Comment communiquer sur votre événement ?

Les événements peuvent apporter de nombreux bénéfices aux entreprises, depuis la promotion de leurs produits et services jusqu’à l’amélioration de la reconnaissance de marque, en passant par la création de leads qualifiés et l’acquisition de nouveaux clients. Ainsi, 95 % des responsables marketing font confiance aux événements en présentiel pour aider leur entreprise à atteindre ses objectifs.

Mais vos événements ne seront jamais couronnés de succès si vous n’avez pas mis en place un plan de communication solide. Sans ce plan, votre événement passera très probablement inaperçu. Bien souvent, les professionnels de l’événementiel concentrent leurs efforts sur la communication avant l’événement, mais communiquer durant et après est tout aussi important.

Dans cet article, nous allons vous montrer pourquoi et comment communiquer lors des différentes phases de votre événement.

Communiquer avant l’événement

Pourquoi il est important de communiquer avant le démarrage de votre événement

La majorité des organisateurs d’événements sont plutôt à l’aise avec la communication pré-événement dans la mesure où c’est bien souvent le seul moyen à leur disposition pour informer leur cible qu’un événement pouvant les intéresser va avoir lieu. Durant cette phase, une bonne stratégie de communication va permettre de créer le « buzz » autour de l’événement, faire monter l’excitation, et augmenter le désir de participer, ce qui va permettre d’encourager l’enregistrement. C’est également le bon moment pour commencer à générer de l’engagement de la part de votre cible.

Quand commencer à communiquer sur votre événement dépend principalement de sa taille : plus l’événement est important pour votre entreprise, plus tôt il vous faut commencer à communiquer dessus.

Comment le faire

Les organisateurs d’événements ont de nombreux outils à leur disposition lorsqu’il s’agit de la communication pré-événement.

Tout d’abord, un site Internet dédié à l’événement va donner à vos participants potentiels toutes les informations nécessaires s’ils prévoient d’y participer. Ce site va également lister toutes les raisons pour lesquelles votre cible doit participer dans le cas où certains resteraient indécis.

Vos comptes de réseaux sociaux ont un rôle important à jouer à ce stade. Utilisez-les pour relayer toutes les informations et annonces importantes : où et quand l’événement va avoir lieu ; s’il s’agit d’une conférence, révélez le nom des orateurs et conférenciers petit à petit, etc. Vos réseaux sociaux constituent aussi une des façons les plus efficaces pour commencer à entrer en contact avec votre cible et à générer de l’engagement de leur part. N’oubliez pas de créer un mot-dièse (« hashtag ») spécifique à votre événement et assurez-vous qu’il soit facile à mémoriser.

Même si cela vous paraît un peu désuet, pensez à faire de vos courriels une partie importante de votre plan de communication. Prévoyez d’envoyer plusieurs lots : l’invitation initiale à votre liste de clients/prospects, la confirmation une fois qu’ils se sont enregistrés, ainsi que quelques courriels de rappel à mesure que le jour J se rapproche.

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Crédit photo : Brett JordanUnsplash

Communiquer pendant l’événement

Pourquoi il est important de communiquer durant votre événement 

Une fois que votre événement a démarré, ne cessez surtout pas la communication ! Plusieurs raisons à cela. Durant votre événement, vous devez fournir à vos participants toute information nécessaire pour qu’ils puissent apprécier votre événement sans rencontrer de problèmes. Communiquer à ce stade permet aussi de s’assurer que les personnes qui ne peuvent pas être physiquement présentes ne se sentent pas délaissées. Enfin, à ce stade, une stratégie de communication efficace va vous permettre de créer encore plus d’engagement et de vous assurer que votre événement est une belle réussite.

Comment le faire

Pour vos participants à distance, il est indispensable de mettre en place une diffusion en direct (streaming) pour qu’ils puissent avoir le sentiment de prendre part à l’événement même s’ils ne sont pas présents en chair et en os. 

Une fois encore, les réseaux sociaux sont vos meilleurs atouts au cours de l’événement. En publiant des informations en direct via Twitter, de courtes vidéos ou photos sur Instagram, etc. vous pourrez vous assurer que votre cible reste impliquée et investie tout au long de votre événement.

Une application événementielle peut également servir à envoyer des rappels aux participants concernant les sessions ou conférences à venir, ou encore des recommandations personnalisées sur les stands à visiter absolument.

Si vous êtes exposant lors d’un salon, n’oubliez pas que votre stand est un de vos outils de communication les plus puissants. Un stand bien conçu vous aidera à stimuler votre reconnaissance de marque et à attirer des clients potentiels.

Stand d'exposition créé par Totm Exposition

Crédit photo : totm exposition

Les moyens d’information sur site tels que la signalisation ou les visuels sur écrans aideront vos participants à se situer dans l’espace événementiel.

Enfin, un sac de bienvenue qui inclut quelques cadeaux, un emploi du temps imprimé, et une liste d’autres détails importants peut se révéler un ajout utile. Concernant les cadeaux, prêtez grande attention à ce qu’ils soient utiles sur le long terme afin d’éviter que vos participants ne les jettent à la poubelle dès la sortie.

Communiquer après l’événement

Pourquoi il est important de communiquer après votre événement

La communication post-événement reste un domaine délaissé par certains organisateurs. Et pourtant, il est indispensable de continuer à communiquer à ce stade pour garder le contact avec votre cible, créer des communautés vivantes qui vont vous aider à porter votre message de marque d’un événement à l’autre, et continuer à intéresser votre cible pour pouvoir les convertir en clients.

Comment le faire

Les enquêtes représentent un des outils les plus populaires pour la communication après l’événement. Ainsi, 71 % des organisateurs d’événements les utilisent pour garder le contact avec leurs participants. De surcroît, les enquêtes vous fourniront une manne de données pour mieux comprendre votre cible.

Les réseaux sociaux, encore une fois, doivent faire partie de votre stratégie de communication à ce stade. Essayez de publier des photos ou des vidéos qui vont rappeler de bons souvenirs à vos participants et les préparer psychologiquement pour votre prochain événement.

Illustration des différents médias sociaux

Crédit photo : Gerd AltmannPixabay

Vous pouvez également transformer le site Internet dédié à votre événement en page web post-événement, en y incluant du contenu susceptible d’intéresser votre cible, tel qu’une galerie de photos, des documents importants (par exemple, les diapositives utilisées lors des conférences), etc. 

Enfin, n’oubliez pas que vous pouvez aussi utiliser le courriel à ce stade, par exemple pour envoyer un petit mot de remerciement aux participants, ou leur mettre l’eau à la bouche pour votre prochain événement.

En conclusion

Comme nous l’avons vu, les organisateurs d’événements disposent de nombreux outils pour communiquer avec leur cible. Préparer un plan de communication dans lequel vous expliquez votre démarche, incluant quoi dire à votre cible, quand et comment, vous permettra de vous assurer que vous avez pris en compte tous les points de contact possibles.

N’oubliez pas également de partager ce plan avec votre équipe événementielle pour qu’ils soient parfaitement au courant de tout ce qui se passe et soient préparés à toute éventualité.

Assurez-vous que votre stand d’exposition participe au succès de votre stratégie de communication ! Contactez-nous aujourd’hui si vous avez un projet dont vous souhaitez discuter.