Comment établir un budget pour un salon professionnel ?

Les salons professionnels et les foires commerciales sont des occasions importantes de réseautage et d’affaires dont vous devez tirer parti en tant qu’entreprise. Il est très important d’équilibrer votre charge de travail et de prévoir un budget adéquat pour tirer le meilleur parti de chaque événement.

Les experts en construction de stand d’exposition de totm exposition partagent avec vous quelques conseils et astuces de budgétisation pour vous guider lors de votre prochain salon professionnel.

Modèle de budget pour salon professionnel : catégorisez vos dépenses

Lorsque vous établissez le budget d’un salon professionnel, un bon modèle à utiliser consiste à répartir vos coûts en 5 catégories. La première catégorie est votre montant de base, car une règle générale pour les budgets des salons professionnels est de multiplier le coût de votre lieu d’exposition par 3.

Par exemple, si la location du lieu coûte 10 000 $, vous devez allouer 30 000 $ au total. Avec les fonds restants, répartissez-les dans quatre autres catégories correspondant à la structure, à la taille et à la capacité de votre entreprise.

Voici cinq catégories budgétaires courantes pour vos dépenses de salon professionnel :

  1. Coût de l’espace: Le montant des fonds alloués à la location de l’espace pour votre stand.
  2. Coût de l’exposition: Le montant que vous dépensez pour la conception et la fabrication de votre stand d’exposition sur-mesure.
  3. Coût des services: Tous les coûts associés aux services techniques et logistiques dont vous avez besoin.
  4. Promotion et marketing: Tous les coûts liés à votre propre marketing, y compris les publicités payantes, la programmation ou la conception graphique.
  5. Personnel: Le montant que vous utilisez pour employer du personnel pendant l’événement et le temps qu’il passe dans le stand.

Utilisez un diagramme circulaire pour établir votre budget

Une fois que vous avez votre coût de base pour la location du lieu, ajoutez les 4 autres catégories ensemble et placez-les dans un graphique ou un diagramme. C’est une excellente méthode de modèle pour visualiser votre budget afin de ventiler vos dépenses.

Par exemple : Si votre lieu de réception coûte 10 000 $, votre budget total devrait être de 30 000 $. Vous devez répartir les 20 000 $ supplémentaires dans 4 autres catégories pour tenir compte de toutes les petites dépenses qui seront encourues.

  1. Espace de la salle: 10 000 $ ;
  2. Coût de l’exposition: 10 000 $ ;
  3. Coût des services: 4 000 $ ;
  4. Promotion et marketing: 2 500 $ ;
  5. Dotation en personnel: 3 500 $.

Voici un exemple de diagramme circulaire représentant un budget prévisionnel pour un salon professionnel :

Budget salon professionnel

Décomposer vos dépenses

Il est important de ventiler chaque catégorie de dépense pour bien planifier le budget de votre salon professionnel.

  • Les coûts de location ;
  • Marketing ;
  • Personnel ;
  • Les stands d’exposition ;
  • La logistique ;
  • Services d’exposition ;
  • La nourriture et les boissons.

Coûts de location

Lorsque vous trouvez le salon professionnel idéal auquel participer en tant que vendeur, contactez l’organisateur pour connaître l’aménagement du lieu et le prix pour l’installation de votre stand. Certaines zones peuvent avoir des coûts plus élevés en raison de leur emplacement et d’autres peuvent être placées dans des couloirs adjacents ou des annexes. Choisissez un emplacement qui correspond aux besoins de votre entreprise avec un flux de visiteur optimal.

Marketing

Le marketing de votre stand est essentiel. Si les participants ne savent pas où vous êtes, vos efforts de réseautage seront entravés. Un excellent moyen pour obtenir le meilleur retour sur investissement est de vous commercialiser par vos propres canaux. Utilisez les médias sociaux et placez des annonces payantes ou utilisez d’autres voies dans vos réseaux comme la sensibilisation par courriel ou des techniques hors ligne comme l’affichage.

Stands d’exposition

Une fois votre emplacement sélectionné, le rendu d’un stand parfait pour votre entreprise est la prochaine dépense importante lors d’un salon professionnel. Les stands personnalisables, les stands portables et les affichages dynamiques sont tous d’excellents designs qui attireront les participants. Faites appel à un concepteur de stands clés en main pour la fabrication et l’installation de votre stand.

Logistique et dotation en personnel

Avec la conception et l’attribution de l’espace de votre stand, la logistique technique et la programmation de l’événement sont importantes pour votre budget prévisionnel. Il est nécessaire de prendre en compte les compétences techniques internes de vos employés et de déterminer si vous devez externaliser cette main-d’œuvre. Les logiciels et le matériel techniques que vous utilisez, y compris l’éclairage ou les ordinateurs portables pour afficher votre marque et votre programmation, peuvent être loués ou achetés.

Services d’exposition

Les petites dépenses qui surviennent lors d’un salon professionnel comprennent les coûts de photographie, de sécurité ou de nettoyage. Le montage et l’installation du stand peuvent vous coûter des frais cachés, de même que le démontage. Si vous souhaitez faire appel à un photographe professionnel, prévoyez-le dans votre budget. Vous pouvez utiliser ces moments pour le marketing futur et la sensibilisation au sein de vos réseaux.

Nourriture, boissons et cadeaux

Une autre tranche de votre budget consiste à allouer une certaine somme d’argent pour attirer les visiteurs et les participants sur votre stand. Il ne s’agit pas seulement de votre marque, mais aussi de la sensibilisation et des gestes d’accueil à leur égard. Avoir des échantillons ou des produits gratuits à distribuer est une dépense qui doit être considérée en dehors des dépenses obligatoires.

Design et visualisation du stand

Une dépense importante à prévoir dans un salon professionnel est la conception et l’aménagement du stand de votre entreprise. Il s’agit d’une dépense essentielle qui nécessite du temps pour la planification, la fabrication et l’installation pendant le salon.

Opter pour un fabricant de stands d’exposition qui offre une gamme de designs différents adaptés à votre entreprise est la clé pour canaliser votre budget. Avec un concepteur de stand d’exposition clé en main, vous pouvez facilement gérer et faciliter la logistique de votre stand en un temps record tout en respectant les critères de votre budget.

Chez totm exposition, nous proposons trois types de stands pour votre prochain salon professionnel qui s’adaptent à tous les budgets : des stands conçus sur mesure, des stands de salon modulaires et des stands portables.

Faites confiance aux experts de totm exposition pour la création de votre stand d’exposition

L’aménagement et la conception de votre prochain stand de salon professionnel sont des travaux de grande envergure qui nécessite un budget clair et bien défini. Il y a de nombreux points à prendre en compte lorsque vous souhaitez promouvoir votre marque dans les salons professionnels de votre secteur.

Avec votre budget en main, il est plus facile de déléguer vos rôles et responsabilités pour avoir un événement réussi.

Contactez-nous pour la conception, la fabrication et l’installation du stand de votre prochain salon professionnel.