliqué ; créez des murs de réseaux sociaux pour mettre en avant les contributions pertinentes de vos invités ; publiez des témoignages vidéo ou de courtes interviews des participants, orateurs ou encore exposants sur Facebook et YouTube ; engagez la conversation avec les personnes qui font des commentaires sur l’événement sur Twitter et Facebook.

• Après l’événement : partagez images et temps forts de l’événement sur Facebook et Instagram ; continuez à être présent dans les communautés que vous avez bâties dans vos groupes ; donnez des occasions aux orateurs et présentateurs de créer du contenu pertinent et faites-en la promotion sur vos réseaux sociaux.

Diffusez en direct

Pendant longtemps, il était important de prévoir une diffusion en direct uniquement pour des réunions impliquant des équipes internationales ou pour certaines conférences afin que les participants virtuels puissent avoir le même niveau d’information que s’ils avaient été présents physiquement.

Dans un monde post-COVID, il est possible qu’une partie conséquente de votre cible ait toujours des soucis pour voyager ou tout simplement préfère éviter les déplacements. Il est donc encore plus important d’offrir une option de diffusion en direct.

Crédit photo : Tye Doring – Unsplash

Nos conseils :

• Partagez les diapositives et l’audio des présentations pour offrir à vos participants une expérience interactive en temps réel.
• Utilisez des forums de discussion pour diffuser questions, commentaires et réactions. Idéalement, votre public virtuel doit être capable de participer autant que votre public physiquement présent.

Utilisez la gamification pour apporter un peu de divertissement

La gamification peut se révéler un outil puissant pour encourager la participation et augmenter l’engagement. Il s’agit de récompenser les gens qui ont un comportement désiré, mais en structurant ce comportement sous forme ludique. Le but est de s’amuser et de mettre en contact les gens, et cette tactique est très efficace quand mise en œuvre correctement.

Crédit photo : Ori Song – Unsplash

Nos conseils :

• Utilisez des codes QR qui impliquent des interactions avec les exposants ou les sponsors. Vous pouvez les disséminer dans tout l’espace événementiel en organisant une chasse au trésor.
• Impliquez vos exposants et sponsors et demandez-leur de fournir les prix (par exemple, une session privée avec un expert ou un essai gratuit).
• Récompensez la participation en donnant des points lorsqu’un invité participe à une activité. Ces points peuvent être transformés en prix à la fin de l’événement.
• Proposez des défis plus ou moins difficiles afin que chacun puisse participer, gagner un prix et rester engagé.
• Mettez en avant les personnes les plus actives en utilisant un tableau de scores.

N’ayez pas peur d’utiliser enquêtes et sondages

Sondages et enquêtes peuvent se révéler une excellente occasion d’engager la conversation avec vos invités en leur montrant que vous prenez en compte ce qu’ils pensent, les transformant ainsi en participants actifs plutôt que passifs.

Les enquêtes vous fourniront également des retours qualitatifs qui vous permettront de mettre en contexte toutes les données que vous pouvez collecter lors de votre événement.

Lorsqu’ils sont menés en live, les sondages et les enquêtes fournissent un retour en temps réel, ce qui vous permet de réagir et d’apporter les corrections nécessaires sur le champ.

Crédit photo : Jon Tyson – Unsplash

Nos conseils :

• Utilisez des enquêtes courtes tout au long de l’événement (plutôt qu’une longue enquête a posteriori à laquelle personne n’aura le temps de répondre) qui vous permettront de faire des vérifications rapides durant l’événement et d’établir des tendances.
• Organisez un vote sur les questions pour vous assurer que les sujets les plus importants pour votre cible sont bien couverts. Utilisez l’application événementielle pour permettre aux participants de soumettre des questions et de voter sur celles-ci.
• Encouragez la participation : récompensez vos participants avec des points (qu’ils pourront transformer en prix à la fin de l’événement) lorsqu’ils répondent à un sondage.

Utilisez une application mobile pour l’événement

Plusieurs types de fonctionnalités permettant l’engagement peuvent être disponibles via une application événementielle : messagerie interne à l’application (engagement entre participants), notifications « push » (engagement entre les participants et les organisateurs), diffusions en direct, analyses des sondages et enquêtes, gamification, etc.

L’application peut aider les invités à trouver et communiquer avec des personnes ayant les mêmes centres d’intérêt, leur permettant de faire des connexions de qualité. Après tout, le réseautage est en général la priorité des gens qui se rendent à des événements professionnels.

Vous pouvez également utiliser ces applications pour favoriser les mises en relation « intelligentes » avec les exposants lors d’un salon, augmentant ainsi le taux de rencontres intéressantes entre exposants et prospects qualifiés. Cela vous aidera au final à augmenter le retour sur investissement.

Crédit photo : Rami Al-zayat – Unsplash

Nos conseils :

• Choisissez une application qui comporte de nombreuses fonctionnalités incluant : facilité à mettre en œuvre, facilité d’usage pour vos invités, une interface utilisateur personnalisable, des fonctionnalités intégrées pour l’engagement, et de l’analyse de données pour mesurer le retour sur investissement.

• Augmentez le taux d’adoption de votre application : communiquez très en amont (dès qu’ils s’enregistrent) avec vos participants concernant l’application et motivez-les pour l’utiliser (en donnant accès à du contenu exclusif par exemple).

En conclusion

Faire en sorte que les participants soient engagés durant un événement représente le Saint Graal pour de nombreux organisateurs, mais il s’agit également d’un défi à relever du fait des nombreuses distractions que notre monde moderne met si facilement à portée de main.

De ce fait, la concurrence pour le temps et l’attention des participants est de plus en plus forte, obligeant les professionnels de l’événementiel à en faire toujours plus pour augmenter cet engagement.

Mais, comme nous l’avons vu, il existe des outils et techniques qui permettent d’élever l’expérience des participants et de les impliquer plus avant.

Totm exposition peut vous aider à faire en sorte que vos stands d’exposition volent la vedette lors d’un prochain salon et vous permettent d’augmenter l’engagement des visiteurs. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter !